Freitag, 16:20 Uhr. An biuro@ eines Möbelunternehmens geht eine E-Mail von Delta Meble ein: eine gesprungene Arbeitsplatte aus Bestellung 4821, im Anhang ein Schadensprotokoll. Drei Personen haben Zugriff auf die Adresse, und jede könnte annehmen, dass sich jemand anderes darum kümmert. Ich zeige Ihnen, wie Sie in Task Manager eine solche E-Mail in eine Aufgabe verwandeln: Die Automatisierungsregel erkennt die Meldung und legt eine Aufgabe für die zuständige Person an.
E-Mail zur Aufgabe: Warum braucht eine Reklamation einen eigenen Ort?
Sie verwandeln eine E-Mail in eine Aufgabe, damit der Fall einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum erhält. Solange die Reklamation nur im Postfach existiert, muss jemand daran denken, sie abzuschreiben und weiterzugeben.
Ola, Kasia und Marek schauen am Freitag auf die Firmenadresse. Die Tatsache, dass alle die Nachricht lesen können, klärt noch nicht, wer dem Kunden antwortet. Wenn Ihnen dieses Problem bekannt vorkommt, lesen Sie auch wie Sie E-Mails an einer gemeinsamen Adresse im Team ordnen.
In Task Manager verbindet jeder die gemeinsame Adresse bei sich selbst. Das Modul E-Mail behandelt das verbundene Postfach als privat: Fremde Post sieht nicht einmal der Administrator. Eine Aufgabe im Arbeitsbereich Vertrieb gibt dem Team einen Ort, um an dem Fall zu arbeiten, macht aus privater Korrespondenz aber keine öffentliche.
Drei Teile einer Automatisierungsregel reichen für den Start
Eine Automatisierungsregel in Task Manager besteht aus WENN, FALLS und FÜHRE AUS: Ereignis, Bedingungen und Aktion. In diesem Fall ist das Ereignis eine neue E-Mail, die Bedingung die Bewertung der Meldung und die Aktion die Erstellung einer Aufgabe. Sie müssen keine separaten Dienste verbinden.
Öffnen Sie Automatisierungen über das Ansichtssymbol, also die Quadrate in der oberen Leiste. Mit der Schaltfläche + über der Liste können Sie bei einer leeren Automatisierungsregel beginnen oder eine Vorlage wählen. In der Kategorie „Kundenservice“ finden Sie „Reklamation → dringende Aufgabe (KI)“: Die KI erkennt eine Beschwerde oder Problemmeldung, woraufhin eine Aufgabe mit hoher Priorität und eine Benachrichtigung erstellt werden. Wählen Sie vor dem Speichern den Arbeitsbereich aus.
Die Vorlage öffnet sich als ungespeicherter Entwurf. Sie können sie also prüfen und anpassen, bevor sie aktiv wird. Sie ist nur sichtbar, wenn Sie KI konfiguriert haben und Zugriff auf E-Mail besitzen. Eine Beschreibung der übrigen Möglichkeiten finden Sie auf der Seite Automatisierungen in Task Manager.
Sie können die Regel auch dem KI-Assistenten beschreiben, statt sie selbst aufzubauen. Ola könnte schreiben: „Wenn auf dem Firmenpostfach eine Reklamation eingeht, erstelle eine Aufgabe im Bereich Vertrieb für Kasia Wójcik mit hoher Priorität und einem Fälligkeitsdatum in einem Tag.“ Der KI-Assistent erstellt einen fertigen Entwurf, und unter der Antwort erscheint eine Karte „Zu Automatisierungen wechseln“. Der Entwurf ist ungespeichert und deaktiviert - solange Sie nicht auf Speichern klicken, ist die Automatisierungsregel inaktiv. Prüfen Sie das Ergebnis, insbesondere die festgelegte Person und das Fälligkeitsdatum, und entscheiden Sie erst danach über das Speichern.
Welche E-Mails landen im Verlauf?
Eine vom Filter am Auslöser abgelehnte E-Mail landet nicht im Verlauf; eine vom Auslöser durchgelassene, aber von der Bedingung in FALLS abgelehnte E-Mail erscheint dort zusammen mit dem Grund. Der Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ reagiert auf empfangene Nachrichten; Kopien Ihrer eigenen Versendungen lösen ihn nicht aus. Beim Auslöser können Sie zusätzlich Postfach und Absender angeben - beide Felder können leer bleiben, dann beobachtet die Automatisierungsregel E-Mails aus jedem Postfach und von jedem Absender.
Wenn Ola mehrere Postfächer verbunden hat, sollte sie das Firmenpostfach bereits beim Auslöser festlegen. So muss sie sich bei der Prüfung von Reklamationen nicht durch Ereignisse aus der übrigen Korrespondenz wühlen.
Lassen Sie den Absenderfilter leer, wenn Beschwerden von verschiedenen Kunden kommen können. Wenn Sie ihn nur auf die Adresse von Delta Meble setzen, kommen andere Firmen nicht einmal zur KI-Bedingung durch. Das ist eine gute Einstellung für eine Automatisierungsregel, die einen einzelnen Kunden bedient, aber nicht für das gesamte Postfach biuro@.
Die KI-Bedingung prüft den Sinn der E-Mail, öffnet aber kein PDF
Die Bedingung „KI bewertet (eigene Bedingung)“ sieht die Namen der Anhänge, nicht aber deren Inhalt. Im Bereich FALLS können Sie sie mit Textbedingungen kombinieren. Bedingungen werden mit „und“ verknüpft, und die KI wird zuletzt ausgewertet, nach den einfacheren Prüfungen. So fragen Sie das Modell nicht zu jeder E-Mail ab, die zuvor ein offensichtlicher Filter abgelehnt hat.
Kasia kann bei „Betreff der E-Mail enthält“ die Begriffe reklamac, uszkodz, zwrot, wadliw eintragen. Kommas bedeuten hier „eines dieser Wörter beliebig“. Geben Sie den Wortstamm ein: reklamac findet verschiedene Formen, während das vollständige reklamacja das Wort „reklamację“ nicht finden würde. Ein solcher Filter hat jedoch seinen Preis. Wenn ein Kunde die Meldung „Problem mit der Arbeitsplatte“ betitelt, gelangt sie nicht zur KI-Bewertung. Testen Sie echte Betreffzeilen aus Ihrem eigenen Postfach, oder verzichten Sie auf den Betreff-Filter und lassen Sie die KI mehr Nachrichten bewerten.
Die Bedingung selbst formulieren Sie als normalen Satz: „Ist diese Nachricht eine Reklamation oder eine Mängelmeldung und kein Angebotsanfrage, Newsletter oder keine Rechnung?“. Das Modell erhält Absender, Betreff, Autor, einen Ausschnitt des Inhalts und die Namen der Anhänge. Es liest nicht den Inhalt von protokol-szkody-4821.pdf; wenn nur das Dokument den Mangel beschreibt, erkennt die Bewertung ihn möglicherweise nicht. Im Zweifelsfall antwortet die Bedingung mit „nein“.
Der zur Bewertung übergebene Ausschnitt des E-Mail-Inhalts gelangt zum KI-Anbieter, dessen Schlüssel Ihr Unternehmen verwendet. Prüfen Sie vor der Aktivierung der Regel, was an den KI-Anbieter übermittelt wird. Wenn die Bewertung eine firmeninterne Notiz mit Reklamationsregeln berücksichtigen soll, können Sie diese als Wissen hinzufügen. Wählen Sie eine kleine Quelle: Das Limit für das Material liegt bei rund 12.000 Zeichen, und Quellen, die nicht hineinpassen, werden vollständig übersprungen.
Die Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum, liest diese aber nicht aus der E-Mail aus
Die Automatisierungsregel wählt weder die verantwortliche Person aus noch liest sie das Fälligkeitsdatum aus dem Inhalt der E-Mail aus. Legen Sie im Abschnitt AUSFÜHREN die Aktion „Aufgabe erstellen“ fest: Geben Sie den Arbeitsbereich Vertrieb, Kasia Wójcik und das Fälligkeitsdatum +1 Tag an. Im Betreff können Sie {{mail.temat}} verwenden und in der Beschreibung {{mail.tresc}} sowie {{mail.nadawca}}, damit das Team den Inhalt der Meldung hat, ohne das Postfach von Ola zu öffnen.
Für eine E-Mail von Delta Meble entsteht dann eine Aufgabe zur beschädigten Arbeitsplatte. Die Automatisierungsregel verknüpft sie mit dem E-Mail-Thread. Im Kopf der Aufgabe erscheint ein Badge mit dem Betreff der E-Mail. Im Korrespondenzmenü finden Sie eine Verknüpfung zur zugehörigen Aufgabe. Das Badge ist ein Weg zum Thread für Personen mit Zugriff auf das Postfach, keine Möglichkeit, die Nachricht für alle im Arbeitsbereich freizugeben.
Sie können eine weitere Aktion „Anhänge in Ordner speichern“ hinzufügen, damit das Protokoll in Dateien landet. Wenn Sie zusätzlich eine Eingangsbestätigung senden möchten, dient dazu „E-Mail aus Ihrem Postfach senden“: Die Antwort an den Absender geht von der Adresse des Autors der Automatisierungsregel aus und landet im selben Thread. Prüfen Sie zuerst jedoch ihren Inhalt im Test. Eine automatische Bestätigung sollte dem Kunden keine Bearbeitungsfrist versprechen, die Ihr Unternehmen nicht festgelegt hat.
Die Automatisierungsregel wählt Kasia nicht anhand der Beschreibung des Mangels aus. Sie legen sie in der Aktion fest. Sie liest auch nicht die vom Kunden geforderte Frist aus: +1 Tag bedeutet ein Fälligkeitsdatum, das ab dem Eingang der E-Mail berechnet wird, nicht „am nächsten Werktag“. Wenn die Nachricht freitags eingeht, prüfen Sie, ob eine solche Frist zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt. Unterschiedliche Personen oder Bearbeitungswege trennen Sie durch separate Automatisierungsregeln mit anderen Bedingungen für Absender oder Betreff.
„Testen“ zeigt einen Fehler, bevor er zum ersten Mal versendet wird
Die Schaltfläche „Testen“ nimmt die letzten zum Auslöser passenden Ereignisse und zeigt, welche die Bedingungen durchlaufen würden und welche Nachrichten mit eingesetzten Variablen entstehen würden. Dabei wird nichts ausgeführt oder versendet, verwenden Sie sie also, bevor Sie eine aktivierte Automatisierungsregel speichern. Nach dem Klick auf „Speichern“ beginnt die aktivierte Regel sofort zu arbeiten.
Achten Sie beim Test auf zwei mögliche Fehler. Durchläuft die E-Mail „Beschädigte Arbeitsplatte“ den Betreff-Filter? Durchläuft eine einfache Angebotsanfrage nicht die KI-Bedingung? Wenn die Antwort Sie überrascht, korrigieren Sie die Bedingungen und wiederholen Sie den Test, bevor Sie automatische Antworten an Kunden zulassen.
Klicken Sie nach dem Start auf „Verlauf“. 30 Tage lang sehen Sie ausgeführte Durchläufe mit einer Liste der Schritte, übersprungene mit der Bedingung, die sie gestoppt hat, sowie Fehler mit Fehlermeldung. Wenn 48 Stunden lang keine Ausführung stattfindet, zeigt die Automatisierungsregel Informationen zum letzten Durchlauf und zu abgelehnten Ereignissen an. Nach mehr als einer Woche, bei mindestens 10 Ereignissen und keiner einzigen Ausführung, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Es gibt auch Sicherungen: Das Überschreiten des Limits an Ausführungen pro Stunde pausiert die Automatisierungsregel, und drei aufeinanderfolgende Fehler führen zu einer automatischen Pause mit Benachrichtigung und E-Mail. Das tägliche Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen legt der Administrator in Einstellungen → KI fest; standardmäßig beträgt es 200, und 0 deaktiviert das Limit. Nach dessen Erschöpfung werden Automatisierungsregeln mit KI bis Mitternacht übersprungen, mit einem Eintrag im Verlauf. Mehr zur Kontrolle von Regeln finden Sie in den Materialien zu Automatisierungen.
Vor dem Start benötigen Sie die Variante Pro, ein Postfach und einen KI-Schlüssel
Für die beschriebene Automatisierungsregel benötigen Sie die Variante Pro, ein angebundenes Postfach und konfigurierte KI. E-Mail und Automatisierungen gehören zu Pro; die Bedingung „KI bewertet“ selbst erfordert einen eigenen Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Für die Nutzung des Modells zahlen Sie direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag von Task Manager.
Ein Postfach fügen Sie über Einstellungen → E-Mail → Postfach hinzufügen hinzu. Sie geben Adresse und Passwort, die Daten der IMAP-/SMTP-Server, also der Protokolle zum Empfangen und Senden von E-Mails, sowie die Postfach-Einstellungen an. Gmail und Outlook erfordern ein App-Passwort anstelle des normalen Kontopassworts. Verwenden Sie zum Schluss „Verbindung testen“, das Empfang und Versand getrennt prüft.
Die Lizenz von Task Manager ist eine Dauerlizenz: Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Arbeitsplätze, und der Preis umfasst 12 Monate Updates. Eine spätere Update-Verlängerung ist optional. Die Variante Pro kostet 1.990 PLN im Plan Starter für bis zu 8 Personen, 3.990 PLN im Plan Classic für bis zu 20 Personen und 5.990 PLN im Plan Max für bis zu 35 Personen.
Öffnen Sie morgen die Vorlage „Reklamation → dringende Aufgabe (KI)“, wählen Sie den Arbeitsbereich und prüfen Sie die verantwortliche Person. Klicken Sie dann auf „Testen“ und vergleichen Sie die Ergebnisse mit den letzten Meldungen, bevor Sie eine aktivierte Automatisierungsregel speichern. Möchten Sie das Programm zuerst ansehen? Öffnen Sie Demo.
Häufig gestellte Fragen
Weist E-Mail zur Aufgabe die Reklamation automatisch der richtigen Person zu?
Nein, die zuständige Person legen Sie in der Aktion „Aufgabe erstellen“ fest. Wenn Anfragen an unterschiedliche Personen gehen sollen, erstellen Sie separate Automatisierungsregeln mit unterschiedlichen Bedingungen für Absender oder Betreff.
Liest die KI ein als PDF angehängtes Schadensprotokoll?
Nein, die Bedingung „KI bewertet“ sieht die Namen der Anhänge, schaut aber nicht in deren Inhalt. Die Datei selbst können Sie mit der Aktion „Anhänge in Ordner speichern“ in Dateien ablegen.
Sieht das ganze Team die Korrespondenz, nachdem die E-Mail mit der Aufgabe verknüpft wurde?
Nein, die Verknüpfung gewährt dem Team keinen Zugriff auf den E-Mail-Thread; geöffnet wird er nur von Personen, die dieses Postfach bei sich verbunden haben. Wenn Sie jedoch Betreff oder Inhalt der E-Mail in die Aufgabe einfügen, sehen die Beteiligten der Aufgabe die dort hinterlegten Informationen. Anhänge können Sie in Dateien speichern.
Was tun, wenn die Regel zu viele E-Mails erfasst oder Reklamationen übergeht?
Klicken Sie auf „Verlauf“, um ausgeführte und übersprungene Ereignisse sowie die Bedingung zu sehen, die jeden Übersprung gestoppt hat. Verwenden Sie vor dem Speichern von Änderungen „Testen“ anhand der letzten zum Auslöser passenden Ereignisse.
Brauche ich KI, um automatisch Aufgaben aus E-Mails zu erstellen?
Nein, eine Aufgabe aus einer E-Mail können Sie auch mit reinen Textbedingungen erstellen, ohne KI-Bewertung. Die Bedingung „KI bewertet“ und die mit „(KI)“ gekennzeichnete Vorlage erfordern eine konfigurierte KI; E-Mail und Automatisierungen erfordern die Variante Pro.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
