Marta dirige une agence de voyages de neuf personnes. Le lundi, elle ouvre le tableur « TÂCHES 2026 », puis Gmail, pour vérifier si Kasia a bien reçu les nouvelles informations du client. L’entreprise a déjà Google Workspace - pourquoi aurait-elle aussi besoin d’un outil de gestion des tâches ?
Google Workspace reste là où l’équipe écrit et se réunit
Laissez Google Workspace pour la messagerie, les documents collaboratifs, les tableurs, les fichiers et les visioconférences. Task Manager ne remplace pas ces services : il n’a ni éditeur de tableurs ni équivalent de Meet. (workspace.google.com)
Si Kasia et Marta améliorent ensemble une offre dans Google Docs, il n’y a aucune raison de déplacer le document lui-même. Même chose pour le tableur où l’entreprise calcule la marge des voyages. La vraie question est ailleurs : où noter qui doit envoyer l’offre, pour quand, et ce que le client a changé depuis le dernier appel ?
Google a ses propres réponses à cela. Une tâche avec une date apparaît dans Google Agenda, un e-mail Gmail peut être transformé en tâche, et un espace Google Chat permet d’assigner une tâche à quelqu’un d’autre. Avant d’acheter un nouvel outil, vérifiez si ces fonctions répondent déjà au besoin de votre équipe.
Le tableur affiche une échéance. Ce qui est arrivé à la tâche, vous le cherchez ailleurs
Un tableur suffit quand vous avez besoin d’une liste de dossiers et que quelqu’un veille à la tenir à jour. Le changement d’échéance et la date précédente, vous les retrouverez dans le fil de discussion de la tâche dans Task Manager ; si les décisions ont été prises par téléphone, la simple ligne du tableur ne vous montrera pas comment elles se sont déroulées.
Le lundi, Marta note : « Offre pour Nord - Kasia - vendredi ». Le mercredi, le client change de destination, Kasia reçoit de nouveaux devis, et l’échéance est repoussée par téléphone. Le vendredi, la cellule avec la date affiche déjà lundi, mais Marta doit demander d’où vient ce changement.
Dans Task Manager, vous créez une tâche avec un sujet, une description, des personnes assignées, une priorité et une échéance. Vous changez le statut depuis la liste. Marta voit en rouge l’échéance des dossiers en retard, en bleu celle du jour même, et en vert celle des travaux à venir. Des tuiles au-dessus de la liste lui permettent d’afficher les tâches du jour ou en retard.
La différence se voit à l’ouverture de la tâche. Les messages, les mentions et les pièces jointes sont rattachés à sa fiche, et une entrée système conserve qui a repoussé l’échéance et quelle était la date précédente. Au lieu de demander « pourquoi y a-t-il lundi dans le tableur ? », vous lisez le fil de discussion. Découvrez aussi comment fonctionne la discussion liée à une tâche.
L’illustration montre une discussion avec une liste de tâches ; vous suivez le dossier de Marta dans le fil de la tâche.
Google Tasks aide aussi l’équipe, mais organise le travail autrement
Google Tasks n’est plus seulement une liste personnelle : les tâches peuvent être assignées dans des espaces Google Chat ainsi que, selon les offres, dans Google Docs. Une tâche qui vous est assignée apparaît aussi sur votre propre liste, et une tâche avec une date et une heure peut s’afficher dans Google Agenda. (support.google.com)
C’est une bonne solution si l’équipe règle tout dans un même espace Chat ou directement dans le document. Google décrit des notifications lors de l’attribution et de la fin d’une tâche. Si vous avez accès à l’espace ou au document, vous pouvez aussi consulter leur historique. Dans Google, il est possible d’assigner du travail et de voir qui l’a terminé. (support.google.com)
Vous choisissez Task Manager pour une autre raison : la tâche a son propre fil de discussion, des statuts « En cours », « Terminé » et « Annulé », une priorité et une entrée indiquant le changement d'échéance avec l'ancienne valeur. Mercredi, Kasia coche « Récolter les devis d'hôtels » dans la liste de tâches de la description. Marta voit la progression « 2 sur 4 terminées » et l'avatar de la personne qui a coché le point. Elle n'a pas besoin de chercher cette information entre le document et la discussion.
Google Workspace et un outil de gestion des tâches : qu'est-ce qui reste de chaque côté ?
Google Workspace reste un ensemble d'outils pour la messagerie, les documents et la collaboration, tandis que Task Manager peut prendre en charge la gestion des tâches de l'équipe. Le comparatif ci-dessous ne suppose l'abandon d'aucun service Google. (workspace.google.com)
| Aspect | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Documents et feuilles de calcul | Google Docs et Sheets avec collaboration sur les fichiers | Notes et pièces jointes ; pas d'équivalent de tableur |
| Messagerie et réunions | Gmail et Meet | Messagerie via IMAP/SMTP dans la version Pro ; pas d'équivalent de Meet |
| Attribution des tâches | Tasks, ainsi que les tâches partagées dans Chat et Docs | Tâches avec personnes assignées, statuts, priorité et échéance |
| Discussion sur le travail | Messages dans Chat, commentaires dans les documents, Gmail | Fil de discussion directement lié à la tâche, avec mentions et pièces jointes |
| Calendrier | Google Agenda | Calendrier avec tâches, événements et absences ; connexion avec Google Agenda |
| Données de l'application | Services et infrastructure Google | Fichiers de l'application et base de données sur le serveur du client |
| Facturation | Frais par utilisateur et par mois | Licence perpétuelle avec limite de postes |
La ligne sur les données ne signifie pas que l'ajout de Task Manager transfère la messagerie ou les documents de l'entreprise hors de Google. Cela signifie seulement que les données de l'installation de Task Manager se trouvent sur votre hébergement, tandis que les services Google fonctionnent sur l'infrastructure Google.
Il n'est pas nécessaire d'abandonner Google Agenda - il suffit de le connecter
Google Agenda peut continuer à vous servir pour vos réunions, et Task Manager affichera ses événements à côté des tâches et des absences de l'équipe. Les modifications d'événements se synchronisent dans les deux sens : celles de Google apparaissent dans Task Manager toutes les quelques minutes, et une modification dans Task Manager est enregistrée dans Google.
La connexion est personnelle. Lorsque Marta connecte son calendrier, les événements qui en proviennent ne sont visibles dans Task Manager que pour elle, pas pour tout le bureau. Elle peut aussi connecter plusieurs comptes. Si elle vient de modifier un rendez-vous dans Google et souhaite récupérer le changement sans attendre, elle utilise l'icône de synchronisation dans le Calendrier.
Il existe une condition technique : l'administrateur doit d'abord créer des identifiants OAuth dans Google Cloud et saisir le Client ID et le Client Secret dans les paramètres de Task Manager. OAuth est la méthode par laquelle Google accorde à une application l'accès au calendrier avec le consentement du titulaire du compte. Ensuite, chaque personne connecte son propre compte et choisit son calendrier. Le déroulement est décrit dans le guide de connexion à Google Agenda.
La déconnexion d'un compte supprime de Task Manager les événements importés via cette connexion, mais ne les supprime pas de Google. N'oubliez pas non plus que la modification ou la suppression d'un événement connecté dans Task Manager enregistre également ce changement dans Google Agenda.
La messagerie à côté de la tâche aide, mais ne partage pas l'e-mail avec l'équipe
Kasia ne verra pas l'e-mail de Marta simplement parce que Marta l'a lié à une tâche à laquelle elles ont toutes deux accès. Le lien sert à naviguer entre l'e-mail et la tâche, pas à partager la correspondance.
Dans la version Pro, le module Messagerie permet de connecter une boîte IMAP/SMTP, y compris Gmail. L'IMAP sert à recevoir les messages et le SMTP à les envoyer ; pour connecter Gmail, le guide de Task Manager exige un mot de passe d'application et l'activation de l'IMAP.
Jeudi, une question de Nord arrive dans la boîte de Marta. Marta peut lier le fil de messagerie à la tâche « Offre pour le client Nord » afin de passer facilement de l'un à l'autre. C'est toutefois un raccourci de navigation, pas un partage de correspondance. Si Kasia doit connaître les décisions prises, Marta les consigne dans le fil de la tâche. Pour en savoir plus sur cette répartition du travail, consultez l'article comment gérer les e-mails en équipe.
Chaque boîte connectée est privée, y compris vis-à-vis de l'administrateur de l'application. Task Manager ne supprime pas les messages du serveur de messagerie, et déconnecter la boîte supprime uniquement la copie locale dans le programme. Gmail peut donc rester la messagerie de l'entreprise ; Pro change l'endroit depuis lequel Marta la lit, pas le fournisseur de messagerie.
Comparez la facture comme deux achats différents
Google Workspace facture des comptes utilisateurs, tandis que Task Manager facture une licence pour un nombre défini de postes. Ne déduisez donc pas le prix de l'un de celui de l'autre comme si les deux produits fournissaient le même ensemble de services. (workspace.google.com)
Sur la page polonaise des tarifs Google, le 20 octobre 2026, le prix affiché était de 31,50 PLN HT par utilisateur et par mois pour le plan Google Workspace Business Starter avec engagement annuel. (workspace.google.com) Pour neuf personnes, le calcul de la facture est 9 × prix mensuel × nombre de mois. Avant l'achat, vérifiez le montant final et la taxe dans la commande ; les promotions et le mode de facturation peuvent modifier l'offre. (workspace.google.com)
Task Manager pour une équipe de neuf personnes entre dans le plan Classic, jusqu'à 20 personnes. La licence Standard Classic coûte 1 490 PLN, et la licence Pro Classic 3 990 PLN. Elle comprend 12 mois de mises à jour ; ensuite, vous pouvez continuer à utiliser la version que vous possédez ou renouveler les mises à jour - en Standard Classic pour 447 PLN par an. Ce n'est pas un abonnement facturé par personne et par mois.
Ajoutez l'hébergement à votre propre calcul. Si vous souhaitez utiliser l'Assistant IA, vous avez également besoin de votre propre clé chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok, et vous payez le fournisseur du modèle sans marge de Task Manager. Le programme fonctionne aussi sans IA. Vous trouverez un calcul détaillé dans le calcul du coût d'un outil de gestion des tâches sur trois ans.
Si le bureau de Marta a besoin de Gmail, des documents et de Meet, il continuera de payer pour Google Workspace. L'achat de Task Manager représente alors un coût supplémentaire pour une autre façon de gérer les tâches, et non une économie automatique sur Google.
Un serveur personnel offre du contrôle, mais ajoute une responsabilité
Vous installez Task Manager sur votre propre hébergement et vous êtes responsable de la maintenance de cet environnement. Il nécessite PHP 8.1 ou plus récent ainsi que MySQL ou MariaDB ; un hébergement mutualisé suffit. C'est un fonctionnement différent de la connexion à un service Google et du paiement de comptes supplémentaires.
L'installateur fonctionne dans le navigateur, et vous lancez les mises à jour depuis les paramètres de l'application - elles ne s'installent pas sans l'intervention de l'administrateur. Dans le plan Classic, l'installation à distance est incluse dans le prix ; dans le Starter, c'est un service séparé à 299 PLN. Si vous ne voulez pas vous occuper de l'hébergement, tenez compte de cette responsabilité avant de choisir, et non après avoir transféré vos tâches.
Un serveur personnel ne signifie pas non plus que toute information y reste toujours. Lorsque vous activez l'Assistant IA, la requête ainsi que le contexte utilisé sont transmis au fournisseur de modèle choisi, avec votre clé. Si l'entreprise travaille sans IA, cette partie de la connexion n'est pas nécessaire.
Demain, transférez un seul dossier, pas toute l'entreprise
Vous n'avez pas besoin de restructurer immédiatement le travail de neuf personnes. Mercredi, choisissez un dossier actif dans le tableur, créez-lui un Espace de travail et trois tâches avec des personnes et des échéances. Consignez les décisions relatives à ces tâches dans leurs fils de discussion, et continuez à rédiger l'offre dans Google Docs. Au bout d'une semaine, vérifiez si la question « qui a déplacé l'échéance et pourquoi ? » trouve déjà réponse directement dans la tâche. Si vous voulez d'abord voir l'organisation du programme, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Task Manager va-t-il remplacer Gmail et Google Drive ?
Non. Gmail, Drive, Docs, Sheets et Meet peuvent rester chez Google ; Task Manager sert à gérer les tâches et les échanges de l’équipe, et la version Pro permet de connecter une boîte mail existante via IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
Peut-on voir les événements de Google Agenda dans Task Manager ?
Oui, une fois le compte connecté, vous verrez les événements Google dans le Calendrier de Task Manager, et leurs modifications seront synchronisées dans les deux sens. L’administrateur doit au préalable configurer les identifiants OAuth ; les événements importés ne sont visibles que par le propriétaire du compte connecté.
Google Tasks suffit-il pour une petite entreprise ?
Google Tasks peut suffire si les tâches attribuées dans Google Chat ou Docs correspondent à la façon de travailler de votre équipe. Si vous avez besoin d’un fil de discussion propre à chaque tâche, de statuts, d’une priorité et de l’historique de l’échéance précédente, regardez du côté de Task Manager. (support.google.com)
Combien coûte un outil de gestion des tâches en plus de Google Workspace ?
Task Manager nécessite un paiement de licence distinct avec un nombre de postes limité, et Google Workspace continue de facturer les comptes utilisés. Ajoutez à la facture de Task Manager l’hébergement et, si vous activez l’Assistant IA, le coût du fournisseur de modèle choisi ; le renouvellement des mises à jour après 12 mois est facultatif. (workspace.google.com)
Si nous connectons Task Manager, nos données ne seront-elles plus chez Google ?
Non : la messagerie, les documents et les autres données des services Google restent là où vous utilisez ces services. Les données de l’application Task Manager se trouvent sur votre serveur, et lorsque vous utilisez l’Assistant IA, la requête accompagnée de son contexte est envoyée au fournisseur du modèle avec votre propre clé.
Sources
- Task Manager, fiche factuelle et guides « Tâches », « Google Agenda - connexion étape par étape » et « Messagerie », transmis à la rédaction (consulté le 20/10/2026).
- Task Manager, Fonctionnalités : Tâches - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consulté le 20/10/2026).
- Task Manager, Fonctionnalités : Google Agenda - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (consulté le 20/10/2026).
- Task Manager, Fonctionnalités : Messagerie - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (consulté le 20/10/2026).
- Task Manager, Tarifs - https://taskmanager.pl/#tarifs (consulté le 20/10/2026).
- Google Workspace, « Comparaison des forfaits flexibles » - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (consulté le 20/10/2026).
- Google Workspace, page polonaise avec les tarifs - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (consulté le 20/10/2026).
- Google Tasks - Aide, « Learn about Google Tasks » - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (consulté le 20/10/2026).
- Google Tasks - Aide, « Get started with shared tasks » - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (consulté le 20/10/2026).
- Google Workspace - Aide, « Choose a geographic location for your data » - https://support.google.com/a/answer/14310028 (consulté le 20/10/2026).
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