Fredag, 16:20. Till biuro@ hos ett möbelföretag kommer ett mejl från Delta Meble: en spräckt bänkskiva från order 4821, med ett skadeprotokoll bifogat. Tre personer har tillgång till adressen och var och en kan anta att någon annan tar hand om ärendet. Jag visar dig hur du i Task Manager gör om ett sådant mejl till en uppgift: automatiseringsregeln känner igen ärendet och skapar en uppgift för en utsedd person.
Mejl till uppgift: varför behöver en reklamation en egen plats?
Du gör om mejl till uppgift för att ärendet ska få en ansvarig person och ett förfallodatum. Så länge reklamationen bara finns i inkorgen måste någon komma ihåg att skriva av den och skicka den vidare.
Ola, Kasia och Marek kollar på fredagen den gemensamma adressen. Att alla kan läsa meddelandet avgör inte vem som svarar kunden. Om du känner igen problemet, se även hur du strukturerar mejl på en gemensam adress.
I Task Manager ansluter var och en den gemensamma adressen hos sig själv. Modulen E-post behandlar den anslutna inkorgen som privat: inte ens administratören ser någon annans e-post. En uppgift i Arbetsytan Försäljning ger teamet en plats att arbeta med ärendet, men gör inte den privata korrespondensen offentlig.
Tre delar av automatiseringsregeln räcker för att komma igång
En automatiseringsregel i Task Manager består av NÄR, OM och UTFÖR: händelse, villkor och åtgärd. I det här fallet är händelsen ett nytt mejl, villkoret en bedömning av ärendet, och åtgärden att skapa en uppgift. Du behöver inte koppla ihop separata tjänster.
Öppna Automatiseringar via vyikonen, det vill säga rutorna i det övre fältet. Knappen + ovanför listan låter dig börja med en tom regel eller välja en färdig mall. I kategorin ”Kundservice” hittar du ”Reklamation → brådskande uppgift (AI)”: AI känner igen ett klagomål eller ärende, varefter en uppgift med hög prioritet och en avisering skapas. Ange en Arbetsyta innan du sparar.
Den färdiga mallen öppnas som ett osparat utkast. Du kan alltså granska och anpassa den innan den börjar gälla. Den syns bara om du har konfigurerad AI och tillgång till E-post. Beskrivning av övriga möjligheter hittar du på sidan Automatiseringar i Task Manager.
Du kan också beskriva regeln för AI-assistenten istället för att bygga den själv. Ola kan skriva: ”När en reklamation kommer till den gemensamma adressen, förbered en uppgift i Försäljning för Kasia Wójcik med hög prioritet och förfallodatum om en dag”. AI-assistenten sätter ihop ett färdigt utkast, och under svaret visas kortet ”Gå till Automatiseringar”. Utkastet är osparat och inaktiverat - tills du klickar Spara fungerar inte regeln. Kontrollera resultatet, särskilt den angivna personen och förfallodatumet, och bestäm dig sedan för att spara.
Vilka mejl hamnar i Historik?
Ett mejl som avvisas av filtret vid utlösaren hamnar inte i Historik; ett mejl som släpps igenom av utlösaren men avvisas av villkoret i OM visas där tillsammans med orsaken. Utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” reagerar på mottagna meddelanden; kopior av dina egna utskick startar den inte. Vid utlösaren kan du dessutom ange inkorg och avsändare - båda fälten kan lämnas tomma, och då granskar regeln mejl från vilken inkorg och avsändare som helst.
Om Ola har flera anslutna inkorgar bör hon ange den gemensamma redan vid utlösaren. På så sätt behöver hon inte leta igenom händelser från resten av korrespondensen när hon kontrollerar reklamationer.
Lämna avsändarfiltret tomt om klagomål kan komma från olika kunder. Om du ställer in det på enbart Delta Mebles adress kommer andra företag inte ens fram till AI-villkoret. Det är en bra inställning för en regel som hanterar en enskild kund, men inte för hela inkorgen biuro@.
AI-villkoret kontrollerar mejlets innebörd, men öppnar inte PDF-filen
Villkoret ”AI bedömer (eget villkor)” ser namnen på bilagor, men inte deras innehåll. I avsnittet OM kan du kombinera det med textvillkor. Villkor kombineras med ”och”, och AI räknas sist, efter de enklare kontrollerna. På så sätt behöver du inte fråga modellen om varje mejl som ett uppenbart filter redan har avvisat.
Kasia kan skriva i ”Ämnesraden innehåller” fraserna reklamac, uszkodz, zwrot, wadliw. Kommatecknen betyder här ”något av dessa ord”. Skriv ordstammen: reklamac hittar olika böjningsformer, medan det fullständiga reklamacja inte hittar ordet ”reklamację”. Ett sådant filter har dock ett pris. Om kunden döper ärendet till ”Problem med skivan” går det inte vidare till AI-bedömningen. Testa verkliga ämnesrader från din egen inkorg, eller skippa ämnesfiltret och låt AI bedöma fler meddelanden.
Beskriv själva villkoret i en vanlig mening: ”Är det här meddelandet en reklamation eller en felanmälan, och inte en offertförfrågan, ett nyhetsbrev eller en faktura?”. Modellen får avsändare, ämnesrad, författare, ett utdrag av innehållet och namnen på bilagorna. Den läser inte innehållet i protokol-szkody-4821.pdf; om felet enbart beskrivs i dokumentet kan bedömningen missa det. Vid osäkerhet svarar villkoret ”nej”.
Innehållsutdraget ur mejlet som skickas till bedömningen går till den AI-leverantör vars nyckel ditt företag använder. Innan du aktiverar regeln, kontrollera vad som skickas till AI-leverantören. Om bedömningen ska ta hänsyn till företagets interna anteckning med reklamationsregler kan du lägga till den som kunskap. Välj en liten källa: gränsen för materialet är cirka 12 000 tecken, och källor som inte ryms helt och hållet hoppas över.
Uppgiften har en ansvarig och ett förfallodatum, men läser dem inte från mejlet
Automatiseringsregeln väljer inte ansvarig person och läser inte heller förfallodatum ur mejlets innehåll. I sektionen UTFÖR ställer du in åtgärden ”Skapa uppgift”: ange Arbetsytan Försäljning, Kasia Wójcik och förfallodatum +1 dag. I ämnesraden kan du använda {{mail.temat}}, och i beskrivningen {{mail.tresc}} samt {{mail.nadawca}}, så att teamet får ärendets innehåll utan att behöva öppna Olas inkorg.
För mejlet från Delta Meble skapas då en uppgift om en skadad skivbordsskiva. Automatiseringsregeln kopplar den till e-posttråden. I uppgiftens rubrik visas en plakett med mejlets ämne. I korrespondensmenyn hittar du en genväg till den kopplade uppgiften. Plaketten är en väg till tråden för den som har tillgång till inkorgen, inte ett sätt att dela meddelandet med alla i Arbetsytan.
Du kan lägga till ytterligare en åtgärd, ”Spara bilagor i mapp”, så att protokollet hamnar i Filer. Om du även vill skicka en bekräftelse på mottagandet används ”Skicka e-post från din inkorg”: svaret till avsändaren går ut från den adress som automatiseringsregelns upphovsperson använder och hamnar i samma tråd. Kontrollera dock dess innehåll i testet först. Den automatiska bekräftelsen bör inte utlova kunden en handläggningstid som ditt företag inte har fastställt.
Automatiseringsregeln väljer inte Kasia baserat på felbeskrivningen. Du väljer henne i åtgärden. Den läser inte heller av den förfallodatum som kunden begär: +1 dag betyder ett förfallodatum räknat från det att mejlet kom in, inte ”nästa arbetsdag”. Om meddelandet kommer in en fredag, kontrollera om en sådan tidsfrist passar företagets arbetssätt. Olika personer eller hanteringsvägar separerar du i egna automatiseringsregler med andra villkor för avsändare eller ämne.
”Testa” låter dig upptäcka misstag innan första utskicket
Knappen ”Testa” tar de senaste händelserna som matchar utlösaren och visar vilka som skulle klara villkoren och vilka meddelanden som skulle skickas, med insatta variabler. Den utför eller skickar ingenting, så använd den innan du sparar en aktiverad automatiseringsregel. Efter att du klickat på ”Spara” börjar den aktiverade regeln gälla direkt.
Leta efter två typer av misstag i testet. Går mejlet ”Skadad bordsskiva” igenom ämnesfiltret? Går en vanlig prisförfrågan inte igenom AI-villkoret? Om svaret förvånar dig, justera villkoren och upprepa testet innan du släpper igenom automatiska svar till kunder.
Efter att du aktiverat, klicka på ”Historik”. Under 30 dagar ser du utförda körningar med lista över steg, hoppade med det villkor som stoppade dem, samt fel med felmeddelande. Om det inte skett någon körning på 48 timmar visar automatiseringsregeln information om senaste körningen och avvisade händelser. Efter mer än en vecka, med minst 10 händelser och inte en enda körning, får du en avisering.
Det finns även säkerhetsspärrar: om gränsen för antal körningar per timme överskrids pausas automatiseringsregeln, och tre fel i rad gör att den pausas automatiskt med en avisering och ett e-postmeddelande. Den dagliga gränsen för AI-förfrågningar från automatiseringar ställs in av administratören under Inställningar → AI; standardvärdet är 200, och 0 stänger av gränsen. När den är nådd hoppas automatiseringsregler med AI över fram till midnatt, med en post i Historiken. Mer om att styra reglerna hittar du i materialet om Automatiseringar.
Innan du börjar behöver du Pro-planen, en inkorg och en AI-nyckel
För den beskrivna automatiseringsregeln behöver du Pro-planen, en ansluten inkorg och konfigurerad AI. E-post och Automatiseringar ingår i Pro; själva villkoret ”AI bedömer” kräver en egen nyckel hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Du betalar för modellanvändningen direkt till leverantören, utan Task Managers marginal.
Du lägger till en inkorg via Inställningar → E-post → Lägg till inkorg. Du anger adress och lösenord, uppgifter om IMAP/SMTP-servrar, det vill säga protokollen för att ta emot och skicka e-post, samt inkorgsinställningar. Gmail och Outlook kräver ett apps-lösenord i stället för det vanliga kontolösenordet. Avsluta med ”Testa anslutning”, som kontrollerar mottagning och sändning separat.
Task Managers licens är permanent: du betalar en gång för antal platser, och priset inkluderar 12 månaders uppdateringar. En senare förnyelse är valfri. Pro-planen kostar 1 990 zł i planen Starter för upp till 8 personer, 3 990 zł i Classic för upp till 20 personer och 5 990 zł i Max för upp till 35 personer.
Öppna i morgon mallen ”Reklamation → brådskande uppgift (AI)”, välj Arbetsyta och kontrollera ansvarig person. Klicka sedan på ”Testa” och jämför resultaten med de senaste ärendena innan du sparar den aktiverade automatiseringsregeln. Vill du se programmet först? Öppna Demo.
Vanliga frågor
Tilldelar mejl till uppgift automatiskt reklamationen till rätt person?
Nej, du anger den ansvariga personen i åtgärden ”Skapa uppgift”. Om ärenden ska gå till olika personer, skapa separata automatiseringsregler med olika villkor för avsändare eller ämne.
Läser AI skadeprotokollet som bifogats som PDF?
Nej, villkoret ”AI bedömer” ser namnen på bilagor, men tittar inte in i deras innehåll. Själva filen kan du spara i Filer med åtgärden ”Spara bilagor i mapp”.
Ser hela teamet korrespondensen när mejlet kopplats till en uppgift?
Nej, kopplingen ger inte teamet tillgång till e-posttråden; den öppnas bara av personer som har den inkorgen ansluten hos sig. Om du däremot klistrar in ämnet eller innehållet från mejlet i uppgiften ser deltagarna i uppgiften den informationen. Bilagor kan du spara i Filer.
Vad gör du om regeln fångar för många mejl eller missar reklamationer?
Klicka på ”Historik” för att se utförda och förbigångna händelser samt det villkor som stoppade varje förbigången händelse. Innan du sparar ändringarna, använd ”Testa” på de senaste händelserna som matchar utlösaren.
Behöver jag AI för att skapa uppgifter automatiskt från mejl?
Nej, du kan skapa en uppgift från ett mejl även med textvillkor, utan AI-bedömning. Villkoret ”AI bedömer” och den färdiga mallen märkt ”(AI)” kräver konfigurerad AI; E-post och Automatiseringar kräver Pro-varianten.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
