Mardi, le client demande à Ola, de l’agence : « Envoyez-nous par écrit ce que nous avons décidé ». Dans la discussion « Accords avec le client » attendent 14 messages sur trois jours, dont la décision concernant la maquette et le délai de Marek. L’export des messages en PDF résout le problème s’il faut un message précis ; mais si le client attend un résumé de toute la conversation, il faut d’abord rassembler les accords dans une seule réponse.
L’export des messages en PDF commence à un message précis
Pour enregistrer un message, survolez-le avec le curseur et ouvrez le menu ⋮ à côté de son auteur. Choisissez l’export en PDF, Word ou TXT ; le fichier contiendra ce seul message, pas toute la discussion.
À côté du menu se trouvent aussi la réaction, la copie du contenu et l’étoile des favoris. Il est facile de confondre ces actions quand on agit dans la précipitation, alors trouvez d’abord le message qui confirme réellement l’accord. Mardi, Ola choisit le message de Marek : la maquette au fond sombre sera prête jeudi à 12h00. Elle n’envoie pas au client toute la conversation sur les variantes, puisqu’elle a seulement besoin de confirmer le délai.
Le PDF convient comme fichier à lire, Word - lorsque le destinataire doit ajouter des corrections, et TXT - lorsque vous souhaitez reprendre uniquement le texte dans un autre document. Pour en savoir plus sur ce mécanisme, consultez la page export de messages uniques.
Une précaution vous évitera une erreur : le bouton « [...] » sous un message dans un fil ouvert concerne entre autres la modification et la suppression, si vous disposez des droits nécessaires. L’export se trouve dans le menu ⋮ à côté du message lui-même.
Toute la conversation dans un seul fichier nécessite d’abord un résumé
Task Manager n’exporte pas toute la discussion en un seul PDF en un clic. Si vous avez besoin d’un document unique pour toute la conversation, demandez à l’Assistant IA un résumé du fil, puis exportez sa réponse unique.
Ola clique sur « Assistant IA » à côté du champ de réponse et demande : « Résume les accords de ce fil de discussion : décisions, délais et qui est responsable de quoi ». Pour 14 messages sur trois jours, elle obtient un texte où elle peut vérifier trois choses : ce qui a été validé, pour quand et par qui. L’Assistant IA, dans ce fil, répond à partir de cette correspondance ; s’il n’y trouve pas une information, il le dit clairement.
La réponse reste dans la discussion avec le badge « RÉSERVÉ À VOUS ». Elle est visible par la personne qui a posé la question, mais pas par les autres participants ni par l’administrateur. Ce n’est qu’après l’avoir lue qu’Ola ouvre le menu ⋮ à côté de cette réponse et choisit l’export en PDF ou en Word. C’est ainsi qu’un seul fichier avec le résumé est créé, même si la fonction d’export ne porte toujours que sur un seul message.
Avant d’envoyer, comparez les noms, les montants et les dates avec les messages sources. Un avertissement figure à côté de la réponse de l’Assistant IA, indiquant que l’IA peut faire des erreurs. Si un accord a une importance pour le prix ou l’étendue du travail, ne traitez pas une phrase bien tournée comme une confirmation qui n’existe pas dans la conversation. Les règles concernant les questions et le choix des sources sont décrites sur la page Assistant IA.
« Structurer » modifie l’affichage des messages, mais pas leurs originaux
« Structurer » permet de lire le fil dans une version préparée par l’IA. Lorsque vous exportez un message unique dans cet affichage, le fichier contiendra la version visible avec une mention indiquant qu’elle a été préparée par l’IA ; l’original dans le fil restera inchangé.
Le bouton « Structurer » se trouve à côté du champ de réponse dans une tâche, une discussion et la Messagerie. Il propose quatre modes :
| Mode | Ce que vous verrez |
|---|---|
| Contenu original | Les messages tels qu’ils ont été écrits. |
| Enjoliver | Un contenu plus court et structuré, à la première personne, sans pieds de page, signatures ni clauses. |
| Résumer | Une ou deux phrases par message, centrées sur ce qui a des conséquences. |
| Expert | Une version professionnelle avec une ligne « Remarque d’expert » sous chaque message : un conseil, un risque ou une question. |
Mercredi, Ola choisit « Résumer », car elle veut retrouver rapidement la décision concernant le périmètre de la maquette. Le mode structure d’abord les 8 messages les plus récents ; le bouton « Structurer les messages plus anciens (N) » en charge 8 de plus. Ce n’est toujours pas un export global : l’export d’un message résumé donne un fichier contenant ce seul message.
La version structurée est un aperçu valable pour la durée de la session. Le résultat ne remplace pas les messages de façon permanente, et après l’actualisation de la page, l’IA le prépare à nouveau. Sous chaque message structuré, vous verrez « L’IA peut faire des erreurs » - une bonne raison de revenir à l’original avant l’export et de vérifier le sens de la phrase.
Un e-mail du client s’enregistre séparément de ses pièces jointes
Vous pouvez exporter un e-mail individuel depuis le fil de discussion de la Messagerie, via le menu ⋮ situé à côté du message, au format PDF, Word ou TXT. La Messagerie est un module de l'offre Pro ; exporter le contenu d'un e-mail et enregistrer ses pièces jointes sont deux opérations distinctes.
Supposons que, jeudi, le client confirme par e-mail deux variantes du projet. Ola survole son message, ouvre le menu et enregistre cet e-mail au format PDF. La correspondance précédente citée est repliée dans l'affichage sous le bouton « Afficher la correspondance précédente », ce qui permet de repérer plus facilement l'entrée voulue plutôt que de relire l'historique répétitif.
Si le client a joint des fichiers, Ola peut enregistrer toutes les pièces jointes depuis le menu du fil de discussion vers le module Fichiers, dans le dossier Messagerie / boîte mail / objet du fil. Cela ne fait toutefois pas partie de l'export du message en PDF. Le fonctionnement de la correspondance est décrit sur la page de la Messagerie dans Task Manager, et le classement des fichiers eux-mêmes dans l'article sur les pièces jointes des e-mails et des tâches.
La note permet de corriger le compte rendu avant l'export
Vous pouvez exporter une note dans Task Manager au format PDF, Word ou TXT. Ola peut d'abord rassembler dans la note l'étendue des travaux, le prix et les questions pour le client, puis préparer le fichier ensuite.
Le vendredi, Ola transfère les éléments nécessaires dans la note « Accords avec le client ABC ». Elle précise quelles décisions sont déjà validées et lesquelles attendent une réponse, puis prépare un fichier Word pour la relecture. Elle n'a pas besoin de partager ce brouillon avec toute l'équipe : la note reste privée tant qu'elle n'en a pas accordé l'accès elle-même. L'attribution de la note à un espace de travail n'est qu'une étiquette, pas une invitation à la lire ; une note non partagée n'est visible même par l'administrateur.
Si quelqu'un doit aider Ola à la relecture, il peut recevoir un accès « Lecture seule » ou « Peut modifier ». La note s'enregistre automatiquement environ une seconde après l'arrêt de la saisie. Pour savoir comment organiser ce type de notes, consultez l'article sur les notes de réunion en entreprise. Une limite importante : l'export de la note crée un fichier ; il ne la partage pas dans Task Manager.
L'export fonctionne sans IA, et le lien ne sera utile qu'à une personne ayant accès
L'export d'un message, d'un e-mail ou d'une note individuel ne nécessite pas d'IA configurée. Le lien vers une tâche ou une discussion n'affichera le contenu qu'à une personne ayant accès ; sans cela, elle verra le message « Accès refusé ». La fonction « Structurer », le résumé par l'Assistant IA et les fichiers dont le contenu est préparé par l'Assistant IA nécessitent une IA configurée.
Lorsque vous demandez à l'Assistant IA de préparer un fichier à télécharger, il peut préparer un Word, un PDF, un Excel/CSV ou un HTML : il rédige le contenu, et l'application assemble le fichier. C'est un parcours différent de l'export d'une entrée sélectionnée. Si, au lieu d'un document, vous voulez renvoyer un collègue vers la conversation en cours, vous pouvez utiliser « Copier le lien vers la tâche / discussion ». Pour un client externe qui n'a pas accès, le fichier est généralement plus pratique.
L'entreprise utilise sa propre clé pour l'un des fournisseurs d'IA : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Elle paie directement le fournisseur. Lorsque vous indiquez une source de connaissance à l'IA, son contenu est transmis au fournisseur externe ; la Messagerie en tant que source de connaissance est désactivée par défaut et c'est l'administrateur qui l'active. Ne partez pas non plus du principe que l'Assistant IA lira tout le contenu d'une pièce jointe. Task Manager ne dispose pas d'OCR - la fonction de reconnaissance de texte sur une image. L'IA ne lira pas un PDF qui est un scan, ni un ancien fichier DOC binaire. Les limites de la transmission des données sont expliquées dans l'article ce qui est transmis au fournisseur IA.
Demain, choisissez la dernière conversation avec un client et vérifiez si une confirmation dans un seul message suffit. Si non, demandez à l'Assistant IA un résumé, comparez-le au fil de discussion, exportez la réponse en PDF et seulement ensuite envoyez le fichier au client. Vous voulez suivre cette démarche sur un exemple ? Ouvrez Demo.
Questions fréquentes
Puis-je exporter toute la discussion dans un seul PDF ?
Pas en un seul clic : l’export porte sur un message unique. Pour obtenir un fichier unique avec les accords de tout le fil de discussion, demandez à l’Assistant IA un résumé et exportez sa réponse.
Dans quels formats puis-je enregistrer un message ?
Vous pouvez enregistrer un message en PDF, Word ou TXT depuis le menu ⋮ situé à côté de celui-ci. Cela vaut aussi pour les réponses de l’Assistant IA et pour un e-mail unique dans la Messagerie.
L’export des messages en PDF nécessite-t-il l’IA ?
L’export d’un message unique ne nécessite pas l’IA, mais la préparation d’un résumé de tout le fil de discussion par l’Assistant IA, si. Vous pouvez également exporter sans IA un e-mail unique ou une note.
Que contiendra le fichier si j’active le mode Résumer ?
Le fichier contiendra la version visible, résumée par l’IA, du message sélectionné, avec une mention indiquant l’intervention de l’IA. Le message original restera inchangé dans le fil, et l’aperçu de l’IA ne sera pas enregistré dans la discussion.
Le client verra-t-il notre discussion si je lui envoie le PDF ?
Non : l’envoi du fichier exporté ne donne pas accès à la discussion dans Task Manager. Le lien vers une tâche ou une discussion n’ouvre le contenu qu’à la personne qui y a accès.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
