Marta johtaa yhdeksän hengen matkatoimistoa. Maanantaisin hän avaa taulukon ”TEHTÄVÄT 2026”, sitten Gmailin tarkistaakseen, saiko Kasia asiakkaalta uudet sovitut asiat. Yrityksellä on jo Google Workspace - miksi tarvitaan vielä tehtävienhallintaohjelma?
Google Workspace pysyy siellä, missä tiimi kirjoittaa ja tapaa
Jätä Google Workspace sähköpostia, yhdessä muokattavia asiakirjoja, taulukoita, tiedostoja ja videopalavereja varten. Task Manager ei korvaa näitä palveluita: siinä ei ole taulukkolaskentaeditoria eikä Meetin vastinetta. (workspace.google.com)
Jos Kasia ja Marta viimeistelevät yhdessä tarjousta Google Docsissa, itse asiakirjaa ei ole syytä siirtää. Sama koskee taulukkoa, jossa yritys laskee matkojen katteen. Eri kysymys on, mihin kirjataan, kuka lähettää tarjouksen, mihin mennessä ja mitä asiakas muutti viimeisimmän puhelun jälkeen.
Googlella on näihin omat ratkaisunsa. Päivämäärällinen tehtävä näkyy Google Kalenterissa, Gmail-viestistä voi luoda tehtävän, ja Google Chat -tilassa tehtävän voi antaa toiselle henkilölle. Ennen kuin ostat uuden ohjelman, tarkista, ratkaisevatko nämä toiminnot tiimisi ongelman.
Taulukko näyttää määräajan. Mitä tehtävälle tapahtui, tarkistat muualta
Taulukko riittää, kun tarvitset listan asioista ja joku pitää sen ajan tasalla. Määräajan muutoksen ja edellisen päivämäärän näet Task Managerin tehtävän viestiketjusta; jos sopimukset tehtiin puhelimessa, pelkkä taulukon rivi ei kerro, miten asia eteni.
Maanantaina Marta kirjoittaa: ”Tarjous Nordille - Kasia - perjantai”. Keskiviikkona asiakas vaihtaa matkakohdetta, Kasia saa uudet hinnat, ja määräaikaa siirretään puhelimitse. Perjantaina päivämääräsolussa lukee jo maanantai, mutta Martan täytyy kysyä, mistä muutos johtuu.
Task Managerissa luot tehtävän, jossa on aihe, kuvaus, nimetyt henkilöt, prioriteetti ja määräaika. Tilan vaihdat listalta. Marta näkee punaisena määräajan, joka on umpeutunut, sinisenä tänään erääntyvän määräajan ja vihreänä tulevan työn määräajan. Listan yläpuolella olevat korttipainikkeet näyttävät tehtävät, jotka erääntyvät tänään tai ovat myöhässä.
Erona huomaat, kun avaat tehtävän. Viestit, maininnat ja liitteet ovat sen kortilla, ja järjestelmämerkintä tallentaa tiedon siitä, kuka siirsi määräaikaa ja mikä päivämäärä oli aiemmin voimassa. Sen sijaan että kysyisit ”miksi taulukossa lukee maanantai?”, luet viestiketjun. Katso myös, miten tehtävän keskustelu toimii.
Kuva näyttää keskustelun ja tehtävälistan; Martan asiaa hoidetaan tehtävän viestiketjussa.
Google Tasks auttaa myös tiimiä, mutta järjestää työn eri tavalla
Google Tasks ei ole enää pelkkä henkilökohtainen lista: tehtäviä voi antaa Google Chat -tiloissa ja, sopivissa suunnitelmissa, Google Docsissa. Sinulle annettu tehtävä ilmestyy myös omalle listallesi, ja päivämäärällä ja kellonajalla varustettu tehtävä voi näkyä Google Kalenterissa. (support.google.com)
Tämä toimii hyvin, jos tiimi sopii kaiken yhdessä Chat-tilassa tai suoraan asiakirjassa. Google kertoo ilmoituksista, kun tehtävä annetaan tai saatetaan valmiiksi. Jos sinulla on pääsy tilaan tai asiakirjaan, voit myös tarkistaa niiden historian. Googlessa voi antaa työtä ja tarkistaa, kuka sen on saattanut valmiiksi. (support.google.com)
Task Manager valitaan eri syystä: tehtävällä on oma viestiketju, tilat ”Käynnissä”, ”Valmis” ja ”Peruttu”, prioriteetti sekä merkintä määräajan muutoksesta edellisine arvoineen. Keskiviikkona Kasia merkitsee tehtävän ”Kerätä hotellitarjoukset” tehdyksi tehtävälistalla kuvauksen sisällä. Marta näkee edistymisen ”2/4 tehty” ja sen henkilön avatarin, joka merkitsi kohdan. Hänen ei tarvitse etsiä tätä tietoa dokumentin ja keskustelun väliltä.
Google Workspace vai tehtäväohjelma: mikä jää kummallekin puolelle?
Google Workspace pysyy sähköpostin, dokumenttien ja yhteistyön työkalukokonaisuutena, ja Task Manager voi ottaa vastuun tiimin tehtävien hallinnasta. Alla oleva vertailu ei edellytä minkään Google-palvelun käytöstä luopumista. (workspace.google.com)
| Asia | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Dokumentit ja laskentataulukot | Google Docs ja Sheets tiedostojen yhteiskäyttöön | Muistiinpanot ja liitteet; ei taulukkolaskentaeditoria |
| Sähköposti ja tapaamiset | Gmail ja Meet | Sähköposti IMAP/SMTP:n kautta Pro-versiossa; ei Meetiä vastaavaa ominaisuutta |
| Tehtävien jakaminen | Tasks, myös jaetut tehtävät Chatissa ja dokumenteissa | Tehtävät, joilla on vastuuhenkilöt, tilat, prioriteetti ja määräaika |
| Työhön liittyvä keskustelu | Viestit Chatissa, kommentit dokumenteissa, Gmail | Viestiketju suoraan tehtävän yhteydessä, maininnoin ja liitteineen |
| Kalenteri | Google Kalenteri | Kalenteri tehtävineen, tapahtumineen ja poissaoloineen; yhteys Google Kalenteriin |
| Sovelluksen tiedot | Googlen palvelut ja infrastruktuuri | Sovelluksen tiedostot ja tietokanta asiakkaan palvelimella |
| Laskutus | Kuukausimaksu käyttäjää kohden | Pysyvä lisenssi käyttöpaikkarajalla |
Tietoja koskeva rivi ei tarkoita, että Task Managerin käyttöönotto siirtäisi yrityksen sähköpostin tai dokumentit pois Googlelta. Se tarkoittaa vain, että itse Task Manager-asennuksen tiedot sijaitsevat omalla palvelimellasi, kun taas Googlen palvelut toimivat Googlen infrastruktuurissa.
Google Kalenterista ei tarvitse luopua - se kannattaa yhdistää
Google Kalenteri voi edelleen toimia tapaamistesi hallintaan, ja Task Manager näyttää sen tapahtumat tehtävien ja tiimin poissaolojen rinnalla. Tapahtumien muutokset synkronoituvat molempiin suuntiin: Googlesta tulevat muutokset ilmestyvät Task Manageriin muutaman minuutin sisällä, ja Task Managerissa tehty muokkaus tallentuu Googleen.
Yhteys on henkilökohtainen. Kun Marta yhdistää oman kalenterinsa, sen tapahtumat näkyvät Task Managerissa vain hänelle, ei koko toimistolle. Hän voi myös yhdistää useita tilejä. Jos hän on juuri muuttanut tapaamista Googlessa ja haluaa noutaa muutoksen heti, hän käyttää Kalenterin synkronointikuvaketta.
Tähän liittyy tekninen edellytys: järjestelmänvalvojan on ensin luotava OAuth-tunnistetiedot Google Cloudissa ja syötettävä Client ID sekä Client Secret Task Managerin asetuksiin. OAuth on tapa, jolla Google myöntää sovellukselle pääsyn kalenteriin tilin omistajan suostumuksella. Sen jälkeen jokainen käyttäjä yhdistää oman tilinsä ja valitsee kalenterin. Vaiheet löytyvät Google Kalenterin yhdistämisohjeesta.
Tilin yhteyden katkaiseminen poistaa Task Managerista kyseisen yhteyden kautta tuodut tapahtumat, mutta ei poista niitä Googlesta. Muista myös, että yhdistetyn tapahtuman muokkaaminen tai poistaminen Task Managerissa tallentaa muutoksen myös Google Kalenteriin.
Sähköposti tehtävän vieressä auttaa, mutta ei jaa viestiä koko tiimille
Kasia ei näe Martan sähköpostia pelkästään siksi, että Marta liittää sen tehtävään, johon molemmilla on pääsy. Liittäminen toimii siirtymänä sähköpostin ja tehtävän välillä, ei kirjeenvaihdon jakamiseen.
Pro-versiossa Sähköposti-moduuli mahdollistaa IMAP/SMTP-postilaatikon, myös Gmailin, yhdistämisen. IMAP vastaanottaa viestit ja SMTP lähettää ne; Gmailia yhdistettäessä Task Managerin ohje edellyttää sovelluskohtaista salasanaa ja käytössä olevaa IMAP:ia.
Torstaina Martan postilaatikkoon saapuu kysymys Nordilta. Marta voi liittää sähköpostiketjun tehtävään ”Tarjous asiakkaalle Nord”, jotta hän voi siirtyä niiden välillä. Tämä on kuitenkin navigointioikotie, ei kirjeenvaihdon jakaminen. Jos Kasian pitää tietää sovitut asiat, Marta kirjaa ne tehtävän viestiketjuun. Lisää tästä työnjaosta löydät tekstistä miten hallita sähköposteja tiimissä.
Jokainen yhdistetty postilaatikko on yksityinen, myös sovelluksen pääkäyttäjälle. Task Manager ei poista viestejä postipalvelimelta, ja postilaatikon irrottaminen poistaa vain paikallisen kopion ohjelmasta. Gmail voi siis edelleen toimia yrityksen sähköpostina; Pro muuttaa paikkaa, josta Marta sitä lukee, ei sähköpostin tarjoajaa.
Vertaile laskua kahtena eri hankintana
Google Workspace laskuttaa käyttäjätilejä, kun taas Task Manager lisensoi tietyn määrän käyttöpaikkoja. Älä siis vähennä toisen hintaa toisesta ikään kuin molemmat tuotteet tarjoaisivat saman palvelukokonaisuuden. (workspace.google.com)
Googlen puolalaisella hinnastosivulla näkyi 20.10.2026 hinta 31,50 zł (alv 0 %) käyttäjää kohden kuukaudessa Google Workspace Business Starter -paketille vuosisitoumuksella. (workspace.google.com) Yhdeksälle hengelle laskun mekaniikka on 9 × kuukausihinta × kuukausien määrä. Tarkista lopullinen summa ja vero tilauksessa ennen ostoa; tarjoukset ja laskutustapa voivat muuttaa hintaa. (workspace.google.com)
Task Manager yhdeksän hengen tiimille mahtuu Classic-pakettiin, joka kattaa jopa 20 henkilöä. Standard Classic -lisenssi maksaa 1 490 zł ja Pro Classic 3 990 zł. Hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitykset; sen jälkeen voit jatkaa omistamasi version käyttöä tai uusia päivitysoikeuden - Standard Classicissa hintaan 447 zł vuodessa. Tämä ei ole joka kuukausi henkilöä kohden laskutettava tilaus.
Lisää omaan laskelmaasi hosting. Jos haluat käyttää AI-avustajaa, tarvitset myös oman avaimen OpenAI:lta, Google Geminiltä, Anthropic Claudelta tai xAI Grokilta ja maksat mallin tarjoajalle ilman Task Managerin katetta. Ohjelma toimii myös ilman AI:ta. Yksityiskohtaisen laskentatavan löydät tehtäväohjelman kolmen vuoden kustannuslaskelmasta.
Jos Martan toimisto tarvitsee Gmailia, dokumentteja ja Meetiä, se maksaa edelleen Google Workspacesta. Task Managerin hankinta tarkoittaa silloin lisäkustannusta toisenlaisesta tavasta hoitaa tehtäviä, ei automaattista säästöä Googlen kustannuksissa.
Oma palvelin antaa hallinnan, mutta tuo myös vastuun
Asennat Task Managerin omalle palvelimellesi ja vastaat itse tämän ympäristön ylläpidosta. Se tarvitsee PHP 8.1:n tai uudemman sekä MySQL:n tai MariaDB:n; jaettu palvelintila riittää. Tämä on eri järjestely kuin kirjautuminen Google-palveluun ja lisätilien maksaminen.
Asennusohjelma toimii selaimessa, ja päivitykset käynnistät sovelluksen asetuksista - ne eivät asennu ilman pääkäyttäjän toimintaa. Classic-paketissa etäasennus sisältyy hintaan; Starter-paketissa se on erillinen palvelu hintaan 299 zł. Jos et halua huolehtia hostingista, ota tämä vastuu huomioon ennen valintaa, älä vasta tehtävien siirron jälkeen.
Myöskään oma palvelin ei tarkoita, että kaikki tieto pysyisi aina siellä. Kun otat AI-avustajan käyttöön, kysely käytetyn kontekstin kanssa lähetetään valitsemallesi mallin tarjoajalle omalla avaimellasi. Jos yritys toimii ilman AI:ta, tätä osaa yhteydestä ei tarvita.
Siirrä huomenna yksi asia, ei koko yritystä
Sinun ei tarvitse heti rakentaa uudelleen yhdeksän hengen työtä. Valitse keskiviikkona yksi aktiivinen asia taulukosta, luo sille Työtila ja kolme tehtävää vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen. Kirjaa näitä tehtäviä koskevat sopimukset niiden viestiketjuihin, ja kirjoita tarjous edelleen Google Docsissa. Tarkista viikon kuluttua, vastaako tehtävä jo itse kysymykseen ”kuka siirsi määräaikaa ja miksi?”. Jos haluat ensin nähdä ohjelman rakenteen, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako Task Manager Gmailin ja Google Driven?
Ei. Gmail, Drive, Docs, Sheets ja Meet voivat pysyä Googlen puolella; Task Manager hoitaa tiimin tehtävät ja keskustelut, ja Pro-versiossa voit liittää olemassa olevan sähköpostilaatikon IMAP/SMTP:n kautta. (workspace.google.com)
Voiko Google Kalenterin tapahtumat nähdä Task Managerissa?
Kyllä, tilin yhdistämisen jälkeen näet Googlen tapahtumat Task Managerin Kalenterissa, ja niiden muutokset synkronoituvat molempiin suuntiin. Pääkäyttäjän on ensin määritettävä OAuth-valtuutukset; tuodut tapahtumat näkyvät vain yhdistetyn tilin omistajalle.
Riittääkö Google Tasks pienelle yritykselle?
Google Tasks voi riittää, jos Google Chatissa tai Docsissa jaetut tehtävät sopivat tiiminne työskentelytapaan. Jos tarvitset erillisen viestiketjun jokaiselle tehtävälle, tiloja, prioriteetin ja aiemman määräajan tallentamisen, tutustu Task Manageriin. (support.google.com)
Paljonko maksaa tehtävienhallintaohjelma Google Workspacen rinnalla?
Task Manager edellyttää erillistä, käyttäjämäärään perustuvaa lisenssimaksua, ja Google Workspace veloittaa edelleen käytössä olevista tileistä. Laske Task Managerin kuluihin mukaan hosting sekä, jos otat käyttöön AI-avustajan, valitsemasi mallintarjoajan kustannukset; päivitysoikeuden uusiminen 12 kuukauden jälkeen on valinnaista. (workspace.google.com)
Lakkaako datamme olemasta Googlella Task Managerin käyttöönoton jälkeen?
Ei: sähköposti, asiakirjat ja muut Google-palveluiden tiedot pysyvät siellä, missä käytät näitä palveluita. Task Manager -sovelluksen tiedot sijaitsevat omalla palvelimellasi, ja AI-avustajaa käytettäessä konteksti sisältävä kysely lähetetään mallintarjoajalle omalla avaimellasi.
Lähteet
- Task Manager, faktalehti ja ohjeet ”Tehtävät”, ”Google Kalenteri - yhdistäminen vaihe vaiheelta” sekä ”Sähköposti”, toimitettu toimitukselle (haettu: 20.10.2026).
- Task Manager, Ominaisuudet: Tehtävät - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (haettu: 20.10.2026).
- Task Manager, Ominaisuudet: Google Kalenteri - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (haettu: 20.10.2026).
- Task Manager, Ominaisuudet: Sähköposti - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (haettu: 20.10.2026).
- Task Manager, Hinnoittelu - https://taskmanager.pl/#hinnat (haettu: 20.10.2026).
- Google Workspace, ”Joustavien tilausten vertailu” - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (haettu: 20.10.2026).
- Google Workspace, Puolan hinnoittelusivu - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (haettu: 20.10.2026).
- Google Tasks - Ohjeet, ”Learn about Google Tasks” - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (haettu: 20.10.2026).
- Google Tasks - Ohjeet, ”Get started with shared tasks” - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (haettu: 20.10.2026).
- Google Workspace - Ohjeet, ”Choose a geographic location for your data” - https://support.google.com/a/answer/14310028 (haettu: 20.10.2026).
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
