På tisdagen ber kunden Ola från byrån: ”Skicka skriftligt vad vi har kommit överens om.” I chatten ”Överenskommelser med kunden” väntar 14 meddelanden från tre dagar, bland dem ett beslut om mockupen och Mareks tidsfrist. Export av meddelanden till PDF löser saken om ett enda specifikt inlägg behövs; när kunden förväntar sig en sammanfattning av hela konversationen måste överenskommelserna först samlas i ett enda svar.
Export av meddelanden till PDF börjar vid ett specifikt inlägg
För att spara ett meddelande, håll muspekaren över det och öppna menyn ⋮ bredvid dess avsändare. Välj export till PDF, Word eller TXT; filen kommer att innehålla detta enskilda meddelande, inte hela chatten.
Bredvid menyn finns även reaktion, kopiering av innehåll och en stjärna för favoriter. Det är lätt att förväxla dessa åtgärder när du har bråttom, så hitta först det inlägg som verkligen bekräftar överenskommelsen. På tisdagen väljer Ola Mareks meddelande: mockupen med mörk bakgrund blir klar till torsdag kl. 12:00. Hon skickar inte hela konversationen om varianter till kunden, eftersom hon bara behöver bekräfta tidsfristen.
PDF fungerar bra som en fil att läsa, Word - när mottagaren ska lägga till ändringar, och TXT - när du vill flytta enbart texten till ett annat dokument. Mer om själva mekanismen hittar du på sidan export av enskilda meddelanden.
Ett förbehåll sparar dig från misstag: knappen ”[...]” under meddelandet i en öppen tråd gäller bland annat redigering och borttagning, om du har rätt behörigheter. Exporten hittar du i menyn ⋮ bredvid själva meddelandet.
Hela konversationen i en fil kräver först en sammanfattning
Task Manager exporterar inte hela chatten till en enda PDF med ett klick. Om du behöver ett enda dokument med hela konversationen, be AI-assistenten om en sammanfattning av tråden och exportera sedan dess enskilda svar.
Ola klickar på ”AI-assistent” vid svarsfältet och frågar: ”Sammanfatta överenskommelserna från den här tråden: beslut, tidsfrister och vem som ansvarar för vad.” Med 14 meddelanden från tre dagar får hon en text där hon kan kontrollera tre saker: vad som godkändes, till när och av vem. AI-assistenten i tråden svarar utifrån korrespondensen; om den inte hittar viss information i den säger den det rakt ut.
Svaret stannar kvar i konversationen med en badge ”ENDAST FÖR DIG”. Det ser bara den som frågade, inte övriga deltagare eller administratören. Först efter att ha läst det öppnar Ola menyn ⋮ bredvid svaret och väljer export till PDF eller Word. Så skapas en fil med sammanfattningen, även om exportfunktionen fortfarande bara omfattar ett enskilt inlägg.
Jämför namn, belopp och datum med källmeddelandena innan du skickar. Vid AI-assistentens svar finns en varning om att AI kan göra misstag. Om en överenskommelse har betydelse för priset eller arbetets omfattning, behandla inte en flytande formulerad mening som en bekräftelse som inte finns i konversationen. Reglerna för att ställa frågor och välja källor beskrivs på sidan AI-assistenten.
Strukturera ändrar vyn av meddelanden, men inte originalen
”Strukturera” låter dig läsa tråden i en version som förberetts av AI. När du exporterar ett enskilt meddelande i en sådan vy hamnar den synliga versionen i filen, med en anmärkning om att den förberetts av AI; originalet i tråden förblir oförändrat.
Knappen ”Strukturera” hittar du vid svarsfältet i en uppgift, chatt och E-post. Den öppnar fyra lägen:
| Läge | Vad du ser |
|---|---|
| Originalinnehåll | Meddelanden i den form de skrevs. |
| Försköna | Kortare, strukturerat innehåll i första person, utan sidfötter, signaturer och klausuler. |
| Sammanfatta | En eller två meningar per meddelande, fokuserade på det som har konsekvenser. |
| Expert | En professionell version med raden ”Expertkommentar” under varje meddelande: ett råd, en risk eller en fråga. |
På onsdagen väljer Ola ”Sammanfatta”, eftersom hon snabbt vill hitta beslutet om mockupens omfattning. Läget strukturerar först de 8 senaste meddelandena; knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” hämtar ytterligare 8. Det är fortfarande inte en samlad export: exporten vid det sammanfattade inlägget ger en fil med endast det inlägget.
Den strukturerade versionen är en förhandsvisning för sessionens varaktighet. Resultatet sparas inte i stället för meddelandena, och efter en sidomladdning förbereder AI det på nytt. Under varje strukturerat inlägg ser du ”AI kan göra misstag” - en god anledning att återgå till originalet och kontrollera meningens innebörd innan export.
Ett mejl från kunden kan du spara separat från dess bilagor
Ett enskilt mail exporterar du i tråden i E-post via menyn ⋮ vid meddelandet, till PDF, Word eller TXT. E-post är en modul i Pro-varianten; att exportera mailets innehåll och att spara dess bilagor är två separata åtgärder.
Låt oss säga att en kund på torsdagen bekräftar två projektvarianter via e-post. Ola för muspekaren över meddelandet, öppnar menyn och sparar mailet som PDF. Den citerade tidigare korrespondensen döljs i vyn under knappen ”Visa tidigare korrespondens”, vilket gör det lättare att hitta rätt inlägg istället för att läsa den upprepade historiken.
Om kunden bifogade filer kan Ola spara alla bilagor från trådens meny till modulen Filer, i mappen E-post / inkorg / trådens ämne. Det är dock inte en del av exporten av meddelandet till PDF. Hur man arbetar med korrespondens beskrivs på sidan E-post i Task Manager, och om att organisera själva filerna handlar texten om bilagor från mail och uppgifter.
En anteckning gör det möjligt att förbättra protokollet före export
En anteckning i Task Manager kan du exportera till PDF, Word eller TXT. Ola kan först samla arbetets omfattning, priset och frågorna till kunden i en anteckning, och först därefter förbereda filen.
På fredagen för Ola över de nödvändiga besluten till anteckningen ”Överenskommelser med kund ABC”. Hon skriver vilka beslut som redan är godkända och vilka som kräver ett svar, och förbereder sedan en Word-fil för vidare korrigering. Hon behöver inte dela utkastet med hela teamet: anteckningen förblir privat tills hon själv ger någon åtkomst. Att bara koppla den till en arbetsyta är en etikett, inte en inbjudan att läsa; en anteckning som inte har delats syns inte ens för administratören.
Om någon ska hjälpa Ola med korrigeringen kan hen få åtkomsten ”Endast visning” eller ”Kan redigera”. Anteckningen sparas automatiskt cirka en sekund efter att man slutat skriva. Om hur man strukturerar sådana anteckningar kan du läsa i texten om anteckningar från möten i företaget. En viktig gräns: att bara exportera anteckningen skapar en fil; det delar den inte i Task Manager.
Exporten fungerar utan AI, och länken är bara användbar för den som har åtkomst
Export av ett enskilt meddelande, mail eller en anteckning kräver inte konfigurerad AI. En länk till en uppgift eller chatt visar innehållet endast för den som har åtkomst; utan den ser man meddelandet ”Ingen åtkomst”. Funktionen ”Strukturera”, sammanfattningen från AI-assistenten och filer vars innehåll förbereds av AI-assistenten kräver konfigurerad AI.
När du ber AI-assistenten förbereda en fil för nedladdning kan den skapa en Word-, PDF-, Excel/CSV- eller HTML-fil: den skriver innehållet, och applikationen sätter ihop filen. Det är en annan väg än att exportera ett valt inlägg. Om du istället för ett dokument vill hänvisa en kollega till den aktuella konversationen kan du använda ”Kopiera länk till uppgift / chatt”. För en extern kund som inte har åtkomst är en fil vanligtvis mer praktisk.
Företaget använder sin egen nyckel hos en av AI-leverantörerna: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Man betalar direkt till leverantören. När du anger en kunskapskälla för AI skickas dess innehåll till den externa leverantören; E-post som kunskapskälla är avstängd som standard och aktiveras av administratören. Anta inte heller att AI-assistenten kan läsa allt från en bilaga. Task Manager har inte OCR - funktionen för textigenkänning i bilder. AI kan inte läsa en PDF som är en skanning eller en gammal binär DOC-fil. Gränserna för dataöverföring förklaras i texten vad som når AI-leverantören.
I morgon väljer du den senaste konversationen med en kund och kontrollerar om en bekräftelse i ett enda meddelande räcker. Om inte, be AI-assistenten om en sammanfattning, jämför den med tråden, exportera svaret till PDF och skicka filen till kunden först då. Vill du gå igenom detta med ett exempel? Öppna Demo.
Vanliga frågor
Kan jag exportera en hel chatt till en enda PDF?
Inte med ett klick: exporten gäller ett enskilt meddelande. För att få en fil med överenskommelserna från hela tråden, be AI-assistenten om en sammanfattning och exportera sedan dess svar.
I vilka format kan jag spara ett meddelande?
Ett enskilt meddelande kan du spara som PDF, Word eller TXT via menyn ⋮ bredvid det. Detta gäller även svar från AI-assistenten och ett enskilt mejl i E-post.
Kräver export av meddelanden till PDF AI?
Export av ett enskilt meddelande kräver inte AI, men för att AI-assistenten ska kunna sammanfatta hela tråden krävs det. Utan AI kan du också exportera ett enskilt mejl och en anteckning.
Vad hamnar i filen när jag aktiverar läget Strukturera?
Filen kommer att innehålla den synliga, av AI sammanfattade versionen av det valda meddelandet med en AI-anmärkning. Originalmeddelandet förblir orört, och AI-förhandsvisningen sparas inte i tråden.
Ser kunden vår chatt om jag skickar en PDF till dem?
Nej: att skicka en exporterad fil ger inte åtkomst till chatten i Task Manager. Länken till en uppgift eller chatt öppnar innehållet endast för den person som har åtkomst till den.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
