Na terça-feira, o cliente pede à Ola, da agência: "Enviem-nos por escrito o que ficou decidido". No chat "Acordos com o cliente" esperam 14 mensagens de três dias, entre elas a decisão sobre a maquete e o prazo do Marek. A exportação de mensagens para PDF resolve o caso se for necessário um registo específico; quando o cliente espera um resumo de toda a conversa, é preciso primeiro reunir os acordos numa única resposta.
A exportação de mensagens para PDF começa num registo específico
Para guardar a mensagem, passe o cursor sobre ela e abra o menu ⋮ junto ao autor. Escolha exportar para PDF, Word ou TXT; o ficheiro conterá apenas essa mensagem, não todo o chat.
Junto ao menu encontram-se também a reação, a cópia do conteúdo e a estrela de favoritos. É fácil confundir estas ações quando se age com pressa, por isso primeiro encontre o registo que realmente confirma o acordo. Na terça-feira, a Ola escolhe a mensagem do Marek: a maquete com fundo escuro estará pronta na quinta-feira até às 12:00. Não envia ao cliente toda a conversa sobre as variantes, já que só precisa de confirmar o prazo.
O PDF é indicado como ficheiro para leitura, o Word quando o destinatário precisa de acrescentar correções, e o TXT quando quer transferir apenas o texto para outro documento. Mais sobre o próprio mecanismo encontra na página da exportação de mensagens individuais.
Uma ressalva vai poupar-lhe um engano: o botão "[...]" por baixo da mensagem num tópico aberto diz respeito, entre outras coisas, à edição e eliminação, se tiver as permissões adequadas. A exportação encontra-se no menu ⋮ junto à própria mensagem.
Toda a conversa num único ficheiro requer primeiro um resumo
O Task Manager não exporta todo o chat para um único PDF com um clique. Se precisar de um único documento com toda a conversa, peça ao Assistente IA um resumo do tópico e depois exporte a sua resposta individual.
A Ola clica em "Assistente IA" junto ao campo de resposta e pergunta: "Resume os acordos deste tópico: decisões, prazos e quem é responsável por quê". Com 14 mensagens de três dias, recebe um texto no qual pode verificar três coisas: o que foi aprovado, para quando e por quem. O Assistente IA no tópico responde com base na correspondência existente; se não encontrar alguma informação, diz-o claramente.
A resposta fica na conversa com o distintivo "APENAS PARA SI". Quem a vê é quem fez a pergunta, não a veem os restantes participantes nem o administrador. Só depois de a ler, a Ola abre o menu ⋮ junto a essa resposta e escolhe exportar para PDF ou Word. É assim que surge um único ficheiro com o resumo, embora a função de exportação continue a abranger apenas um registo.
Antes de enviar, compare nomes, valores e datas com as mensagens de origem. Junto à resposta do Assistente IA há um aviso de que a IA pode cometer erros. Se um acordo for importante para o preço ou para o âmbito do trabalho, não trate uma frase bem escrita como uma confirmação que não existe na conversa. As regras para formular perguntas e escolher fontes estão descritas na página do Assistente IA.
Organizar altera a visualização das mensagens, mas não os seus originais
"Organizar" permite ler o tópico numa versão preparada pela IA. Ao exportar uma única mensagem nessa visualização, o ficheiro conterá a versão visível com a anotação de que foi preparada pela IA; o original no tópico permanecerá inalterado.
O botão "Organizar" encontra-se junto ao campo de resposta na tarefa, no chat e no Correio. Abre quatro modos:
| Modo | O que vai ver |
|---|---|
| Conteúdo original | As mensagens tal como foram escritas. |
| Melhorar | Conteúdo mais curto e organizado, em primeira pessoa, sem rodapés, assinaturas e cláusulas. |
| Resumir | Uma ou duas frases por mensagem, centradas no que tem consequências. |
| Perito | Uma versão técnica com uma linha "Nota do perito" sob cada mensagem: um conselho, um risco ou uma pergunta. |
Na quarta-feira, a Ola escolhe "Resumir", porque quer encontrar rapidamente a decisão sobre o âmbito da maquete. O modo organiza primeiro as 8 mensagens mais recentes; o botão "Organizar mensagens mais antigas (N)" traz mais 8. Isto continua a não ser uma exportação conjunta: a exportação do registo resumido dá um ficheiro com esse único registo.
A versão organizada é uma pré-visualização válida apenas durante a sessão. O resultado não fica guardado no lugar da mensagem, e, após atualizar a página, a IA prepara-o novamente. Sob cada registo organizado verá "A IA pode cometer erros" - um bom motivo para voltar ao original antes de exportar e verificar o sentido da frase.
Pode guardar o e-mail do cliente separadamente dos seus anexos
Um único e-mail pode ser exportado na conversa do Correio, a partir do menu ⋮ junto à mensagem, para PDF, Word ou TXT. O Correio é um módulo da versão Pro; exportar o conteúdo do e-mail e guardar os seus anexos são duas ações distintas.
Imagine que, numa quinta-feira, o cliente confirma por e-mail duas variantes do projeto. A Ola passa o cursor sobre a mensagem, abre o menu e guarda esse e-mail em PDF. A correspondência anterior citada aparece recolhida na vista, sob o botão "Mostrar correspondência anterior", o que facilita identificar a entrada certa em vez de ler o histórico repetido.
Se o cliente tiver anexado ficheiros, a Ola pode guardar todos os anexos a partir do menu da conversa para o módulo Ficheiros, na pasta Correio / caixa de correio / assunto da conversa. No entanto, isto não faz parte da exportação de mensagens para PDF. A forma de trabalhar com a correspondência está descrita na página Correio no Task Manager, e a organização dos próprios ficheiros - no texto sobre anexos de e-mails e tarefas.
A nota permite corrigir o protocolo antes da exportação
Uma nota no Task Manager pode ser exportada para PDF, Word ou TXT. A Ola pode primeiro reunir na nota o âmbito do trabalho, o preço e as perguntas para o cliente, e só depois preparar o ficheiro.
Na sexta-feira, a Ola transfere as decisões necessárias para a nota "Acordos com o cliente ABC". Acrescenta quais as decisões já aprovadas e quais ainda precisam de resposta, e depois prepara um Word para continuar a correção. Não precisa, com isto, de partilhar o rascunho com toda a equipa: a nota permanece privada até ela própria conceder acesso a alguém. A simples atribuição da nota a um workspace é apenas uma etiqueta, não um convite à leitura; uma nota não partilhada não é visível nem pelo administrador.
Se alguém for ajudar a Ola na correção, pode receber acesso "Apenas visualização" ou "Pode editar". A nota é guardada automaticamente cerca de um segundo depois de se parar de escrever. Sobre como organizar este tipo de registos, pode ler no texto sobre notas de reuniões na empresa. Um limite importante: a simples exportação da nota cria um ficheiro; não a partilha dentro do Task Manager.
A exportação funciona sem IA, e o link só é útil para quem tem acesso
A exportação de uma única mensagem, e-mail ou nota não requer IA configurada. O link para uma tarefa ou conversa mostra o conteúdo apenas a quem tiver acesso; sem ele, aparece a mensagem "Sem acesso". A função "Organizar", o resumo feito pelo Assistente de IA e os ficheiros cujo conteúdo é preparado pelo Assistente de IA requerem IA configurada.
Quando pede ao Assistente de IA para preparar um ficheiro para descarregar, ele pode preparar um Word, PDF, Excel/CSV ou HTML: escreve o conteúdo, e a aplicação monta o ficheiro. Este é um caminho diferente da exportação de um registo escolhido. Se, em vez de um documento, quiser remeter um colega para a conversa em curso, pode usar "Copiar link para a tarefa / conversa". Para um cliente externo sem acesso, o ficheiro é normalmente mais prático.
A empresa utiliza a sua própria chave para um dos fornecedores de IA: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Paga diretamente ao fornecedor. Quando indica à IA uma fonte de conhecimento, o seu conteúdo é enviado para o fornecedor externo; o Correio como fonte de conhecimento está desativado por predefinição e é o administrador quem o ativa. Não assuma também que o Assistente de IA consegue ler tudo a partir de um anexo. O Task Manager não tem OCR - a função de reconhecimento de texto em imagens. A IA não consegue ler um PDF que seja uma digitalização nem um ficheiro DOC binário antigo. Os limites da transmissão de dados são explicados no texto o que chega ao fornecedor de IA.
Amanhã, escolha a última conversa com o cliente e verifique se basta uma confirmação numa única mensagem. Se não bastar, peça ao Assistente de IA um resumo, compare-o com a conversa, exporte a resposta para PDF e só depois envie o ficheiro ao cliente. Quer percorrer este caminho através de um exemplo? Abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Posso exportar todo o chat para um único PDF?
Não com um único clique: a exportação abrange uma única mensagem. Para obter um ficheiro com os acordos de todo o tópico, peça ao Assistente IA um resumo e exporte a resposta dele.
Em que formatos posso guardar a mensagem?
Pode guardar uma única mensagem em PDF, Word ou TXT a partir do menu ⋮ junto dela. Isto aplica-se também às respostas do Assistente IA e a um único e-mail no Correio.
A exportação de mensagens para PDF requer IA?
A exportação de uma única mensagem não requer IA, mas a preparação de um resumo de todo o tópico pelo Assistente IA já requer. Sem IA também pode exportar um único e-mail e uma nota.
O que vai para o ficheiro quando ativo o modo Resumir?
No ficheiro vai a versão visível, resumida pela IA, da mensagem selecionada, com uma anotação sobre a IA. A mensagem original permanece intacta e a pré-visualização da IA não fica guardada no tópico.
O cliente vê o nosso chat se eu lhe enviar o PDF?
Não: enviar o ficheiro exportado não dá acesso ao chat no Task Manager. O link para a tarefa ou o chat só abre o conteúdo para quem tiver acesso a ele.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
