A Marta dirige uma agência de viagens com nove pessoas. Na segunda-feira abre a folha de cálculo "TAREFAS 2026" e, depois, o Gmail, para verificar se a Kasia recebeu os novos acordos do cliente. A empresa já tem o Google Workspace - para que precisa ainda de um programa de gestão de tarefas?
O Google Workspace fica onde a equipa escreve e se reúne
Deixe o Google Workspace para o correio eletrónico, os documentos partilhados, as folhas de cálculo, os ficheiros e as reuniões por vídeo. O Task Manager não substitui estes serviços: não tem um editor de folhas de cálculo nem um equivalente ao Meet. (workspace.google.com)
Se a Kasia e a Marta estão juntas a rever uma proposta no Documentos Google, não há razão para transferir o próprio documento. O mesmo acontece com a folha de cálculo onde a empresa calcula a margem das viagens. A questão separada é: onde registar quem deve enviar a proposta, até quando e o que o cliente alterou após a última conversa?
O Google tem as suas próprias respostas para isto. Uma tarefa com data aparece no Google Agenda, de uma mensagem no Gmail pode criar-se uma tarefa, e num espaço do Google Chat é possível atribuir uma tarefa a outra pessoa. Antes de comprar mais um programa, verifique se estas funcionalidades resolvem o problema da sua equipa.
A folha de cálculo mostra o prazo. O que aconteceu à tarefa, verifica-se noutro lado
A folha de cálculo é suficiente quando precisa de uma lista de assuntos e alguém zela pela sua atualização. A alteração do prazo e a data anterior verificam-se na conversa da tarefa no Task Manager; se os acordos foram feitos por telefone, a própria linha da folha de cálculo não mostrará o seu histórico.
Na segunda-feira, a Marta escreve: "Proposta para a Nord - Kasia - sexta-feira". Na quarta-feira, o cliente muda o destino da viagem, a Kasia recebe novos orçamentos e o prazo é adiado por telefone. Na sexta-feira, a célula com a data já mostra segunda-feira, mas a Marta tem de perguntar de onde veio a alteração.
No Task Manager, cria uma tarefa com assunto, descrição, pessoas atribuídas, prioridade e prazo. O estado muda-se a partir da lista. A Marta vê o prazo vermelho de um assunto atrasado, o prazo azul para hoje e o prazo verde de trabalho futuro. Os painéis acima da lista permitem-lhe mostrar as tarefas de hoje ou as que já passaram do prazo.
A diferença nota-se ao abrir a tarefa. As mensagens, menções e anexos estão junto do seu cartão, e um registo do sistema guarda quem adiou o prazo e qual era a data anterior. Em vez de perguntar "porque é que na folha de cálculo está segunda-feira?", lê a conversa. Veja também como funciona a conversa junto da tarefa.
A ilustração mostra uma conversa com uma lista de tarefas; o assunto da Marta é tratado na conversa da tarefa.
O Google Tasks também ajuda a equipa, mas organiza o trabalho de outra forma
O Google Tasks já não é apenas uma lista pessoal: as tarefas podem ser atribuídas em espaços do Google Chat e, em determinados planos, no Documentos Google. Uma tarefa atribuída a si aparece também na sua lista, e uma tarefa com data e hora pode surgir no Google Agenda. (support.google.com)
Este é um bom caminho se a equipa combinar tudo num único espaço do Chat ou diretamente no documento. O Google descreve notificações de atribuição e conclusão de tarefas. Se tiver acesso ao espaço ou ao documento, também pode consultar o respetivo histórico. No Google é possível atribuir trabalho e verificar quem o concluiu. (support.google.com)
Escolhe o Task Manager por outro motivo: a tarefa tem o seu próprio tópico, estados "Em curso", "Concluído" e "Cancelado", prioridade e um registo da alteração do prazo com o valor anterior. Na quarta-feira, a Kasia marca "Recolher orçamentos de hotéis" na lista a fazer na descrição. A Marta vê o progresso "2 de 4 concluídas" e o avatar da pessoa que assinalou o ponto. Não precisa de procurar esta informação entre o documento e o chat.
Google Workspace e um programa de tarefas: o que fica de que lado?
O Google Workspace continua a ser um conjunto de ferramentas para correio, documentos e colaboração, e o Task Manager pode assumir a gestão das tarefas da equipa. A comparação seguinte não pressupõe abdicar de nenhum serviço Google. (workspace.google.com)
| Assunto | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Documentos e folhas de cálculo | Documentos e Folhas de Cálculo Google com colaboração em ficheiros | Notas e anexos; sem editor de folhas de cálculo |
| Correio e reuniões | Gmail e Meet | Correio via IMAP/SMTP na versão Pro; sem equivalente ao Meet |
| Atribuição de tarefas | Tasks, incluindo tarefas partilhadas no Chat e nos Documentos | Tarefas com pessoas atribuídas, estados, prioridade e prazo |
| Conversa sobre o trabalho | Mensagens no Chat, comentários em documentos, Gmail | Tópico diretamente junto à tarefa, com menções e anexos |
| Calendário | Google Calendar | Calendário com tarefas, eventos e ausências; ligação ao Calendário Google |
| Dados da aplicação | Serviços e infraestrutura Google | Ficheiros da aplicação e base de dados no servidor do cliente |
| Faturação | Mensalidade por utilizador | Licença sem prazo com limite de postos |
A linha sobre os dados não significa que adicionar o Task Manager transfira o correio ou os documentos da empresa do Google. Significa apenas que os dados da própria instalação do Task Manager se encontram na sua hospedagem, enquanto os serviços Google funcionam na infraestrutura da Google.
O Calendário Google não precisa de ser abandonado - precisa de ser ligado
O Calendário Google pode continuar a servir-lhe para reuniões, e o Task Manager mostra os seus eventos junto das tarefas e das ausências da equipa. As alterações aos eventos sincronizam-se nos dois sentidos: as do Google aparecem no Task Manager a cada poucos minutos, e a edição no Task Manager é gravada no Google.
A ligação é pessoal. Quando a Marta liga o seu calendário, os eventos dele só são visíveis para ela no Task Manager, não para todo o escritório. Pode também ligar várias contas. Se acabou de alterar uma reunião no Google e quer obter a alteração sem esperar, usa o ícone de sincronização no Calendário.
Há uma condição técnica: o administrador tem primeiro de criar credenciais OAuth no Google Cloud e introduzir o Client ID e o Client Secret nas definições do Task Manager. OAuth é a forma como a Google concede a uma aplicação acesso ao calendário com o consentimento do dono da conta. Depois, cada pessoa liga a sua própria conta e escolhe o calendário. O processo está descrito nas instruções de ligação do Calendário Google.
Desligar uma conta remove do Task Manager os eventos importados por essa ligação, mas não os remove do Google. Lembre-se também de que editar ou eliminar um evento ligado no Task Manager grava essa alteração também no Calendário Google.
O correio junto à tarefa ajuda, mas não partilha o e-mail com a equipa
A Kasia não vê o e-mail da Marta apenas porque a Marta o associa a uma tarefa a que ambas têm acesso. A associação serve para passar entre o e-mail e a tarefa, não para partilhar a correspondência.
Na versão Pro, o módulo Correio permite ligar uma caixa IMAP/SMTP, incluindo o Gmail. O IMAP serve para receber mensagens e o SMTP para as enviar; ao ligar o Gmail, as instruções do Task Manager exigem uma palavra-passe de aplicação e o IMAP ativado.
Na quinta-feira, chega à caixa da Marta uma pergunta da Nord. A Marta pode associar o tópico de e-mail à tarefa "Proposta para o cliente Nord" para passar entre ambos. No entanto, isto é um atalho de navegação, não uma partilha da correspondência. Se a Kasia precisar de conhecer os pontos acordados, a Marta regista-os no tópico da tarefa. Mais sobre esta divisão do trabalho no texto como organizar os e-mails em equipa.
Cada caixa de correio ligada é privada, inclusive perante o administrador da aplicação. O Task Manager não apaga mensagens do servidor de correio, e desligar a caixa remove a cópia local no programa. O Gmail pode assim continuar a ser o correio da empresa; o Pro muda o local a partir do qual a Marta o lê, não o fornecedor de correio.
Compare a conta como duas compras diferentes
O Google Workspace fatura contas de utilizadores, enquanto o Task Manager fatura uma licença para um determinado número de postos. Por isso, não subtraia o preço de um ao do outro como se ambos os produtos oferecessem o mesmo conjunto de serviços. (workspace.google.com)
Na página polaca de preços da Google, a 20 de outubro de 2026, constava o preço de 31,50 zł líquidos por utilizador por mês para o plano Google Workspace Business Starter com compromisso anual. (workspace.google.com) Para nove pessoas, a mecânica da conta é 9 × preço mensal × número de meses. Antes de comprar, verifique o valor final e o imposto na encomenda; promoções e a forma de faturação podem alterar a oferta. (workspace.google.com)
O Task Manager para uma equipa de nove pessoas cabe no plano Classic, até 20 pessoas. A licença Standard Classic custa 1 490 zł, e a Pro Classic 3 990 zł. Inclui 12 meses de atualizações; depois pode continuar a usar a versão que possui ou renovar as atualizações - na Standard Classic por 447 zł por ano. Isto não é uma subscrição cobrada por pessoa todos os meses.
À sua própria conta acrescente a hospedagem. Se quiser usar o Assistente de IA, precisa também de uma chave própria junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok, e paga ao fornecedor do modelo sem margem do Task Manager. O programa também funciona sem IA. Encontra o cálculo detalhado em cálculo do custo de um programa de tarefas ao longo de três anos.
Se o escritório da Marta precisar de Gmail, documentos e Meet, continuará a pagar pelo Google Workspace. Nesse caso, a compra do Task Manager representa um custo adicional por uma forma diferente de gerir tarefas, e não uma poupança automática no Google.
Um servidor próprio dá controlo, mas acrescenta uma obrigação
Instala o Task Manager na sua própria hospedagem e é você quem responde pela manutenção desse ambiente. Requer PHP 8.1 ou mais recente e MySQL ou MariaDB; basta uma hospedagem partilhada. É um arranjo diferente de iniciar sessão num serviço Google e pagar mais contas.
O instalador funciona no navegador, e as atualizações são executadas a partir das definições da aplicação - não se instalam sem a intervenção do administrador. No plano Classic, a instalação remota está incluída no preço; no Starter é um serviço à parte por 299 zł. Se não quiser ocupar-se da hospedagem, tenha esta obrigação em conta antes de escolher, não depois de transferir as tarefas.
Também um servidor próprio não significa que toda a informação fique sempre nele. Quando ativar o Assistente de IA, o pedido, juntamente com o contexto utilizado, é enviado ao fornecedor do modelo escolhido, usando a sua chave. Se a empresa trabalhar sem IA, esta parte da ligação não é necessária.
Amanhã transfira um assunto, não a empresa inteira
Não precisa de reorganizar imediatamente o trabalho de nove pessoas. Na quarta-feira, escolha um assunto ativo da folha de cálculo, crie para ele um Workspace e três tarefas com pessoas e prazos. Registe os pontos acordados sobre essas tarefas nos seus tópicos, e continue a escrever a proposta nos Documentos Google. Ao fim de uma semana, verifique se à pergunta "quem mudou o prazo e porquê?" já responde a própria tarefa. Se quiser primeiro ver a estrutura do programa, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager vai substituir o Gmail e o Google Drive?
Não. O Gmail, o Drive, o Docs, as Folhas de cálculo e o Meet podem continuar na Google; o Task Manager serve para gerir tarefas e conversas da equipa, e a variante Pro permite ligar uma caixa de correio já existente através de IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
É possível ver os eventos do Google Agenda no Task Manager?
Sim, depois de ligar a conta verá os eventos do Google no Calendário do Task Manager, e as alterações serão sincronizadas nos dois sentidos. O administrador tem de configurar previamente as credenciais OAuth; os eventos importados só são visíveis para o proprietário da conta ligada.
O Google Tasks é suficiente para uma pequena empresa?
O Google Tasks pode ser suficiente se as tarefas atribuídas no Google Chat ou no Docs corresponderem à forma de trabalhar da sua equipa. Se precisa de uma conversa separada para cada tarefa, de estados, prioridade e registo do prazo anterior, veja o Task Manager. (support.google.com)
Quanto custa um programa de gestão de tarefas ao lado do Google Workspace?
O Task Manager exige um pagamento de licença à parte, com um limite de postos, e o Google Workspace continua a cobrar pelas contas utilizadas. À fatura do Task Manager acrescente o alojamento e, se ativar o Assistente de IA, o custo do fornecedor de modelo escolhido; a renovação das atualizações após 12 meses é opcional. (workspace.google.com)
Depois de ligar o Task Manager, os nossos dados deixam de estar no Google?
Não: o correio eletrónico, os documentos e os restantes dados dos serviços Google permanecem onde utiliza esses serviços. Os dados da aplicação Task Manager encontram-se no seu servidor, e ao utilizar o Assistente de IA, o pedido com o contexto é enviado para o fornecedor do modelo com a sua própria chave.
Fontes
- Task Manager, ficha técnica e instruções "Tarefas", "Calendário Google - ligação passo a passo" e "Correio", fornecidas à redação (acesso: 2026-10-20).
- Task Manager, Funcionalidades: Tarefas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (acesso: 2026-10-20).
- Task Manager, Funcionalidades: Calendário Google - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (acesso: 2026-10-20).
- Task Manager, Funcionalidades: Correio - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (acesso: 2026-10-20).
- Task Manager, Preços - https://taskmanager.pl/#precos (acesso: 2026-10-20).
- Google Workspace, "Comparação de planos flexíveis" - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (acesso: 2026-10-20).
- Google Workspace, página polaca com a lista de preços - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (acesso: 2026-10-20).
- Google Tasks - Ajuda, "Learn about Google Tasks" - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (acesso: 2026-10-20).
- Google Tasks - Ajuda, "Get started with shared tasks" - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (acesso: 2026-10-20).
- Google Workspace - Ajuda, "Choose a geographic location for your data" - https://support.google.com/a/answer/14310028 (acesso: 2026-10-20).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
