Kedden az ügyfél megkéri Olát az ügynökségtől: „Küldjétek el írásban, hogy miben állapodtunk meg”. Az „Ügyféllel kötött megállapodások” csevegésben 14 üzenet vár három napról, köztük a makettről szóló döntés és Marek határideje. Az üzenetek PDF-be exportálása megoldja a helyzetet, ha egyetlen konkrét bejegyzésre van szükség; ha az ügyfél a teljes beszélgetés összefoglalóját várja, először össze kell gyűjteni a megállapodásokat egyetlen válaszban.
Az üzenetek PDF-be exportálása egy konkrét bejegyzésnél kezdődik
Az üzenet mentéséhez vidd rá a kurzort, és nyisd meg a szerzője melletti ⋮ menüt. Válaszd a PDF-be, Wordbe vagy TXT-be exportálást; a fájlba ez az egyetlen üzenet kerül, nem a teljes csevegés.
A menü mellett ott van a reakció, a tartalom másolása és a kedvencek csillag is. Könnyű összekeverni ezeket a műveleteket, ha sietve dolgozol, ezért először keresd meg a bejegyzést, amely valóban megerősíti a megállapodást. Kedden Ola Marek üzenetét választja: a sötét hátterű makett csütörtökön 12:00-ra készül el. Nem küldi el az ügyfélnek a variánsokról szóló teljes beszélgetést, hiszen csak a határidőt kell megerősítenie.
A PDF jól alkalmazható olvasásra szánt fájlként, a Word akkor, ha a címzettnek javításokat kell hozzáfűznie, a TXT pedig akkor, ha csak a szöveget szeretnéd átvinni egy másik dokumentumba. Magáról a mechanizmusról bővebben a egyetlen üzenet exportálása oldalon olvashatsz.
Egy figyelmeztetés megóv a tévedéstől: a „[...]” gomb a megnyitott beszélgetésszálban az üzenet alatt többek között a szerkesztésre és törlésre vonatkozik, ha megfelelő jogosultsággal rendelkezel. Az exportálást a magán az üzenet melletti ⋮ menüben keresd.
A teljes beszélgetés egyetlen fájlban először összefoglalást igényel
A Task Manager egy kattintással nem exportálja a teljes csevegést egyetlen PDF-be. Ha egyetlen dokumentumra van szükséged a teljes beszélgetésről, kérd meg az AI-asszisztenst a beszélgetésszál összefoglalására, majd exportáld a válaszát.
Ola a válaszmező mellett rákattint az „AI-asszisztens” gombra, és megkérdezi: „Foglald össze ennek a beszélgetésszálnak a megállapodásait: döntések, határidők és ki miért felel”. A három nap alatt felgyűlt 14 üzenet alapján olyan szöveget kap, amelyben három dolgot ellenőrizhet: mit hagytak jóvá, mikorra és ki által. Az AI-asszisztens a beszélgetésszálban a levelezés alapján válaszol; ha nem talál benne valamilyen információt, azt nyíltan jelzi.
A válasz a beszélgetésben marad, „CSAK NEKED” jelöléssel. Csak a kérdező látja, a többi résztvevő és az adminisztrátor nem. Elolvasás után Ola megnyitja a válasz melletti ⋮ menüt, és kiválasztja a PDF-be vagy Wordbe exportálást. Így jön létre egy fájl az összefoglalóval, bár az exportálási funkció továbbra is csak egyetlen bejegyzésre vonatkozik.
Küldés előtt hasonlítsd össze a neveket, összegeket és dátumokat a forrásüzenetekkel. Az AI-asszisztens válasza mellett figyelmeztetés szerepel, hogy az AI hibázhat. Ha egy megállapodás jelentős az ár vagy a munka terjedelme szempontjából, ne kezeld egy gördülékenyen megfogalmazott mondatot olyan megerősítésként, amely nincs is benne a beszélgetésben. A kérdésfeltevés és a forrásválasztás szabályait az AI-asszisztens oldala ismerteti.
A Rendszerezd megváltoztatja az üzenetek nézetét, de nem az eredetiket
A „Rendszerezd” lehetővé teszi, hogy a beszélgetésszálat az AI által elkészített verzióban olvasd el. Ha egy üzenetet ebben a nézetben exportálsz, a fájlba a látható verzió kerül, azzal a megjegyzéssel, hogy AI készítette; az eredeti a beszélgetésszálban változatlan marad.
A „Rendszerezd” gombot a válaszmező mellett találod a feladatban, a csevegésben és a Levelezésben. Négy módot nyit meg:
| Mód | Mit fogsz látni |
|---|---|
| Eredeti tartalom | Az üzeneteket úgy, ahogyan írták őket. |
| Szépítsd | Rövidebb, rendezett tartalmat egyes szám első személyben, lábjegyzetek, aláírások és záradékok nélkül. |
| Foglald össze | Egy-két mondatot üzenetenként, arra összpontosítva, aminek következményei vannak. |
| Szakértő | Szakmai verziót „Szakértői megjegyzés” sorral minden üzenet alatt: tanáccsal, kockázattal vagy kérdéssel. |
Szerdán Ola a „Foglald össze” módot választja, mert gyorsan meg akarja találni a makett terjedelméről szóló döntést. A mód először a legújabb 8 üzenetet rendszerezi; a „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gomb további 8-at tölt be. Ez még mindig nem összesített exportálás: az összefoglalt bejegyzésnél az exportálás csak ezzel az egy bejegyzéssel adja meg a fájlt.
A rendszerezett verzió csak a munkamenet idejére szóló előnézet. Az eredmény nem kerül mentésre az üzenetek helyett, az oldal frissítése után pedig az AI újra elkészíti. Minden rendszerezett bejegyzés alatt látni fogod: „Az AI hibázhat” - jó ok arra, hogy exportálás előtt visszatérj az eredetihez, és ellenőrizd a mondat értelmét.
Az ügyféltől kapott e-mailt a mellékleteitől külön mentheted
Egy adott e-mailt a Levelezés beszélgetésszálában, az üzenet melletti ⋮ menüből exportálhatsz PDF-be, Word-be vagy TXT-be. A Levelezés a Pro csomag modulja; a levél tartalmának exportálása és a mellékletek mentése két külön művelet.
Tegyük fel, hogy csütörtökön az ügyfél e-mailben jóváhagyja a projekt két változatát. Ola az üzenetre áll, megnyitja a menüt, és elmenti ezt a levelet PDF-be. A korábban idézett levelezés a nézetben a „Korábbi levelezés megjelenítése” gomb alá van összecsukva, így könnyebb rátalálni a megfelelő bejegyzésre, ahelyett hogy végig kellene olvasni az ismétlődő előzményeket.
Ha az ügyfél fájlokat is csatolt, Ola a beszélgetésszál menüjéből az összes mellékletet elmentheti a Fájlok modulba, a Levelezés / postafiók / beszélgetésszál tárgya mappába. Ez azonban nem része az üzenet PDF-be exportálásának. A levelezéssel való munkát a Task Manager Levelezés oldala mutatja be, a fájlok rendszerezését pedig a levelek és feladatok mellékleteiről szóló cikk.
A jegyzet segít pontosítani a jegyzőkönyvet exportálás előtt
A Task Manager jegyzetét exportálhatod PDF-be, Word-be vagy TXT-be. Ola előbb összegyűjtheti a jegyzetben a munka terjedelmét, az árat és az ügyfélnek szóló kérdéseket, és csak utána készíti el a fájlt.
Pénteken Ola átmásolja a szükséges megállapodásokat az „Ustalenia z klientem ABC” jegyzetbe. Feljegyzi, mely döntések már jóváhagyottak, és melyekre választ kell még kapni, majd elkészíti a Word-fájlt a további javításhoz. Ehhez nem kell a piszkozatot megosztania az egész csapattal: a jegyzet addig privát marad, amíg ő maga nem ad hozzá hozzáférést valakinek. Önmagában az, hogy egy munkaterülethez van rendelve, csak egy címke, nem meghívás az olvasásra; a meg nem osztott jegyzetet még az adminisztrátor sem látja.
Ha valakinek segítenie kell Olának a javításban, kaphat „Csak megtekintés” vagy „Szerkesztheti” jogosultságot. A jegyzet automatikusan elmentődik körülbelül egy másodperccel azután, hogy abbahagyod a gépelést. Arról, hogyan érdemes felépíteni az ilyen feljegyzéseket, a cégen belüli megbeszélésekről készült jegyzetekről szóló cikkben olvashatsz. Fontos határ: a jegyzet exportálása önmagában csak fájlt hoz létre, nem osztja meg azt a Task Managerben.
Az exportálás AI nélkül is működik, a link pedig csak a hozzáféréssel rendelkezőnek hasznos
Egyetlen üzenet, levél vagy jegyzet exportálásához nincs szükség beállított AI-ra. A feladatra vagy csevegésre mutató link csak a hozzáféréssel rendelkezőnek mutatja meg a tartalmat; enélkül „Nincs hozzáférés” üzenetet lát. A „Rendszerezd” funkció, az AI-asszisztens általi összefoglalás, valamint az AI-asszisztens által elkészített tartalmú fájlok beállított AI-t igényelnek.
Amikor arra kéred az AI-asszisztenst, hogy készítsen letölthető fájlt, elkészítheti Word, PDF, Excel/CSV vagy HTML formátumban: megírja a tartalmat, az alkalmazás pedig összeállítja a fájlt. Ez más út, mint a kiválasztott bejegyzés exportálása. Ha dokumentum helyett inkább a folyamatban lévő beszélgetéshez szeretnéd visszairányítani a munkatársadat, használhatod a „Link másolása a feladathoz / csevegéshez” funkciót. Egy külső ügyfél számára, akinek nincs hozzáférése, általában a fájl a praktikusabb megoldás.
A cég a saját kulcsát használja az egyik AI-szolgáltatóhoz: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. A fizetés közvetlenül a szolgáltatónak történik. Amikor tudásforrásként jelölsz ki valamit az AI számára, annak tartalma eljut a külső szolgáltatóhoz; a Levelezés mint tudásforrás alapértelmezetten ki van kapcsolva, és az adminisztrátor kapcsolja be. Ne feltételezd azt sem, hogy az AI-asszisztens mindent elolvas a mellékletből. A Task Managerben nincs OCR, azaz képen lévő szöveg felismerésére szolgáló funkció. Az AI nem tudja elolvasni a beszkennelt PDF-et, sem a régi bináris DOC-fájlt. Az adatátadás határait a mi jut el az AI-szolgáltatóhoz című cikk fejti ki.
Holnap válaszd ki az ügyféllel folytatott legutóbbi beszélgetést, és nézd meg, elég-e egyetlen üzenetben megadott jóváhagyás. Ha nem, kérd meg az AI-asszisztenst egy összefoglalóra, vesd össze a beszélgetésszállal, exportáld a választ PDF-be, és csak ezután küldd el a fájlt az ügyfélnek. Szeretnéd ezt az utat egy példán keresztül végigjárni? Nyisd meg a Demo-t.
Gyakori kérdések
Exportálhatom az egész csevegést egyetlen PDF-be?
Nem egy kattintással: az exportálás egyetlen üzenetre vonatkozik. Ahhoz, hogy egy fájlban legyenek a teljes beszélgetésszál megállapodásai, kérd meg az AI-asszisztenst egy összefoglalóra, majd exportáld a válaszát.
Milyen formátumokban menthetem az üzenetet?
Egy üzenetet PDF-be, Wordbe vagy TXT-be menthetsz a mellette lévő ⋮ menüből. Ez vonatkozik az AI-asszisztens válaszaira és a Levelezésben lévő egyetlen e-mailre is.
Az üzenetek PDF-be exportálásához szükség van AI-ra?
Egyetlen üzenet exportálásához nincs szükség AI-ra, de a teljes beszélgetésszál AI-asszisztens általi összefoglalásához igen. AI nélkül egy e-mailt és egy jegyzetet is exportálhatsz.
Mi kerül a fájlba, ha bekapcsolom a Rendszerezd módot?
A fájlba a kiválasztott üzenet látható, AI által összefoglalt verziója kerül, az AI-ra vonatkozó megjegyzéssel. Az eredeti üzenet érintetlen marad, az AI előnézet pedig nem lesz elmentve a beszélgetésszálban.
Látni fogja az ügyfél a csevegésünket, ha elküldöm neki a PDF-et?
Nem: az exportált fájl elküldése nem ad hozzáférést a Task Managerben lévő csevegéshez. A feladatra vagy csevegésre mutató hivatkozás csak annak a személynek nyitja meg a tartalmat, akinek van hozzáférése.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
