Pátek, 16:20. Na biuro@ nábytkářské firmy přijde e-mail od Delta Meble: prasklá deska ze zakázky 4821, v příloze protokol o škodě. K adrese mají přístup tři lidé a každý může předpokládat, že se o případ postará někdo jiný. Ukážu vám, jak v Task Manageru proměnit takový e-mail v úkol: pravidlo zgłoszení rozpozná a založí úkol pro určenou osobu.
E-mail jako úkol: proč reklamace potřebuje samostatné místo?
E-mail proměňujete v úkol proto, aby případ dostal odpovědnou osobu a termín. Dokud reklamace existuje jen ve schránce, musí si někdo pamatovat, že ji má přepsat a předat dál.
Ola, Kasia a Marek nahlížejí v pátek na firemní adresu. Samotná skutečnost, že si zprávu může přečíst kdokoli z nich, nerozhoduje o tom, kdo odpoví klientovi. Pokud tento problém znáte, podívejte se také na jak zvládnout e-maily ve sdíleném týmu.
V Task Manageru si každý propojuje sdílenou adresu u sebe. Modul Pošta považuje propojenou schránku za soukromou: cizí poštu nevidí ani administrátor. Úkol v Pracovním prostoru Prodej dává týmu místo k práci na případu, ale neproměňuje soukromou korespondenci ve veřejnou.
Tři části pravidla stačí k tomu, abyste začali
Pravidlo v Task Manageru se skládá z KDYŽ, POKUD a PROVEĎ: události, podmínky a akce. V tomto případě je událostí nový e-mail, podmínkou vyhodnocení zprávy a akcí vytvoření úkolu. Nemusíte propojovat samostatné služby.
Otevřete Automatizace ikonou zobrazení, tedy čtverečků v horní liště. Tlačítko + nad seznamem umožňuje začít s prázdným pravidlem nebo vybrat šablonu. V kategorii „Zákaznický servis“ najdete „Reklamace → naléhavý úkol (AI)“: AI rozpozná stížnost nebo nahlášený problém, po čemž vznikne úkol s vysokou prioritou a oznámení. Před uložením vyberte Pracovní prostor.
Šablona se otevře jako neuložený koncept. Můžete si ji tedy prohlédnout a upravit, než začne fungovat. Je vidět pouze tehdy, máte-li nakonfigurované AI a přístup k Poště. Popis dalších možností najdete na stránce Automatizace v Task Manageru.
Pravidlo můžete také popsat AI asistentovi místo toho, abyste ho sestavovali sami. Ola může napsat: „Když na firemní schránku přijde reklamace, připrav úkol v Prodeji pro Kasiu Wójcik s vysokou prioritou a termínem za jeden den“. AI asistent sestaví hotový koncept a pod odpovědí se objeví karta „Přejít do Automatizací“. Koncept je neuložený a vypnutý - dokud neklepnete na Uložit, pravidlo nefunguje. Zkontrolujte výsledek, zejména určenou osobu a termín, a teprve pak se rozhodněte o uložení.
Které e-maily se objeví v Historii?
E-mail odmítnutý filtrem u spouštěče se v Historii neobjeví; e-mail propuštěný spouštěčem, ale odmítnutý podmínkou v POKUD, se tam objeví spolu s důvodem. Spouštěč „Nový e-mail ve schránce“ reaguje na přijaté zprávy; kopie vašich odeslaných zpráv ho nespouštějí. U spouštěče můžete navíc určit schránku a odesílatele - obě pole lze nechat prázdná, a pak pravidlo sleduje e-maily z jakékoli schránky a od kohokoli.
Pokud má Ola propojených několik schránek, ať firemní vybere už u spouštěče. Díky tomu se při kontrole reklamací nebude muset prokousávat událostmi z ostatní korespondence.
Filtr odesílatele nechte prázdný, pokud stížnosti mohou přijít od různých klientů. Pokud ho nastavíte pouze na adresu Delta Meble, jiné firmy se nedostanou ani k AI podmínce. To je dobré nastavení pro pravidlo obsluhující jednoho klienta, ale ne pro celou schránku biuro@.
AI podmínka ověřuje smysl e-mailu, ale PDF neotevírá
Podmínka „AI vyhodnotí (vlastní podmínka)“ vidí názvy příloh, ale ne jejich obsah. V sekci POKUD ji můžete kombinovat s textovými podmínkami. Podmínky se spojují pomocí „a“ a AI se počítá nakonec, po jednodušších kontrolách. Díky tomu se modelu neptáte na každý e-mail, který předtím odmítne zjevný filtr.
Kateřina může do pole „Předmět e-mailu obsahuje” vložit výrazy reklamac, poškoz, vratk, vadn. Čárky zde znamenají „kterékoli z těchto slov”. Zadejte kořen slova: reklamac najde různé tvary, zatímco celé slovo reklamace nenajde tvar „reklamaci”. Takový filtr má ale svou cenu. Pokud klient pojmenuje zprávu „Problém s deskou stolu”, k hodnocení AI se nedostane. Vyzkoušejte skutečné předměty z vlastní schránky, nebo se filtru předmětu vzdejte a nechte AI posoudit více zpráv.
Samotnou podmínku popište běžnou větou: „Je tato zpráva reklamací nebo hlášením vady produktu, a nikoli poptávkou, newsletterem nebo fakturou?”. Model dostane odesílatele, předmět, autora, úryvek obsahu a názvy příloh. Nepřečte obsah souboru protokol-skody-4821.pdf; pokud o vadě hovoří pouze dokument, hodnocení ji nemusí zachytit. Při nejistotě podmínka odpoví „ne”.
Úryvek obsahu e-mailu předaný k hodnocení se odesílá poskytovateli AI, jehož klíč vaše firma používá. Před zapnutím pravidla si ověřte, co se předává poskytovateli AI. Pokud má hodnocení zohledňovat firemní poznámku s pravidly pro reklamace, můžete ji připojit jako znalost. Zvolte menší zdroj: limit materiálu je přibližně 12 tisíc znaků a zdroje, které se do limitu nevejdou, se zcela vynechají.
Úkol má vlastníka a termín, ale nevyčte je z e-mailu
Pravidlo nevybere odpovědnou osobu ani nepřečte termín z obsahu e-mailu. V sekci PROVEĎ nastavte akci „Vytvořit úkol”: zvolte Pracovní prostor Prodej, Kateřinu Novákovou a termín +1 den. V předmětu můžete použít {{mail.temat}} a v popisu {{mail.tresc}} a {{mail.nadawca}}, aby tým měl obsah zprávy k dispozici bez nutnosti otevírat Oliny schránku.
Pro e-mail od firmy Delta Meble tak vznikne úkol týkající se poškozené desky stolu. Pravidlo jej propojí s vláknem pošty. V záhlaví úkolu se zobrazí štítek s předmětem e-mailu. V nabídce korespondence najdete zkratku na propojený úkol. Štítek je cestou k vláknu pro osobu s přístupem ke schránce, nikoli způsobem, jak zprávu zpřístupnit všem v Pracovním prostoru.
Můžete přidat další akci „Uložit přílohy do složky”, aby se protokol dostal do Souborů. Pokud chcete také odesílat potvrzení o přijetí, slouží k tomu „Odeslat e-mail z vaší schránky”: odpověď odesílateli odchází z adresy autora pravidla a směřuje do stejného vlákna. Nejprve si ale ověřte její obsah v testu. Automatické potvrzení by nemělo klientovi slibovat termín vyřízení, který vaše firma nestanovila.
Pravidlo nevybere Kateřinu na základě popisu závady. Vybíráte ji v akci. Nepřečte ani termín požadovaný klientem: +1 den znamená termín počítaný od přijetí e-mailu, nikoli „následující pracovní den”. Pokud zpráva přijde v pátek, ověřte, zda takový termín odpovídá způsobu práce firmy. Různé osoby nebo postupy vyřízení oddělíte do samostatných pravidel s jinými podmínkami odesílatele nebo předmětu.
„Testovat” umožní vidět chybu před prvním odesláním
Tlačítko „Testovat” vezme poslední události odpovídající spouštěči a ukáže, které by prošly podmínkami a jaké zprávy by vznikly, s dosazenými proměnnými. Nic přitom neprovádí ani neodesílá, takže jej použijte před uložením zapnutého pravidla. Po kliknutí na „Uložit” začne zapnuté pravidlo fungovat okamžitě.
V testu hledejte dvě možné chyby. Projde e-mail „Poškozená deska stolu” filtrem předmětu? Neprojde obyčejný dotaz na nabídku podmínkou AI? Pokud vás odpověď překvapí, upravte podmínky a test zopakujte, než automatické odpovědi pustíte ke klientům.
Po spuštění klikněte na „Historie”. Po dobu 30 dní uvidíte provedené průběhy se seznamem kroků, přeskočené s podmínkou, která je zastavila, a chyby s hlášením. Pokud se 48 hodin neprovede žádné spuštění, pravidlo zobrazí informaci o posledním průběhu a odmítnutých událostech. Po více než týdnu, při alespoň 10 událostech a žádném provedení, dostanete upozornění.
Jsou tu i pojistky: překročení limitu spuštění za hodinu pravidlo pozastaví a tři chyby po sobě vedou k automatické pauze s upozorněním a e-mailem. Denní limit dotazů AI z automatizací nastavuje administrátor v Nastavení → AI; výchozí hodnota je 200, a 0 limit vypíná. Po jeho vyčerpání se pravidla s AI do půlnoci přeskakují, se záznamem v Historii. Více o kontrole pravidel najdete v materiálech o Automatizacích.
Před začátkem potřebujete variantu Pro, schránku a klíč AI
Pro popsané pravidlo potřebujete variantu Pro, připojenou schránku a nastavenou AI. Pošta a Automatizace patří do Pro; samotná podmínka „AI vyhodnotí” vyžaduje vlastní klíč u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Za použití modelu platíte přímo poskytovateli, bez přirážky aplikace Task Manager.
Schránku přidáte přes Nastavení → Pošta → Přidat schránku. Zadáte adresu a heslo, údaje serverů IMAP/SMTP, tedy protokolů pro příjem a odesílání pošty, a nastavení schránky. Gmail a Outlook vyžadují heslo aplikace místo běžného hesla k účtu. Nakonec použijte „Testovat připojení”, které zvlášť ověří příjem i odesílání.
Licence aplikace Task Manager je trvalá: platíte jednorázově za počet stanic a cena zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Pozdější prodloužení je volitelné. Varianta Pro stojí 1 990 Kč v plánu Starter pro 8 osob, 3 990 Kč v plánu Classic pro 20 osob a 5 990 Kč v plánu Max pro 35 osob.
Zítra otevřete šablonu „Reklamace → naléhavý úkol (AI)”, vyberte Pracovní prostor a ověřte odpovědnou osobu. Pak klikněte na „Testovat” a porovnejte výsledky s posledními zprávami, než uložíte zapnuté pravidlo. Chcete si program nejprve prohlédnout? Otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Přiřadí e-mail jako úkol reklamaci automaticky správné osobě?
Ne, odpovědnou osobu určujete v akci „Vytvořit úkol“. Pokud mají zadání chodit k různým lidem, připravte si samostatná pravidla s různými podmínkami odesílatele nebo předmětu.
Přečte AI protokol o škodě přiložený jako PDF?
Ne, podmínka „AI vyhodnotí“ vidí názvy příloh, ale nenahlíží do jejich obsahu. Samotný soubor můžete uložit do Souborů akcí „Uložit přílohy do složky“.
Uvidí po propojení e-mailu s úkolem celý tým korespondenci?
Ne, propojení neposkytuje týmu přístup k vláknu pošty; otevřou ho jen lidé, kteří mají danou schránku propojenou u sebe. Pokud ale předmět nebo text e-mailu vložíte do úkolu, účastníci úkolu uvidí informace tam umístěné. Přílohy můžete uložit do Souborů.
Co dělat, když pravidlo zachytává příliš mnoho e-mailů nebo reklamace vynechává?
Klikněte na „Historie“, abyste viděli provedené i vynechané události a podmínku, která každé vynechání zastavila. Před uložením změn použijte „Testovat“ na posledních událostech odpovídajících spouštěči.
Potřebuji AI k automatickému vytváření úkolů z e-mailů?
Ne, úkol z e-mailu můžete vytvořit i s textovými podmínkami, bez hodnocení AI. Podmínka „AI vyhodnotí“ a šablona označená „(AI)“ vyžadují nakonfigurované AI; Pošta a Automatizace vyžadují variantu Pro.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
