Am Dienstag bittet der Kunde Ola aus der Agentur: „Schicken Sie uns schriftlich, worauf wir uns geeinigt haben.“ Im Chat „Kundenvereinbarungen“ warten 14 Nachrichten aus drei Tagen, darunter die Entscheidung zum Entwurf und Mareks Termin. Der Export von Nachrichten als PDF löst die Sache, wenn ein konkreter Eintrag benötigt wird; erwartet der Kunde jedoch eine Zusammenfassung des gesamten Gesprächs, müssen die Vereinbarungen zuerst in einer Antwort zusammengefasst werden.
Der Export von Nachrichten als PDF beginnt bei einem konkreten Eintrag
Um eine Nachricht zu speichern, fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber und öffnen Sie das Menü ⋮ neben dem Autor. Wählen Sie den Export als PDF, Word oder TXT; in die Datei gelangt diese einzelne Nachricht, nicht der gesamte Chat.
Neben dem Menü befinden sich auch die Reaktion, das Kopieren des Inhalts und der Favoriten-Stern. Diese Aktionen lassen sich in der Eile leicht verwechseln, finden Sie deshalb zuerst den Eintrag, der die Vereinbarung wirklich bestätigt. Am Dienstag wählt Ola Mareks Nachricht: Der Entwurf mit dunklem Hintergrund wird am Donnerstag bis 12:00 Uhr fertig sein. Sie schickt dem Kunden nicht das gesamte Gespräch über die Varianten, wenn sie nur den Termin bestätigen muss.
PDF eignet sich als lesbare Datei, Word - wenn der Empfänger Korrekturen hinzufügen soll, und TXT - wenn Sie nur den Text in ein anderes Dokument übertragen möchten. Mehr zum Mechanismus selbst finden Sie auf der Seite Export einzelner Nachrichten.
Ein Hinweis erspart Ihnen einen Fehler: Die Schaltfläche „[...]“ unter der Nachricht im geöffneten Thread betrifft unter anderem das Bearbeiten und Löschen, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Den Export finden Sie im Menü ⋮ direkt bei der Nachricht.
Das gesamte Gespräch in einer Datei erfordert zunächst eine Zusammenfassung
Task Manager exportiert den gesamten Chat nicht mit einem Klick in ein einziges PDF. Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit dem gesamten Gespräch benötigen, bitten Sie den KI-Assistenten um eine Zusammenfassung des Threads und exportieren Sie anschließend dessen einzelne Antwort.
Ola klickt neben dem Antwortfeld auf „KI-Assistent“ und fragt: „Fasse die Vereinbarungen aus diesem Thread zusammen: Entscheidungen, Termine und wer wofür zuständig ist.“ Bei 14 Nachrichten aus drei Tagen erhält sie einen Text, in dem sie drei Dinge prüfen kann: was beschlossen wurde, bis wann und von wem. Der KI-Assistent im Thread antwortet auf Grundlage dieser Korrespondenz; findet er darin eine Information nicht, sagt er das ausdrücklich.
Die Antwort bleibt im Gespräch mit der Plakette „NUR FÜR SIE“ stehen. Sie sieht nur die fragende Person, nicht die übrigen Teilnehmer und auch nicht der Administrator. Erst nach dem Lesen öffnet Ola das Menü ⋮ bei dieser Antwort und wählt den Export als PDF oder Word. So entsteht eine einzige Datei mit der Zusammenfassung, auch wenn die Exportfunktion weiterhin nur einen Eintrag umfasst.
Vergleichen Sie vor dem Versenden Namen, Beträge und Daten mit den Quellnachrichten. Bei der Antwort des KI-Assistenten steht der Hinweis, dass die KI Fehler machen kann. Wenn eine Vereinbarung für den Preis oder den Arbeitsumfang von Bedeutung ist, behandeln Sie einen flüssig formulierten Satz nicht als Bestätigung, die im Gespräch gar nicht vorhanden ist. Die Regeln für das Stellen von Fragen und die Auswahl von Quellen beschreibt die Seite des KI-Assistenten.
„Strukturieren“ ändert die Ansicht der Nachrichten, nicht ihre Originale
Mit „Strukturieren“ können Sie einen Thread in einer von der KI aufbereiteten Fassung lesen. Exportieren Sie eine einzelne Nachricht in dieser Ansicht, gelangt die sichtbare Version mit dem Hinweis, dass sie von der KI erstellt wurde, in die Datei; das Original im Thread bleibt unverändert.
Die Schaltfläche „Strukturieren“ finden Sie neben dem Antwortfeld in der Aufgabe, im Chat und in E-Mail. Sie öffnet vier Modi:
| Modus | Was Sie sehen |
|---|---|
| Originalinhalt | Nachrichten in der Form, in der sie geschrieben wurden. |
| Verschönern | Einen kürzeren, strukturierten Text in der ersten Person, ohne Signaturen, Fußzeilen und Klauseln. |
| Zusammenfassen | Ein oder zwei Sätze pro Nachricht, konzentriert auf das, was Konsequenzen hat. |
| Experte | Eine fachliche Fassung mit der Zeile „Expertenhinweis“ unter jeder Nachricht: einem Rat, einem Risiko oder einer Frage. |
Am Mittwoch wählt Ola „Zusammenfassen“, weil sie schnell die Entscheidung zum Umfang des Entwurfs finden möchte. Der Modus strukturiert zunächst die 8 neuesten Nachrichten; die Schaltfläche „Weitere Nachrichten strukturieren (N)“ lädt weitere 8 nach. Das ist immer noch kein gesammelter Export: Der Export bei einem zusammengefassten Eintrag liefert eine Datei mit genau diesem einen Eintrag.
Die strukturierte Fassung ist eine Vorschau für die Dauer der Sitzung. Das Ergebnis wird nicht anstelle der Nachricht gespeichert, und nach dem Neuladen der Seite erstellt die KI es erneut. Unter jedem strukturierten Eintrag sehen Sie „KI kann Fehler machen“ - ein guter Grund, vor dem Export zum Original zurückzukehren und den Sinn des Satzes zu prüfen.
Eine E-Mail vom Kunden speichern Sie separat von ihren Anhängen
Eine einzelne E-Mail exportieren Sie im Thread der E-Mail über das ⋮-Menü bei der Nachricht - als PDF, Word oder TXT. E-Mail ist ein Modul der Pro-Variante; der Export des E-Mail-Inhalts und das Speichern ihrer Anhänge sind zwei getrennte Vorgänge.
Nehmen wir an, am Donnerstag bestätigt der Kunde per E-Mail zwei Projektvarianten. Ola fährt mit der Maus über seine Nachricht, öffnet das Menü und speichert diese E-Mail als PDF. Die zitierte vorherige Korrespondenz wird in der Ansicht unter der Schaltfläche „Frühere Korrespondenz anzeigen” eingeklappt, sodass sie den richtigen Eintrag leichter findet, statt sich wiederholende Historie zu lesen.
Wenn der Kunde Dateien angehängt hat, kann Ola alle Anhänge über das Thread-Menü im Modul Dateien speichern, im Ordner E-Mail / Postfach / Thread-Betreff. Das ist jedoch kein Teil des Exports der Nachricht als PDF. Die Arbeitsweise mit Korrespondenz beschreibt die Seite E-Mail in Task Manager, und das Organisieren der Dateien selbst der Text über Anhänge aus E-Mails und Aufgaben.
Eine Notiz erlaubt es, das Protokoll vor dem Export zu korrigieren
Eine Notiz in Task Manager können Sie als PDF, Word oder TXT exportieren. Ola kann zunächst in der Notiz den Leistungsumfang, den Preis und die Fragen an den Kunden sammeln und erst danach die Datei erstellen.
Am Freitag überträgt Ola die nötigen Absprachen in die Notiz „Absprachen mit Kunde ABC”. Sie vermerkt, welche Entscheidungen bereits bestätigt sind und welche noch eine Antwort erfordern, und bereitet anschließend eine Word-Datei für die weitere Korrektur vor. Dabei muss sie den Entwurf nicht dem ganzen Team zugänglich machen: Die Notiz bleibt privat, solange sie nicht selbst jemandem Zugriff gewährt. Die bloße Zuordnung zu einem Arbeitsbereich ist nur eine Kennzeichnung, keine Leseeinladung; eine nicht freigegebene Notiz sieht nicht einmal der Administrator.
Wenn jemand Ola bei der Korrektur helfen soll, kann er den Zugriff „Nur ansehen” oder „Kann bearbeiten” erhalten. Die Notiz speichert sich automatisch etwa eine Sekunde nach Unterbrechung der Eingabe. Wie man solche Vermerke aufbaut, erfahren Sie im Text über Notizen von Firmenbesprechungen. Wichtige Grenze: Allein das Exportieren der Notiz erstellt eine Datei; sie wird dadurch nicht in Task Manager freigegeben.
Der Export funktioniert ohne KI, und der Link nützt nur Personen mit Zugriff
Der Export einer einzelnen Nachricht, E-Mail oder Notiz erfordert keine konfigurierte KI. Der Link zu einer Aufgabe oder einem Chat zeigt den Inhalt nur Personen mit Zugriff; ohne diesen erscheint die Meldung „Kein Zugriff”. Die Funktion „Strukturieren”, die Zusammenfassung durch den KI-Assistenten und Dateien, deren Inhalt der KI-Assistent erstellt, erfordern eine konfigurierte KI.
Wenn Sie den KI-Assistenten bitten, eine Datei zum Download vorzubereiten, kann er Word, PDF, Excel/CSV oder HTML erstellen: Er schreibt den Inhalt, und die Anwendung setzt die Datei zusammen. Das ist ein anderer Weg als der Export eines ausgewählten Eintrags. Wenn Sie stattdessen einen Kollegen auf das laufende Gespräch verweisen möchten, können Sie „Link zur Aufgabe / zum Chat kopieren” verwenden. Für einen externen Kunden ohne Zugriff ist eine Datei in der Regel praktischer.
Das Unternehmen nutzt einen eigenen Schlüssel bei einem der KI-Anbieter: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Es zahlt direkt an den Anbieter. Wenn Sie der KI eine Wissensquelle angeben, gelangt deren Inhalt an den externen Anbieter; E-Mail als Wissensquelle ist standardmäßig deaktiviert und wird vom Administrator aktiviert. Gehen Sie auch nicht davon aus, dass der KI-Assistent alles aus dem Anhang auslesen kann. Task Manager verfügt über keine OCR-Funktion zur Texterkennung in Bildern. Die KI liest weder ein gescanntes PDF noch eine alte binäre DOC-Datei. Die Grenzen der Datenweitergabe erklärt der Text was an den KI-Anbieter gelangt.
Wählen Sie morgen das letzte Gespräch mit dem Kunden aus und prüfen Sie, ob eine Bestätigung in einer einzigen Nachricht ausreicht. Falls nicht, bitten Sie den KI-Assistenten um eine Zusammenfassung, vergleichen Sie diese mit dem Thread, exportieren Sie die Antwort als PDF und senden Sie die Datei erst dann an den Kunden. Möchten Sie diesen Weg an einem Beispiel durchgehen? Öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den gesamten Chat in ein einziges PDF exportieren?
Nicht mit einem Klick: Der Export umfasst eine einzelne Nachricht. Um eine einzige Datei mit den Vereinbarungen aus dem gesamten Thread zu erhalten, bitten Sie den KI-Assistenten um eine Zusammenfassung und exportieren Sie dessen Antwort.
In welchen Formaten kann ich eine Nachricht speichern?
Eine einzelne Nachricht können Sie über das Menü ⋮ neben ihr als PDF, Word oder TXT speichern. Das gilt auch für Antworten des KI-Assistenten und für eine einzelne E-Mail in E-Mail.
Erfordert der Export von Nachrichten als PDF KI?
Der Export einer einzelnen Nachricht erfordert keine KI, aber die Erstellung einer Zusammenfassung des gesamten Threads durch den KI-Assistenten schon. Ohne KI exportieren Sie auch eine einzelne E-Mail und eine Notiz.
Was landet in der Datei, wenn ich den Modus „Strukturieren“ aktiviere?
In die Datei gelangt die sichtbare, von der KI zusammengefasste Version der ausgewählten Nachricht mit einem KI-Hinweis. Die Originalnachricht bleibt unverändert, und die KI-Vorschau wird nicht im Thread gespeichert.
Sieht der Kunde unseren Chat, wenn ich ihm das PDF schicke?
Nein: Das Versenden der exportierten Datei verschafft keinen Zugang zum Chat in Task Manager. Ein Link zu einer Aufgabe oder einem Chat öffnet den Inhalt nur für Personen, die bereits Zugriff darauf haben.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
