El martes, el cliente le pide a Ola, de la agencia: «Enviadnos por escrito en qué hemos quedado». En el chat «Acuerdos con el cliente» esperan 14 mensajes de tres días, entre ellos la decisión sobre la maqueta y el plazo de Marek. La exportación de mensajes a PDF resuelve el caso si se necesita un mensaje concreto; cuando el cliente espera un resumen de toda la conversación, primero hay que reunir los acuerdos en una sola respuesta.
La exportación de mensajes a PDF empieza por un mensaje concreto
Para guardar un mensaje, pasa el cursor sobre él y abre el menú ⋮ junto a su autor. Elige exportar a PDF, Word o TXT; al archivo se incluirá ese mensaje individual, no todo el chat.
Junto al menú también están la reacción, copiar el contenido y la estrella de favoritos. Es fácil confundir estas acciones cuando actúas con prisa, así que primero localiza el mensaje que realmente confirma el acuerdo. El martes, Ola elige el mensaje de Marek: la maqueta con fondo oscuro estará lista el jueves a las 12:00. No le envía al cliente toda la conversación sobre las variantes, ya que solo necesita confirmar el plazo.
El PDF funciona bien como archivo de lectura, el Word cuando el destinatario tiene que añadir correcciones, y el TXT cuando quieres trasladar solo el texto a otro documento. Más información sobre el propio mecanismo en la página de exportación de mensajes individuales.
Una advertencia que te ahorrará un error: el botón «[...]» debajo del mensaje en un hilo abierto sirve, entre otras cosas, para editar y eliminar, si tienes los permisos adecuados. La exportación la encontrarás en el menú ⋮ junto al propio mensaje.
Toda la conversación en un único archivo requiere primero un resumen
Task Manager no exporta todo el chat a un único PDF con un solo clic. Si necesitas un único documento con toda la conversación, pide al Asistente de IA un resumen del hilo y luego exporta esa única respuesta.
Ola hace clic en «Asistente de IA» junto al campo de respuesta y pregunta: «Resume los acuerdos de este hilo: decisiones, plazos y quién es responsable de qué». Con 14 mensajes de tres días, obtiene un texto en el que puede comprobar tres cosas: qué se aprobó, para cuándo y por quién. El Asistente de IA en el hilo responde basándose en esa correspondencia; si no encuentra alguna información en ella, lo dice claramente.
La respuesta permanece en la conversación con la etiqueta «SOLO PARA TI». La ve quien pregunta, no la ven los demás participantes ni el administrador. Solo después de leerla, Ola abre el menú ⋮ junto a esa respuesta y elige exportar a PDF o Word. Así se obtiene un único archivo con el resumen, aunque la función de exportación sigue abarcando solo un mensaje.
Antes de enviarlo, compara nombres, importes y fechas con los mensajes de origen. Junto a la respuesta del Asistente de IA aparece una advertencia de que la IA puede cometer errores. Si un acuerdo es relevante para el precio o el alcance del trabajo, no trates una frase bien redactada como una confirmación que no existe en la conversación. Las normas sobre cómo formular preguntas y elegir fuentes se describen en la página del Asistente de IA.
Organizar cambia la vista de los mensajes, pero no sus originales
«Organizar» permite leer el hilo en una versión preparada por la IA. Cuando exportas un mensaje individual en esa vista, al archivo se incluye la versión visible con una anotación de que la ha preparado la IA; el original del hilo permanece sin cambios.
El botón «Organizar» lo encontrarás junto al campo de respuesta en la tarea, el chat y Correo. Abre cuatro modos:
| Modo | Qué verás |
|---|---|
| Contenido original | Los mensajes tal como fueron escritos. |
| Embellecer | Un contenido más corto y ordenado, en primera persona, sin pies de página, firmas ni cláusulas. |
| Resumir | Una o dos frases por mensaje, centradas en lo que tiene consecuencias. |
| Experto | Una versión profesional con la línea «Nota del experto» debajo de cada mensaje: un consejo, un riesgo o una pregunta. |
El miércoles, Ola elige «Resumir» porque quiere encontrar rápido la decisión sobre el alcance de la maqueta. El modo organiza primero los 8 mensajes más recientes; el botón «Organizar mensajes anteriores (N)» añade otros 8 más. Esto sigue sin ser una exportación conjunta: la exportación del mensaje resumido da como resultado un archivo con ese único mensaje.
La versión organizada es una vista previa para la duración de la sesión. El resultado no se guarda en lugar del mensaje, y al actualizar la página la IA lo vuelve a generar desde cero. Bajo cada mensaje organizado verás «La IA puede cometer errores», una buena razón para volver al original antes de exportar y comprobar el sentido de la frase.
Un correo del cliente se guarda por separado de sus adjuntos
Puedes exportar un correo individual desde el hilo de Correo, usando el menú ⋮ junto al mensaje, a PDF, Word o TXT. Correo es un módulo de la variante Pro; exportar el contenido del correo y guardar sus adjuntos son dos acciones distintas.
Supongamos que el jueves el cliente confirma por correo dos variantes del proyecto. Ola pasa el cursor sobre su mensaje, abre el menú y guarda ese correo en PDF. La correspondencia anterior citada aparece plegada bajo el botón «Mostrar correspondencia anterior», lo que facilita localizar la entrada correcta en lugar de leer el historial repetido.
Si el cliente adjuntó archivos, Ola puede guardar todos los adjuntos desde el menú del hilo en el módulo Archivos, en la carpeta Correo / buzón / asunto del hilo. Sin embargo, esto no forma parte de la exportación del mensaje a PDF. La forma de trabajar con la correspondencia se describe en la página de Correo en Task Manager, y la organización de los propios archivos, en el texto sobre adjuntos de correos y tareas.
La nota permite corregir el acta antes de exportar
Puedes exportar una nota de Task Manager a PDF, Word o TXT. Ola puede primero reunir en la nota el alcance del trabajo, el precio y las preguntas para el cliente, y solo después preparar el archivo.
El viernes Ola traslada los acuerdos necesarios a la nota «Acuerdos con el cliente ABC». Añade qué decisiones ya están aprobadas y cuáles requieren respuesta, y a continuación prepara un Word para su posterior corrección. No tiene que compartir el borrador con todo el equipo: la nota permanece privada hasta que ella misma conceda acceso a alguien. Asignarla a un espacio de trabajo es solo una etiqueta, no una invitación a leerla; ni siquiera el administrador ve una nota que no ha sido compartida.
Si alguien va a ayudar a Ola con la corrección, puede recibir acceso de «Solo lectura» o «Puede editar». La nota se guarda automáticamente alrededor de un segundo después de dejar de escribir. Sobre cómo organizar este tipo de registros, puedes leer en el texto sobre notas de reuniones en la empresa. Un límite importante: exportar una nota solo crea un archivo; no la comparte en Task Manager.
La exportación funciona sin IA, y el enlace solo es útil para quien tiene acceso
La exportación de un mensaje individual, de un correo o de una nota no requiere tener la IA configurada. El enlace a una tarea o chat mostrará el contenido solo a quien tenga acceso; sin él, verá el mensaje «Sin acceso». La función «Organizar», el resumen generado por el Asistente de IA y los archivos cuyo contenido prepara el Asistente de IA sí requieren la IA configurada.
Cuando le pides al Asistente de IA que prepare un archivo para descargar, puede generar un Word, PDF, Excel/CSV o HTML: escribe el contenido y la aplicación compone el archivo. Es una vía distinta a la exportación de una entrada concreta. Si en lugar de un documento prefieres remitir a un compañero a la conversación en curso, puedes usar «Copiar enlace a la tarea / chat». Para un cliente externo que no tiene acceso, el archivo suele ser más práctico.
La empresa usa su propia clave con uno de los proveedores de IA: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Paga directamente al proveedor. Cuando indicas a la IA una fuente de conocimiento, su contenido llega al proveedor externo; Correo como fuente de conocimiento está desactivado por defecto y lo activa el administrador. Tampoco des por hecho que el Asistente de IA leerá todo lo que haya en un adjunto. Task Manager no tiene OCR, la función de reconocimiento de texto en imágenes. La IA no leerá un PDF que sea un escaneo ni un archivo DOC binario antiguo. Los límites de la transmisión de datos se explican en el texto qué llega al proveedor de IA.
Mañana elige la última conversación con un cliente y comprueba si basta con la confirmación de un solo mensaje. Si no es así, pide al Asistente de IA un resumen, compáralo con el hilo, exporta la respuesta a PDF y solo entonces envía el archivo al cliente. ¿Quieres probar este proceso con un ejemplo? Abre Demo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar todo el chat a un único PDF?
No con un solo clic: la exportación abarca un único mensaje. Para tener un solo archivo con los acuerdos de todo el hilo, pide al Asistente de IA un resumen y exporta su respuesta.
¿En qué formatos puedo guardar un mensaje?
Puedes guardar un mensaje individual en PDF, Word o TXT desde el menú ⋮ situado junto a él. Esto también se aplica a las respuestas del Asistente de IA y a un correo individual en Correo.
¿La exportación de mensajes a PDF requiere IA?
La exportación de un mensaje individual no requiere IA, pero preparar el resumen de todo un hilo mediante el Asistente de IA sí la requiere. Sin IA también podrás exportar un correo individual y una nota.
¿Qué se incluirá en el archivo si activo el modo Resumir?
En el archivo se incluirá la versión visible, resumida por la IA, del mensaje seleccionado, con una anotación sobre la IA. El mensaje original permanecerá intacto, y la vista previa de la IA no se guardará en el hilo.
¿El cliente verá nuestro chat si le envío el PDF?
No: enviar el archivo exportado no da acceso al chat en Task Manager. El enlace a una tarea o chat solo abrirá el contenido a la persona que tenga acceso a él.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
