Marta vede devítičlennou cestovní kancelář. V pondělí otevírá tabulku „ÚKOLY 2026“, poté Gmail, aby zkontrolovala, zda Kasia dostala nová ujednání od klienta. Firma už má Google Workspace - proč by potřebovala ještě program pro úkoly?
Google Workspace zůstává tam, kde tým píše a setkává se
Google Workspace nechte pro poštu, společně tvořené dokumenty, tabulky, soubory a videoschůzky. Task Manager tyto služby nenahrazuje: nemá editor tabulek ani obdobu Meet. (workspace.google.com)
Pokud Kasia a Marta společně upravují nabídku v Dokumentech Google, není důvod přenášet samotný dokument. Totéž platí pro tabulku, ve které firma počítá marži zájezdů. Jiná otázka zní: kam zapsat, kdo má poslat nabídku, do kdy a co klient změnil po posledním hovoru?
Google na to má vlastní odpovědi. Úkol s datem se objeví v Kalendáři Google, z e-mailu v Gmailu lze vytvořit úkol a v prostoru Google Chat lze úkol přidělit jiné osobě. Než koupíte další program, ověřte, zda tyto funkce řeší problém vašeho týmu.
Tabulka ukazuje termín. Co se stalo s úkolem, zjistíte jinde
Tabulka postačí, pokud potřebujete přehled věcí a někdo hlídá jeho aktuálnost. Změnu termínu a předchozí datum zjistíte ve vlákně úkolu v Task Manageru; pokud ujednání proběhlo po telefonu, samotný řádek tabulky vám jejich průběh neukáže.
V pondělí Marta zapíše: „Nabídka pro Nord - Kasia - pátek“. Ve středu klient změní směr cesty, Kasia dostane nové nabídky cen a termín se telefonicky posune. V pátek buňka s datem už ukazuje pondělí, ale Marta se musí zeptat, odkud se změna vzala.
V Task Manageru založíte úkol s tématem, popisem, přiřazenými osobami, prioritou a termínem. Stav měníte ze seznamu. Marta vidí červený termín u věcí po termínu, modrý termín na dnešek a zelený termín budoucí práce. Dlaždice nad seznamem jí umožňují zobrazit úkoly na dnešek nebo po termínu.
Rozdíl je vidět po otevření úkolu. Zprávy, zmínky a přílohy jsou u jeho karty a systémový záznam uchovává informaci, kdo posunul termín a jaké datum platilo dříve. Místo otázky „proč je v tabulce pondělí?“ čtete vlákno. Podívejte se také, jak funguje konverzace u úkolu.
Ilustrace ukazuje konverzaci se seznamem úkolů; Martinu záležitost vedete ve vlákně úkolu.
Google Tasks pomáhá i týmu, ale práci uspořádá jinak
Google Tasks už není jen osobní seznam: úkoly lze přidělovat v prostorech Google Chat a v příslušných plánech i v Dokumentech Google. Úkol přidělený vám se objeví i ve vašem seznamu a úkol s datem a časem se může zobrazit v Kalendáři Google. (support.google.com)
To je dobrá cesta, pokud tým vše domlouvá v jednom prostoru Chat nebo přímo v dokumentu. Google popisuje upozornění na přidělení a dokončení úkolu. Pokud máte přístup k prostoru nebo dokumentu, můžete si zkontrolovat i jejich historii. V Google lze přidělit práci a zjistit, kdo ji dokončil. (support.google.com)
Task Manager vybíráte z jiného důvodu: úkol má vlastní vlákno, stavy „Probíhá“, „Hotovo“ a „Zrušeno“, prioritu a záznam o změně termínu s předchozí hodnotou. Ve středu Kasia odškrtne „Sehnat nabídky hotelů“ na seznamu úkolů v popisu. Marta vidí postup „2 ze 4 hotovo“ a avatar osoby, která bod zaškrtla. Nemusí tuto informaci hledat mezi dokumentem a chatem.
Google Workspace a program pro úkoly: co zůstává na které straně?
Google Workspace zůstává sadou nástrojů pro poštu, dokumenty a spolupráci, zatímco Task Manager může převzít vedení úkolů týmu. Následující srovnání nepředpokládá, že se vzdáte jakékoli služby Google. (workspace.google.com)
| Oblast | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Dokumenty a tabulky | Dokumenty Google a Tabulky Google se spoluprací na souborech | Poznámky a přílohy; bez editoru tabulek |
| Pošta a schůzky | Gmail a Meet | Pošta přes IMAP/SMTP ve variantě Pro; bez obdoby Meet |
| Přidělování úkolů | Tasks, také sdílené úkoly v Chatu a Dokumentech | Úkoly s přiřazenými osobami, stavy, prioritou a termínem |
| Pracovní komunikace | Zprávy v Chatu, komentáře v dokumentech, Gmail | Vlákno přímo u úkolu, se zmínkami a přílohami |
| Kalendář | Kalendář Google | Kalendář s úkoly, událostmi a nepřítomnostmi; propojení s Kalendářem Google |
| Data aplikace | Služby a infrastruktura Google | Soubory aplikace a databáze na serveru klienta |
| Vyúčtování | Poplatek za uživatele měsíčně | Trvalá licence s limitem stanic |
Řádek o datech neznamená, že přidání Task Manageru přesune firemní poštu nebo dokumenty z Google. Znamená pouze to, že data samotné instalace Task Manageru se nacházejí na vašem hostingu, zatímco služby Google běží v infrastruktuře Google.
Kalendář Google nemusíte opouštět - stačí ho propojit
Kalendář Google vám může nadále sloužit ke schůzkám a Task Manager zobrazí jeho události vedle úkolů a nepřítomností týmu. Změny událostí se synchronizují oběma směry: ty z Google se v Task Manageru objeví během několika minut a úprava v Task Manageru se uloží v Google.
Propojení je osobní. Když Marta připojí svůj kalendář, události z něj vidí v Task Manageru jen ona, ne celá kancelář. Může také propojit více účtů. Pokud právě změnila schůzku v Google a chce změnu stáhnout bez čekání, použije ikonu synchronizace v Kalendáři.
Existuje technická podmínka: administrátor musí nejprve vytvořit pověření OAuth v Google Cloud a zadat Client ID a Client Secret v nastavení Task Manageru. OAuth je způsob, jakým Google uděluje aplikaci přístup ke kalendáři se souhlasem vlastníka účtu. Poté každá osoba připojí vlastní účet a vybere kalendář. Postup popisuje návod na propojení Kalendáře Google.
Odpojení účtu odstraní z Task Manageru události importované z tohoto propojení, ale neodstraní je z Google. Pamatujte také, že úprava nebo smazání propojené události v Task Manageru uloží tuto změnu i v Kalendáři Google.
Pošta vedle úkolu pomáhá, ale nezpřístupňuje e-mail celému týmu
Kasia neuvidí Martin e-mail jen proto, že ho Marta propojí s úkolem, ke kterému mají přístup obě. Propojení slouží k přecházení mezi e-mailem a úkolem, ne ke sdílení korespondence.
Ve variantě Pro umožňuje modul Pošta připojit schránku IMAP/SMTP, také Gmail. IMAP slouží k přijímání zpráv a SMTP k jejich odesílání; při připojování Gmailu návod Task Manageru vyžaduje heslo aplikace a zapnutý IMAP.
Ve čtvrtek přijde Martě do schránky dotaz od firmy Nord. Marta může propojit e-mailové vlákno s úkolem „Nabídka pro klienta Nord“, aby mohla mezi nimi přecházet. Jde však o navigační zkratku, ne o sdílení korespondence. Pokud má Kasia znát domluvu, Marta ji zapíše do vlákna úkolu. Více o tomto rozdělení práce najdete v textu jak zvládnout e-maily v týmu.
Každá připojená schránka je soukromá, a to i vůči administrátorovi aplikace. Task Manager nemaže zprávy z poštovního serveru a odpojení schránky odstraní pouze místní kopii v programu. Gmail tak může zůstat firemní poštou; Pro mění místo, odkud ho Marta čte, ne poskytovatele pošty.
Porovnávejte účet jako dva různé nákupy
Google Workspace účtuje uživatelské účty, zatímco Task Manager licenci na určený počet stanic. Neodečítejte tedy cenu jednoho od druhého, jako by oba produkty poskytovaly stejný soubor služeb. (workspace.google.com)
Na polské stránce s ceníkem Google byla 20. října 2026 uvedena cena 31,50 PLN bez DPH za uživatele měsíčně pro plán Google Workspace Business Starter při roční platbě. (workspace.google.com) Pro devět osob je mechanika výpočtu 9 × měsíční cena × počet měsíců. Před nákupem si ověřte konečnou částku a daň v objednávce; akce a způsob vyúčtování mohou nabídku změnit. (workspace.google.com)
Task Manager pro devítičlenný tým se vejde do plánu Classic, do 20 osob. Licence Standard Classic stojí 1 490 PLN a Pro Classic 3 990 PLN. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací; poté můžete dál používat vlastněnou verzi, nebo aktualizace prodloužit - u Standard Classic za 447 PLN ročně. Nejde o předplatné účtované za každou osobu měsíčně.
Do vlastního výpočtu přidejte hosting. Pokud chcete používat AI asistenta, potřebujete také vlastní klíč u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a platíte poskytovateli modelu bez přirážky Task Manageru. Program funguje i bez AI. Rozepsaný způsob výpočtu najdete v rozboru nákladů na program pro úkoly za tři roky.
Pokud Martina kancelář potřebuje Gmail, dokumenty a Meet, bude za Google Workspace nadále platit. Nákup Task Manageru pak znamená dodatečný náklad za jiný způsob vedení úkolů, ne automatickou úsporu na Google.
Vlastní server dává kontrolu, ale přidává povinnost
Task Manager instalujete na vlastní hosting a sami odpovídáte za údržbu tohoto prostředí. Vyžaduje PHP 8.1 nebo novější a MySQL nebo MariaDB; postačí sdílený hosting. Je to jiné uspořádání než přihlašování do služby Google a placení dalších účtů.
Instalátor běží v prohlížeči a aktualizace spouštíte z nastavení aplikace - neinstalují se bez účasti administrátora. V plánu Classic je vzdálená instalace zahrnuta v ceně; ve Starteru je to samostatná služba za 299 PLN. Pokud se nechcete zabývat hostingem, počítejte s touto povinností předem, ne až po přesunu úkolů.
Ani vlastní server neznamená, že každá informace na něm vždy zůstane. Jakmile zapnete AI asistenta, dotaz spolu s použitým kontextem se odešle vybranému poskytovateli modelu na váš klíč. Pokud firma pracuje bez AI, tato část propojení není potřeba.
Zítra přesuňte jednu věc, ne celou firmu
Nemusíte hned přebudovat práci devíti lidí. Ve středu vyberte jednu aktivní věc z tabulky, vytvořte pro ni Pracovní prostor a tři úkoly s osobami a termíny. Dohody týkající se těchto úkolů zapisujte do jejich vláken a nabídku pište i nadále v Dokumentech Google. Po týdnu ověřte, zda na otázku „kdo posunul termín a proč?“ už odpovídá samotný úkol. Pokud si chcete nejdřív prohlédnout uspořádání programu, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Nahradí nám Task Manager Gmail a Disk Google?
Ne. Gmail, Disk, Dokumenty, Tabulky a Meet mohou zůstat v Google; Task Manager slouží k vedení úkolů a týmových rozhovorů a varianta Pro umožňuje připojit stávající schránku přes IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
Lze vidět události z Kalendáře Google v Task Manageru?
Ano, po propojení účtu uvidíte události z Google v Kalendáři Task Manageru a jejich změny se budou synchronizovat oboustranně. Administrátor musí předem nastavit přihlašovací údaje OAuth; importované události vidí pouze vlastník propojeného účtu.
Stačí Google Tasks malé firmě?
Google Tasks může stačit, pokud úkoly přidělované v Google Chatu nebo Dokumentech odpovídají způsobu práce vašeho týmu. Pokud potřebujete samostatné vlákno u každého úkolu, stavy, prioritu a zápis předchozího termínu, podívejte se na Task Manager. (support.google.com)
Kolik stojí program pro úkoly vedle Google Workspace?
Task Manager vyžaduje samostatný poplatek za licenci s limitem stanovišť, zatímco Google Workspace nadále účtuje poplatky za používané účty. K vyúčtování za Task Manager přičtěte hosting a, pokud zapnete AI asistenta, náklady na zvoleného poskytovatele modelu; prodloužení aktualizací po 12 měsících je volitelné. (workspace.google.com)
Přestanou po připojení Task Manageru naše data být u Google?
Ne: pošta, dokumenty a ostatní data služeb Google zůstávají tam, kde tyto služby používáte. Data aplikace Task Manager se nacházejí na vašem serveru a při použití AI asistenta je dotaz s kontextem odesílán poskytovateli modelu na váš klíč.
Zdroje
- Task Manager, přehled faktů a návody „Úkoly“, „Kalendář Google - propojení krok za krokem“ a „Pošta“, poskytnuté redakci (přístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Funkce: Úkoly - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (přístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Funkce: Kalendář Google - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (přístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Funkce: Pošta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (přístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Ceník - https://taskmanager.pl/#ceny (přístup: 20. 10. 2026).
- Google Workspace, „Srovnání flexibilních předplatných“ - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (přístup: 20. 10. 2026).
- Google Workspace, polská stránka s ceníkem - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (přístup: 20. 10. 2026).
- Google Tasks - Nápověda, „Learn about Google Tasks“ - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (přístup: 20. 10. 2026).
- Google Tasks - Nápověda, „Get started with shared tasks“ - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (přístup: 20. 10. 2026).
- Google Workspace - Nápověda, „Choose a geographic location for your data“ - https://support.google.com/a/answer/14310028 (přístup: 20. 10. 2026).
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
