Viernes, 16:20. En biuro@ de una empresa de muebles llega un correo de Delta Meble: una encimera agrietada del pedido 4821, con el informe de daños adjunto. Tres personas tienen acceso a la dirección y cada una puede suponer que del asunto se encargará otra. Te mostraré cómo convertir ese correo en una tarea en Task Manager: la regla reconocerá el aviso y creará una tarea para la persona indicada.
Correo convertido en tarea: ¿por qué una reclamación necesita un lugar propio?
Conviertes un correo en tarea para que el asunto tenga una persona responsable y una fecha límite. Mientras la reclamación exista únicamente en el buzón, alguien tiene que acordarse de transcribirla y transmitirla.
Ola, Kasia y Marek consultan la dirección de la empresa el viernes. El mero hecho de que todos puedan leer el mensaje no determina quién responderá al cliente. Si conoces este problema, consulta también cómo organizar el correo en una dirección compartida.
En Task Manager, cada persona conecta la dirección compartida en su propio perfil. El módulo Correo trata el buzón conectado como privado: ni siquiera el administrador ve el correo ajeno. La tarea en el Espacio de trabajo Ventas le da al equipo un lugar para trabajar en el asunto, pero no convierte la correspondencia privada en pública.
Tres partes de la regla bastan para empezar
Una regla en Task Manager se compone de CUANDO, SI y HAZ: un evento, unas condiciones y una acción. En este caso, el evento es un correo nuevo, la condición es la evaluación del aviso y la acción es la creación de la tarea. No necesitas conectar servicios independientes.
Abre Automatizaciones con el icono de vistas, es decir, los cuadrados de la barra superior. El botón + sobre la lista te permite empezar desde una regla vacía o elegir una plantilla. En la categoría «Atención al cliente» encontrarás «Reclamación → tarea urgente (IA)»: la IA reconoce una queja o un aviso de problema, tras lo cual se crea una tarea con prioridad alta y una notificación. Antes de guardar, indica el Espacio de trabajo.
La plantilla se abre como un borrador sin guardar. Así que puedes revisarla y ajustarla antes de que empiece a funcionar. Solo se ve si tienes la IA configurada y acceso a Correo. Encontrarás la descripción del resto de posibilidades en la página Automatizaciones en Task Manager.
También puedes describir la regla al Asistente de IA en lugar de configurarla tú mismo. Ola puede escribir: «Cuando llegue una reclamación al buzón de la empresa, prepara una tarea en Ventas para Kasia Wójcik con prioridad alta y fecha límite de un día». El Asistente de IA elaborará un borrador listo, y bajo la respuesta aparecerá una tarjeta «Ir a Automatizaciones». El borrador está sin guardar y desactivado - hasta que no hagas clic en Guardar, la regla no funciona. Comprueba el resultado, sobre todo la persona indicada y la fecha límite, y solo después decide si lo guardas.
¿Qué correos llegarán al Historial?
Un correo rechazado por el filtro en el disparador no llegará al Historial; un correo que pase el disparador, pero sea rechazado por la condición en SI, aparecerá allí junto con el motivo. El disparador «Nuevo correo en el buzón» reacciona a los mensajes recibidos; las copias de tus propios envíos no lo activan. En el disparador también puedes indicar el buzón y el remitente - ambos campos se pueden dejar vacíos, y entonces la regla observa los correos de cualquier buzón y de cualquier remitente.
Si Ola tiene varios buzones conectados, que indique el de la empresa ya en el disparador. Así, al revisar reclamaciones, no tendrá que rebuscar entre eventos del resto de la correspondencia.
Deja vacío el filtro de remitente si las quejas pueden llegar de distintos clientes. Si lo configuras solo con la dirección de Delta Meble, otras empresas ni siquiera llegarán a la condición de IA. Es un buen ajuste para una regla que atiende a un solo cliente, pero no para todo el buzón biuro@.
La condición de IA revisa el sentido del correo, pero no abre el PDF
La condición «La IA evaluará (condición personalizada)» ve los nombres de los adjuntos, pero no su contenido. En la sección SI puedes combinarla con condiciones de texto. Las condiciones se combinan con «y», y la IA se evalúa al final, después de las comprobaciones más simples. Así evitas consultar al modelo por cada correo que ya haya descartado un filtro evidente.
Kasia puede escribir en «El asunto del correo contiene» las frases reclamac, dañ, devoluc, defectuos. Las comas significan aquí «cualquiera de estas palabras». Escribe la raíz: reclamac encontrará diversas variantes, mientras que la palabra completa reclamación no encontrará «reclamaciones». Sin embargo, este filtro tiene un precio. Si el cliente titula su solicitud «Problema con la encimera», no pasará a la evaluación de la IA. Prueba con asuntos reales de tu propio buzón o prescinde del filtro de asunto y deja que la IA evalúe más mensajes.
La propia condición descríbela con una frase normal: «¿Es este mensaje una reclamación o un aviso de defecto del producto, y no una solicitud de presupuesto, un boletín o una factura?». El modelo recibe el remitente, el asunto, el autor, un fragmento del contenido y los nombres de los adjuntos. No leerá el interior de protocolo-danos-4821.pdf; si el defecto solo se menciona en el documento, la evaluación puede no detectarlo. En caso de duda, la condición responde «no».
El fragmento de contenido del correo que se pasa a evaluación llega al proveedor de IA cuya clave utiliza tu empresa. Antes de activar la regla, comprueba qué llega al proveedor de IA. Si quieres que la evaluación tenga en cuenta una nota interna de la empresa con las normas de reclamaciones, puedes adjuntarla como conocimiento. Elige una fuente pequeña: el límite de material es de unos 12 mil caracteres, y las fuentes que no caben se omiten por completo.
La tarea tiene un responsable y una fecha límite, pero no los leerá del correo
La regla no asigna a la persona responsable ni lee la fecha límite del contenido del correo. En la sección EJECUTAR configura la acción «Crear tarea»: indica el Espacio de trabajo Ventas, a Kasia Wójcik y la fecha límite +1 día. En el asunto puedes usar {{mail.temat}}, y en la descripción {{mail.tresc}} y {{mail.nadawca}}, para que el equipo tenga el contenido de la solicitud sin tener que abrir el buzón de Ola.
Para el correo de Delta Meble se crea entonces una tarea sobre una encimera dañada. La regla la vincula con el hilo de correo. En el encabezado de la tarea aparece una insignia con el asunto del correo. En el menú de correspondencia encontrarás un acceso directo a la tarea relacionada. La insignia es un camino hacia el hilo para la persona con acceso al buzón, no una forma de compartir el mensaje con todo el Espacio de trabajo.
Puedes añadir otra acción «Guardar adjuntos en una carpeta», para que el protocolo llegue a Archivos. Si además quieres enviar una confirmación de recepción, para eso sirve «Enviar correo desde tu buzón»: la respuesta al remitente sale desde la dirección del autor de la regla y llega al mismo hilo. Sin embargo, primero comprueba su contenido en la prueba. La confirmación automática no debería prometer al cliente un plazo de resolución que tu empresa no ha establecido.
La regla no seleccionará a Kasia según la descripción del desperfecto. La eliges tú en la acción. Tampoco leerá la fecha límite solicitada por el cliente: +1 día significa el plazo contado desde la llegada del correo, no «el siguiente día laborable». Si el mensaje llega un viernes, comprueba si ese plazo se ajusta a la forma de trabajar de la empresa. Separa distintas personas o rutas de atención en reglas independientes con otras condiciones de remitente o asunto.
«Probar» permite ver el error antes del primer envío
El botón «Probar» toma los últimos eventos que coinciden con el disparador y muestra cuáles pasarían las condiciones y qué mensajes saldrían, con las variables sustituidas. No ejecuta ni envía nada, así que úsalo antes de guardar la regla activada. Después de hacer clic en «Guardar», la regla activada funciona de inmediato.
En la prueba busca dos tipos de errores. ¿El correo «Encimera dañada» pasa el filtro de asunto? ¿Una simple pregunta sobre presupuesto no pasa la condición de IA? Si la respuesta te sorprende, corrige las condiciones y repite la prueba antes de permitir respuestas automáticas a los clientes.
Tras la puesta en marcha, haz clic en «Historial». Durante 30 días verás las ejecuciones realizadas con la lista de pasos, las omitidas con la condición que las detuvo, y los errores con su mensaje. Si no hay ejecuciones durante 48 horas, la regla mostrará información sobre la última ejecución y los eventos rechazados. Pasada más de una semana, con al menos 10 eventos y ninguna ejecución, recibirás una notificación.
También hay mecanismos de seguridad: superar el límite de ejecuciones por hora pausa la regla, y tres errores seguidos provocan una pausa automática con notificación y correo electrónico. El límite diario de consultas de IA desde las automatizaciones lo establece el administrador en Configuración → IA; por defecto es 200, y 0 desactiva el límite. Una vez agotado, las reglas con IA se omiten hasta medianoche, con un registro en el Historial. Más sobre el control de reglas en los recursos sobre Automatizaciones.
Antes de empezar necesitas la variante Pro, un buzón y una clave de IA
Para la regla descrita necesitas la variante Pro, un buzón conectado y la IA configurada. Correo y Automatizaciones forman parte de Pro; la propia condición «la IA evalúa» requiere clave propia en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. El uso del modelo lo pagas directamente al proveedor, sin margen de Task Manager.
Añadirás el buzón en Configuración → Correo → Añadir buzón. Indicarás la dirección y la contraseña, los datos de los servidores IMAP/SMTP, es decir, los protocolos de recepción y envío de correo, y la configuración del buzón. Gmail y Outlook requieren una contraseña de aplicación en lugar de la contraseña normal de la cuenta. Al final usa «Probar conexión», que comprobará por separado la recepción y el envío.
La licencia de Task Manager es perpetua: pagas una sola vez según el número de puestos, y el precio incluye 12 meses de actualizaciones. La renovación posterior es opcional. La variante Pro cuesta 1 990 zł en el plan Starter de hasta 8 personas, 3 990 zł en Classic de hasta 20 personas y 5 990 zł en Max de hasta 35 personas.
Mañana abre la plantilla «Reclamación → tarea urgente (IA)», indica el Espacio de trabajo y comprueba la persona responsable. Luego haz clic en «Probar» y compara los resultados con las últimas solicitudes antes de guardar la regla activada. ¿Quieres ver primero el programa? Abre Demo.
Preguntas frecuentes
¿El correo convertido en tarea asigna automáticamente la reclamación a la persona adecuada?
No, la persona responsable se indica en la acción «Crear tarea». Si los avisos deben llegar a distintas personas, prepara reglas separadas con condiciones distintas de remitente o asunto.
¿La IA leerá el informe de daños adjunto como PDF?
No, la condición «La IA evaluará» ve los nombres de los archivos adjuntos, pero no accede a su contenido. El propio archivo puedes guardarlo en Archivos con la acción «Guardar adjuntos en una carpeta».
¿Al vincular el correo con la tarea, todo el equipo verá la correspondencia?
No, la vinculación no da al equipo acceso al hilo de correo; solo podrán abrirlo las personas que tengan esa cuenta conectada en su propio perfil. Sin embargo, si pegas el asunto o el contenido del correo en la tarea, los participantes de la tarea verán la información allí incluida. Los adjuntos puedes guardarlos en Archivos.
¿Qué hacer si la regla capta demasiados correos o pasa por alto reclamaciones?
Haz clic en «Historial» para ver los eventos ejecutados y omitidos, junto con la condición que detuvo cada omisión. Antes de guardar los cambios, usa «Probar» sobre los últimos eventos que coincidan con el disparador.
¿Necesito IA para crear tareas automáticamente a partir de correos?
No, puedes crear una tarea a partir de un correo también con condiciones de texto, sin evaluación de IA. La condición «La IA evaluará» y la plantilla marcada con «(IA)» requieren tener IA configurada; Correo y Automatizaciones requieren el plan Pro.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
