Marta leitet ein neunköpfiges Reisebüro. Am Montag öffnet sie die Tabelle „AUFGABEN 2026“, danach Gmail, um zu prüfen, ob Kasia die neuen Absprachen vom Kunden erhalten hat. Die Firma hat bereits Google Workspace - wozu braucht sie noch ein Aufgabenprogramm?
Google Workspace bleibt dort, wo das Team schreibt und sich trifft
Behalten Sie Google Workspace für E-Mail, gemeinsam erstellte Dokumente, Tabellen, Dateien und Videokonferenzen. Task Manager ersetzt diese Dienste nicht: es gibt keinen Tabelleneditor und kein Gegenstück zu Meet. (workspace.google.com)
Wenn Kasia und Marta gemeinsam das Angebot in Google Docs überarbeiten, gibt es keinen Grund, das Dokument selbst zu verlagern. Genauso bei der Tabelle, in der die Firma die Marge der Reisen berechnet. Die eigentliche Frage lautet: Wo halten Sie fest, wer das Angebot verschicken soll, bis wann, und was der Kunde nach dem letzten Gespräch geändert hat?
Google hat dafür eigene Antworten. Eine Aufgabe mit Datum erscheint im Google Kalender, aus einer Gmail-Nachricht lässt sich eine Aufgabe erstellen, und in einem Google-Chat-Bereich kann eine Aufgabe einer anderen Person zugewiesen werden. Bevor Sie ein weiteres Programm kaufen, prüfen Sie, ob diese Funktionen das Problem Ihres Teams lösen.
Die Tabelle zeigt den Termin. Was mit der Aufgabe passiert ist, prüfen Sie anderswo
Eine Tabelle reicht aus, wenn Sie eine Übersicht der Vorgänge brauchen und jemand sie aktuell hält. Eine Terminänderung und das vorherige Datum finden Sie im Thread der Aufgabe in Task Manager; wurden Absprachen telefonisch getroffen, zeigt die bloße Tabellenzeile deren Verlauf nicht.
Am Montag trägt Marta ein: „Angebot für Nord - Kasia - Freitag”. Am Mittwoch ändert der Kunde das Reiseziel, Kasia erhält neue Kalkulationen, und der Termin wird telefonisch verschoben. Am Freitag zeigt die Zelle mit dem Datum bereits Montag an, doch Marta muss nachfragen, woher die Änderung kommt.
In Task Manager legen Sie eine Aufgabe mit Betreff, Beschreibung, zugewiesenen Personen, Priorität und Termin an. Den Status ändern Sie aus der Liste. Marta sieht einen roten Termin für überfällige Vorgänge, einen blauen Termin für heute und einen grünen Termin für künftige Arbeit. Über der Liste zeigen Kacheln ihr Aufgaben für heute oder überfällige Aufgaben an.
Den Unterschied sieht man beim Öffnen der Aufgabe. Nachrichten, Erwähnungen und Anhänge befinden sich direkt an der Karte, und ein Systemeintrag hält fest, wer den Termin verschoben hat und welches Datum vorher galt. Statt zu fragen „Warum steht in der Tabelle Montag?”, lesen Sie den Thread. Sehen Sie auch, wie das Gespräch zur Aufgabe funktioniert.
Die Abbildung zeigt ein Gespräch mit einer To-do-Liste; Martas Vorgang führen Sie im Thread der Aufgabe.
Google Tasks hilft auch dem Team, organisiert die Arbeit aber anders
Google Tasks ist längst nicht mehr nur eine persönliche Liste: Aufgaben lassen sich in Google-Chat-Bereichen und, je nach Plan, in Google Docs zuweisen. Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe landet auch auf Ihrer Liste, und eine Aufgabe mit Datum und Uhrzeit kann im Google Kalender erscheinen. (support.google.com)
Das ist ein guter Weg, wenn das Team alles in einem Chat-Bereich oder direkt im Dokument abstimmt. Google beschreibt Benachrichtigungen bei Zuweisung und Abschluss einer Aufgabe. Haben Sie Zugriff auf den Bereich oder das Dokument, können Sie auch deren Verlauf einsehen. In Google lässt sich Arbeit zuweisen und nachverfolgen, wer sie abgeschlossen hat. (support.google.com)
Task Manager wählen Sie aus einem anderen Grund: Die Aufgabe hat einen eigenen Thread, die Status „In Bearbeitung“, „Erledigt“ und „Storniert“, eine Priorität sowie einen Eintrag über die Terminänderung mit dem vorherigen Wert. Am Mittwoch hakt Kasia „Hotelangebote einholen“ auf der To-do-Liste in der Beschreibung ab. Marta sieht den Fortschritt „2 von 4 erledigt“ und den Avatar der Person, die den Punkt markiert hat. Sie muss diese Information nicht zwischen Dokument und Chat suchen.
Google Workspace und ein Aufgabenprogramm: Was bleibt auf welcher Seite?
Google Workspace bleibt ein Werkzeugpaket für E-Mail, Dokumente und Zusammenarbeit, während Task Manager die Aufgabenführung des Teams übernehmen kann. Die folgende Gegenüberstellung setzt nicht voraus, dass Sie auf einen Google-Dienst verzichten. (workspace.google.com)
| Bereich | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Dokumente und Tabellen | Google Docs und Google Sheets mit Zusammenarbeit an Dateien | Notizen und Anhänge; kein Tabellen-Editor |
| E-Mail und Besprechungen | Gmail und Meet | E-Mail über IMAP/SMTP in der Variante Pro; kein Pendant zu Meet |
| Aufgabenzuweisung | Tasks, auch gemeinsam genutzte Aufgaben in Chat und Docs | Aufgaben mit zugewiesenen Personen, Status, Priorität und Fälligkeitsdatum |
| Gespräch über die Arbeit | Nachrichten in Chat, Kommentare in Dokumenten, Gmail | Thread direkt bei der Aufgabe, mit Erwähnungen und Anhängen |
| Kalender | Google Kalender | Kalender mit Aufgaben, Terminen und Abwesenheiten; Verbindung zum Google Kalender |
| Anwendungsdaten | Google-Dienste und -Infrastruktur | Anwendungsdateien und Datenbank auf dem Server des Kunden |
| Abrechnung | Gebühr pro Nutzer monatlich | Dauerlizenz mit Platzlimit |
Die Zeile zu den Daten bedeutet nicht, dass die Einführung von Task Manager die Firmen-E-Mail oder die Dokumente von Google weg verlagert. Sie bedeutet nur, dass sich die Daten der Task-Manager-Installation selbst auf Ihrem Server befinden, während die Google-Dienste in der Google-Infrastruktur laufen.
Den Google Kalender müssen Sie nicht aufgeben - Sie müssen ihn verbinden
Der Google Kalender kann Ihnen weiterhin für Besprechungen dienen, und Task Manager zeigt seine Termine neben den Aufgaben und Abwesenheiten des Teams an. Änderungen an Terminen werden in beide Richtungen synchronisiert: Die aus Google erscheinen alle paar Minuten in Task Manager, und eine Bearbeitung in Task Manager wird in Google gespeichert.
Die Verbindung ist persönlich. Wenn Marta ihren Kalender verbindet, sieht nur sie dessen Termine in Task Manager, nicht das ganze Büro. Sie kann auch mehrere Konten verbinden. Hat sie gerade einen Termin in Google geändert und möchte die Änderung sofort abrufen, nutzt sie das Synchronisierungssymbol im Kalender.
Es gibt eine technische Voraussetzung: Der Administrator muss zuvor OAuth-Anmeldedaten in der Google Cloud erstellen und Client-ID sowie Client-Secret in den Einstellungen von Task Manager eintragen. OAuth ist die Art, wie Google einer Anwendung mit Zustimmung des Kontoinhabers Zugriff auf den Kalender gewährt. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Konto und wählt den Kalender aus. Den Ablauf beschreibt die Anleitung zur Verbindung mit dem Google Kalender.
Das Trennen eines Kontos entfernt aus Task Manager die aus dieser Verbindung importierten Termine, löscht sie aber nicht aus Google. Denken Sie auch daran, dass das Bearbeiten oder Löschen eines verbundenen Termins in Task Manager diese Änderung auch im Google Kalender speichert.
E-Mail neben der Aufgabe hilft, gibt aber die Mail nicht für das Team frei
Kasia sieht Martas Mail nicht nur deshalb, weil Marta sie mit einer Aufgabe verknüpft, auf die beide Zugriff haben. Die Verknüpfung dient dem Wechsel zwischen Mail und Aufgabe, nicht der Freigabe der Korrespondenz.
In der Variante Pro erlaubt das Modul E-Mail das Verbinden eines IMAP/SMTP-Postfachs, auch eines Gmail-Kontos. IMAP dient dem Empfangen von Nachrichten, SMTP dem Versenden; beim Verbinden von Gmail verlangt die Anleitung von Task Manager ein App-Passwort und aktiviertes IMAP.
Am Donnerstag erreicht Martas Postfach eine Anfrage von Nord. Marta kann den E-Mail-Thread mit der Aufgabe „Angebot für Kunde Nord“ verknüpfen, um zwischen beiden zu wechseln. Das ist jedoch eine Navigationsabkürzung, keine Freigabe der Korrespondenz. Soll Kasia die Absprachen kennen, trägt Marta sie in den Thread der Aufgabe ein. Mehr zu dieser Arbeitsteilung finden Sie im Text wie Sie E-Mails im Team in den Griff bekommen.
Jedes verbundene Postfach ist privat, auch gegenüber dem Administrator der Anwendung. Task Manager löscht keine Nachrichten vom Mailserver, und das Trennen des Postfachs entfernt die lokale Kopie im Programm. Gmail kann also weiterhin die Firmen-E-Mail bleiben; Pro ändert den Ort, von dem aus Marta sie liest, nicht den E-Mail-Anbieter.
Vergleichen Sie die Rechnung als zwei verschiedene Käufe
Google Workspace rechnet Benutzerkonten ab, Task Manager eine Lizenz für eine bestimmte Anzahl an Plätzen. Ziehen Sie also nicht den Preis des einen vom anderen ab, als würden beide Produkte denselben Leistungsumfang liefern. (workspace.google.com)
Auf der polnischen Preisseite von Google stand am 20. Oktober 2026 ein Preis von 31,50 PLN netto pro Nutzer und Monat für den Plan Google Workspace Business Starter bei jährlicher Verpflichtung. (workspace.google.com) Für neun Personen lautet die Rechenmechanik 9 × Monatspreis × Anzahl der Monate. Prüfen Sie vor dem Kauf den Endbetrag und die Steuer in der Bestellung; Aktionen und die Abrechnungsart können das Angebot verändern. (workspace.google.com)
Task Manager passt für ein neunköpfiges Team in den Plan Classic, bis 20 Personen. Die Lizenz Standard Classic kostet 1.490 PLN, Pro Classic 3.990 PLN. Sie umfasst 12 Monate Updates; danach können Sie die vorhandene Version weiter nutzen oder die Updates verlängern - bei Standard Classic für 447 PLN pro Jahr. Das ist kein Abonnement, das für jede Person monatlich berechnet wird.
Rechnen Sie den Hosting-Betrag zu Ihrer eigenen Kalkulation hinzu. Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen möchten, brauchen Sie außerdem einen eigenen API-Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und zahlen dem Modellanbieter ohne Aufschlag von Task Manager. Das Programm funktioniert auch ohne KI. Die ausführliche Berechnung finden Sie in der Kostenrechnung für ein Aufgabenprogramm über drei Jahre.
Braucht Martas Büro Gmail, Dokumente und Meet, zahlt es weiterhin für Google Workspace. Der Kauf von Task Manager bedeutet dann eine zusätzliche Ausgabe für eine andere Art der Aufgabenführung, keine automatische Ersparnis bei Google.
Ein eigener Server gibt Kontrolle, bringt aber auch Pflichten mit sich
Task Manager installieren Sie auf Ihrem eigenen Server und sind selbst für die Pflege dieser Umgebung verantwortlich. Benötigt werden PHP 8.1 oder neuer sowie MySQL oder MariaDB; ein Shared-Hosting genügt. Das ist ein anderes Modell als die Anmeldung bei einem Google-Dienst und das Bezahlen weiterer Konten.
Der Installer läuft im Browser, und Updates starten Sie über die Einstellungen der Anwendung - sie installieren sich nicht ohne Zutun des Administrators. Im Plan Classic ist die Remote-Installation im Preis enthalten; im Starter ist sie eine separate Leistung für 299 PLN. Wenn Sie sich nicht um das Hosting kümmern möchten, berücksichtigen Sie diese Pflicht vor der Entscheidung, nicht erst nach der Umstellung der Aufgaben.
Auch ein eigener Server bedeutet nicht, dass jede Information immer dort verbleibt. Wenn Sie den KI-Assistenten aktivieren, gelangt die Anfrage samt verwendetem Kontext an den gewählten Modellanbieter unter Ihrem Schlüssel. Arbeitet die Firma ohne KI, wird dieser Teil der Verbindung nicht benötigt.
Verlagern Sie morgen einen Fall, nicht die ganze Firma
Sie müssen nicht sofort die Arbeit von neun Personen umbauen. Wählen Sie am Mittwoch einen laufenden Fall aus der Tabelle aus, legen Sie dafür einen Arbeitsbereich und drei Aufgaben mit Personen und Terminen an. Absprachen zu diesen Aufgaben halten Sie in deren Threads fest, das Angebot schreiben Sie weiterhin in Google Docs. Prüfen Sie nach einer Woche, ob die Frage „Wer hat den Termin verschoben und warum?“ bereits von der Aufgabe selbst beantwortet wird. Möchten Sie zunächst den Aufbau des Programms sehen, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt Task Manager Gmail und Google Drive?
Nein. Gmail, Drive, Docs, Sheets und Meet können bei Google bleiben; Task Manager dient zur Verwaltung von Aufgaben und Team-Gesprächen, und die Pro-Variante erlaubt es, ein bestehendes Postfach per IMAP/SMTP anzubinden. (workspace.google.com)
Lassen sich Termine aus dem Google Kalender im Task Manager anzeigen?
Ja, nach Verknüpfung des Kontos sehen Sie Google-Termine im Kalender von Task Manager, und Änderungen werden in beide Richtungen synchronisiert. Der Administrator muss vorher die OAuth-Zugangsdaten einrichten; importierte Termine sieht nur der Besitzer des verknüpften Kontos.
Reicht Google Tasks für ein kleines Unternehmen aus?
Google Tasks kann ausreichen, wenn Aufgaben, die in Google Chat oder Docs zugewiesen werden, der Arbeitsweise Ihres Teams entsprechen. Wenn Sie zu jeder Aufgabe einen eigenen Thread, Status, Priorität und die Speicherung des vorherigen Fälligkeitsdatums benötigen, schauen Sie sich Task Manager an. (support.google.com)
Wie viel kostet ein Aufgabenprogramm neben Google Workspace?
Task Manager erfordert eine separate Lizenzgebühr mit einem Limit an Plätzen, und Google Workspace berechnet weiterhin Gebühren für die genutzten Konten. Rechnen Sie zu den Kosten für Task Manager das Hosting hinzu sowie, falls Sie den KI-Assistenten aktivieren, die Kosten des gewählten Modellanbieters; die Update-Verlängerung nach 12 Monaten ist optional. (workspace.google.com)
Bleiben unsere Daten nicht mehr bei Google, wenn wir Task Manager anbinden?
Nein: E-Mail, Dokumente und übrige Daten der Google-Dienste bleiben dort, wo Sie diese Dienste nutzen. Die Daten der Task-Manager-Anwendung liegen auf Ihrem Server, und bei Nutzung des KI-Assistenten wird die Anfrage mit Kontext an den Modellanbieter über Ihren eigenen API-Schlüssel gesendet.
Quellen
- Task Manager, Factsheet und Anleitungen „Aufgaben“, „Google Kalender - Verbindung Schritt für Schritt“ sowie „E-Mail“, der Redaktion zur Verfügung gestellt (Zugriff: 20.10.2026).
- Task Manager, Funktionen: Aufgaben - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (Zugriff: 20.10.2026).
- Task Manager, Funktionen: Google Kalender - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (Zugriff: 20.10.2026).
- Task Manager, Funktionen: E-Mail - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (Zugriff: 20.10.2026).
- Task Manager, Preise - https://taskmanager.pl/#preise (Zugriff: 20.10.2026).
- Google Workspace, „Vergleich der flexiblen Abonnements“ - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (Zugriff: 20.10.2026).
- Google Workspace, polnische Seite mit den Preisen - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (Zugriff: 20.10.2026).
- Google Tasks - Hilfe, „Learn about Google Tasks“ - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (Zugriff: 20.10.2026).
- Google Tasks - Hilfe, „Get started with shared tasks“ - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (Zugriff: 20.10.2026).
- Google Workspace - Hilfe, „Choose a geographic location for your data“ - https://support.google.com/a/answer/14310028 (Zugriff: 20.10.2026).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
