Tiistaina asiakas pyytää Olaa toimistosta: ”Lähettäkää kirjallisesti se, mihin olemme päätyneet”. Keskustelussa ”Sopimukset asiakkaan kanssa” odottaa 14 viestiä kolmen päivän ajalta, joiden joukossa on päätös mallikappaleesta ja Marekin ilmoittama määräaika. Viestien vienti PDF-muotoon ratkaisee asian, jos tarvitaan yksi tietty merkintä; kun asiakas odottaa yhteenvetoa koko keskustelusta, sopimukset on ensin koottava yhteen vastaukseen.
Viestien vienti PDF-muotoon alkaa tietystä merkinnästä
Tallentaaksesi viestin, vie kursori sen päälle ja avaa ⋮-valikko viestin kirjoittajan kohdalta. Valitse vienti PDF-, Word- tai TXT-muotoon; tiedostoon päätyy tämä yksittäinen viesti, ei koko keskustelu.
Valikon vieressä ovat myös reaktio, sisällön kopiointi ja suosikkien tähti. Nämä toiminnot on helppo sekoittaa keskenään, kun toimit kiireessä, joten etsi ensin merkintä, joka todella vahvistaa sovitun asian. Tiistaina Ola valitsee Marekin viestin: tummapohjainen mallikappale on valmis torstaina kello 12:00 mennessä. Hän ei lähetä asiakkaalle koko keskustelua eri vaihtoehdoista, kun tarvitsee vain vahvistaa määräajan.
PDF sopii luettavaksi tiedostoksi, Word - kun vastaanottajan pitää lisätä korjauksia, ja TXT - kun haluat siirtää pelkän tekstin toiseen asiakirjaan. Lisää itse toiminnosta löydät sivulta yksittäisten viestien viennistä.
Yksi huomautus säästää sinut virheeltä: avoimessa viestiketjussa viestin alla oleva painike ”[...]” koskee muun muassa muokkausta ja poistamista, jos sinulla on tarvittavat oikeudet. Vientiä kannattaa etsiä itse viestin kohdalla olevasta ⋮-valikosta.
Koko keskustelu yhdessä tiedostossa vaatii ensin yhteenvedon
Task Manager ei vie koko keskustelua yhteen PDF-tiedostoon yhdellä klikkauksella. Jos tarvitset yhden asiakirjan koko keskustelusta, pyydä AI-avustajalta viestiketjun yhteenveto ja vie sen jälkeen sen yksittäinen vastaus.
Ola klikkaa ”AI-avustaja” vastauskentän kohdalla ja kysyy: ”Tee yhteenveto tämän viestiketjun sopimuksista: päätökset, määräajat ja kuka vastaa mistäkin”. 14 viestistä kolmen päivän ajalta hän saa tekstin, josta voi tarkistaa kolme asiaa: mitä hyväksyttiin, mihin mennessä ja kenen toimesta. AI-avustaja vastaa viestiketjussa oman kirjeenvaihtonsa perusteella; jos se ei löydä siitä jotain tietoa, se sanoo sen suoraan.
Vastaus jää keskusteluun merkinnällä ”VAIN SINULLE”. Sen näkee kysyjä, eivät muut osallistujat eikä ylläpitäjä. Luettuaan vastauksen Ola avaa ⋮-valikon sen kohdalta ja valitsee viennin PDF- tai Word-muotoon. Näin syntyy yksi tiedosto, jossa on yhteenveto, vaikka vientitoiminto koskee edelleen vain yhtä merkintää.
Ennen lähettämistä vertaa nimiä, summia ja päivämääriä lähdeviesteihin. AI-avustajan vastauksen yhteydessä on varoitus, että AI voi tehdä virheitä. Jos sopimuksella on merkitystä hinnan tai työn laajuuden kannalta, älä käsittele sujuvasti kirjoitettua lausetta vahvistuksena, jota keskustelussa ei ole. Kysymysten esittämisen ja lähteiden valinnan säännöt kuvaa sivu AI-avustaja.
Jäsennä muuttaa viestien näkymää, mutta ei niiden alkuperäisversioita
”Jäsennä” antaa mahdollisuuden lukea viestiketju AI:n valmistelemassa versiossa. Kun viet yksittäisen viestin tässä näkymässä, tiedostoon päätyy näkyvä versio merkinnällä, että AI on sen laatinut; alkuperäinen viesti viestiketjussa pysyy muuttumattomana.
”Jäsennä”-painikkeen löydät vastauskentän kohdalta tehtävässä, keskustelussa ja Sähköpostissa. Se avaa neljä tilaa:
| Tila | Mitä näet |
|---|---|
| Alkuperäinen sisältö | Viestit sellaisina, kuin ne on kirjoitettu. |
| Kaunista | Lyhyemmän, jäsennetyn sisällön minä-muodossa, ilman alatunnisteita, allekirjoituksia ja lausekkeita. |
| Tiivistä | Yhden tai kaksi lausetta per viesti, keskittyen siihen, millä on seurauksia. |
| Asiantuntija | Asiantuntevan version, jossa jokaisen viestin alla on rivi ”Asiantuntijan huomio”: neuvo, riski tai kysymys. |
Keskiviikkona Ola valitsee ”Tiivistä”, koska hän haluaa nopeasti löytää päätöksen mallikappaleen laajuudesta. Tila jäsentää ensin 8 uusinta viestiä; painike ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)” tuo lisää seuraavat 8. Tämä ei silti ole koko viestiketjun vienti: tiivistetyn merkinnän vienti antaa tiedoston, jossa on vain tämä yksi merkintä.
Jäsennetty versio on esikatselu vain istunnon ajaksi. Tulosta ei tallenneta viestien tilalle, ja sivun päivittämisen jälkeen AI laatii sen uudelleen. Jokaisen jäsennetyn merkinnän alla näet tekstin ”AI voi tehdä virheitä” - hyvä syy palata alkuperäiseen ennen vientiä ja tarkistaa lauseen merkitys.
Asiakkaan sähköpostin voit tallentaa erikseen sen liitteistä
Yksittäisen sähköpostin voit viedä Sähköpostin viestiketjusta viestin kohdalla olevasta ⋮-valikosta PDF-, Word- tai TXT-muotoon. Sähköposti on Pro-version moduuli; sähköpostin sisällön vieminen ja sen liitteiden tallentaminen ovat kaksi erillistä toimintoa.
Oletetaan, että torstaina asiakas vahvistaa sähköpostitse kaksi projektivaihtoehtoa. Ola vie hiiren viestin kohdalle, avaa valikon ja tallentaa kyseisen sähköpostin PDF-muotoon. Aiemmin lainattu kirjeenvaihto on näkymässä pienennettynä painikkeen ”Näytä aiempi kirjeenvaihto” taakse, mikä helpottaa oikean merkinnän löytämistä sen sijaan, että pitäisi lukea toistuvaa historiaa.
Jos asiakas liitti mukaan tiedostoja, Ola voi tallentaa kaikki liitteet viestiketjun valikosta Tiedostot-moduuliin, kansioon Sähköposti / postilaatikko / viestiketjun aihe. Tämä ei kuitenkaan ole osa viestin viemistä PDF-muotoon. Kirjeenvaihdon kanssa työskentelyä kuvataan sivulla Sähköposti Task Managerissa, ja itse tiedostojen järjestämistä käsittelee teksti liitteistä sähköposteista ja tehtävistä.
Muistiinpano mahdollistaa pöytäkirjan korjaamisen ennen vientiä
Task Managerissa olevan muistiinpanon voit viedä PDF-, Word- tai TXT-muotoon. Ola voi ensin koota muistiinpanoon työn laajuuden, hinnan ja kysymykset asiakkaalle, ja vasta sen jälkeen valmistella tiedoston.
Perjantaina Ola siirtää tarvittavat sopimukset muistiinpanoon ”Sopimukset asiakkaan ABC kanssa”. Hän lisää tiedon siitä, mitkä päätökset on jo hyväksytty ja mitkä vaativat vielä vastausta, minkä jälkeen hän valmistelee Word-tiedoston jatkokorjausta varten. Hänen ei tarvitse jakaa luonnosta koko tiimille: muistiinpano pysyy yksityisenä, kunnes hän itse antaa jollekulle siihen pääsyn. Pelkkä muistiinpanon liittäminen työtilaan on vain merkintä, ei kutsu lukemiseen; jakamatonta muistiinpanoa ei näe edes pääkäyttäjä.
Jos joku haluaa auttaa Olaa korjauksessa, hän voi saada oikeuden ”Vain katselu” tai ”Voi muokata”. Muistiinpano tallentuu automaattisesti noin sekunnin kuluttua kirjoittamisen keskeytymisestä. Siitä, miten tällaisia merkintöjä kannattaa jäsentää, voit lukea tekstistä muistiinpanoista yrityksen kokouksista. Tärkeä raja: pelkkä muistiinpanon vienti luo tiedoston; se ei jaa muistiinpanoa Task Managerissa.
Vienti toimii ilman AI:ta, ja linkistä on hyötyä vain käyttöoikeuden omaavalle henkilölle
Yksittäisen viestin, sähköpostin ja muistiinpanon vienti ei vaadi määritettyä AI:ta. Linkki tehtävään tai keskusteluun näyttää sisällön vain henkilölle, jolla on käyttöoikeus; ilman sitä näkyy viesti ”Ei käyttöoikeutta”. Toiminto ”Jäsennä”, AI-avustajan tekemä yhteenveto sekä tiedostot, joiden sisällön AI-avustaja valmistelee, vaativat määritetyn AI:n.
Kun pyydät AI-avustajaa valmistelemaan ladattavan tiedoston, se voi valmistella Word-, PDF-, Excel/CSV- tai HTML-tiedoston: se kirjoittaa sisällön, ja sovellus kokoaa tiedoston. Tämä on eri polku kuin valitun merkinnän vienti. Jos haluat dokumentin sijaan ohjata työtoverin suoraan käynnissä olevaan keskusteluun, voit käyttää toimintoa ”Kopioi linkki tehtävään / keskusteluun”. Ulkoiselle asiakkaalle, jolla ei ole käyttöoikeutta, tiedosto on yleensä käytännöllisempi.
Yritys käyttää omaa avainta johonkin AI-palveluntarjoajaan: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Se maksaa suoraan palveluntarjoajalle. Kun osoitat AI:lle tietolähteen, sen sisältö siirtyy ulkoiselle palveluntarjoajalle; Sähköposti tietolähteenä on oletuksena pois päältä, ja pääkäyttäjä ottaa sen käyttöön. Älä myöskään oleta, että AI-avustaja lukee kaiken liitteestä. Task Managerissa ei ole OCR:ää - tekstintunnistusta kuvasta. AI ei lue skannattua PDF-tiedostoa eikä vanhaa binaarista DOC-tiedostoa. Tietojen siirtymisen rajat selittää teksti mitä päätyy AI-palveluntarjoajalle.
Valitse huomenna viimeisin keskustelu asiakkaan kanssa ja tarkista, riittääkö vahvistus yhteen viestiin. Jos ei, pyydä AI-avustajalta yhteenveto, vertaa sitä viestiketjuun, vie vastaus PDF-muotoon ja vasta sitten lähetä tiedosto asiakkaalle. Haluatko kokeilla tätä polkua esimerkin avulla? Avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko viedä koko keskustelun yhteen PDF-tiedostoon?
Et yhdellä klikkauksella: vienti koskee yksittäistä viestiä. Jos haluat yhden tiedoston, jossa on koko viestiketjun sopimukset, pyydä AI-avustajalta yhteenveto ja vie sen vastaus.
Missä muodoissa voin tallentaa viestin?
Yksittäisen viestin voit tallentaa PDF-, Word- tai TXT-muotoon viestin kohdalla olevasta ⋮-valikosta. Tämä koskee myös AI-avustajan vastauksia ja yksittäistä sähköpostia Sähköpostissa.
Vaatiiko viestien vienti PDF-muotoon AI:ta?
Yksittäisen viestin vienti ei vaadi AI:ta, mutta koko viestiketjun yhteenvedon laatiminen AI-avustajan avulla vaatii. Ilman AI:ta voit viedä myös yksittäisen sähköpostin ja muistiinpanon.
Mitä tiedostoon päätyy, kun otan käyttöön Tiivistä-tilan?
Tiedostoon päätyy näkyvä, AI:n tiivistämä versio valitusta viestistä yhdessä merkinnän kanssa, että se on AI:n laatima. Alkuperäinen viesti pysyy koskemattomana, eikä AI-esikatselua tallenneta viestiketjuun.
Näkeekö asiakas keskustelumme, jos lähetän hänelle PDF:n?
Ei: viedyn tiedoston lähettäminen ei anna pääsyä keskusteluun Task Managerissa. Tehtävän tai keskustelun linkki avaa sisällön vain henkilölle, jolla on siihen pääsy.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
