Perjantai, klo 16.20. Huonekaluyrityksen osoitteeseen biuro@ saapuu sähköposti Delta Meblelta: tilauksen 4821 pöytälevy on haljennut, liitteenä vahinkopöytäkirja. Kolmella henkilöllä on pääsy osoitteeseen, ja jokainen voi olettaa, että joku muu hoitaa asian. Näytän, miten Task Managerissa muutetaan tällainen sähköposti tehtäväksi: automaatiosääntö tunnistaa ilmoituksen ja luo tehtävän valitulle henkilölle.
Sähköposti tehtäväksi: miksi reklamaatio tarvitsee oman paikkansa?
Sähköposti muutetaan tehtäväksi siksi, että asia saa vastuuhenkilön ja määräajan. Niin kauan kuin reklamaatio on olemassa vain postilaatikossa, jonkun pitää muistaa kirjata se ylös ja viedä eteenpäin.
Ola, Kasia ja Marek käyvät perjantaina katsomassa yrityksen osoitetta. Pelkästään se, että kaikki voivat lukea viestin, ei ratkaise, kuka vastaa asiakkaalle. Jos tunnistat tämän ongelman, katso myös miten järjestää sähköpostit tiimin yhteisessä osoitteessa.
Task Managerissa jokainen liittää yhteisen osoitteen omaan tiliinsä. Sähköposti-moduuli käsittelee liitettyä postilaatikkoa yksityisenä: muiden postia ei näe edes pääkäyttäjä. Tehtävä Työtilassa Myynti antaa tiimille paikan käsitellä asiaa, mutta ei muuta yksityistä kirjeenvaihtoa julkiseksi.
Kolme automaatiosäännön osaa riittää aloittamiseen
Task Managerin automaatiosääntö koostuu osista KUN, JOS ja TEE: tapahtumasta, ehdoista ja toiminnoista. Tässä tapauksessa tapahtuma on uusi sähköposti, ehto on ilmoituksen arviointi ja toiminto on tehtävän luominen. Erillisiä palveluita ei tarvitse yhdistää.
Avaa Automaatiot näkymäkuvakkeesta eli yläpalkin neliöistä. Listan yläpuolella oleva +-painike antaa aloittaa tyhjästä automaatiosäännöstä tai valita valmiin mallin. Kategoriasta "Asiakaspalvelu" löydät "Reklamaatio → kiireellinen tehtävä (AI)": AI tunnistaa valituksen tai ongelmailmoituksen, minkä jälkeen syntyy tehtävä korkealla prioriteetilla ja ilmoitus. Ennen tallennusta valitse Työtila.
Valmis malli avautuu tallentamattomana luonnoksena. Voit siis tarkastaa ja muokata sitä ennen kuin se alkaa toimia. Se näkyy vain, jos sinulla on AI määritetty ja pääsy Sähköpostiin. Muut ominaisuudet löydät sivulta Automaatiot Task Managerissa.
Voit myös kuvailla säännön AI-avustajalle sen sijaan, että rakentaisit sen itse. Ola voi kirjoittaa: "Kun yrityksen postilaatikkoon saapuu reklamaatio, valmistele tehtävä Myynnissä Kasia Wójcikille korkealla prioriteetilla ja määräajalla yksi päivä". AI-avustaja laatii valmiin luonnoksen, ja vastauksen alla näkyy kortti "Siirry Automaatioihin". Luonnos on tallentamaton ja pois käytöstä - ennen kuin klikkaat Tallenna, automaatiosääntö ei toimi. Tarkista tulos, erityisesti valittu henkilö ja määräaika, ja päätä tallennuksesta vasta sen jälkeen.
Mitkä sähköpostit päätyvät Historiaan?
Laukaisimen suodattama sähköposti ei päädy Historiaan; laukaisimen läpäisevä, mutta JOS-osan ehdon hylkäämä sähköposti näkyy siellä yhdessä syyn kanssa. Laukaisin "Uusi sähköposti postilaatikossa" reagoi vastaanotettuihin viesteihin; kopiot omista lähetyksistäsi eivät käynnistä sitä. Laukaisimessa voit lisäksi määrittää postilaatikon ja lähettäjän - molemmat kentät voi jättää tyhjäksi, jolloin automaatiosääntö tarkkailee sähköposteja mistä tahansa postilaatikosta ja keneltä tahansa.
Jos Olalla on useita liitettyjä postilaatikoita, hänen kannattaa valita yrityksen osoite jo laukaisimessa. Näin reklamaatioita tarkistaessaan hän ei joudu selaamaan muun kirjeenvaihdon tapahtumia.
Jätä lähettäjäsuodatin tyhjäksi, jos valituksia voi tulla eri asiakkailta. Jos asetat sen vain Delta Meblen osoitteeseen, muiden yritysten viestit eivät edes pääse AI-ehtoon asti. Tämä on hyvä asetus yhtä asiakasta palvelevalle automaatiosäännölle, mutta ei koko biuro@-postilaatikolle.
AI-ehto tarkistaa sähköpostin sisällön, mutta ei avaa PDF-tiedostoa
Ehto "AI arvioi (oma ehto)" näkee liitteiden nimet, mutta ei niiden sisältöä. JOS-osiossa voit yhdistää sen tekstiehtoihin. Ehdot yhdistyvät "ja"-sanalla, ja AI lasketaan viimeisenä, yksinkertaisempien tarkistusten jälkeen. Näin et kysy mallilta jokaista sähköpostia, jonka ilmeinen suodatin on jo hylännyt.
Kasia voi kirjoittaa kenttään ”Sähköpostin aihe sisältää” ilmaukset reklamac, vauriot, palaut, viallinen. Pilkut tarkoittavat tässä ”mikä tahansa näistä sanoista”. Kirjoita sanavartalo: reklamac löytää eri taivutusmuodot, kun taas täydellinen reklamaatio ei löydä sanaa ”reklamaatiota”. Tällaisella suodattimella on kuitenkin hintansa. Jos asiakas otsikoi ilmoituksensa ”Ongelma tason kanssa”, se ei etene AI-arviointiin. Testaa todellisia aiheita omasta postilaatikostasi tai luovu aihesuodattimesta ja anna AI:n arvioida useampi viesti.
Itse ehto kannattaa kuvata tavallisena lauseena: ”Onko tämä viesti reklamaatio tai tuotevian ilmoitus, eikä tarjouspyyntö, uutiskirje tai lasku?”. Malli saa käyttöönsä lähettäjän, aiheen, kirjoittajan, sisällön otteen ja liitetiedostojen nimet. Se ei lue tiedoston vahinkoprotokolla-4821.pdf sisältöä; jos viasta kerrotaan vain liitteessä, arviointi ei välttämättä huomaa sitä. Epävarmassa tilanteessa ehto vastaa ”ei”.
Arviointiin lähetettävä sähköpostin sisältöote siirtyy AI-palveluntarjoajalle, jonka avainta yrityksesi käyttää. Tarkista ennen säännön käyttöönottoa, mitä tietoa päätyy AI-palveluntarjoajalle. Jos haluat arvioinnin huomioivan yrityksen omat reklamaatio-ohjeet, voit liittää ne tietolähteeksi. Valitse pieni lähde: materiaalin enimmäiskoko on noin 12 000 merkkiä, ja liian suuret lähteet jätetään kokonaan huomiotta.
Tehtävällä on vastuuhenkilö ja määräaika, mutta sääntö ei lue niitä sähköpostista
Automaatiosääntö ei valitse vastuuhenkilöä eikä lue määräaikaa sähköpostin sisällöstä. Aseta VALITSE-osiossa toiminnoksi ”Luo tehtävä”: valitse Työtila Myynti, Kasia Wójcik ja määräaika +1 päivä. Aiheessa voit käyttää muuttujaa {{mail.temat}} ja kuvauksessa {{mail.tresc}} sekä {{mail.nadawca}}, jotta tiimi näkee ilmoituksen sisällön avaamatta Olan postilaatikkoa.
Delta Meble -yrityksen sähköpostista syntyy tällöin tehtävä, joka koskee vaurioitunutta tasoa. Automaatiosääntö yhdistää sen sähköpostin viestiketjuun. Tehtävän otsikossa näkyy sähköpostin aiheen sisältävä merkki. Kirjeenvaihtovalikosta löydät pikalinkin liittyvään tehtävään. Merkki on reitti viestiketjuun henkilölle, jolla on pääsy postilaatikkoon - ei tapa jakaa viestiä koko Työtilalle.
Voit lisätä toisen toiminnon ”Tallenna liitteet kansioon”, jotta protokolla päätyy Tiedostoihin. Jos haluat lähettää myös vastaanottokuittauksen, siihen on toiminto ”Lähetä sähköposti omasta postilaatikostasi”: vastaus lähettäjälle lähtee automaatiosäännön tekijän osoitteesta ja päätyy samaan viestiketjuun. Tarkista kuitenkin ensin sen sisältö testillä. Automaattinen kuittaus ei saisi luvata asiakkaalle käsittelyaikaa, josta yrityksesi ei ole sopinut.
Automaatiosääntö ei valitse Kasiaa vian kuvauksen perusteella. Valitset hänet itse toiminnossa. Se ei myöskään lue asiakkaan pyytämää määräaikaa: +1 päivä tarkoittaa määräaikaa, joka lasketaan sähköpostin saapumisesta, ei ”seuraavaa arkipäivää”. Jos viesti saapuu perjantaina, tarkista, sopiiko tällainen määräaika yrityksesi työtapoihin. Eri henkilöt tai käsittelypolut kannattaa erottaa omiksi automaatiosäännöiksi eri lähettäjä- tai aihe-ehdoilla.
”Testaa” näyttää virheen ennen ensimmäistä lähetystä
Painike ”Testaa” ottaa laukaisijaan sopivat viimeisimmät tapahtumat ja näyttää, mitkä läpäisisivät ehdot ja millaisia viestejä lähtisi, muuttujat valmiiksi täytettyinä. Se ei suorita eikä lähetä mitään, joten käytä sitä ennen käytössä olevan automaatiosäännön tallentamista. Kun klikkaat ”Tallenna”, käytössä oleva sääntö toimii heti.
Testissä kannattaa etsiä kahta virhetyyppiä. Läpäiseekö viesti ”Vaurioitunut taso” aihesuodattimen? Jääkö tavallinen tarjouskysely AI-ehdon ulkopuolelle? Jos vastaus yllättää sinut, korjaa ehtoja ja toista testi, ennen kuin päästät automaattiset vastaukset asiakkaille.
Käynnistyksen jälkeen klikkaa ”Historia”. Näet 30 päivän ajan toteutuneet suoritukset vaiheluetteloineen, ohitetut tapaukset pysäyttäneen ehdon kanssa sekä virheet virheilmoituksineen. Jos suorituksia ei tapahdu 48 tunnin aikana, automaatiosääntö näyttää tiedon viimeisimmästä suorituksesta ja hylätyistä tapahtumista. Jos yli viikon aikana on vähintään 10 tapahtumaa eikä yhtäkään suoritusta, saat ilmoituksen.
Mukana on myös varmistuksia: tuntikohtaisen suoritusrajan ylittyminen keskeyttää automaatiosäännön, ja kolme peräkkäistä virhettä aiheuttaa automaattisen tauon, josta tulee ilmoitus ja sähköposti. Automaatioiden AI-kyselyjen päivittäisen rajan asettaa pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → AI; oletusarvo on 200, ja 0 poistaa rajan käytöstä. Rajan täytyttyä AI:ta käyttävät automaatiosäännöt ohitetaan keskiyöhön asti, ja tästä jää merkintä Historiaan. Lisää säännön hallinnasta löydät Automaatiot-materiaaleista.
Ennen aloitusta tarvitset Pro-version, postilaatikon ja AI-avaimen
Kuvatun automaatiosäännön käyttöön tarvitset Pro-version, liitetyn postilaatikon ja määritetyn AI:n. Sähköposti ja Automaatiot kuuluvat Pro-versioon; pelkkä ehto ”AI arvioi” vaatii oman avaimen OpenAI:lta, Google Geminiltä, Anthropic Claudelta tai xAI Grokilta. Mallin käytöstä maksat suoraan palveluntarjoajalle, ilman Task Managerin katetta.
Postilaatikon lisäät kohdasta Asetukset → Sähköposti → Lisää postilaatikko. Annat osoitteen ja salasanan, IMAP/SMTP-palvelimien tiedot eli sähköpostin vastaanotto- ja lähetysprotokollien asetukset, sekä postilaatikon muut asetukset. Gmail ja Outlook vaativat tavallisen salasanan sijaan sovelluskohtaisen salasanan. Käytä lopuksi ”Testaa yhteys” -toimintoa, joka tarkistaa erikseen vastaanoton ja lähetyksen.
Task Managerin lisenssi on pysyvä: maksat kertaluonteisesti käyttäjäpaikkojen määrästä, ja hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitysoikeus. Myöhempi uusiminen on valinnaista. Pro-versio maksaa 1 990 zł Starter-paketissa enintään 8 henkilölle, 3 990 zł Classic-paketissa enintään 20 henkilölle ja 5 990 zł Max-paketissa enintään 35 henkilölle.
Avaa huomenna valmis pohja ”Reklamaatio → kiireellinen tehtävä (AI)”, valitse Työtila ja tarkista vastuuhenkilö. Klikkaa sitten ”Testaa” ja vertaa tuloksia viimeisimpiin ilmoituksiin, ennen kuin tallennat käytössä olevan automaatiosäännön. Haluatko ensin tutustua ohjelmaan? Avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Osaako sähköposti tehtäväksi -toiminto itse kohdistaa reklamaation oikealle henkilölle?
Ei, vastuuhenkilön määrität itse toiminnossa "Luo tehtävä". Jos ilmoitusten pitää mennä eri henkilöille, tee erilliset automaatiosäännöt eri lähettäjä- tai aihe-ehdoilla.
Lukeeko AI vahinkopöytäkirjan, joka on liitetty PDF-tiedostona?
Ei, ehto "AI arvioi" näkee liitteiden nimet, mutta ei niiden sisältöä. Itse tiedoston voit tallentaa Tiedostoihin toiminnolla "Tallenna liitteet kansioon".
Näkeekö koko tiimi kirjeenvaihdon, kun sähköposti on yhdistetty tehtävään?
Ei, yhdistäminen ei anna tiimille pääsyä sähköpostiketjuun; sen avaavat vain henkilöt, joilla kyseinen postilaatikko on liitetty omaan tiliinsä. Jos kuitenkin liität aiheen tai viestin sisällön tehtävään, tehtävän osallistujat näkevät sinne lisätyt tiedot. Liitteet voit tallentaa Tiedostoihin.
Mitä tehdä, kun sääntö kerää liikaa sähköposteja tai ohittaa reklamaatioita?
Klikkaa "Historia" nähdäksesi suoritetut ja ohitetut tapahtumat sekä ehdon, joka pysäytti kunkin ohituksen. Ennen muutosten tallentamista käytä "Testaa" viimeisimpiin laukaisimeen sopiviin tapahtumiin.
Tarvitsenko AI:ta tehtävien automaattiseen luomiseen sähköposteista?
Ei, tehtävän sähköpostista voi luoda myös tekstiehdoilla, ilman AI-arviointia. Ehto "AI arvioi" ja (AI)-merkinnällä varustettu valmis sääntö vaativat määritetyn AI:n; Sähköposti ja Automaatiot vaativat Pro-version.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
