Marta vedie deväťčlennú kanceláriu cestovnej agentúry. V pondelok otvorí tabuľku „ÚLOHY 2026“, potom Gmail, aby skontrolovala, či Kasia dostala nové dohody od klienta. Firma má už Google Workspace - načo jej ešte program na úlohy?
Google Workspace zostáva tam, kde tím píše a stretáva sa
Google Workspace nechajte na poštu, spoločne tvorené dokumenty, tabuľky, súbory a videohovory. Task Manager tieto služby nenahrádza: nemá editor tabuliek ani obdobu Meetu. (workspace.google.com)
Ak Kasia a Marta spoločne upravujú ponuku v Dokumentoch Google, nie je dôvod presúvať samotný dokument. Podobne je to s tabuľkou, v ktorej firma počíta maržu zájazdov. Samostatná otázka znie: kam zapísať, kto má poslať ponuku, dokedy a čo klient zmenil po poslednom rozhovore?
Google na to má vlastné odpovede. Úloha s dátumom sa zobrazí v Kalendári Google, zo správy v Gmaile je možné vytvoriť úlohu a v priestore Google Chat je možné priradiť úlohu inej osobe. Skôr než kúpite ďalší program, overte si, či tieto funkcie riešia problém vášho tímu.
Tabuľka ukazuje termín. Čo sa stalo s úlohou, zistíte inde
Tabuľka postačuje, keď potrebujete prehľad vecí a niekto dohliada na jeho aktuálnosť. Zmenu termínu a predchádzajúci dátum zistíte vo vlákne úlohy Task Managera; ak sa dohody uzatvorili telefonicky, samotný riadok tabuľky vám ich priebeh neukáže.
V pondelok Marta napíše: „Ponuka pre Nord - Kasia - piatok“. V stredu klient zmení smer cesty, Kasia dostane nové kalkulácie a termín sa telefonicky presunie. V piatok bunka s dátumom už ukazuje pondelok, no Marta sa musí spýtať, odkiaľ sa zmena vzala.
V Task Manageri založíte úlohu s témou, popisom, priradenými osobami, prioritou a termínom. Stav meníte zo zoznamu. Marta vidí červený termín pre vec po lehote, modrý termín na dnes a zelený termín budúcej práce. Dlaždice nad zoznamom jej umožňujú zobraziť úlohy na dnes alebo po termíne.
Rozdiel vidno po otvorení úlohy. Správy, zmienky a prílohy sú pri jej karte a systémový záznam uchováva informáciu, kto posunul termín a aký dátum platil predtým. Namiesto otázky „prečo je v tabuľke pondelok?“ si prečítate vlákno. Pozrite si tiež, ako funguje konverzácia pri úlohe.
Ilustrácia zobrazuje konverzáciu s kontrolným zoznamom; Martinu vec riešite vo vlákne úlohy.
Google Tasks pomáha aj tímu, ale prácu usporadúva inak
Google Tasks už nie je len osobný zoznam: úlohy je možné prideľovať v priestoroch Google Chat a v príslušných plánoch aj v Dokumentoch Google. Úloha pridelená vám sa zobrazí aj vo vašom zozname a úloha s dátumom a časom sa môže objaviť v Kalendári Google. (support.google.com)
Je to dobrá cesta, ak si tím všetko dohaduje v jednom priestore Chat alebo priamo v dokumente. Google opisuje upozornenia o pridelení a dokončení úlohy. Ak máte prístup do priestoru alebo dokumentu, môžete si pozrieť aj ich históriu. V Google je možné prideliť prácu a zistiť, kto ju dokončil. (support.google.com)
Task Manager vyberáte z iného dôvodu: úloha má vlastné vlákno, stavy „Prebieha“, „Hotovo“ a „Zrušené“, prioritu a záznam o zmene termínu s predchádzajúcou hodnotou. V stredu si Kasia odškrtne „Získať ponuky hotelov“ na kontrolnom zozname v popise. Marta vidí priebeh „2 zo 4 hotové“ a avatar osoby, ktorá bod označila. Nemusí túto informáciu hľadať medzi dokumentom a chatom.
Google Workspace a program na úlohy: čo zostáva na ktorej strane?
Google Workspace zostáva súborom nástrojov na poštu, dokumenty a spoluprácu, zatiaľ čo Task Manager môže prevziať riadenie úloh tímu. Nasledujúce porovnanie nepočíta s tým, že by ste sa vzdali niektorej zo služieb Google. (workspace.google.com)
| Oblasť | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Dokumenty a tabuľky | Dokumenty a Tabuľky Google so spoluprácou na súboroch | Poznámky a prílohy; bez editora tabuliek |
| Pošta a stretnutia | Gmail a Meet | Pošta cez IMAP/SMTP vo variante Pro; bez náhrady za Meet |
| Prideľovanie úloh | Tasks, vrátane zdieľaných úloh v Chate a Dokumentoch | Úlohy s priradenými osobami, stavmi, prioritou a termínom |
| Rozhovor o práci | Správy v Chate, komentáre v dokumentoch, Gmail | Vlákno priamo pri úlohe, so zmienkami a prílohami |
| Kalendár | Kalendár Google | Kalendár s úlohami, udalosťami a neprítomnosťami; prepojenie s Kalendárom Google |
| Dáta aplikácie | Služby a infraštruktúra Google | Súbory aplikácie a databáza na serveri klienta |
| Vyúčtovanie | Poplatok za používateľa mesačne | Trvalá licencia s limitom pracovných miest |
Riadok o dátach neznamená, že pridanie Task Managera presunie firemnú poštu alebo dokumenty z Google. Znamená len to, že dáta samotnej inštalácie Task Managera sa nachádzajú na vašom hostingu, zatiaľ čo služby Google fungujú v infraštruktúre Google.
Kalendár Google netreba opúšťať - treba ho prepojiť
Kalendár Google vám môže naďalej slúžiť na stretnutia a Task Manager zobrazí jeho udalosti popri úlohách a neprítomnostiach tímu. Zmeny udalostí sa synchronizujú obojsmerne: tie z Google sa v Task Manageri objavia o niekoľko minút, a úprava v Task Manageri sa uloží aj v Google.
Prepojenie je osobné. Keď si Marta pripojí svoj kalendár, udalosti z neho vidí v Task Manageri iba ona, nie celá kancelária. Môže tiež prepojiť viacero účtov. Ak práve zmenila stretnutie v Google a chce zmenu stiahnuť bez čakania, použije ikonu synchronizácie v Kalendári.
Existuje technická podmienka: administrátor musí vopred vytvoriť poverenia OAuth v Google Cloud a zadať Client ID a Client Secret v nastaveniach Task Managera. OAuth je spôsob, akým Google udeľuje aplikácii prístup ku kalendáru so súhlasom vlastníka účtu. Potom si každá osoba pripojí vlastný účet a vyberie kalendár. Postup opisuje návod na prepojenie Kalendára Google.
Odpojenie účtu odstráni z Task Managera udalosti importované z tohto prepojenia, ale neodstráni ich z Google. Pamätajte tiež, že úprava alebo odstránenie prepojenej udalosti v Task Manageri uloží túto zmenu aj v Kalendári Google.
Pošta vedľa úlohy pomáha, ale nesprístupňuje e-mail celému tímu
Kasia neuvidí e-mail Marty len preto, že ho Marta prepojí s úlohou, ku ktorej majú obe prístup. Prepojenie slúži na prechádzanie medzi e-mailom a úlohou, nie na zdieľanie korešpondencie.
Vo variante Pro modul Pošta umožňuje pripojiť schránku IMAP/SMTP, aj Gmail. IMAP slúži na prijímanie správ a SMTP na ich odosielanie; pri pripájaní Gmailu návod Task Managera vyžaduje heslo aplikácie a zapnutý IMAP.
Vo štvrtok príde na schránku Marty otázka od firmy Nord. Marta môže prepojiť e-mailové vlákno s úlohou „Ponuka pre klienta Nord“, aby mohla medzi nimi prechádzať. Ide však len o navigačnú skratku, nie o zdieľanie korešpondencie. Ak sa má Kasia dozvedieť dohodnuté závery, Marta ich zapíše do vlákna úlohy. Viac o tomto rozdelení práce nájdete v texte ako zvládnuť e-maily v tíme.
Každá pripojená schránka je súkromná, aj voči administrátorovi aplikácie. Task Manager nemaže správy zo e-mailového servera a odpojenie schránky odstráni len lokálnu kópiu v programe. Gmail tak môže naďalej zostať firemnou poštou; Pro mení miesto, z ktorého ju Marta číta, nie poskytovateľa pošty.
Účet porovnávajte ako dva rôzne nákupy
Google Workspace účtuje používateľské účty a Task Manager licenciu na určitý počet pracovných miest. Neodpočítavajte teda cenu jedného od druhého, akoby oba produkty poskytovali rovnaký súbor služieb. (workspace.google.com)
Na poľskej stránke s cenníkom Google bola 20. októbra 2026 uvedená cena 31,50 PLN bez DPH za používateľa mesačne pre plán Google Workspace Business Starter pri ročnom záväzku. (workspace.google.com) Pre deväť osôb je mechanika výpočtu 9 × mesačná cena × počet mesiacov. Pred nákupom si overte konečnú sumu a daň v objednávke; akcie a spôsob zúčtovania môžu ponuku zmeniť. (workspace.google.com)
Task Manager pre deväťčlenný tím sa zmestí do plánu Classic, do 20 osôb. Licencia Standard Classic stojí 1 490 PLN a Pro Classic 3 990 PLN. Zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií; neskôr môžete ďalej používať vlastnenú verziu alebo obnoviť aktualizácie - v Standard Classic za 447 PLN ročne. Nejde o predplatné účtované za každú osobu mesačne.
K vlastnému účtu pripočítajte hosting. Ak chcete používať Asistenta AI, potrebujete aj vlastný kľúč u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok a platíte poskytovateľovi modelu bez marže Task Managera. Program funguje aj bez AI. Podrobný spôsob výpočtu nájdete vo výpočte nákladov na program na úlohy za tri roky.
Ak kancelária Marty potrebuje Gmail, dokumenty a Meet, bude naďalej platiť za Google Workspace. Kúpa Task Managera potom znamená dodatočný náklad za iný spôsob vedenia úloh, nie automatickú úsporu na Google.
Vlastný server dáva kontrolu, ale pridáva povinnosť
Task Manager inštalujete na vlastnom hostingu a sami zodpovedáte za údržbu tohto prostredia. Potrebuje PHP 8.1 alebo novšie a MySQL alebo MariaDB; stačí zdieľaný hosting. Je to iné usporiadanie než prihlasovanie sa do služby Google a platenie za ďalšie účty.
Inštalátor funguje v prehliadači a aktualizácie spúšťate z nastavení aplikácie - neinštalujú sa bez účasti administrátora. V pláne Classic je vzdialená inštalácia zahrnutá v cene; v Starteri je to samostatná služba za 299 PLN. Ak sa nechcete zaoberať hostingom, zohľadnite túto povinnosť pred výberom, nie až po presune úloh.
Ani vlastný server neznamená, že každá informácia na ňom vždy zostane. Keď zapnete Asistenta AI, otázka spolu s použitým kontextom sa odošle vybranému poskytovateľovi modelu na váš kľúč. Ak firma pracuje bez AI, táto časť pripojenia nie je potrebná.
Zajtra presuňte jednu záležitosť, nie celú firmu
Nemusíte hneď prebudovať prácu deviatich ľudí. V stredu vyberte jednu aktívnu záležitosť z tabuľky, vytvorte pre ňu Pracovný priestor a tri úlohy s osobami a termínmi. Dohody týkajúce sa týchto úloh zapisujte do ich vlákien a ponuku naďalej píšte v Dokumentoch Google. Po týždni skontrolujte, či na otázku „kto posunul termín a prečo?“ už odpovedá samotná úloha. Ak si chcete najprv pozrieť usporiadanie programu, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Nahradí nám Task Manager Gmail a Disk Google?
Nie. Gmail, Disk, Dokumenty, Hárky a Meet môžu zostať v Google; Task Manager slúži na vedenie úloh a tímových rozhovorov, a variant Pro umožňuje pripojiť existujúcu schránku cez IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
Dá sa vidieť udalosti z Kalendára Google v Task Manageri?
Áno, po prepojení účtu uvidíte udalosti z Google v Kalendári Task Managera a ich zmeny sa budú synchronizovať obojsmerne. Administrátor musí vopred nastaviť poverenia OAuth; importované udalosti vidí len vlastník prepojeného účtu.
Postačí Google Tasks malej firme?
Google Tasks môže postačovať, ak úlohy priraďované v Google Chat alebo Dokumentoch zodpovedajú spôsobu práce vášho tímu. Ak potrebujete samostatné vlákno pri každej úlohe, stavy, prioritu a záznam predchádzajúceho termínu, pozrite si Task Manager. (support.google.com)
Koľko stojí program na úlohy popri Google Workspace?
Task Manager vyžaduje samostatný poplatok za licenciu s limitom pracovných miest a Google Workspace naďalej účtuje poplatky za používané účty. K vyúčtovaniu za Task Manager pripočítajte hosting a, ak zapnete Asistenta AI, náklady na vybraného poskytovateľa modelu; obnovenie aktualizácií po 12 mesiacoch je voliteľné. (workspace.google.com)
Prestanú byť naše dáta u Google po pripojení Task Managera?
Nie: pošta, dokumenty a ostatné dáta služieb Google zostávajú tam, kde tieto služby používate. Dáta aplikácie Task Manager sa nachádzajú na vašom serveri a pri použití Asistenta AI sa dopyt s kontextom odosiela poskytovateľovi modelu na váš kľúč.
Zdroje
- Task Manager, karta faktov a návody „Úlohy“, „Kalendár Google - pripojenie krok za krokom“ a „Pošta“, poskytnuté redakcii (prístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Funkcie: Úlohy - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (prístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Funkcie: Kalendár Google - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (prístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Funkcie: Pošta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (prístup: 20. 10. 2026).
- Task Manager, Cenník - https://taskmanager.pl/#ceny (prístup: 20. 10. 2026).
- Google Workspace, „Porovnanie flexibilných predplatných“ - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (prístup: 20. 10. 2026).
- Google Workspace, poľská stránka s cenníkom - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (prístup: 20. 10. 2026).
- Google Tasks - Pomoc, „Learn about Google Tasks“ - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (prístup: 20. 10. 2026).
- Google Tasks - Pomoc, „Get started with shared tasks“ - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (prístup: 20. 10. 2026).
- Google Workspace - Pomoc, „Choose a geographic location for your data“ - https://support.google.com/a/answer/14310028 (prístup: 20. 10. 2026).
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
