Péntek, 16:20. A bútorcég biuro@ címére e-mail érkezik a Delta Meble cégtől: megrepedt lap a 4821-es rendelésből, mellékelve a kárfelvételi jegyzőkönyv. Hárman férnek hozzá a címhez, és mindannyian feltételezhetik, hogy az üggyel majd valaki más foglalkozik. Megmutatom, hogyan alakíthatod a Task Managerben ezt az e-mailt feladattá: az automatizálási szabály felismeri a bejelentést, és feladatot hoz létre a kijelölt személy számára.
E-mailből feladat: miért van szüksége a reklamációnak külön helyre?
Az e-mailből feladatot azért alakítasz ki, hogy az ügynek legyen felelőse és határideje. Amíg a reklamáció csak a postafiókban létezik, valakinek emlékeznie kell arra, hogy átírja és továbbítsa.
Ola, Kasia és Marek péntekenként benéznek a céges címre. Önmagában az, hogy mindannyian elolvashatják az üzenetet, nem dönti el, ki fog válaszolni az ügyfélnek. Ha ismerős ez a probléma, nézd meg ezt is: hogyan rendszerezd a csapat közös postafiókjának e-mailjeit.
A Task Managerben mindenki a saját fiókjában csatlakoztatja a közös címet. A Levelezés modul a csatlakoztatott postafiókot privátként kezeli: más levelezését még az adminisztrátor sem látja. A feladat az Értékesítés munkaterületen munkahelyet ad a csapatnak az ügy kezelésére, de a privát levelezést nem teszi nyilvánossá.
Az automatizálási szabály három része elég a kezdéshez
A Task Manager automatizálási szabálya három részből áll: HA, AMENNYIBEN és VÉGREHAJT - vagyis esemény, feltétel és akció. Ebben az esetben az esemény az új e-mail, a feltétel a bejelentés értékelése, az akció pedig a feladat létrehozása. Nem kell külön szolgáltatásokat összekapcsolnod.
Nyisd meg az Automatizálásokat a nézetek ikonjával, vagyis a felső sávban lévő négyzetekkel. A lista felett található + gomb segítségével kezdhetsz üres szabállyal, vagy választhatsz sablont. Az „Ügyfélszolgálat” kategóriában megtalálod a „Reklamáció → sürgős feladat (AI)” sablont: az AI felismeri a panaszt vagy problémabejelentést, majd magas prioritású feladat és értesítés jön létre. Mentés előtt jelöld ki a Munkaterületet.
A sablon nem mentett vázlatként nyílik meg. Így átnézheted és testre szabhatod, mielőtt elindulna. Csak akkor látod, ha van beállított AI-d és hozzáférésed a Levelezéshez. A további lehetőségek leírását a Automatizálások a Task Managerben oldalon találod.
A szabályt az AI-asszisztensnek is leírhatod ahelyett, hogy magad állítanád össze. Ola beírhatja: „Amikor reklamáció érkezik a céges postafiókra, készíts feladatot az Értékesítésben Kasia Wójcik számára magas prioritással és egy napos határidővel”. Az AI-asszisztens elkészíti a kész vázlatot, a válasz alatt pedig megjelenik az „Ugrás az Automatizálásokhoz” kártya. A vázlat nem mentett és kikapcsolt állapotú - amíg nem kattintasz a Mentésre, a szabály nem működik. Ellenőrizd az eredményt, különösen a megjelölt személyt és a határidőt, és csak ezután döntsd el, mented-e.
Mely e-mailek kerülnek be a Naplóba?
A kiváltónál a szűrő által elutasított e-mail nem kerül be a Naplóba; a kiváltón átengedett, de az AMENNYIBEN feltétel által elutasított e-mail viszont megjelenik ott, az elutasítás okával együtt. Az „Új e-mail a postafiókban” kiváltó a beérkező üzenetekre reagál; a saját küldött leveleid másolatai nem indítják el. A kiváltónál megadhatod a postafiókot és a feladót is - mindkét mező üresen hagyható, ekkor a szabály bármely postafiókból és bárkitől érkező e-mailt figyel.
Ha Olának több csatlakoztatott postafiókja is van, jelölje ki a céges fiókot már a kiváltónál. Így a reklamációk ellenőrzésekor nem kell átböngésznie a többi levelezés eseményeit.
Hagyd üresen a feladó szűrőjét, ha a panaszok különböző ügyfelektől érkezhetnek. Ha csak a Delta Meble címére állítod be, más cégek e-mailjei nem is jutnak el az AI-feltételig. Ez jó beállítás egy adott ügyfelet kiszolgáló szabályhoz, de nem a teljes biuro@ postafiókhoz.
Az AI-feltétel ellenőrzi az e-mail tartalmát, de nem nyitja meg a PDF-et
Az „AI értékeli (saját feltétel)” feltétel látja a csatolmányok neveit, de a tartalmukat nem. Az AMENNYIBEN szekcióban összekapcsolhatod szöveges feltételekkel. A feltételek „és” kapcsolattal kapcsolódnak össze, az AI pedig legvégül, az egyszerűbb ellenőrzések után kerül sorra. Így nem kérdezed meg a modellt minden olyan e-mailről, amelyet egy egyértelmű szűrő már korábban kiszűrt.
Kati beírhatja a „Tárgy tartalmazza” mezőbe ezeket a kifejezéseket: reklamac, uszkodz, zwrot, wadliw. A vesszők itt azt jelentik: „bármelyik ezek közül”. Írd be a szótövet: a reklamac megtalálja a különböző ragozott alakokat is, míg a teljes reklamacja nem találja meg a „reklamációt” szót. Ennek a szűrőnek azonban ára van. Ha az ügyfél „Probléma a munkalappal” címmel küldi be a bejelentést, nem kerül az AI-értékelés elé. Teszteld le a saját postafiókod valódi tárgysorait, vagy mondj le a tárgyszűrőről, és engedd, hogy az AI több üzenetet értékeljen.
Magát a feltételt egy hétköznapi mondatban fogalmazd meg: „Ez az üzenet reklamáció vagy termékhiba-bejelentés, és nem ajánlatkérés, hírlevél vagy számla?”. A modell megkapja a feladót, a tárgyat, a szerzőt, a szöveg egy részletét és a mellékletek nevét. Nem olvassa el a protokol-szkody-4821.pdf tartalmát; ha a hibáról kizárólag ez a dokumentum ír, az értékelés lemaradhat róla. Bizonytalanság esetén a feltétel „nem”-mel válaszol.
Az értékelésre küldött e-mail-részlet ahhoz az AI-szolgáltatóhoz jut el, amelynek kulcsát a cégetek használja. A szabály bekapcsolása előtt nézd meg, mi kerül az AI-szolgáltatóhoz. Ha az értékelésnek figyelembe kell vennie a reklamációs szabályaitokról szóló céges jegyzetet, csatolhatod tudásként. Válassz kis terjedelmű forrást: a limit kb. 12 ezer karakter, a nagyobb, nem beférő forrásokat teljes egészében kihagyja a rendszer.
A feladatnak van felelőse és határideje, de ezeket nem olvassa ki az e-mailből
Az automatizálási szabály nem választ felelőst, és nem olvassa ki a határidőt az e-mail szövegéből. A VÉGREHAJT szekcióban állítsd be a „Feladat létrehozása” műveletet: válaszd ki az Értékesítés munkaterületet, Kati Wójcikot és a +1 nap határidőt. A tárgyban használhatod a {{mail.temat}}-ot, a leírásban pedig a {{mail.tresc}}-ot és a {{mail.nadawca}}-ot, hogy a csapat a postafiók megnyitása nélkül is lássa a bejelentés tartalmát.
A Delta Meble cégtől érkező e-mail esetén ekkor létrejön egy feladat a sérült munkalapról. Az automatizálási szabály összekapcsolja a levelezési szállal. A feladat fejlécében megjelenik egy jelvény az e-mail tárgyával. A levelezés menüjében megtalálod a gyorslinket a kapcsolódó feladathoz. A jelvény a szálhoz vezető út a postafiókhoz hozzáféréssel rendelkező személy számára, nem pedig módja annak, hogy az üzenetet mindenki számára elérhetővé tegye a munkaterületen.
Hozzáadhatsz egy újabb „Mellékletek mentése mappába” műveletet, hogy a jegyzőkönyv bekerüljön a Fájlokba. Ha a visszaigazolást is szeretnéd automatikusan elküldeni, erre szolgál az „E-mail küldése a saját postafiókodból”: a válasz a szabály szerzőjének címéről megy ki a feladónak, és ugyanabba a szálba kerül. Előbb azonban ellenőrizd a tartalmát egy tesztben. Az automatikus visszaigazolás ne ígérjen olyan elbírálási határidőt az ügyfélnek, amelyet a cégetek nem határozott meg.
Az automatizálási szabály nem a hiba leírása alapján választja ki Katit. Te választod ki a műveletben. Az ügyfél által kért határidőt sem olvassa ki: a +1 nap az e-mail beérkezésétől számított határidőt jelenti, nem „a következő munkanapot”. Ha az üzenet pénteken érkezik, nézd meg, hogy ez a határidő illeszkedik-e a cég munkarendjéhez. A különböző személyeket vagy ügyintézési útvonalakat külön automatizálási szabályokba válaszd szét, más feladó- vagy tárgyfeltételekkel.
A „Tesztelés” segítségével az első elküldés előtt láthatod a hibát
A „Tesztelés” gomb a kiváltóhoz illeszkedő legutóbbi eseményeket veszi, és megmutatja, melyek mennének át a feltételeken, és milyen üzenetek jönnének ki, a behelyettesített változókkal. Semmit nem hajt végre, és nem küld semmit, ezért használd a bekapcsolt automatizálási szabály mentése előtt. A „Mentés” gombra kattintva a bekapcsolt szabály azonnal működésbe lép.
A tesztben két hibára figyelj. Átmegy-e a tárgyszűrőn a „Sérült munkalap” e-mail? Nem megy-e át az AI-feltételen egy egyszerű ajánlatkérés? Ha a válasz meglep, javítsd a feltételeket, és ismételd meg a tesztet, mielőtt automatikus válaszokat engedsz az ügyfeleknek.
Elindítás után kattints a „Előzmények” gombra. 30 napon át láthatod a végrehajtott futásokat a lépések listájával, a kihagyottakat a leállító feltétellel, valamint a hibákat az üzenettel. Ha 48 órán át nincs végrehajtás, az automatizálási szabály megjeleníti az utolsó futás és az elutasított események adatait. Ha egy hétnél hosszabb ideig legalább 10 esemény történik végrehajtás nélkül, értesítést kapsz.
Vannak biztosítékok is: az óránkénti futásszám-limit túllépése szünetelteti az automatizálási szabályt, három egymást követő hiba pedig automatikus szüneteltetést okoz értesítéssel és e-maillel. Az automatizálásokból érkező napi AI-lekérdezési limitet az adminisztrátor állítja be a Beállítások → AI menüben; alapértelmezetten 200, a 0 pedig kikapcsolja a limitet. Ennek kimerülése után az AI-t használó automatizálási szabályokat éjfélig kihagyja a rendszer, bejegyzéssel az Előzményekben. Többet a szabályok ellenőrzéséről az Automatizálásokról szóló segédanyagokban találsz.
Indulás előtt szükséged van a Pro csomagra, egy postafiókra és egy AI-kulcsra
A bemutatott automatizálási szabályhoz szükséged van a Pro csomagra, egy bekötött postafiókra és beállított AI-ra. A Levelezés és az Automatizálások a Pro csomag része; maga az „AI értékeli” feltétel saját kulcsot igényel az OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok szolgáltatónál. A modell használatáért közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz, a Task Manager felára nélkül.
Postafiókot a Beállítások → Levelezés → Postafiók hozzáadása menüben adhatsz hozzá. Meg kell adnod a címet és a jelszót, az IMAP/SMTP szerverek adatait - vagyis a levélfogadási és -küldési protokollokat -, valamint a postafiók beállításait. A Gmail és az Outlook a sima fiókjelszó helyett alkalmazásjelszót igényel. Végül használd a „Kapcsolat tesztelése” gombot, amely külön ellenőrzi a fogadást és a küldést.
A Task Manager licence örökös: egyszer fizetsz a felhasználói helyek száma után, az ár pedig 12 hónap frissítést tartalmaz. A későbbi megújítás opcionális. A Pro csomag ára 1990 zł a legfeljebb 8 fős Starter csomagban, 3990 zł a 20 főig szóló Classic csomagban, és 5990 zł a 35 főig szóló Max csomagban.
Holnap nyisd meg a „Reklamáció → sürgős feladat (AI)” sablont, jelöld ki a munkaterületet, és ellenőrizd a felelős személyt. Ezután kattints a „Tesztelés” gombra, és hasonlítsd össze az eredményeket a legutóbbi bejelentésekkel, mielőtt elmented a bekapcsolt automatizálási szabályt. Előbb megnéznéd a programot? Nyisd meg a Demo oldalt.
Gyakori kérdések
Az e-mailből feladat funkció automatikusan hozzárendeli a reklamációt a megfelelő személyhez?
Nem, a felelős személyt az „Feladat létrehozása” akciónál adod meg. Ha a bejelentéseknek különböző emberekhez kell kerülniük, készíts külön automatizálási szabályokat eltérő feltételekkel a feladó vagy a tárgy alapján.
Az AI elolvassa a PDF-ként csatolt kárfelvételi jegyzőkönyvet?
Nem, az „AI értékeli” feltétel látja a csatolmányok neveit, de nem néz bele a tartalmukba. Magát a fájlt elmentheted a Fájlokba a „Csatolmányok mentése mappába” akcióval.
Ha összekapcsolod az e-mailt a feladattal, az egész csapat látni fogja a levelezést?
Nem, az összekapcsolás nem ad hozzáférést a csapatnak a levelezési szálhoz; azt csak azok nyithatják meg, akiknél az adott postafiók is csatlakoztatva van. Ha azonban beilleszted a tárgyat vagy az e-mail szövegét a feladatba, a feladat résztvevői látni fogják az ott megadott információkat. A csatolmányokat elmentheted a Fájlokba.
Mit tegyél, ha a szabály túl sok e-mailt megfog, vagy éppen kihagyja a reklamációkat?
Kattints a „Napló” gombra, hogy lásd a végrehajtott és kihagyott eseményeket, valamint azt a feltételt, amely minden egyes kihagyást megállított. A mentés előtt használd a „Teszt” funkciót a kiváltóra illeszkedő legutóbbi eseményeken.
Szükségem van AI-ra ahhoz, hogy feladatokat hozzak létre automatikusan e-mailekből?
Nem, az e-mailből feladatot szöveges feltételekkel is létre tudod hozni, AI-értékelés nélkül. Az „AI értékeli” feltétel és az „(AI)” jelölésű sablon beállított AI-t igényel; a Levelezés és az Automatizálások modulokhoz pedig Pro csomag szükséges.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
