Martedì il cliente chiede a Ola dell'agenzia: «Mandateci per iscritto a che punto siamo arrivati». Nella chat «Accordi con il cliente» ci sono 14 messaggi di tre giorni, tra cui la decisione sul mockup e la scadenza di Marek. L'esportazione dei messaggi in PDF risolve il problema se serve una voce specifica; quando il cliente si aspetta un riepilogo dell'intera conversazione, bisogna prima raccogliere gli accordi in un'unica risposta.
L'esportazione dei messaggi in PDF parte da una voce specifica
Per salvare un messaggio, passa il cursore su di esso e apri il menu ⋮ accanto al suo autore. Scegli l'esportazione in PDF, Word o TXT; nel file finirà quel singolo messaggio, non l'intera chat.
Accanto al menu ci sono anche la reazione, la copia del testo e la stella dei preferiti. È facile confondere queste azioni quando agisci di fretta, quindi individua prima la voce che conferma davvero l'accordo. Martedì Ola sceglie il messaggio di Marek: il mockup con sfondo scuro sarà pronto giovedì entro le 12:00. Non invia al cliente l'intera conversazione sulle varianti, dato che deve solo confermare la scadenza.
Il PDF va bene come file da leggere, il Word quando il destinatario deve aggiungere correzioni, e il TXT quando vuoi trasferire solo il testo in un altro documento. Maggiori informazioni sul meccanismo stesso trovi nella pagina dell'esportazione dei singoli messaggi.
Un'avvertenza ti risparmierà un errore: il pulsante «[...]» sotto il messaggio in una discussione aperta riguarda tra l'altro la modifica e l'eliminazione, se hai i permessi necessari. L'esportazione la trovi nel menu ⋮ accanto al messaggio stesso.
L'intera conversazione in un unico file richiede prima un riepilogo
Task Manager non esporta l'intera chat in un unico PDF con un solo clic. Se hai bisogno di un unico documento con l'intera conversazione, chiedi all'Assistente AI un riepilogo della discussione e poi esporta la sua singola risposta.
Ola clicca su «Assistente AI» accanto al campo di risposta e chiede: «Riassumi gli accordi di questa discussione: decisioni, scadenze e chi è responsabile di cosa». Su 14 messaggi di tre giorni, ottiene un testo in cui può verificare tre cose: cosa è stato approvato, per quando e da chi. L'Assistente AI nella discussione risponde in base alla corrispondenza; se non trova un'informazione, lo dichiara apertamente.
La risposta resta nella conversazione con il badge «SOLO PER TE». La vede chi ha posto la domanda, non la vedono gli altri partecipanti né l'amministratore. Solo dopo averla letta, Ola apre il menu ⋮ accanto a quella risposta e sceglie l'esportazione in PDF o Word. Così nasce un unico file con il riepilogo, anche se la funzione di esportazione riguarda sempre e solo una voce.
Prima di inviarlo, confronta nomi, importi e date con i messaggi di origine. Accanto alla risposta dell'Assistente AI compare un avviso che l'AI può commettere errori. Se un accordo è rilevante per il prezzo o per l'ambito del lavoro, non trattare una frase scritta in modo scorrevole come una conferma che nella conversazione non c'è. Le regole su come porre le domande e scegliere le fonti sono descritte nella pagina dell'Assistente AI.
Riordina cambia la visualizzazione dei messaggi, ma non i loro originali
«Riordina» permette di leggere la discussione in una versione preparata dall'AI. Quando esporti un singolo messaggio in questa visualizzazione, nel file finirà la versione visibile con l'annotazione che è stata preparata dall'AI; l'originale nella discussione resterà invariato.
Il pulsante «Riordina» lo trovi accanto al campo di risposta nell'attività, nella chat e nella Posta. Apre quattro modalità:
| Modalità | Cosa vedrai |
|---|---|
| Contenuto originale | I messaggi nella forma in cui sono stati scritti. |
| Abbellisci | Un contenuto più breve e ordinato in prima persona, senza firme, intestazioni e clausole. |
| Riassumi | Una o due frasi per messaggio, concentrate su ciò che ha conseguenze. |
| Esperto | Una versione professionale con una riga «Nota dell'esperto» sotto ogni messaggio: un consiglio, un rischio o una domanda. |
Mercoledì Ola sceglie «Riassumi», perché vuole ritrovare rapidamente la decisione sull'ambito del mockup. La modalità riordina prima gli 8 messaggi più recenti; il pulsante «Riordina i messaggi più vecchi (N)» ne recupera altri 8. Non è comunque un'esportazione collettiva: l'esportazione da una voce riassunta dà un file con quella sola voce.
La versione riordinata è un'anteprima valida per la durata della sessione. Il risultato non viene salvato al posto del messaggio, e dopo l'aggiornamento della pagina l'AI lo prepara di nuovo. Sotto ogni voce riordinata vedrai «L'AI può commettere errori» - un buon motivo per tornare all'originale e verificare il senso della frase prima di esportare.
L'email del cliente puoi salvarla separatamente dai suoi allegati
Puoi esportare una singola email dalla discussione della Posta tramite il menu ⋮ accanto al messaggio, in PDF, Word o TXT. La Posta è un modulo della variante Pro; esportare il contenuto di un'email e salvare i suoi allegati sono due operazioni distinte.
Supponiamo che giovedì il cliente confermi via email due varianti del progetto. Ola passa il mouse sul messaggio, apre il menu e salva quell'email in PDF. La corrispondenza precedente citata è compressa nella vista sotto il pulsante "Mostra corrispondenza precedente", il che rende più facile individuare la voce giusta invece di leggere la cronologia ripetuta.
Se il cliente ha allegato dei file, Ola può salvare tutti gli allegati dal menu della discussione nel modulo File, nella cartella Posta / casella / oggetto della discussione. Questo però non fa parte dell'esportazione dei messaggi in PDF. Il modo di lavorare con la corrispondenza è descritto nella pagina Posta in Task Manager, mentre l'organizzazione dei file in sé è trattata nell'articolo sugli allegati da email e attività.
La nota permette di correggere il verbale prima dell'esportazione
Puoi esportare una nota in Task Manager in PDF, Word o TXT. Ola può prima raccogliere nella nota l'ambito dei lavori, il prezzo e le domande per il cliente, e solo dopo preparare il file.
Venerdì Ola trasferisce gli accordi necessari nella nota "Accordi con il cliente ABC". Aggiunge quali decisioni sono già approvate e quali richiedono una risposta, dopodiché prepara un Word per un'ulteriore revisione. Non deve per questo condividere la bozza con tutto il team: la nota resta privata finché lei stessa non concede l'accesso a qualcuno. La semplice assegnazione a uno spazio di lavoro è un'etichetta, non un invito alla lettura; una nota non condivisa non la vede nemmeno l'amministratore.
Se qualcuno deve aiutare Ola nella revisione, può ricevere l'accesso "Solo visualizzazione" oppure "Può modificare". La nota si salva automaticamente circa un secondo dopo l'interruzione della scrittura. Su come organizzare questo tipo di appunti puoi leggere nel testo sulle note delle riunioni in azienda. Un limite importante: la semplice esportazione della nota crea un file; non la condivide in Task Manager.
L'esportazione funziona senza AI, e il link sarà utile solo a chi ha accesso
L'esportazione di un singolo messaggio, di un'email e di una nota non richiede l'AI configurata. Il link a un'attività o a una chat mostrerà il contenuto solo a chi ha l'accesso; senza di esso comparirà il messaggio "Accesso negato". La funzione "Riordina", il riepilogo tramite l'Assistente AI e i file il cui contenuto viene preparato dall'Assistente AI richiedono l'AI configurata.
Quando chiedi all'Assistente AI di preparare un file da scaricare, può preparare un Word, un PDF, un Excel/CSV oppure un HTML: scrive il contenuto, e l'applicazione compone il file. È un percorso diverso rispetto all'esportazione di una voce selezionata. Se invece di un documento vuoi rimandare un collega alla conversazione in corso, puoi usare "Copia link all'attività / chat". Per un cliente esterno che non ha accesso, il file è di solito più pratico.
L'azienda usa una propria chiave per uno dei fornitori AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Paga direttamente il fornitore. Quando indichi all'AI una fonte di conoscenza, il suo contenuto arriva al fornitore esterno; la Posta come fonte di conoscenza è disattivata per impostazione predefinita e la attiva l'amministratore. Non dare per scontato che l'Assistente AI legga tutto da un allegato. Task Manager non ha l'OCR - la funzione di riconoscimento del testo nelle immagini. L'AI non leggerà un PDF che è una scansione né un vecchio file DOC binario. I limiti del passaggio dei dati sono spiegati nel testo cosa arriva al fornitore AI.
Domani scegli l'ultima conversazione con un cliente e verifica se basta una conferma in un solo messaggio. Se non basta, chiedi all'Assistente AI un riepilogo, confrontalo con la discussione, esporta la risposta in PDF e solo allora invia il file al cliente. Vuoi percorrere questo passaggio con un esempio? Apri Demo.
Domande frequenti
Posso esportare l'intera chat in un unico PDF?
Non con un solo clic: l'esportazione riguarda un singolo messaggio. Per avere un unico file con gli accordi dell'intera discussione, chiedi all'Assistente AI un riepilogo ed esporta la sua risposta.
In quali formati posso salvare il messaggio?
Un singolo messaggio puoi salvarlo in PDF, Word o TXT dal menu ⋮ accanto ad esso. Questo vale anche per le risposte dell'Assistente AI e per una singola email nella Posta.
L'esportazione dei messaggi in PDF richiede l'AI?
L'esportazione di un singolo messaggio non richiede l'AI, ma la preparazione di un riepilogo dell'intera discussione da parte dell'Assistente AI sì. Senza AI potrai comunque esportare anche una singola email e una nota.
Cosa finirà nel file se attivo la modalità Riassumi?
Nel file finirà la versione visibile, riassunta dall'AI, del messaggio selezionato, con un'annotazione sull'AI. Il messaggio originale nella discussione resterà invariato e l'anteprima AI non verrà salvata nella discussione.
Il cliente vedrà la nostra chat se gli invio il PDF?
No: l'invio del file esportato non dà accesso alla chat in Task Manager. Il link a un'attività o a una chat aprirà il contenuto solo a chi ha già accesso ad essa.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
