Marta gestisce un'agenzia viaggi di nove persone. Il lunedì apre il foglio di calcolo "ATTIVITÀ 2026", poi Gmail, per controllare se Kasia ha ricevuto i nuovi accordi dal cliente. L'azienda ha già Google Workspace - perché le serve anche un programma per le attività?
Google Workspace resta dove il team scrive e si incontra
Lascia Google Workspace per la posta, i documenti condivisi, i fogli di calcolo, i file e le videochiamate. Task Manager non sostituisce questi servizi: non ha un editor di fogli di calcolo né un equivalente di Meet. (workspace.google.com)
Se Kasia e Marta correggono insieme l'offerta in Documenti Google, non c'è motivo di spostare il documento stesso. Lo stesso vale per il foglio di calcolo in cui l'azienda calcola il margine dei viaggi. La domanda separata è: dove annotare chi deve inviare l'offerta, entro quando, e cosa ha cambiato il cliente dopo l'ultima conversazione?
Google ha le proprie risposte a questo. Un'attività con una data appare in Google Calendar, da un messaggio in Gmail si può creare un'attività, e in uno spazio di Google Chat si può assegnare un'attività a un'altra persona. Prima di acquistare un altro programma, verifica se queste funzioni risolvono il problema del tuo team.
Il foglio di calcolo mostra la scadenza. Cosa è successo all'attività lo verifichi altrove
Il foglio di calcolo basta quando serve un elenco delle questioni e qualcuno ne cura l'aggiornamento. La modifica della scadenza e la data precedente le trovi nella discussione dell'attività di Task Manager; se gli accordi sono stati presi per telefono, la singola riga del foglio non ne mostrerà lo svolgimento.
Lunedì Marta scrive: "Offerta per Nord - Kasia - venerdì". Mercoledì il cliente cambia la destinazione del viaggio, Kasia riceve nuovi preventivi, e la scadenza viene spostata per telefono. Venerdì la cella con la data mostra ormai lunedì, ma Marta deve chiedere da dove sia arrivata la modifica.
In Task Manager crei un'attività con oggetto, descrizione, persone assegnate, priorità e scadenza. Lo stato lo cambi dalla lista. Marta vede la scadenza rossa per le questioni in ritardo, quella blu per oggi e quella verde per il lavoro futuro. I riquadri sopra la lista le permettono di visualizzare le attività di oggi o quelle scadute.
La differenza si vede aprendo l'attività. Messaggi, menzioni e allegati sono sulla sua scheda, e una voce di sistema conserva l'informazione su chi ha spostato la scadenza e quale data era valida prima. Invece di chiedere "perché nel foglio c'è scritto lunedì?", leggi la discussione. Guarda anche come funziona la conversazione nell'attività.
L'illustrazione mostra una conversazione con una lista to-do; la questione di Marta la gestisci nella discussione dell'attività.
Google Tasks aiuta anche il team, ma organizza il lavoro in modo diverso
Google Tasks non è più solo una lista personale: le attività possono essere assegnate negli spazi di Google Chat e, nei piani appropriati, in Documenti Google. Un'attività assegnata a te finisce anche nella tua lista, e un'attività con data e ora può comparire in Google Calendar. (support.google.com)
È una buona soluzione se il team definisce tutto in un unico spazio Chat oppure direttamente nel documento. Google descrive le notifiche di assegnazione e completamento dell'attività. Se hai accesso allo spazio o al documento, puoi anche controllarne la cronologia. In Google è possibile assegnare lavoro e verificare chi lo ha completato. (support.google.com)
Task Manager lo scegli per un altro motivo: l'attività ha una discussione propria, gli stati "In corso", "Fatto" e "Annullato", la priorità e una voce sul cambio di scadenza con il valore precedente. Mercoledì Kasia spunta "Raccogliere i preventivi degli hotel" nella lista to-do all'interno della descrizione. Marta vede l'avanzamento "2 su 4 fatti" e l'avatar della persona che ha spuntato il punto. Non deve cercare questa informazione tra un documento e la chat.
Google Workspace e un programma per le attività: cosa resta da quale parte?
Google Workspace resta un insieme di strumenti per la posta, i documenti e la collaborazione, mentre Task Manager può prendere in mano la gestione delle attività del team. Il confronto che segue non presuppone la rinuncia a nessun servizio Google. (workspace.google.com)
| Aspetto | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Documenti e fogli di calcolo | Documenti e Fogli Google con collaborazione sui file | Note e allegati; senza editor di fogli di calcolo |
| Posta e riunioni | Gmail e Meet | Posta tramite IMAP/SMTP nella variante Pro; senza equivalente di Meet |
| Assegnazione delle attività | Tasks, anche attività condivise in Chat e Documenti | Attività con persone assegnate, stati, priorità e scadenza |
| Conversazione sul lavoro | Messaggi in Chat, commenti nei documenti, Gmail | Discussione direttamente collegata all'attività, con menzioni e allegati |
| Calendario | Google Calendar | Calendario con attività, eventi e assenze; collegamento con Google Calendar |
| Dati dell'applicazione | Servizi e infrastruttura Google | File dell'applicazione e database sul server del cliente |
| Fatturazione | Canone per utente al mese | Licenza perpetua con limite di postazioni |
La riga sui dati non significa che aggiungere Task Manager sposti la posta aziendale o i documenti da Google. Significa solo che i dati della stessa installazione di Task Manager si trovano sul tuo hosting, mentre i servizi Google funzionano nell'infrastruttura Google.
Google Calendar non va abbandonato - va collegato
Google Calendar può continuare a servirti per gli appuntamenti, e Task Manager ne mostrerà gli eventi accanto alle attività e alle assenze del team. Le modifiche agli eventi si sincronizzano in entrambe le direzioni: quelle fatte in Google compaiono in Task Manager ogni pochi minuti, mentre una modifica in Task Manager viene salvata in Google.
Il collegamento è personale. Quando Marta collega il proprio calendario, gli eventi al suo interno li vede in Task Manager solo lei, non tutto l'ufficio. Può anche collegare più account. Se ha appena modificato un appuntamento in Google e vuole scaricare la modifica senza aspettare, usa l'icona di sincronizzazione nel Calendario.
C'è una condizione tecnica: l'amministratore deve prima creare le credenziali OAuth in Google Cloud e inserire Client ID e Client Secret nelle impostazioni di Task Manager. OAuth è il modo in cui Google concede a un'applicazione l'accesso al calendario con il consenso del titolare dell'account. Dopo di che ogni persona collega il proprio account e sceglie il calendario. La procedura è descritta nella guida al collegamento di Google Calendar.
Scollegare l'account rimuove da Task Manager gli eventi importati da quel collegamento, ma non li elimina da Google. Ricorda inoltre che modificare o eliminare un evento collegato in Task Manager salva questa modifica anche in Google Calendar.
La posta accanto all'attività aiuta, ma non condivide la mail con il team
Kasia non vedrà la mail di Marta solo perché Marta la collega a un'attività a cui entrambe hanno accesso. Il collegamento serve a passare dalla mail all'attività, non a condividere la corrispondenza.
Nella variante Pro il modulo Posta permette di collegare una casella IMAP/SMTP, anche Gmail. IMAP serve a ricevere i messaggi e SMTP a inviarli; per collegare Gmail la guida di Task Manager richiede una password per le app e l'IMAP attivato.
Giovedì arriva nella casella di Marta una domanda da Nord. Marta può collegare la discussione mail all'attività "Offerta per il cliente Nord" per passare dall'una all'altra. Si tratta però di una scorciatoia di navigazione, non di una condivisione della corrispondenza. Se Kasia deve conoscere gli accordi, Marta li scrive nella discussione dell'attività. Per saperne di più su questa divisione del lavoro, leggi come gestire le mail in team.
Ogni casella collegata è privata, anche nei confronti dell'amministratore dell'applicazione. Task Manager non elimina i messaggi dal server di posta, e scollegare la casella rimuove la copia locale nel programma. Gmail può quindi continuare a essere la posta aziendale; Pro cambia il luogo da cui Marta la legge, non il fornitore della posta.
Confronta il conto come due acquisti diversi
Google Workspace fattura gli account utente, mentre Task Manager una licenza per un numero determinato di postazioni. Non sottrarre quindi il prezzo dell'uno da quello dell'altro come se entrambi i prodotti offrissero lo stesso insieme di servizi. (workspace.google.com)
Sulla pagina polacca dei prezzi di Google, il 20 ottobre 2026 compariva il prezzo di 31,50 PLN IVA esclusa per utente al mese per il piano Google Workspace Business Starter con impegno annuale. (workspace.google.com) Per nove persone, la meccanica del conto è 9 × prezzo mensile × numero di mesi. Prima dell'acquisto verifica l'importo finale e l'imposta nell'ordine; promozioni e modalità di fatturazione possono cambiare l'offerta. (workspace.google.com)
Task Manager per un team di nove persone rientra nel piano Classic, fino a 20 persone. La licenza Standard Classic costa 1.490 PLN, e Pro Classic 3.990 PLN. Comprende 12 mesi di aggiornamenti; in seguito puoi continuare a usare la versione posseduta oppure rinnovare gli aggiornamenti - in Standard Classic a 447 PLN all'anno. Non è un abbonamento calcolato per ogni persona ogni mese.
Al tuo conto aggiungi l'hosting. Se vuoi usare l'Assistente AI, ti serve anche una tua chiave presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok, e paghi il fornitore del modello senza margine di Task Manager. Il programma funziona anche senza AI. Il calcolo dettagliato lo trovi nel conto del costo di un programma per le attività su tre anni.
Se l'ufficio di Marta ha bisogno di Gmail, documenti e Meet, continuerà a pagare Google Workspace. L'acquisto di Task Manager rappresenta allora un costo aggiuntivo per un altro modo di gestire le attività, non un risparmio automatico su Google.
Un server proprio dà controllo, ma aggiunge un obbligo
Task Manager lo installi sul tuo hosting e sei tu a rispondere del mantenimento di quell'ambiente. Richiede PHP 8.1 o superiore e MySQL o MariaDB; basta un hosting condiviso. È un assetto diverso dall'accedere a un servizio Google e pagare altri account.
L'installer funziona nel browser, e gli aggiornamenti li avvii dalle impostazioni dell'applicazione - non si installano senza l'intervento dell'amministratore. Nel piano Classic l'installazione da remoto è inclusa nel prezzo; nello Starter è un servizio a parte a 299 PLN. Se non vuoi occuparti dell'hosting, tieni conto di questo obbligo prima della scelta, non dopo aver spostato le attività.
Anche un server proprio non significa che ogni informazione resti sempre lì. Quando attivi l'Assistente AI, la richiesta insieme al contesto usato arriva al fornitore del modello scelto, sulla tua chiave. Se l'azienda lavora senza AI, questa parte della connessione non è necessaria.
Domani sposta un caso, non tutta l'azienda
Non devi ristrutturare subito il lavoro di nove persone. Mercoledì scegli un caso attivo dal foglio di calcolo, crea per esso uno Spazio di lavoro e tre attività con persone e scadenze. Gli accordi su queste attività annotali nelle loro discussioni, mentre l'offerta continua a scriverla in Documenti Google. Dopo una settimana verifica se alla domanda "chi ha spostato la scadenza e perché?" risponde già l'attività stessa. Se vuoi prima vedere la struttura del programma, apri la Demo.
Domande frequenti
Task Manager sostituirà Gmail e Google Drive?
No. Gmail, Drive, Documenti, Fogli e Meet possono restare su Google; Task Manager serve per gestire attività e conversazioni del team, e la versione Pro permette di collegare la casella esistente tramite IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
È possibile vedere gli eventi di Google Calendar in Task Manager?
Sì, dopo aver collegato l'account vedrai gli eventi di Google nel Calendario di Task Manager, e le loro modifiche verranno sincronizzate in entrambe le direzioni. L'amministratore deve prima configurare le credenziali OAuth; gli eventi importati sono visibili solo al proprietario dell'account collegato.
Google Tasks è sufficiente per una piccola azienda?
Google Tasks può bastare se le attività assegnate in Google Chat o Documenti corrispondono al modo di lavorare del tuo team. Se hai bisogno di una discussione separata per ogni attività, degli stati, della priorità e della registrazione della scadenza precedente, dai un'occhiata a Task Manager. (support.google.com)
Quanto costa un programma per le attività accanto a Google Workspace?
Task Manager richiede un pagamento separato per la licenza con limite di postazioni, mentre Google Workspace continua ad addebitare i costi per gli account utilizzati. Al conto di Task Manager aggiungi l'hosting e, se attivi l'Assistente AI, il costo del fornitore del modello scelto; il rinnovo degli aggiornamenti dopo 12 mesi è facoltativo. (workspace.google.com)
Dopo aver collegato Task Manager, i nostri dati smetteranno di essere su Google?
No: la posta, i documenti e gli altri dati dei servizi Google restano dove utilizzi questi servizi. I dati dell'applicazione Task Manager si trovano sul tuo server, e usando l'Assistente AI la richiesta con il contesto viene inviata al fornitore del modello con la tua chiave.
Fonti
- Task Manager, scheda informativa e istruzioni "Attività", "Google Calendar - collegamento passo dopo passo" e "Posta", fornite alla redazione (accesso: 20-10-2026).
- Task Manager, Funzionalità: Attività - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (accesso: 20-10-2026).
- Task Manager, Funzionalità: Google Calendar - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (accesso: 20-10-2026).
- Task Manager, Funzionalità: Posta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (accesso: 20-10-2026).
- Task Manager, Prezzi - https://taskmanager.pl/#prezzi (accesso: 20-10-2026).
- Google Workspace, "Confronto tra i piani flessibili" - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (accesso: 20-10-2026).
- Google Workspace, pagina polacca con i prezzi - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (accesso: 20-10-2026).
- Google Tasks - Guida, "Learn about Google Tasks" - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (accesso: 20-10-2026).
- Google Tasks - Guida, "Get started with shared tasks" - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (accesso: 20-10-2026).
- Google Workspace - Guida, "Choose a geographic location for your data" - https://support.google.com/a/answer/14310028 (accesso: 20-10-2026).
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
