V úterý klient žádá Olu z agentury: „Pošlete nám písemně, na čem jsme se dohodli“. V chatu „Ujednání s klientem“ čeká 14 zpráv ze tří dní, a mezi nimi rozhodnutí o maketě a termín od Marka. Export zpráv do PDF věc vyřeší, pokud je potřeba jeden konkrétní záznam; když klient očekává shrnutí celé konverzace, je třeba nejdřív shromáždit ujednání do jedné odpovědi.
Export zpráv do PDF začíná u konkrétního záznamu
Chcete-li zprávu uložit, najeďte na ni kurzorem a otevřete nabídku ⋮ u jejího autora. Zvolte export do PDF, Wordu nebo TXT; do souboru se dostane ta jedna zpráva, ne celý chat.
Vedle nabídky jsou také reakce, kopírování obsahu a hvězdička oblíbených. Tyto akce lze snadno zaměnit, když jednáte ve spěchu, proto nejprve najděte záznam, který skutečně potvrzuje ujednání. V úterý Ola vybírá zprávu od Marka: maketa s tmavým pozadím bude hotová ve čtvrtek do 12:00. Neposílá klientovi celou konverzaci o variantách, když potřebuje potvrdit pouze termín.
PDF se hodí jako soubor ke čtení, Word - když má příjemce doplnit úpravy, a TXT - když chcete přenést jen text do jiného dokumentu. Více o samotném mechanismu najdete na stránce exportu jednotlivých zpráv.
Jedna poznámka vás uchrání před chybou: tlačítko „[...]“ pod zprávou v otevřeném vlákně se týká mimo jiné úprav a mazání, pokud máte odpovídající oprávnění. Export hledejte v nabídce ⋮ u samotné zprávy.
Celá konverzace v jednom souboru vyžaduje nejprve shrnutí
Task Manager neexportuje celý chat do jednoho PDF jedním kliknutím. Pokud potřebujete jeden dokument z celé konverzace, požádejte AI asistenta o shrnutí vlákna a poté exportujte jeho jednotlivou odpověď.
Ola klikne na „AI asistent“ u pole pro odpověď a ptá se: „Shrň ujednání z tohoto vlákna: rozhodnutí, termíny a kdo za co odpovídá“. U 14 zpráv ze tří dní dostává text, ve kterém může ověřit tři věci: co bylo schváleno, na kdy a kým. AI asistent ve vlákně odpovídá na základě jeho korespondence; pokud v ní nějakou informaci nenajde, řekne to přímo.
Odpověď zůstává v konverzaci s odznakem „POUZE PRO VÁS“. Vidí ji ten, kdo se ptal, nevidí ji ostatní účastníci ani administrátor. Teprve po přečtení Ola otevře nabídku ⋮ u této odpovědi a zvolí export do PDF nebo Wordu. Tak vznikne jeden soubor se shrnutím, i když funkce exportu stále zahrnuje jen jeden záznam.
Před odesláním porovnejte jména, částky a data se zdrojovými zprávami. U odpovědi AI asistenta je uvedeno upozornění, že AI může dělat chyby. Pokud má ujednání vliv na cenu nebo rozsah práce, neberte plynule napsanou větu jako potvrzení, které v konverzaci není. Pravidla kladení otázek a výběru zdrojů popisuje stránka AI asistenta.
Uspořádat mění zobrazení zpráv, ale ne jejich originály
„Uspořádat“ umožňuje přečíst vlákno ve verzi připravené AI. Když exportujete jednu zprávu v takovém zobrazení, do souboru se dostane viditelná verze s poznámkou, že ji připravila AI; originál ve vlákně zůstane beze změny.
Tlačítko „Uspořádat“ najdete u pole pro odpověď v úkolu, chatu a Poště. Otevírá čtyři režimy:
| Režim | Co uvidíte |
|---|---|
| Původní obsah | Zprávy v podobě, v jaké byly napsány. |
| Vylepšit | Kratší, uspořádaný obsah v první osobě, bez patiček, podpisů a doložek. |
| Shrnout | Jednu nebo dvě věty na zprávu, zaměřené na to, co má důsledky. |
| Expert | Odbornou verzi s řádkem „Poznámka experta“ pod každou zprávou: radou, rizikem nebo otázkou. |
Ve středu Ola vybere „Shrnout“, protože chce rychle najít rozhodnutí o rozsahu makety. Režim nejprve uspořádá 8 nejnovějších zpráv; tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)“ dotáhne dalších 8. Stále to není hromadný export: export u shrnutého záznamu dá soubor s tímto jedním záznamem.
Uspořádaná verze je náhled jen na dobu relace. Výsledek se neukládá místo zprávy, a po obnovení stránky ho AI připraví znovu. Pod každým uspořádaným záznamem uvidíte „AI může dělat chyby“ - dobrý důvod vrátit se před exportem k originálu a ověřit smysl věty.
E-mail od klienta uložíte odděleně od jeho příloh
Jednotlivý e-mail exportujete ve vlákně Pošty z nabídky ⋮ u zprávy, do PDF, Wordu nebo TXT. Pošta je modulem varianty Pro; export obsahu e-mailu a uložení jeho příloh jsou dvě samostatné činnosti.
Řekněme, že ve čtvrtek klient e-mailem potvrdí dvě varianty projektu. Ola najede na jeho zprávu, otevře nabídku a uloží tento e-mail do PDF. Citovaná dřívější korespondence je v zobrazení sbalená pod tlačítkem „Zobrazit dřívější korespondenci“, díky čemu je snazší najít správný záznam, než procházet opakující se historii.
Pokud klient přiložil soubory, Ola může uložit všechny přílohy z nabídky vlákna do modulu Soubory, do složky Pošta / schránka / předmět vlákna. To však není součástí exportu zprávy do PDF. Způsob práce s korespondencí popisuje stránka Pošty v Task Manageru, a uspořádání samotných souborů text o přílohách z e-mailů a úkolů.
Poznámka umožňuje upravit protokol před exportem
Poznámku v Task Manageru můžete exportovat do PDF, Wordu nebo TXT. Ola může nejprve shromáždit v poznámce rozsah prací, cenu a dotazy pro klienta, a teprve poté připravit soubor.
V pátek Ola přenáší potřebné dohody do poznámky „Dohody s klientem ABC“. Doplňuje, která rozhodnutí jsou již schválená a která vyžadují odpověď, poté připravuje Word k dalším úpravám. Přitom nemusí sdílet koncept s celým týmem: poznámka zůstává soukromá, dokud sama někomu neudělí přístup. Samotné přiřazení k pracovnímu prostoru je jen štítek, ne pozvánka ke čtení; nesdílenou poznámku nevidí ani administrátor.
Pokud má někdo pomoci Ole s úpravami, může dostat přístup „Pouze náhled“ nebo „Může upravovat“. Poznámka se automaticky uloží přibližně sekundu po přerušení psaní. O tom, jak takové záznamy uspořádat, si přečtete v textu o poznámkách ze schůzek ve firmě. Důležitá hranice: samotný export poznámky vytvoří soubor; nesdílí ji v Task Manageru.
Export funguje bez AI, odkaz se hodí jen osobě s přístupem
Export jednotlivé zprávy, e-mailu a poznámky nevyžaduje nakonfigurované AI. Odkaz na úkol nebo chat zobrazí obsah pouze osobě s přístupem; bez něj uvidí hlášení „Nemáte přístup“. Funkce „Uspořádat“, shrnutí od AI asistenta a soubory, jejichž obsah připravuje AI asistent, vyžadují nakonfigurované AI.
Když požádáte AI asistenta o přípravu souboru ke stažení, může připravit Word, PDF, Excel/CSV nebo HTML: píše obsah a aplikace sestaví soubor. Je to jiná cesta než export vybraného záznamu. Pokud chcete místo dokumentu odkázat spolupracovníka na aktuální konverzaci, můžete použít „Kopírovat odkaz na úkol / chat“. Pro externího klienta, který nemá přístup, je soubor obvykle praktičtější.
Firma používá vlastní klíč k jednomu z poskytovatelů AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Platí přímo poskytovateli. Když AI určíte zdroj znalostí, jeho obsah se dostane k externímu poskytovateli; Pošta jako zdroj znalostí je ve výchozím nastavení vypnutá a zapíná ji administrátor. Také nepředpokládejte, že AI asistent přečte vše z přílohy. Task Manager nemá OCR - funkci rozpoznávání textu v obrázku. AI nepřečte PDF, který je sken, ani starý binární soubor DOC. Hranice předávání dat vysvětluje text co se dostane k poskytovateli AI.
Zítra vyberte poslední konverzaci s klientem a zkontrolujte, zda stačí potvrzení v jedné zprávě. Pokud ne, požádejte AI asistenta o shrnutí, porovnejte ho s vláknem, exportujte odpověď do PDF a teprve poté odešlete soubor klientovi. Chcete si tuto cestu vyzkoušet na příkladu? Otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Mohu exportovat celý chat do jednoho PDF?
Ne jedním kliknutím: export zahrnuje jednu zprávu. Pokud chcete mít jeden soubor s ujednáními z celého vlákna, požádejte AI asistenta o shrnutí a exportujte jeho odpověď.
V jakých formátech uložím zprávu?
Jednu zprávu uložíte do PDF, Wordu nebo TXT z nabídky ⋮ vedle ní. Platí to i pro odpovědi AI asistenta a jednotlivý e-mail v Poště.
Vyžaduje export zpráv do PDF AI?
Export jedné zprávy AI nevyžaduje, ale příprava shrnutí celého vlákna AI asistentem ano. Bez AI exportujete i jednotlivý e-mail a poznámku.
Co se dostane do souboru, když zapnu režim Shrnout?
Do souboru se dostane viditelná, AI zkrácená verze vybrané zprávy s poznámkou o AI. Původní zpráva zůstane nedotčená a náhled AI se ve vlákně neuloží.
Uvidí klient náš chat, když mu pošlu PDF?
Ne: odeslání exportovaného souboru neposkytuje přístup k chatu v Task Manageru. Odkaz na úkol nebo chat otevře obsah pouze osobě, která k němu má přístup.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
