Marta dirige una agencia de viajes de nueve personas. El lunes abre la hoja de cálculo «TAREAS 2026», luego Gmail, para comprobar si Kasia recibió los nuevos acuerdos del cliente. La empresa ya tiene Google Workspace - ¿para qué necesita además un programa de tareas?
Google Workspace se queda donde el equipo escribe y se reúne
Deja Google Workspace para el correo, los documentos compartidos, las hojas de cálculo, los archivos y las videollamadas. Task Manager no sustituye estos servicios: no tiene un editor de hojas de cálculo ni un equivalente a Meet. (workspace.google.com)
Si Kasia y Marta corrigen juntas una oferta en Google Docs, no hay razón para trasladar el documento en sí. Lo mismo ocurre con la hoja de cálculo donde la empresa calcula el margen de los viajes. La pregunta aparte es: ¿dónde anotar quién debe enviar la oferta, para cuándo y qué ha cambiado el cliente tras la última llamada?
Google tiene sus propias respuestas para esto. Una tarea con fecha aparece en Google Calendar, desde un mensaje de Gmail se puede crear una tarea, y en un espacio de Google Chat se puede asignar una tarea a otra persona. Antes de comprar otro programa, comprueba si estas funciones resuelven el problema de tu equipo.
La hoja de cálculo muestra la fecha límite. Qué ha pasado con la tarea lo compruebas en otro sitio
Una hoja de cálculo es suficiente cuando necesitas un listado de asuntos y alguien se encarga de mantenerlo al día. El cambio de fecha límite y la fecha anterior los consultas en el hilo de la tarea de Task Manager; si los acuerdos se cerraron por teléfono, la propia fila de la hoja no mostrará cómo transcurrieron.
El lunes Marta escribe: «Oferta para Nord - Kasia - viernes». El miércoles el cliente cambia el destino del viaje, Kasia recibe nuevos presupuestos y la fecha se aplaza por teléfono. El viernes la celda con la fecha ya muestra el lunes, pero Marta tiene que preguntar de dónde salió el cambio.
En Task Manager creas una tarea con asunto, descripción, personas asignadas, prioridad y fecha límite. El estado lo cambias desde la lista. Marta ve en rojo la fecha límite de los asuntos vencidos, en azul la fecha límite de hoy y en verde la fecha límite de trabajos futuros. Los paneles sobre la lista le permiten mostrar las tareas de hoy o las vencidas.
La diferencia se nota al abrir la tarea. Los mensajes, las menciones y los adjuntos están en su tarjeta, y un registro del sistema conserva quién aplazó la fecha límite y qué fecha estaba vigente antes. En lugar de preguntar «¿por qué en la hoja de cálculo pone lunes?», lees el hilo. Mira también cómo funciona la conversación junto a la tarea.
La ilustración muestra una conversación con una lista de tareas; el asunto de Marta se gestiona en el hilo de la tarea.
Google Tasks también ayuda al equipo, pero organiza el trabajo de otra manera
Google Tasks ya no es solo una lista personal: las tareas se pueden asignar en espacios de Google Chat y, en los planes correspondientes, en Google Docs. Una tarea que te asignan también aparece en tu lista, y una tarea con fecha y hora puede aparecer en Google Calendar. (support.google.com)
Es un buen camino si el equipo acuerda todo en un único espacio de Chat o directamente en el documento. Google describe notificaciones de asignación y finalización de tareas. Si tienes acceso al espacio o al documento, también puedes consultar su historial. En Google es posible asignar trabajo y comprobar quién lo ha terminado. (support.google.com)
Task Manager lo eliges por otro motivo: la tarea tiene su propio hilo, los estados «En curso», «Hecho» y «Cancelado», prioridad y un registro del cambio de fecha con el valor anterior. El miércoles Kasia marca «Recopilar presupuestos de hoteles» en la lista de tareas de la descripción. Marta ve el progreso «2 de 4 hechas» y el avatar de la persona que marcó el punto. No necesita buscar esa información entre el documento y el chat.
Google Workspace y un programa de tareas: ¿qué queda en cada lado?
Google Workspace sigue siendo un conjunto de herramientas de correo, documentos y colaboración, y Task Manager puede asumir la gestión de las tareas del equipo. El siguiente resumen no implica renunciar a ningún servicio de Google. (workspace.google.com)
| Asunto | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Documentos y hojas de cálculo | Documentos y Hojas de cálculo de Google con colaboración en archivos | Notas y adjuntos; sin editor de hojas de cálculo |
| Correo y reuniones | Gmail y Meet | Correo mediante IMAP/SMTP en la variante Pro; sin equivalente de Meet |
| Asignación de tareas | Tasks, también tareas compartidas en Chat y en Documentos | Tareas con personas asignadas, estados, prioridad y fecha límite |
| Conversación sobre el trabajo | Mensajes en Chat, comentarios en documentos, Gmail | Hilo directamente junto a la tarea, con menciones y adjuntos |
| Calendario | Google Calendar | Calendario con tareas, eventos y ausencias; conexión con Google Calendar |
| Datos de la aplicación | Servicios e infraestructura de Google | Archivos de la aplicación y base de datos en el servidor del cliente |
| Facturación | Tarifa mensual por usuario | Licencia perpetua con límite de puestos |
La fila sobre los datos no significa que añadir Task Manager traslade el correo o los documentos de la empresa fuera de Google. Solo significa que los datos de la propia instalación de Task Manager se encuentran en tu servidor, mientras que los servicios de Google funcionan en la infraestructura de Google.
Google Calendar no hay que abandonarlo, hay que conectarlo
Google Calendar puede seguir sirviéndote para las reuniones, y Task Manager mostrará sus eventos junto a las tareas y las ausencias del equipo. Los cambios en los eventos se sincronizan en ambos sentidos: los de Google aparecen en Task Manager cada pocos minutos, y la edición en Task Manager se guarda en Google.
La conexión es personal. Cuando Marta conecta su calendario, los eventos de ese calendario solo los ve ella en Task Manager, no toda la oficina. También puede conectar varias cuentas. Si acaba de cambiar una reunión en Google y quiere obtener el cambio sin esperar, usa el icono de sincronización en el Calendario.
Hay una condición técnica: el administrador debe crear previamente credenciales OAuth en Google Cloud e introducir el Client ID y el Client Secret en los ajustes de Task Manager. OAuth es la forma en que Google concede a una aplicación acceso al calendario con el consentimiento del propietario de la cuenta. Después cada persona conecta su propia cuenta y elige su calendario. El proceso se describe en la guía de conexión de Google Calendar.
Desconectar la cuenta elimina de Task Manager los eventos importados de esa conexión, pero no los elimina de Google. Ten en cuenta también que editar o eliminar un evento conectado en Task Manager guarda ese cambio también en Google Calendar.
El correo junto a la tarea ayuda, pero no comparte el correo con el equipo
Kasia no verá el correo de Marta solo porque Marta lo vincule a una tarea a la que ambas tienen acceso. La vinculación sirve para pasar del correo a la tarea, no para compartir la correspondencia.
En la variante Pro, el módulo Correo permite conectar un buzón IMAP/SMTP, también de Gmail. IMAP sirve para recibir mensajes y SMTP para enviarlos; al conectar Gmail, la guía de Task Manager requiere una contraseña de aplicación y tener IMAP activado.
El jueves llega al buzón de Marta una pregunta de Nord. Marta puede vincular el hilo de correo con la tarea «Oferta para el cliente Nord» para pasar de uno a otra. Sin embargo, esto es un atajo de navegación, no compartir la correspondencia. Si Kasia debe conocer los acuerdos, Marta los escribe en el hilo de la tarea. Más sobre este reparto del trabajo en el texto cómo gestionar los correos en equipo.
Cada buzón conectado es privado, también frente al administrador de la aplicación. Task Manager no borra mensajes del servidor de correo, y desconectar el buzón elimina la copia local en el programa. Gmail puede seguir siendo así el correo de la empresa; Pro cambia el lugar desde el que Marta lo lee, no el proveedor de correo.
Compara la factura como dos compras distintas
Google Workspace factura cuentas de usuario, y Task Manager una licencia para un número determinado de puestos. No restes por tanto el precio de uno del otro como si ambos productos ofrecieran el mismo conjunto de servicios. (workspace.google.com)
En la página polaca de precios de Google, el 20 de octubre de 2026 figuraba un precio de 31,50 PLN netos por usuario al mes para el plan Google Workspace Business Starter con compromiso anual. (workspace.google.com) Para nueve personas, el cálculo de la factura es 9 × precio mensual × número de meses. Antes de comprar, comprueba el importe final y el impuesto en el pedido; las promociones y la forma de facturación pueden cambiar la oferta. (workspace.google.com)
Task Manager para un equipo de nueve personas encaja en el plan Classic, hasta 20 personas. La licencia Standard Classic cuesta 1490 PLN, y Pro Classic 3990 PLN. Incluye 12 meses de actualizaciones; después puedes seguir usando la versión que tengas o renovar las actualizaciones - en Standard Classic por 447 PLN al año. No es una suscripción que se cobre por persona cada mes.
A tu propio cálculo añade el hosting. Si quieres usar el Asistente de IA, también necesitas tu propia clave en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok, y pagas al proveedor del modelo sin margen de Task Manager. El programa también funciona sin IA. Encontrarás el cálculo detallado en el cálculo del coste de un programa de tareas a lo largo de tres años.
Si la oficina de Marta necesita Gmail, documentos y Meet, seguirá pagando por Google Workspace. La compra de Task Manager supone entonces un coste adicional por otra forma de gestionar las tareas, no un ahorro automático en Google.
Un servidor propio da control, pero añade una obligación
Instalas Task Manager en tu propio servidor y tú mismo te responsabilizas del mantenimiento de ese entorno. Necesita PHP 8.1 o superior y MySQL o MariaDB; basta con un hosting compartido. Es un planteamiento distinto a iniciar sesión en un servicio de Google y pagar cuentas adicionales.
El instalador funciona en el navegador, y las actualizaciones se ejecutan desde los ajustes de la aplicación - no se instalan sin la intervención del administrador. En el plan Classic, la instalación remota está incluida en el precio; en Starter es un servicio aparte por 299 PLN. Si no quieres encargarte del hosting, ten en cuenta esta obligación antes de elegir, no después de trasladar las tareas.
Tampoco un servidor propio significa que toda la información permanezca siempre en él. Cuando activas el Asistente de IA, la consulta junto con el contexto utilizado llega al proveedor del modelo elegido con tu clave. Si la empresa trabaja sin IA, esa parte de la conexión no es necesaria.
Mañana traslada un asunto, no toda la empresa
No necesitas rediseñar de golpe el trabajo de nueve personas. El miércoles elige un asunto activo de la hoja de cálculo, crea para él un Espacio de trabajo y tres tareas con personas y plazos asignados. Los acuerdos relativos a esas tareas anótalos en sus hilos, y la oferta sigue escribiéndola en Documentos de Google. Al cabo de una semana comprueba si a la pregunta «¿quién cambió la fecha y por qué?» ya responde la propia tarea. Si quieres ver primero cómo está organizado el programa, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager sustituirá a Gmail y Google Drive?
No. Gmail, Drive, Docs, Sheets y Meet pueden seguir en Google; Task Manager se encarga de gestionar las tareas y las conversaciones del equipo, y la versión Pro permite conectar un buzón existente mediante IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
¿Se pueden ver los eventos de Google Calendar en Task Manager?
Sí, tras conectar la cuenta verás los eventos de Google en el Calendario de Task Manager, y sus cambios se sincronizarán en ambos sentidos. El administrador debe haber configurado previamente las credenciales OAuth; los eventos importados solo los ve el propietario de la cuenta conectada.
¿Google Tasks es suficiente para una pequeña empresa?
Google Tasks puede ser suficiente si las tareas asignadas en Google Chat o Docs encajan con la forma de trabajar de tu equipo. Si necesitas un hilo independiente para cada tarea, estados, prioridad y registro de la fecha límite anterior, echa un vistazo a Task Manager. (support.google.com)
¿Cuánto cuesta un programa de tareas además de Google Workspace?
Task Manager requiere una cuota aparte por la licencia con límite de puestos, y Google Workspace sigue facturando las cuentas que utilices. Añade a la factura de Task Manager el hosting y, si activas el Asistente de IA, el coste del proveedor de modelo elegido; la renovación de actualizaciones pasados 12 meses es opcional. (workspace.google.com)
¿Tras conectar Task Manager nuestros datos dejarán de estar en Google?
No: el correo, los documentos y el resto de datos de los servicios de Google permanecen donde usas esos servicios. Los datos de la aplicación Task Manager se encuentran en tu servidor, y al usar el Asistente de IA, la consulta con su contexto se envía al proveedor del modelo con tu clave.
Fuentes
- Task Manager, ficha técnica e instrucciones de «Tareas», «Google Calendar - conexión paso a paso» y «Correo», facilitadas a la redacción (acceso: 20-10-2026).
- Task Manager, Funciones: Tareas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (acceso: 20-10-2026).
- Task Manager, Funciones: Google Calendar - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (acceso: 20-10-2026).
- Task Manager, Funciones: Correo - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (acceso: 20-10-2026).
- Task Manager, Precios - https://taskmanager.pl/#precios (acceso: 20-10-2026).
- Google Workspace, «Comparación de planes flexibles» - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (acceso: 20-10-2026).
- Google Workspace, página polaca con los precios - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (acceso: 20-10-2026).
- Google Tasks - Ayuda, «Learn about Google Tasks» - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (acceso: 20-10-2026).
- Google Tasks - Ayuda, «Get started with shared tasks» - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (acceso: 20-10-2026).
- Google Workspace - Ayuda, «Choose a geographic location for your data» - https://support.google.com/a/answer/14310028 (acceso: 20-10-2026).
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
