Piatok, 16:20. Na biuro@ nábytkárskej firmy príde e-mail od Delta Meble: prasknutá doska zo zákazky 4821, v prílohe protokol o škode. K adrese majú prístup tri osoby a každá si môže myslieť, že sa prípadom zaoberá niekto iný. Ukážem vám, ako v Task Manageri premeniť takýto e-mail na úlohu: recept rozpozná zgłoszenie a založí úlohu pre určenú osobu.
E-mail na úlohu: prečo reklamácia potrebuje samostatné miesto?
E-mail premieňate na úlohu preto, aby prípad dostal zodpovednú osobu a termín. Kým reklamácia existuje len v schránke, niekto si musí pamätať, že ju treba prepísať a odovzdať ďalej.
Ola, Kasia a Marek nazerajú v piatok na firemnú adresu. Samotný fakt, že všetci môžu prečítať správu, nerozhoduje o tom, kto odpovie klientovi. Ak poznáte tento problém, pozrite si tiež ako si usporiadať e-maily na spoločnej adrese.
V Task Manageri si každý pripája spoločnú adresu u seba. Modul Pošta považuje pripojenú schránku za súkromnú: cudziu poštu nevidí ani administrátor. Úloha v Pracovnom priestore Predaj dáva tímu miesto na prácu nad prípadom, ale nemení súkromnú korešpondenciu na verejnú.
Tri časti receptu stačia na začiatok
Recept v Task Manageri sa skladá z KEĎ, AK a VYKONAJ: udalosti, podmienok a akcie. V tomto prípade je udalosťou nový e-mail, podmienkou hodnotenie zgłoszenia a akciou vytvorenie úlohy. Nemusíte spájať samostatné služby.
Otvorte Automatizácie ikonou zobrazení, teda štvorčekov v hornej lište. Tlačidlo + nad zoznamom umožňuje začať s prázdnym receptom alebo si vybrať šablónu. V kategórii „Zákaznícky servis“ nájdete „Reklamácia → naliehavá úloha (AI)“: AI rozpozná sťažnosť alebo nahlásenie problému, po čom vznikne úloha s vysokou prioritou a upozornenie. Pred uložením určite Pracovný priestor.
Šablóna sa otvorí ako neuložený návrh. Môžete si ju teda prezrieť a upraviť skôr, než začne fungovať. Vidíte ju len vtedy, keď máte nakonfigurované AI a prístup k Pošte. Popis ostatných možností nájdete na stránke Automatizácie v Task Manageri.
Pravidlo môžete tiež opísať Asistentovi AI namiesto toho, aby ste ho zostavovali sami. Ola môže napísať: „Keď na firemnú schránku príde reklamácia, priprav úlohu v Predaji pre Kasiu Wójcik s vysokou prioritou a termínom o jeden deň“. Asistent AI zostaví hotový návrh a pod odpoveďou sa objaví karta „Prejsť do Automatizácií“. Návrh je neuložený a vypnutý - kým nekliknete na Uložiť, recept nefunguje. Skontrolujte výsledok, najmä určenú osobu a termín, a až potom sa rozhodnite o uložení.
Ktoré e-maily sa dostanú do Histórie?
E-mail odmietnutý filtrom pri spúšťači sa do Histórie nedostane; e-mail, ktorý prejde spúšťačom, ale je odmietnutý podmienkou v AK, sa tam objaví spolu s dôvodom. Spúšťač „Nový e-mail v schránke“ reaguje na prijaté správy; kópie vašich odoslaných e-mailov ho nespustia. Pri spúšťači môžete navyše určiť schránku a odosielateľa - obe polia možno nechať prázdne, vtedy recept sleduje e-maily z ktorejkoľvek schránky a od kohokoľvek.
Ak má Ola pripojených viacero schránok, nech firemnú určí už pri spúšťači. Vďaka tomu sa pri kontrole reklamácií nebude prehrýzať cez udalosti z ostatnej korešpondencie.
Filter odosielateľa nechajte prázdny, ak sťažnosti môžu prichádzať od rôznych klientov. Ak ho nastavíte len na adresu Delta Meble, iné firmy sa nedostanú ani k podmienke AI. To je dobré nastavenie pre recept obsluhujúci jedného klienta, ale nie pre celú schránku biuro@.
Podmienka AI overuje zmysel e-mailu, no neotvára PDF
Podmienka „AI vyhodnotí (vlastná podmienka)“ vidí názvy príloh, ale nie ich obsah. V sekcii AK ju môžete skombinovať s textovými podmienkami. Podmienky sa spájajú cez „a“, pričom AI sa počíta na konci, po jednoduchších kontrolách. Vďaka tomu sa modelu nepýtate na každý e-mail, ktorý predtým odmietne zjavný filter.
Kasia môže do poľa „Predmet e-mailu obsahuje“ zadať frázy reklamac, poškod, vrát, chybn. Čiarky tu znamenajú „ktorékoľvek z týchto slov“. Zadajte koreň slova: reklamac nájde rôzne tvary, zatiaľ čo celé reklamacia nenájde slovo „reklamáciu“. Takýto filter má však svoju cenu. Ak klient nazve zgłoszenie „Problém s doskou stola“, nedostane sa k hodnoteniu AI. Vyskúšajte skutočné predmety z vlastnej schránky alebo sa vzdajte filtra predmetu a nechajte AI posúdiť viac správ.
Samotnú podmienku opíšte bežnou vetou: „Je táto správa reklamáciou alebo nahlásením chyby produktu, a nie dopytom, newsletterom alebo faktúrou?“. Model dostane odosielateľa, predmet, autora, úryvok obsahu a názvy príloh. Neprečíta obsah súboru protokol-skody-4821.pdf; ak o chybe hovorí výlučne dokument, hodnotenie ju nemusí zachytiť. Pri neistote podmienka odpovedá „nie“.
Úryvok obsahu e-mailu odovzdaný na hodnotenie smeruje k poskytovateľovi AI, ktorého kľúč vaša firma používa. Pred zapnutím pravidla si overte, čo sa dostáva k poskytovateľovi AI. Ak má hodnotenie zohľadňovať firemnú poznámku s pravidlami reklamácií, môžete ju pripojiť ako znalosť. Vyberte malý zdroj: limit materiálu je približne 12-tisíc znakov a zdroje, ktoré sa nezmestia, sa úplne vynechajú.
Úloha má zodpovednú osobu a termín, ale z e-mailu ich nevyčíta
Recept nevyberá zodpovednú osobu ani nečíta termín z obsahu e-mailu. V sekcii VYKONAŤ nastavte akciu „Vytvoriť úlohu“: zvoľte Pracovný priestor Predaj, Kasiu Wójcikovú a termín +1 deň. V predmete môžete použiť {{mail.temat}} a v popise {{mail.tresc}} a {{mail.nadawca}}, aby tím mal obsah zgłoszenia bez otvárania Olinej schránky.
Pre e-mail od Delta Meble tak vznikne úloha týkajúca sa poškodenej dosky stola. Recept ju prepojí s vláknom pošty. V hlavičke úlohy sa zobrazí plaketa s predmetom e-mailu. V menu korešpondencie nájdete skratku na prepojenú úlohu. Plaketa je cestou k vláknu pre osobu s prístupom do schránky, nie spôsobom sprístupnenia správy všetkým v Pracovnom priestore.
Môžete pridať ďalšiu akciu „Uložiť prílohy do priečinka“, aby sa protokol dostal do Súborov. Ak chcete tiež posielať potvrdenie o prijatí, slúži na to „Odoslať e-mail z vašej schránky“: odpoveď odosielateľovi ide z adresy autora receptu a smeruje do toho istého vlákna. Najprv si však overte jej obsah v teste. Automatické potvrdenie by nemalo klientovi sľubovať termín vybavenia, ktorý vaša firma nestanovila.
Recept nevyberie Kasiu na základe popisu poruchy. Vyberáte ju v akcii. Nevyčíta ani termín požadovaný klientom: +1 deň znamená termín počítaný od prijatia e-mailu, nie „nasledujúci pracovný deň“. Ak správa príde v piatok, overte, či takýto termín zodpovedá spôsobu práce firmy. Rôzne osoby alebo postupy spracovania oddelíte do samostatných receptov s inými podmienkami odosielateľa alebo predmetu.
„Testovať“ umožňuje odhaliť chybu ešte pred prvým odoslaním
Tlačidlo „Testovať“ zoberie posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču a ukáže, ktoré by prešli podmienkami a aké správy by vznikli, s dosadenými premennými. Nič nevykonáva ani neodosiela, takže ho použite pred uložením zapnutého receptu. Po kliknutí na „Uložiť“ zapnuté pravidlo funguje okamžite.
V teste hľadajte dve chyby. Prejde e-mail „Poškodená doska stola“ cez filter predmetu? Neprejde bežná otázka na ponuku cez podmienku AI? Ak vás odpoveď prekvapí, upravte podmienky a test zopakujte, skôr než umožníte automatické odpovede klientom.
Po spustení kliknite na „História“. Počas 30 dní uvidíte vykonané priebehy so zoznamom krokov, vynechané s podmienkou, ktorá ich zastavila, a chyby s hlásením. Ak sa 48 hodín nič nevykoná, recept zobrazí informáciu o poslednom priebehu a zamietnutých udalostiach. Po viac než týždni, pri aspoň 10 udalostiach a ani jednom vykonaní, dostanete upozornenie.
Sú tu aj poistky: prekročenie limitu spustení za hodinu recept pozastaví a tri chyby po sebe spôsobia automatickú pauzu s upozornením a e-mailom. Denný limit požiadaviek AI z automatizácií nastavuje administrátor v Nastavenia → AI; predvolene je 200, a 0 limit vypína. Po jeho vyčerpaní sa recepty s AI do polnoci vynechávajú, so záznamom v Histórii. Viac o kontrole pravidiel nájdete v materiáloch o Automatizáciách.
Pred začiatkom potrebujete variant Pro, schránku a kľúč AI
Na opísaný recept potrebujete variant Pro, pripojenú schránku a nakonfigurované AI. Pošta a Automatizácie patria do Pro; samotná podmienka „AI vyhodnotí“ vyžaduje vlastný kľúč u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Za použitie modelu platíte priamo poskytovateľovi, bez marže Task Managera.
Schránku pridáte cez Nastavenia → Pošta → Pridať schránku. Zadáte adresu a heslo, údaje serverov IMAP/SMTP, teda protokolov na príjem a odosielanie pošty, a nastavenia schránky. Gmail a Outlook vyžadujú heslo aplikácie namiesto bežného hesla k účtu. Nakoniec použite „Testovať pripojenie“, ktoré samostatne overí príjem aj odosielanie.
Licencia Task Managera je trvalá: platíte jednorazovo za počet staníc a cena zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií. Neskoršie obnovenie je voliteľné. Variant Pro stojí 1 990 zł v pláne Starter do 8 osôb, 3 990 zł v Classic do 20 osôb a 5 990 zł v Max do 35 osôb.
Zajtra otvorte šablónu „Reklamácia → naliehavá úloha (AI)“, zvoľte Pracovný priestor a overte zodpovednú osobu. Potom kliknite na „Testovať“ a porovnajte výsledky s poslednými zgłoszeniami, skôr než uložíte zapnutý recept. Chcete si najprv pozrieť program? Otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Priradí e-mail na úlohu reklamáciu automaticky správnej osobe?
Nie, zodpovednú osobu určujete v akcii „Vytvoriť úlohu“. Ak majú zgłoszenia smerovať k rôznym osobám, pripravte si samostatné recepty s rôznymi podmienkami odosielateľa alebo predmetu.
Prečíta AI protokol o škode priložený ako PDF?
Nie, podmienka „AI vyhodnotí“ vidí názvy príloh, ale nenahliada do ich obsahu. Samotný súbor môžete uložiť do Súborov akciou „Uložiť prílohy do priečinka“.
Uvidí celý tím korešpondenciu po prepojení e-mailu s úlohou?
Nie, prepojenie neposkytuje tímu prístup k vláknu pošty; otvoria ho len osoby, ktoré majú túto schránku pripojenú u seba. Ak však predmet alebo text e-mailu vložíte do úlohy, účastníci úlohy uvidia informácie tam umiestnené. Prílohy môžete uložiť do Súborov.
Čo robiť, keď pravidlo zachytáva priveľa e-mailov alebo preskakuje reklamácie?
Kliknite na „História“, aby ste videli vykonané a preskočené udalosti aj podmienku, ktorá každé preskočenie zastavila. Pred uložením zmien použite „Testovať“ na posledných udalostiach zodpovedajúcich spúšťaču.
Potrebujem AI na automatické vytváranie úloh z e-mailov?
Nie, úlohu z e-mailu môžete vytvoriť aj pri textových podmienkach, bez hodnotenia AI. Podmienka „AI vyhodnotí“ a šablóna označená „(AI)“ vyžadujú nakonfigurované AI; Pošta a Automatizácie vyžadujú variant Pro.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
