Venerdì, ore 16:20. Su biuro@ di un'azienda di mobili arriva un'email da Delta Meble: piano del tavolo rotto dall'ordine 4821, in allegato il verbale del danno. Tre persone hanno accesso all'indirizzo e ognuna può pensare che la questione se ne occuperà qualcun altro. Ti mostro come trasformare in Task Manager questa email in un'attività: la regola riconoscerà la segnalazione e creerà un'attività per la persona indicata.
Email in attività: perché il reclamo ha bisogno di un posto a sé?
Trasformi l'email in attività affinché la pratica abbia una persona responsabile e una scadenza. Finché il reclamo esiste solo nella casella, qualcuno deve ricordarsi di riscriverlo e inoltrarlo.
Ola, Kasia e Marek il venerdì controllano l'indirizzo aziendale. Il solo fatto che tutti possano leggere il messaggio non stabilisce chi risponderà al cliente. Se conosci questo problema, guarda anche come organizzare le email su un indirizzo condiviso.
In Task Manager ognuno collega l'indirizzo condiviso presso di sé. Il modulo Posta tratta la casella collegata come privata: la posta altrui non la vede nemmeno l'amministratore. L'attività nello Spazio di lavoro Vendite offre al team un posto dove lavorare sulla pratica, ma non trasforma la corrispondenza privata in pubblica.
Tre parti della regola bastano per iniziare
La regola in Task Manager è composta da QUANDO, SE e ESEGUI: evento, condizioni e azione. In questo caso l'evento è una nuova email, la condizione è la valutazione della segnalazione, e l'azione è la creazione dell'attività. Non devi collegare servizi separati.
Apri Automazioni con l'icona delle viste, ovvero i quadrati nella barra superiore. Il pulsante + sopra l'elenco ti permette di iniziare da una regola vuota oppure scegliere un modello pronto. Nella categoria "Assistenza clienti" trovi "Reclamo → attività urgente (AI)": l'AI riconosce un reclamo o la segnalazione di un problema, dopodiché nasce un'attività con priorità alta e una notifica. Prima di salvare indica lo Spazio di lavoro.
Il modello pronto si apre come bozza non salvata. Puoi quindi esaminarlo e adattarlo prima che inizi a funzionare. È visibile solo se hai l'AI configurata e l'accesso a Posta. La descrizione delle altre possibilità la trovi nella pagina Automazioni in Task Manager.
Puoi anche descrivere la regola all'Assistente AI invece di comporla da solo. Ola può scrivere: "Quando arriva un reclamo sulla casella aziendale, prepara un'attività in Vendite per Kasia Wójcik con priorità alta e scadenza tra un giorno". L'Assistente AI comporrà una bozza pronta, e sotto la risposta comparirà la scheda "Vai ad Automazioni". La bozza non è salvata ed è disattivata - finché non clicchi Salva, la regola non funziona. Controlla il risultato, in particolare la persona indicata e la scadenza, e solo dopo decidi se salvare.
Quali email finiranno nella Cronologia?
Un'email respinta dal filtro al trigger non finirà nella Cronologia; un'email fatta passare dal trigger, ma respinta dalla condizione in SE, vi comparirà insieme al motivo. Il trigger "Nuova email nella casella" reagisce ai messaggi ricevuti; le copie dei tuoi invii non lo attivano. Al trigger puoi inoltre indicare la casella e il mittente - entrambi i campi si possono lasciare vuoti, e allora la regola osserva le email da qualsiasi casella e da chiunque.
Se Ola ha più caselle collegate, che indichi quella aziendale già al trigger. Così, verificando i reclami, non dovrà scorrere tra gli eventi del resto della corrispondenza.
Lascia vuoto il filtro del mittente se i reclami possono arrivare da clienti diversi. Se lo imposti solo sull'indirizzo di Delta Meble, altre aziende non passeranno nemmeno alla condizione AI. È un'impostazione adatta a una regola per un singolo cliente, ma non per l'intera casella biuro@.
La condizione AI valuta il senso dell'email, ma non apre il PDF
La condizione "L'AI valuterà (condizione personalizzata)" vede i nomi degli allegati, ma non il loro contenuto. Nella sezione SE puoi combinarla con condizioni testuali. Le condizioni si collegano con "e", e l'AI conta per ultima, dopo i controlli più semplici. Così non interroghi il modello per ogni email già respinta prima da un filtro evidente.
Kasia può inserire in "L'oggetto dell'email contiene" i termini reclam, danneggia, reso, difett. Qui le virgole significano "una qualsiasi di queste parole". Inserisci la radice: reclam troverà varie forme, mentre il termine completo reclamo non troverà la parola "reclami". Un filtro del genere ha però un prezzo. Se il cliente intitola la segnalazione "Problema con il piano", non passerà alla valutazione dell'AI. Prova con oggetti reali tratti dalla tua casella oppure rinuncia al filtro sull'oggetto e lascia che l'AI valuti più messaggi.
Descrivi la condizione stessa con una frase normale: "Questa è un reclamo o una segnalazione di difetto del prodotto, e non una richiesta di preventivo, una newsletter o una fattura?". Il modello riceve mittente, oggetto, autore, un estratto del contenuto e i nomi degli allegati. Non leggerà il contenuto di protocollo-danno-4821.pdf; se del difetto parla solo il documento, la valutazione potrebbe non coglierlo. In caso di incertezza, la condizione risponde "no".
Il frammento del contenuto dell'email passato alla valutazione arriva al fornitore AI di cui la tua azienda usa la chiave. Prima di attivare la regola, verifica cosa arriva al fornitore AI. Se la valutazione deve tenere conto di una nota aziendale con le regole sui reclami, puoi allegarla come conoscenza. Scegli una fonte di piccole dimensioni: il limite del materiale è di circa 12 mila caratteri, e le fonti che non rientrano vengono escluse integralmente.
L'attività ha un responsabile e una scadenza, ma non li leggerà dall'email
La regola non assegna automaticamente la persona responsabile né legge la scadenza dal contenuto dell'email. Nella sezione ESEGUI imposta l'azione "Crea attività": indica lo Spazio di lavoro Vendite, Kasia Wójcik e la scadenza +1 dzień. Nell'oggetto puoi usare {{mail.temat}}, e nella descrizione {{mail.tresc}} e {{mail.nadawca}}, in modo che il team abbia il contenuto della segnalazione senza dover aprire la casella di Ola.
Per l'email di Delta Meble viene creata un'attività relativa al piano danneggiato. La regola la collega alla discussione della posta. Nell'intestazione dell'attività compare un badge con l'oggetto dell'email. Nel menu della corrispondenza trovi un collegamento rapido all'attività collegata. Il badge è un percorso verso la discussione per chi ha accesso alla casella, non un modo per condividere il messaggio con tutti nello Spazio di lavoro.
Puoi aggiungere un'altra azione "Salva allegati in cartella", così il protocollo finisce nei File. Se vuoi anche inviare una conferma di ricezione, a questo serve "Invia email dalla tua casella": la risposta al mittente parte dall'indirizzo dell'autore della regola e finisce nella stessa discussione. Verifica però prima il suo contenuto in un test. La conferma automatica non dovrebbe promettere al cliente un termine di risoluzione che la tua azienda non ha stabilito.
La regola non assegnerà Kasia in base alla descrizione del guasto. La scegli tu nell'azione. Non leggerà nemmeno la scadenza richiesta dal cliente: +1 giorno indica un termine calcolato dall'arrivo dell'email, non "il giorno lavorativo successivo". Se il messaggio arriva di venerdì, verifica se quella scadenza è compatibile con il modo di lavorare dell'azienda. Persone o percorsi di gestione diversi li separi in regole distinte con altre condizioni sul mittente o sull'oggetto.
"Prova" ti permette di vedere un errore prima del primo invio
Il pulsante "Prova" prende gli ultimi eventi corrispondenti al trigger e mostra quali passerebbero le condizioni e quali messaggi uscirebbero, con le variabili già sostituite. Non esegue né invia nulla, quindi usalo prima di salvare una regola attiva. Dopo aver cliccato "Salva", la regola attiva agisce immediatamente.
Nel test cerca due possibili errori. L'email "Piano danneggiato" passa il filtro sull'oggetto? Una semplice richiesta di preventivo non passa la condizione AI? Se la risposta ti sorprende, correggi le condizioni e ripeti il test prima di consentire risposte automatiche ai clienti.
Dopo l'attivazione clicca "Cronologia". Per 30 giorni vedrai le esecuzioni effettuate con l'elenco dei passaggi, quelle saltate con la condizione che le ha fermate, e gli errori con il relativo messaggio. Se per 48 ore non ci sarà alcuna esecuzione, la regola mostrerà informazioni sull'ultima esecuzione e sugli eventi scartati. Dopo oltre una settimana, con almeno 10 eventi e nessuna esecuzione, riceverai una notifica.
Ci sono anche dei meccanismi di sicurezza: il superamento del limite di esecuzioni orarie mette in pausa la regola, e tre errori consecutivi provocano una pausa automatica con notifica ed email. Il limite giornaliero di richieste AI dalle automazioni lo imposta l'amministratore in Impostazioni → AI; di default è 200, e 0 disattiva il limite. Una volta esaurito, le regole con AI vengono saltate fino a mezzanotte, con una voce nella Cronologia. Maggiori informazioni sul controllo delle regole le trovi in risorse sulle Automazioni.
Prima di iniziare ti serve il piano Pro, una casella e una chiave AI
Per la regola descritta ti serve il piano Pro, una casella collegata e l'AI configurata. Posta e Automazioni appartengono al piano Pro; la condizione "Valuta l'AI" richiede invece una chiave propria presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Per l'uso del modello paghi direttamente il fornitore, senza alcun margine di Task Manager.
Aggiungi la casella tramite Impostazioni → Posta → Aggiungi casella. Inserisci l'indirizzo e la password, i dati dei server IMAP/SMTP, ossia i protocolli di ricezione e invio della posta, e le impostazioni della casella. Gmail e Outlook richiedono una password per app invece della normale password dell'account. Alla fine usa "Prova connessione", che verifica separatamente ricezione e invio.
La licenza di Task Manager è perpetua: paghi una sola volta in base al numero di postazioni, e il prezzo include 12 mesi di aggiornamenti. Il rinnovo successivo è facoltativo. Il piano Pro costa 1.990 PLN nel piano Starter fino a 8 persone, 3.990 PLN nel Classic fino a 20 persone e 5.990 PLN nel Max fino a 35 persone.
Domani apri il modello pronto "Reclamo → attività urgente (AI)", indica lo Spazio di lavoro e verifica il responsabile. Poi clicca "Prova" e confronta i risultati con le segnalazioni recenti, prima di salvare la regola attiva. Vuoi prima vedere il programma all'opera? Apri la Demo.
Domande frequenti
La funzione email in attività assegna automaticamente il reclamo alla persona giusta?
No, la persona responsabile la indichi nell'azione "Crea attività". Se le segnalazioni devono arrivare a persone diverse, prepara regole separate con condizioni diverse sul mittente o sull'oggetto.
L'AI leggerà il verbale del danno allegato come PDF?
No, la condizione "L'AI valuterà" vede i nomi degli allegati, ma non ne guarda il contenuto. Il file stesso puoi salvarlo in File con l'azione "Salva allegati nella cartella".
Dopo aver collegato l'email all'attività, tutto il team vedrà la corrispondenza?
No, il collegamento non dà al team accesso alla discussione di posta; la apriranno solo le persone che hanno quella casella collegata presso di sé. Se però incolli l'oggetto o il contenuto dell'email nell'attività, i partecipanti all'attività vedranno le informazioni inserite lì. Gli allegati puoi salvarli in File.
Cosa fare quando la regola cattura troppe email oppure ignora i reclami?
Clicca su "Cronologia" per vedere gli eventi eseguiti e quelli ignorati, insieme alla condizione che ha bloccato ogni esclusione. Prima di salvare le modifiche usa "Testa" sugli ultimi eventi corrispondenti al trigger.
Per creare automaticamente attività dalle email ho bisogno dell'AI?
No, un'attività dall'email puoi crearla anche con condizioni testuali, senza valutazione AI. La condizione "L'AI valuterà" e il modello pronto contrassegnato "(AI)" richiedono un'AI configurata; Posta e Automazioni richiedono la variante Pro.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
