V utorok klient žiada Olu z agentúry: „Pošlite nám písomne to, na čom sme sa dohodli”. V chate „Dohody s klientom” čaká 14 správ z troch dní, medzi nimi rozhodnutie o makete a termín od Mareka. Export správy do PDF vyrieši situáciu, ak je potrebný jeden konkrétny záznam; keď klient očakáva zhrnutie celého rozhovoru, treba najprv zhromaždiť dohody do jednej odpovede.
Export správy do PDF začína pri konkrétnom zázname
Ak chcete uložiť správu, prejdite nad ňu kurzorom a otvorte menu ⋮ pri jej autorovi. Vyberte export do PDF, Wordu alebo TXT; do súboru sa dostane táto jedna správa, nie celý chat.
Vedľa menu sú aj reakcia, kopírovanie obsahu a hviezdička obľúbených. Tieto akcie je ľahké zameniť, keď konáte v zhone, preto si najprv nájdite záznam, ktorý skutočne potvrdzuje dohodu. V utorok si Ola vyberie správu od Mareka: maketa s tmavým pozadím bude hotová vo štvrtok do 12:00. Neposiela klientovi celý rozhovor o variantoch, keď potrebuje potvrdiť len termín.
PDF sa hodí ako súbor na čítanie, Word - keď má príjemca dopísať pripomienky, a TXT - keď chcete preniesť samotný text do iného dokumentu. Viac o samotnom mechanizme nájdete na stránke exportu jednotlivých správ.
Jedna poznámka vás ušetrí omylu: tlačidlo „[...]” pod správou v otvorenom vlákne sa týka okrem iného úpravy a mazania, ak máte príslušné oprávnenia. Export hľadajte v menu ⋮ pri samotnej správe.
Celý rozhovor v jednom súbore si najprv vyžaduje zhrnutie
Task Manager neexportuje celý chat do jedného PDF súboru jedným kliknutím. Ak potrebujete jeden dokument s celým rozhovorom, požiadajte Asistenta AI o zhrnutie vlákna a potom exportujte jeho jednotlivú odpoveď.
Ola klikne na „Asistent AI” pri poli odpovede a pýta sa: „Zhrň dohody z tohto vlákna: rozhodnutia, termíny a kto je za čo zodpovedný”. Pri 14 správach z troch dní dostane text, v ktorom si môže overiť tri veci: čo bolo schválené, na kedy a kým. Asistent AI vo vlákne odpovedá na základe tejto korešpondencie; ak v nej nejakú informáciu nenájde, povie to priamo.
Odpoveď zostáva v rozhovore s označením „LEN PRE VÁS”. Vidí ju pýtajúci sa, nevidia ju ostatní účastníci ani administrátor. Až po prečítaní Ola otvorí menu ⋮ pri tejto odpovedi a vyberie export do PDF alebo Wordu. Tak vznikne jeden súbor so zhrnutím, hoci funkcia exportu stále zahŕňa len jeden záznam.
Pred odoslaním porovnajte mená, sumy a dátumy s pôvodnými správami. Pri odpovedi Asistenta AI je upozornenie, že AI môže robiť chyby. Ak má dohoda význam pre cenu alebo rozsah práce, neberte plynule napísanú vetu ako potvrdenie, ktoré v rozhovore nie je. Pravidlá kladenia otázok a výberu zdrojov opisuje stránka Asistenta AI.
Usporiadať mení zobrazenie správ, nie ich originály
„Usporiadať” umožňuje prečítať si vlákno vo verzii pripravenej AI. Keď exportujete jednu správu v takomto zobrazení, do súboru sa dostane viditeľná verzia s poznámkou, že ju pripravilo AI; originál vo vlákne zostane bez zmien.
Tlačidlo „Usporiadať” nájdete pri poli odpovede v úlohe, chate a v Pošte. Otvára štyri režimy:
| Režim | Čo uvidíte |
|---|---|
| Pôvodný text | Správy v podobe, v akej boli napísané. |
| Vylepšiť | Kratší, usporiadaný obsah v prvej osobe, bez pätičiek, podpisov a doložiek. |
| Zhrnúť | Jednu alebo dve vety na správu, zamerané na to, čo má dôsledky. |
| Expert | Odbornú verziu s riadkom „Poznámka experta” pod každou správou: radou, rizikom alebo otázkou. |
V stredu si Ola vyberie „Zhrnúť”, lebo chce rýchlo nájsť rozhodnutie o rozsahu makety. Režim najprv usporiada 8 najnovších správ; tlačidlo „Usporiadať staršie správy (N)” načíta ďalších 8. Stále to nie je hromadný export: export pri zhrnutom zázname dáva súbor s týmto jedným záznamom.
Usporiadaná verzia je náhľad len na čas relácie. Výsledok sa neukladá namiesto správy a po obnovení stránky ho AI pripraví znova. Pod každým usporiadaným záznamom uvidíte „AI môže robiť chyby” - dobrý dôvod vrátiť sa pred exportom k originálu a overiť zmysel vety.
E-mail od klienta uložíte oddelene od jeho príloh
Jednotlivý e-mail môžete exportovať vo vlákne Pošty z ponuky ⋮ pri správe, do PDF, Wordu alebo TXT. Pošta je modul variantu Pro; export obsahu e-mailu a uloženie jeho príloh sú dve samostatné činnosti.
Povedzme, že vo štvrtok klient e-mailom potvrdí dva varianty projektu. Ola prejde kurzorom nad jeho správu, otvorí ponuku a uloží tento e-mail do PDF. Citovaná staršia korešpondencia je v zobrazení zbalená pod tlačidlom „Zobraziť staršiu korešpondenciu“, vďaka čomu je jednoduchšie nájsť správny záznam namiesto čítania opakujúcej sa histórie.
Ak klient priložil súbory, Ola môže uložiť všetky prílohy z ponuky vlákna do modulu Súbory, do priečinka Pošta / schránka / predmet vlákna. Nie je to však súčasť exportu správy do PDF. Spôsob práce s korešpondenciou popisuje stránka Pošty v Task Manageri, a usporiadanie samotných súborov - text o prílohách z e-mailov a úloh.
Poznámka umožňuje upraviť protokol pred exportom
Poznámku v Task Manageri môžete exportovať do PDF, Wordu alebo TXT. Ola môže najprv zhromaždiť v poznámke rozsah prác, cenu a otázky pre klienta, a až potom pripraviť súbor.
V piatok Ola presunie potrebné dohody do poznámky „Dohody s klientom ABC“. Dopíše, ktoré rozhodnutia sú už schválené a ktoré vyžadujú odpoveď, potom pripraví Word na ďalšiu korektúru. Pritom nemusí sprístupniť koncept celému tímu: poznámka zostáva súkromná, kým sama niekomu neudelí prístup. Samotné priradenie k pracovnému priestoru je len štítok, nie pozvánka na čítanie; nesprístupnenú poznámku nevidí ani administrátor.
Ak má niekto pomôcť Ole s korektúrou, môže dostať prístup „Len náhľad“ alebo „Môže upravovať“. Poznámka sa automaticky uloží približne sekundu po prerušení písania. O tom, ako takéto záznamy usporiadať, si prečítate v texte o poznámkach zo stretnutí vo firme. Dôležitá hranica: samotný export poznámky vytvorí súbor; nesprístupní ju v Task Manageri.
Export funguje bez AI a odkaz sa zíde len osobe s prístupom
Export jednotlivej správy, e-mailu a poznámky nevyžaduje nakonfigurované AI. Odkaz na úlohu alebo chat zobrazí obsah len osobe s prístupom; bez neho uvidí hlásenie „Žiadny prístup“. Funkcia „Usporiadať“, zhrnutie od Asistenta AI a súbory, ktorých obsah pripravuje Asistent AI, vyžadujú nakonfigurované AI.
Keď požiadate Asistenta AI o prípravu súboru na stiahnutie, môže pripraviť Word, PDF, Excel/CSV alebo HTML: napíše obsah a aplikácia zostaví súbor. Je to iná cesta než export vybraného záznamu. Ak namiesto dokumentu chcete kolegu odkázať na aktuálnu konverzáciu, môžete použiť „Kopírovať odkaz na úlohu / chat“. Pre externého klienta, ktorý nemá prístup, je súbor zvyčajne praktickejší.
Firma používa vlastný kľúč k jednému z poskytovateľov AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Platí priamo poskytovateľovi. Keď AI označíte zdroj znalostí, jeho obsah sa dostane k externému poskytovateľovi; Pošta ako zdroj znalostí je štandardne vypnutá a zapína ju administrátor. Nepredpokladajte tiež, že Asistent AI prečíta všetko z prílohy. Task Manager nemá OCR - funkciu rozpoznávania textu na obrázku. AI neprečíta PDF, ktorý je skenom, ani starý binárny súbor DOC. Hranice odovzdávania údajov vysvetľuje text čo sa dostane k poskytovateľovi AI.
Zajtra si vyberte poslednú konverzáciu s klientom a skontrolujte, či stačí potvrdenie v jednej správe. Ak nie, požiadajte Asistenta AI o zhrnutie, porovnajte ho s vláknom, exportujte odpoveď do PDF a až potom pošlite súbor klientovi. Chcete si túto cestu vyskúšať na príklade? Otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Môžem exportovať celý chat do jedného PDF súboru?
Nie jedným kliknutím: export sa týka jednej správy. Ak chcete mať jeden súbor s dohodami z celého vlákna, požiadajte Asistenta AI o zhrnutie a exportujte jeho odpoveď.
V akých formátoch uložím správu?
Jednu správu uložíte do PDF, Wordu alebo TXT cez menu ⋮ pri nej. Platí to aj pre odpovede Asistenta AI a pre jednotlivý e-mail v Pošte.
Vyžaduje export správy do PDF použitie AI?
Export jednej správy nevyžaduje AI, ale príprava zhrnutia celého vlákna Asistentom AI áno. Bez AI exportujete aj jednotlivý e-mail a poznámku.
Čo sa dostane do súboru, keď zapnem režim Zhrnúť?
Do súboru sa dostane viditeľná, AI zhrnutá verzia vybranej správy s poznámkou o AI. Pôvodná správa zostane nedotknutá a AI náhľad sa vo vlákne neuloží.
Uvidí klient náš chat, ak mu pošlem PDF?
Nie: odoslanie exportovaného súboru neposkytuje prístup k chatu v Task Manageri. Odkaz na úlohu alebo chat otvorí obsah len osobe, ktorá k nemu má prístup.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
