Sexta-feira, 16h20. No biuro@ de uma empresa de mobiliário chega um e-mail da Delta Meble: um tampo partido da encomenda 4821, com um relatório de danos em anexo. Três pessoas têm acesso ao endereço e cada uma pode presumir que outra pessoa trata do assunto. Vou mostrar-lhe como transformar esse e-mail numa tarefa no Task Manager: a receita reconhece o pedido e cria uma tarefa para a pessoa indicada.
E-mail em tarefa: por que razão a reclamação precisa de um espaço próprio?
Transforma-se um e-mail em tarefa para que o assunto tenha uma pessoa responsável e um prazo. Enquanto a reclamação existir apenas na caixa de correio, alguém tem de se lembrar de a transcrever e de a encaminhar.
A Ola, a Kasia e o Marek consultam o endereço da empresa à sexta-feira. O simples facto de todos poderem ler a mensagem não determina quem responde ao cliente. Se conhece este problema, veja também como organizar os e-mails numa caixa partilhada.
No Task Manager, cada pessoa liga o endereço partilhado na sua própria conta. O módulo Correio trata a caixa de correio ligada como privada: nem o administrador vê o correio de outra pessoa. A tarefa no Workspace Vendas dá à equipa um espaço de trabalho sobre o assunto, mas não transforma a correspondência privada em pública.
Três partes da receita são suficientes para começar
Uma receita no Task Manager é composta por QUANDO, SE e EXECUTAR: evento, condições e ações. Neste caso, o evento é um novo e-mail, a condição é a avaliação do pedido e a ação é a criação da tarefa. Não precisa de ligar serviços separados.
Abra Automatizações através do ícone de vistas, ou seja, os quadrados na barra superior. O botão + acima da lista permite começar a partir de uma receita vazia ou escolher um modelo pronto. Na categoria "Apoio ao cliente" encontra "Reclamação → tarefa urgente (IA)": a IA reconhece uma queixa ou um relato de problema, após o que é criada uma tarefa com prioridade alta e uma notificação. Antes de guardar, indique o Workspace.
O modelo pronto abre-se como rascunho não guardado. Pode, portanto, revê-lo e ajustá-lo antes de começar a funcionar. Só aparece se tiver a IA configurada e acesso ao Correio. Encontra a descrição das restantes possibilidades na página Automatizações no Task Manager.
Também pode descrever a regra ao Assistente de IA em vez de a montar sozinho. A Ola pode escrever: "Quando chegar uma reclamação à caixa de correio da empresa, prepara uma tarefa em Vendas para a Kasia Wójcik com prioridade alta e prazo de um dia". O Assistente de IA monta um rascunho pronto, e abaixo da resposta aparece um cartão "Ir para Automatizações". O rascunho está por guardar e desativado - enquanto não clicar em Guardar, a receita não funciona. Verifique o resultado, sobretudo a pessoa indicada e o prazo, e só depois decida se o guarda.
Que e-mails vão parar ao Histórico?
Um e-mail rejeitado pelo filtro no gatilho não vai parar ao Histórico; um e-mail que passe pelo gatilho, mas seja rejeitado pela condição em SE, aparecerá lá juntamente com o motivo. O gatilho "Novo e-mail na caixa de correio" reage a mensagens recebidas; as cópias dos seus próprios envios não o acionam. No gatilho pode ainda indicar a caixa de correio e o remetente - ambos os campos podem ficar em branco, e nesse caso a receita observa e-mails de qualquer caixa e de qualquer remetente.
Se a Ola tiver várias caixas de correio ligadas, deve indicar a da empresa já no gatilho. Assim, ao verificar as reclamações, não terá de vasculhar os eventos do resto da correspondência.
Deixe o filtro de remetente em branco se as queixas puderem chegar de clientes diferentes. Se o definir apenas para o endereço da Delta Meble, outras empresas nem sequer chegarão à condição de IA. É uma boa configuração para uma receita que trata de um único cliente, mas não para toda a caixa biuro@.
A condição de IA verifica o sentido do e-mail, mas não abre o PDF
A condição "IA avalia (condição própria)" vê os nomes dos anexos, mas não o seu conteúdo. Na secção SE pode combiná-la com condições de texto. As condições combinam-se através de "e", e a IA entra em jogo no final, depois das verificações mais simples. Assim, não consulta o modelo sobre todos os e-mails que um filtro óbvio já tenha rejeitado antes.
A Kasia pode inserir em "O assunto do e-mail contém" as expressões reclamac, danific, devoluc, defeit. As vírgulas significam aqui "qualquer uma destas palavras". Introduza a raiz: reclamac vai encontrar várias variações, enquanto a forma completa reclamacao não encontrará a palavra "reclamação". Esse filtro tem, no entanto, um preço. Se o cliente intitular o pedido "Problema com o tampo", este não passará para a avaliação da IA. Teste assuntos reais da sua própria caixa de correio ou prescinda do filtro de assunto e deixe a IA avaliar mais mensagens.
Descreva a própria condição numa frase normal: "Esta mensagem é uma reclamação ou um relato de um defeito do produto, e não um pedido de orçamento, uma newsletter ou uma fatura?". O modelo recebe o remetente, o assunto, o autor, um excerto do conteúdo e os nomes dos anexos. Não lê o interior de protocolo-danos-4821.pdf; se o defeito for mencionado apenas no documento, a avaliação pode não o detetar. Em caso de incerteza, a condição responde "não".
O excerto do conteúdo do e-mail enviado para avaliação chega ao fornecedor de IA cuja chave a sua empresa utiliza. Antes de ativar a regra, verifique o que chega ao fornecedor de IA. Se a avaliação deve ter em conta uma nota interna da empresa com as regras de reclamações, pode anexá-la como conhecimento. Escolha uma fonte pequena: o limite de material é de cerca de 12 mil caracteres, e as fontes que não cabem são ignoradas na totalidade.
A tarefa tem um responsável e um prazo, mas não os vai ler a partir do e-mail
A receita não atribui o responsável nem lê o prazo a partir do conteúdo do e-mail. Na secção EXECUTAR defina a ação “Criar tarefa”: indique o Workspace Vendas, a Kasia Wójcik e o prazo +1 dia. No assunto pode usar {{mail.temat}}, e na descrição {{mail.tresc}} e {{mail.nadawca}}, para que a equipa tenha o conteúdo do pedido sem precisar de abrir a caixa de correio da Ola.
Para um e-mail da Delta Meble é então criada uma tarefa relativa a um tampo danificado. A receita associa-a ao tópico de correio. No cabeçalho da tarefa aparece uma etiqueta com o assunto do e-mail. No menu da correspondência encontra um atalho para a tarefa associada. A etiqueta é o caminho para o tópico para quem tem acesso à caixa de correio, não uma forma de partilhar a mensagem com todos no Workspace.
Pode adicionar outra ação "Guardar anexos numa pasta", para que o protocolo seja enviado para Ficheiros. Se também quiser enviar uma confirmação de receção, existe para isso a ação "Enviar e-mail a partir da sua caixa de correio": a resposta ao remetente sai do endereço do autor da receita e segue para o mesmo tópico. Primeiro, porém, verifique o seu conteúdo num teste. A confirmação automática não deve prometer ao cliente um prazo de análise que a sua empresa não tenha estabelecido.
A receita não escolherá a Kasia com base na descrição da avaria. É você quem a seleciona na ação. Também não lê o prazo exigido pelo cliente: +1 dia significa um prazo contado a partir da chegada do e-mail, não "o dia útil seguinte". Se a mensagem chegar numa sexta-feira, verifique se esse prazo se adequa à forma de trabalhar da empresa. Diferentes pessoas ou vias de atendimento devem ser separadas em receitas distintas, com outras condições de remetente ou assunto.
"Testar" permite ver um erro antes do primeiro envio
O botão "Testar" pega nos eventos recentes que correspondem ao gatilho e mostra quais passariam pelas condições e que mensagens sairiam, com as variáveis substituídas. Não executa nem envia nada, por isso use-o antes de guardar a receita ativada. Depois de clicar em "Guardar", a regra ativada funciona de imediato.
No teste, procure dois tipos de erro. O e-mail "Tampo danificado" passa pelo filtro de assunto? Uma simples pergunta sobre um orçamento não passa pela condição de IA? Se a resposta o surpreender, corrija as condições e repita o teste antes de permitir respostas automáticas aos clientes.
Depois de ativado, clique em "Histórico". Durante 30 dias verá as execuções realizadas com a lista de passos, as ignoradas com a condição que as travou, e os erros com a respetiva mensagem. Se não houver execução durante 48 horas, a receita mostrará informação sobre a última execução e os eventos rejeitados. Após mais de uma semana, com pelo menos 10 eventos e nenhuma execução, receberá uma notificação.
Existem também mecanismos de segurança: ultrapassar o limite de execuções por hora suspende a receita, e três erros seguidos causam uma pausa automática com notificação e e-mail. O limite diário de pedidos de IA das automatizações é definido pelo administrador em Definições → IA; por defeito é 200, e 0 desativa o limite. Depois de esgotado, as receitas com IA são ignoradas até à meia-noite, com um registo no Histórico. Mais sobre o controlo das regras encontra em materiais sobre Automatizações.
Antes de começar, precisa da variante Pro, de uma caixa de correio e de uma chave de IA
Para a receita descrita, precisa da variante Pro, de uma caixa de correio ligada e de uma IA configurada. O Correio e as Automatizações pertencem ao Pro; apenas a condição "IA avalia" requer uma chave própria junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Paga pela utilização do modelo diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager.
Adiciona uma caixa de correio em Definições → Correio → Adicionar caixa de correio. Indica o endereço e a palavra-passe, os dados dos servidores IMAP/SMTP, ou seja, dos protocolos de receção e envio de correio, e as definições da caixa de correio. O Gmail e o Outlook exigem uma palavra-passe de aplicação em vez da palavra-passe normal da conta. No final, use "Testar ligação", que verifica separadamente a receção e o envio.
A licença do Task Manager é perpétua: paga-se uma única vez pelo número de postos, e o preço inclui 12 meses de atualizações. A renovação posterior é opcional. A variante Pro custa 1 990 zł no plano Starter até 8 pessoas, 3 990 zł no Classic até 20 pessoas e 5 990 zł no Max até 35 pessoas.
Amanhã abra o modelo pronto "Reclamação → tarefa urgente (IA)", indique o Workspace e verifique a pessoa responsável. Depois clique em "Testar" e compare os resultados com os pedidos mais recentes, antes de guardar a receita ativada. Quer ver primeiro o programa? Abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
O e-mail em tarefa atribui automaticamente a reclamação à pessoa certa?
Não, a pessoa responsável é indicada na ação "Criar tarefa". Se os pedidos devem ser enviados a pessoas diferentes, prepare receitas separadas com condições diferentes de remetente ou assunto.
A IA vai ler o relatório de danos anexado em PDF?
Não, a condição "IA avalia" vê os nomes dos anexos, mas não acede ao seu conteúdo. Pode guardar o próprio ficheiro em Ficheiros através da ação "Guardar anexos numa pasta".
Depois de associar o e-mail a uma tarefa, toda a equipa vai ver a correspondência?
Não, a associação não dá à equipa acesso ao tópico de correio; só o abrirão as pessoas que tenham essa caixa de correio ligada na sua conta. No entanto, se colar o assunto ou o conteúdo do e-mail na tarefa, os participantes da tarefa verão as informações aí colocadas. Os anexos podem ser guardados em Ficheiros.
O que fazer quando a regra apanha demasiados e-mails ou ignora reclamações?
Clique em "Histórico" para ver os eventos executados e ignorados, bem como a condição que travou cada ocorrência ignorada. Antes de guardar as alterações, utilize "Testar" nos últimos eventos que correspondam ao gatilho.
Preciso de IA para criar tarefas automaticamente a partir de e-mails?
Não, pode criar uma tarefa a partir de um e-mail também com condições de texto, sem avaliação por IA. A condição "IA avalia" e o modelo pronto assinalado com "(IA)" exigem a IA configurada; o Correio e as Automatizações exigem o plano Pro.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
