Marta driver en resebyrå med nio anställda. På måndagen öppnar hon kalkylarket "UPPGIFTER 2026", sedan Gmail för att kontrollera om Kasia fått den nya överenskommelsen från kunden. Företaget har redan Google Workspace - varför behöver de ett program för uppgiftshantering?
Google Workspace stannar där teamet skriver och träffas
Behåll Google Workspace för e-post, gemensamt redigerade dokument, kalkylark, filer och videomöten. Task Manager ersätter inte dessa tjänster: det finns varken en kalkylarksredigerare eller en motsvarighet till Meet. (workspace.google.com)
Om Kasia och Marta tillsammans redigerar ett erbjudande i Google Dokument finns det ingen anledning att flytta själva dokumentet. Likaså med kalkylarket där företaget räknar ut marginalen på resor. En annan fråga är: var ska man skriva ner vem som ska skicka erbjudandet, till när, och vad kunden ändrade efter senaste samtalet?
Google har egna svar på detta. En uppgift med ett datum dyker upp i Google Kalender, från ett meddelande i Gmail kan man skapa en uppgift, och i ett utrymme i Google Chat kan man tilldela en uppgift till någon annan. Innan du köper ännu ett program, kontrollera om dessa funktioner löser ditt teams problem.
Kalkylarket visar ett datum. Vad som hänt med uppgiften får du kolla någon annanstans
Ett kalkylark räcker när du behöver en översikt över ärenden och någon håller den uppdaterad. En ändring av datum och det tidigare datumet hittar du i Task Managers uppgiftstråd; om överenskommelser gjorts per telefon visar själva raden i kalkylarket inte hur det gick till.
På måndagen skriver Marta: "Erbjudande till Nord - Kasia - fredag". På onsdagen ändrar kunden resmål, Kasia får nya offerter, och datumet flyttas per telefon. På fredagen visar cellen med datumet redan måndag, men Marta måste fråga var ändringen kom ifrån.
I Task Manager skapar du en uppgift med ämne, beskrivning, tilldelade personer, prioritet och förfallodatum. Du ändrar status från en lista. Marta ser ett rött förfallodatum för försenade ärenden, ett blått förfallodatum för dagens arbete och ett grönt förfallodatum för framtida arbete. Rutorna ovanför listan låter henne visa uppgifter för idag eller försenade uppgifter.
Skillnaden syns när du öppnar uppgiften. Meddelanden, omnämnanden och bilagor finns vid dess kort, och en systempost sparar vem som flyttade förfallodatumet och vilket datum som gällde tidigare. Istället för att fråga "varför står det måndag i kalkylarket?" läser du tråden. Se även hur konversationen vid en uppgift fungerar.
Illustrationen visar en konversation med en att göra-lista; Martas ärende hanteras i uppgiftens tråd.
Google Tasks hjälper teamet också, men organiserar arbetet annorlunda
Google Tasks är inte längre bara en personlig lista: uppgifter kan tilldelas i utrymmen i Google Chat samt, i vissa planer, i Google Dokument. En uppgift som tilldelats dig hamnar också på din lista, och en uppgift med datum och tid kan visas i Google Kalender. (support.google.com)
Det är ett bra sätt om teamet kommer överens om allt i ett och samma Chat-utrymme eller direkt i dokumentet. Google beskriver aviseringar om tilldelning och slutförande av uppgifter. Om du har tillgång till utrymmet eller dokumentet kan du även se historiken. I Google går det att tilldela arbete och se vem som slutfört det. (support.google.com)
Task Manager väljer du av ett annat skäl: en uppgift har en egen tråd, statusarna ”Pågår”, ”Klar” och ”Avbruten”, prioritet samt en logg över ändrat förfallodatum med föregående värde. På onsdagen bockar Kasia av ”Samla in hotelloffered” på att göra-listan i beskrivningen. Marta ser framsteget ”2 av 4 klara” och avataren för personen som markerade punkten. Hon behöver inte leta efter informationen mellan dokumentet och chatten.
Google Workspace och program för uppgifter: vad hamnar på vilken sida?
Google Workspace förblir en uppsättning verktyg för e-post, dokument och samarbete, medan Task Manager kan ta över ledningen av teamets uppgifter. Nedanstående jämförelse förutsätter inte att du säger upp någon Google-tjänst. (workspace.google.com)
| Område | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Dokument och kalkylblad | Google Dokument och Kalkylark med samarbete i filer | Anteckningar och bilagor; ingen motsvarighet till kalkylbladseditor |
| E-post och möten | Gmail och Meet | E-post via IMAP/SMTP i Pro-varianten; ingen motsvarighet till Meet |
| Tilldelning av uppgifter | Tasks, även delade uppgifter i Chat och Dokument | Uppgifter med tilldelade personer, statusar, prioritet och förfallodatum |
| Samtal om arbetet | Meddelanden i Chat, kommentarer i dokument, Gmail | Tråd direkt vid uppgiften, med omnämnanden och bilagor |
| Kalender | Google Kalender | Kalender med uppgifter, händelser och frånvaro; koppling till Google Kalender |
| Applikationsdata | Googles tjänster och infrastruktur | Applikationsfiler och databas på kundens server |
| Debitering | Avgift per användare och månad | Permanent licens med en gräns för antal platser |
Raden om data innebär inte att tillägget av Task Manager flyttar företagets e-post eller dokument från Google. Den betyder bara att själva Task Manager-installationens data finns på din server, medan Googles tjänster körs i Googles infrastruktur.
Google Kalender behöver inte överges - den behöver kopplas ihop
Google Kalender kan fortfarande användas för möten, och Task Manager visar dess händelser bredvid uppgifter och teamets frånvaro. Ändringar av händelser synkroniseras åt båda hållen: de från Google dyker upp i Task Manager inom några minuter, och en redigering i Task Manager sparas i Google.
Kopplingen är personlig. När Marta kopplar sin kalender ser bara hon dess händelser i Task Manager, inte hela kontoret. Hon kan också koppla flera konton. Om hon just har ändrat ett möte i Google och vill hämta ändringen utan att vänta, använder hon synkroniseringsikonen i Kalendern.
Det finns ett tekniskt villkor: administratören måste först skapa OAuth-autentiseringsuppgifter i Google Cloud och ange Client ID samt Client Secret i Task Managers inställningar. OAuth är det sätt på vilket Google ger en applikation åtkomst till kalendern med kontoägarens samtycke. Därefter kopplar varje person sitt eget konto och väljer kalender. Förloppet beskrivs i instruktionen för att koppla Google Kalender.
Att koppla bort kontot tar bort de händelser från Task Manager som importerats via den kopplingen, men tar inte bort dem från Google. Kom också ihåg att redigering eller borttagning av en kopplad händelse i Task Manager sparar den ändringen även i Google Kalender.
E-post bredvid uppgiften hjälper, men delar inte mejlet med teamet
Kasia kommer inte att se Martas mejl bara för att Marta kopplar det till en uppgift som de båda har tillgång till. Kopplingen används för att växla mellan mejlet och uppgiften, inte för att dela korrespondens.
I Pro-varianten låter modulen E-post dig koppla en IMAP/SMTP-brevlåda, även Gmail. IMAP används för att ta emot meddelanden och SMTP för att skicka dem; vid koppling av Gmail kräver Task Managers instruktion ett apapplösenord och aktiverad IMAP.
På torsdagen kommer en fråga från Nord in till Martas inkorg. Marta kan koppla mejltråden till uppgiften ”Offert till kunden Nord” för att växla mellan dem. Det är dock en navigeringsgenväg, inte delning av korrespondens. Om Kasia ska få reda på besluten skriver Marta in dem i uppgiftens tråd. Mer om denna arbetsfördelning hittar du i texten hur man hanterar mejl i ett team.
Varje kopplad brevlåda är privat, även gentemot applikationens administratör. Task Manager tar inte bort meddelanden från e-postservern, och att koppla bort brevlådan tar bort den lokala kopian i programmet. Gmail kan alltså fortfarande vara företagets e-post; Pro ändrar platsen varifrån Marta läser den, inte e-postleverantören.
Jämför kostnaden som två olika köp
Google Workspace debiterar användarkonton, medan Task Manager debiterar en licens för ett visst antal platser. Dra alltså inte av priset för det ena från det andra som om båda produkterna levererade samma uppsättning tjänster. (workspace.google.com)
På den polska prissidan för Google visades den 20 oktober 2026 priset 31,50 zł exkl. moms per användare och månad för planen Google Workspace Business Starter vid ett årsåtagande. (workspace.google.com) För nio personer blir beräkningen 9 × månadspris × antal månader. Kontrollera slutsumman och skatten i beställningen innan köp; erbjudanden och betalningssätt kan ändra priset. (workspace.google.com)
Task Manager för ett team på nio personer ryms inom planen Classic, upp till 20 personer. Licensen Standard Classic kostar 1 490 zł, och Pro Classic 3 990 zł. Den omfattar 12 månaders uppdateringar; därefter kan du fortsätta använda din befintliga version eller förnya uppdateringarna - i Standard Classic för 447 zł per år. Det är inget abonnemang som debiteras per person varje månad.
Lägg till hosting i din egen beräkning. Om du vill använda AI-assistenten behöver du också en egen nyckel hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok och betalar modellleverantören utan Task Managers marginal. Programmet fungerar även utan AI. Den fullständiga uträkningen hittar du i beräkningen av kostnaden för ett program för uppgifter under tre år.
Om Martas kontor behöver Gmail, dokument och Meet kommer det fortfarande att betala för Google Workspace. Köpet av Task Manager innebär då en extra kostnad för ett annat sätt att hantera uppgifter, inte en automatisk besparing på Google.
Egen server ger kontroll, men tillför en skyldighet
Task Manager installerar du på din egen server och ansvarar själv för att underhålla den miljön. Det krävs PHP 8.1 eller senare samt MySQL eller MariaDB; delad hosting räcker. Det är ett annat upplägg än att logga in på en Google-tjänst och betala för fler konton.
Installationsprogrammet körs i webbläsaren, och uppdateringar startar du från applikationens inställningar - de installeras inte utan administratörens medverkan. I planen Classic ingår fjärrinstallation i priset; i Starter är det en separat tjänst för 299 zł. Om du inte vill ta hand om hosting bör du räkna med denna skyldighet innan du väljer, inte efter att du flyttat över uppgifterna.
Inte heller en egen server innebär att all information alltid stannar där. När du aktiverar AI-assistenten skickas frågan tillsammans med den använda kontexten till den valda modellleverantören på din egen nyckel. Om företaget arbetar utan AI behövs den delen av kopplingen inte.
Flytta imorgon ett enda ärende, inte hela företaget
Du behöver inte genast bygga om arbetet för nio personer. På onsdagen väljer du ett aktivt ärende från kalkylbladet, skapar en Arbetsyta för det och tre uppgifter med personer och förfallodatum. Besluten kring dessa uppgifter skriver du in i deras trådar, medan offerten fortfarande skrivs i Google Dokument. Efter en vecka kontrollerar du om frågan ”vem flyttade förfallodatumet och varför?” redan besvaras av själva uppgiften. Om du först vill se programmets upplägg, öppna Demo.
Vanliga frågor
Kommer Task Manager att ersätta Gmail och Google Drive för oss?
Nej. Gmail, Drive, Dokument, Kalkylark och Meet kan stanna kvar i Google; Task Manager används för att hantera teamets uppgifter och samtal, och Pro-varianten gör det möjligt att koppla in en befintlig inkorg via IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
Går det att se händelser från Google Kalender i Task Manager?
Ja, när du har kopplat ditt konto ser du Google-händelser i Task Managers kalender, och ändringar synkroniseras åt båda hållen. Administratören måste först konfigurera OAuth-uppgifterna; importerade händelser visas endast för ägaren av det anslutna kontot.
Räcker Google Tasks för ett litet företag?
Google Tasks kan räcka om uppgifter som tilldelas i Google Chat eller Dokument motsvarar hur ditt team arbetar. Om du behöver en separat tråd för varje uppgift, statusar, prioritet och sparad historik över tidigare förfallodatum, testa Task Manager. (support.google.com)
Vad kostar ett program för uppgiftshantering vid sidan av Google Workspace?
Task Manager kräver en separat licensavgift med en gräns för antal platser, och Google Workspace fortsätter att debitera för de konton som används. Lägg till hosting i kalkylen för Task Manager samt, om du aktiverar AI-assistenten, kostnaden för den valda modellens leverantör; förnyelse av uppdateringar efter 12 månader är valfri. (workspace.google.com)
Slutar våra data vara hos Google när vi kopplar in Task Manager?
Nej: e-post, dokument och övriga data från Google-tjänsterna finns kvar där du använder dessa tjänster. Data från Task Manager-applikationen finns på din egen server, och när du använder AI-assistenten skickas en förfrågan med kontext till modell-leverantören med din egen API-nyckel.
Källor
- Task Manager, faktablad och instruktionerna ”Uppgifter”, ”Google Kalender - anslutning steg för steg” samt ”E-post”, överlämnade till redaktionen (åtkomst: 2026-10-20).
- Task Manager, Funktioner: Uppgifter - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (åtkomst: 2026-10-20).
- Task Manager, Funktioner: Google Kalender - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (åtkomst: 2026-10-20).
- Task Manager, Funktioner: E-post - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (åtkomst: 2026-10-20).
- Task Manager, Priser - https://taskmanager.pl/#priser (åtkomst: 2026-10-20).
- Google Workspace, ”Jämförelse av flexibla abonnemang” - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (åtkomst: 2026-10-20).
- Google Workspace, polsk sida med priser - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (åtkomst: 2026-10-20).
- Google Tasks - Hjälp, ”Learn about Google Tasks” - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (åtkomst: 2026-10-20).
- Google Tasks - Hjälp, ”Get started with shared tasks” - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (åtkomst: 2026-10-20).
- Google Workspace - Hjälp, ”Choose a geographic location for your data” - https://support.google.com/a/answer/14310028 (åtkomst: 2026-10-20).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
