Čtvrtek, konec pracovní doby. Ola Nowak má klientovi Nord napsat, co udělala na nabídce, ale pamatuje si hlavně schůzku; změna stavu, poznámka a rozhovor v chatu jí už unikly. Historie aktivit v Task Manageru jí umožňuje vrátit se k těmto stopám a AI asistenta může požádat, aby z nich sestavil zprávu.
Drobné činnosti mizí z paměti rychleji než velké úkoly
Schůzku si pamatujete, ale odeslaná zpráva, oprava v úkolu a nahraný soubor se slijí v jeden proud.
Ve středu Ola změnila stav „Nabídky pro klienta Nord”, vrátila se k poznámce o rozsahu prací a nahlédla do chatu s dohodnutými body. Ve čtvrtek si tyto věci prochází před napsáním zprávy klientovi. Sešit pomáhá jen tehdy, když si pamatujete, že ho máte vyplňovat v průběhu práce.
Toto rozlišení se hodí i tehdy, když připravujete vlastní status na konec týdne. Historie aktivit nenahrazuje evidenci pracovní doby ani nevypočítává hodiny k faktuře. Pomáhá vám připomenout si, na čem jste pracovali, abyste si mohli ověřit podrobnosti a výsledek popsat sami.
Historie aktivit zaznamenává stopy práce, ne obsah rozhovorů
Historie aktivit v Task Manageru zaznamenává vytvoření a úpravu úkolů, změny stavů, odeslané zprávy, nahrané soubory, vytvořené poznámky a události i nové Pracovní prostory, ale neuchovává obsah zpráv, poznámek ani e-mailů. Zaznamenává také relace prohlížení úkolů, chatů a poznámek, spolu s přibližnou dobou práce - jako jednu položku na relaci, ne na každé obnovení.
Záznam obsahuje odkaz a název. Díky tomu se můžete k dané věci vrátit, ale samotný deník není kopií jejího obsahu. V sekci Profil → Historie aktivit zobrazuje volba „Zobrazit poslední události” náhled 50 posledních záznamů; záznamy starší než 90 dní mizí automaticky. Pokud chcete vidět nastavení před použitím deníku, nahlédněte do příručky k historii aktivit.
| Historie zaznamenává | Historie nezaznamenává |
|---|---|
| Vytvoření a úpravu úkolu, změnu stavu | Obsah zpráv a poznámek |
| Skutečnost odeslání zprávy nebo nahrání souboru | Obsah e-mailů a aktivity v modulu Pošta |
| Vytvoření poznámky, události nebo Pracovního prostoru | Vyhledávání |
| Relaci prohlížení úkolu, chatu nebo poznámky | Akce Automatizací a integrace n8n |
Pokud skript změní stav úkolu, nepřipisujte tuto činnost do popisu svého dne na základě deníku. Historie odpovídá na otázku „co jsem dělal já?”, ne „co udělaly skripty?”.
Soukromý deník se nestává zprávou pro šéfa
Vaši historii aktivit vidíte pouze vy. Administrátor ani nadřízený nemají přístup k vašemu deníku, takže si z něj nestáhnou zprávu o vaší práci.
Existuje však hranice soukromí, kterou je třeba jasně pojmenovat: souhrn historie, nikoli surový deník, se dostává do instrukce předávané AI asistentovi. Tuto instrukci, nazývanou systémový prompt, dostává poskytovatel AI nakonfigurovaný v aplikaci na klíč vaší firmy. Může to být OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Pokud si chcete tento tok ověřit před zapnutím AI, přečtěte si co se dostává k poskytovateli AI.
Samotný deník a podněty z historie fungují bez nakonfigurovaného AI. Můžete tedy využívat náhled událostí, aniž byste se ptali externího modelu na zprávu. Jsou to dvě různé volby: zaznamenávání vlastní aktivity v aplikaci a použití jejího souhrnu při rozhovoru s AI asistentem.
AI asistent pomáhá rekonstruovat včerejšek, ale ověřte výsledek
Ola otevře AI asistenta ikonou pohledů v horní liště, vedle Kalendáře, Tabule a Poznámek, a zeptá se: „Co jsem dělala včera?”. Asistent může využít souhrn historie, aby ukázal záležitosti, ke kterým se vracela; Ola odpověď ověří v úkolech, chatech a poznámkách, než ji klientovi předloží jako popis odvedené práce.
Zeptá se ve vlákně „Přehled mých úkolů”. Dostane stopy týkající se nabídky Nord, maket stránky, poznámky a rozhovoru. Pokud chce připravit zprávu jen z jednoho projektu, může tlačítkem „Zdroje” pod názvem konverzace označit konkrétní Pracovní prostor, úkol nebo chat. Může také přidat poznámku nebo kalendář, ale neměla by předpokládat, že samotný deník obsahuje obsah těchto míst.
Každé vlákno AI asistenta má vlastní historii konverzace a vlastní sadu zdrojů. Pod jejich seznamem ukazuje ukazatel zaplnění, kolik znalostí se vešlo do kontextu modelu. Kontext je materiál předaný modelu k přípravě odpovědi. Když označíte příliš mnoho, AI asistent řekne, co nezohlednil. Přitom vidí jen zdroje, k nimž máte přístup.
Z odpovědi vytvoříte Word nebo PDF, ne automatický výkaz hodin
Požádejte AI asistenta o report ve formátu Word nebo PDF. AI připraví obsah a Task Manager sestaví dokument a nabídne jej ke stažení; přibližnou délku relace z historie však neberte jako odpracované hodiny k vyúčtování.
Ola píše: „Připrav Word se shrnutím mé práce na nabídce pro klienta Nord. Vypiš věci, které se podařilo vyřešit, a nejasnosti označ ke kontrole.” Díky tomu může dokument projít, otevřít uvedené úkoly a vlastními slovy doplnit výsledek práce. Pokud potřebuje tabulku, může o ni v odpovědi požádat; AI asistent vytváří také soubory Excel, CSV a HTML, pokud daný formát odpovídá obsahu.
AI asistent může také připravit e-mail z vaší osobní schránky, odešle jej však až po vašem potvrzení. K odeslání potřebuje nastavenou volbu Nastavení → Profil → „Odesílání z vaší e-mailové adresy”; bez ní vás upozorní na chybějící konfiguraci a nic neodešle. Soubor si stáhněte a zkontrolujte sami, zejména pokud má report jít ke klientovi. Více o práci s vlákny a zdroji najdete v návodu k AI asistentovi.
Doporučení připomínají věci, které uvízly na místě
Doporučení z historie připomenou úkol „probíhá”, kterého se 10 dní nikdo nedotkl, a také vlákno opuštěné po sérii vaší práce. Upozorní také na zmínku o vás čekající více než 2 dny na odpověď nebo na každodenní rituál, který jste dnes ještě neodškrtli. Doporučení z historie počítá samotná aplikace, aniž by je odesílala poskytovateli AI. Centrum oznámení jich může zobrazit najednou maximálně tři, i když nemáte nastaveného AI asistenta.
Vypnete je zvlášť v Profil → Historie aktivit → „Zobrazovat doporučení z mé historie”. Vypnutí doporučení není totéž co vypnutí ukládání deníku.
Pokud alespoň 3 týdny opakujete stejný rituál, aplikace může navrhnout Automatizaci. Po kliknutí na návrh uvidíte v editoru náčrt, který zůstává neuložený a vypnutý, dokud jej sami neupravíte a neuložíte. Navrhované Automatizace vyžadují variantu Pro; aplikace je za vás nezapíná.
Můžete vypnout deník nebo vynechat jeden Pracovní prostor
Celý deník vypnete přepínačem „Ukládat historii mé aktivity” v Profil → Historie aktivit. Pokud vám vadí jen zaznamenávání činností na konkrétním místě, vylučte Pracovní prostor, úkol, chat nebo poznámku místo toho, abyste se vzdávali celé historie.
V nabídce „⋯” daného místa vyberte „Nezaznamenávat zde mou aktivitu”. Vyloučení Pracovního prostoru zahrne jeho úkoly, chaty a poznámky; opětovné kliknutí vyloučení zruší. Nastavení se týká pouze vás, ne ostatních členů týmu. Ola by tak mohla vynechat Pracovní prostor „Nábor” a přitom se stále vracet ke svým stopám u nabídky Nord.
Pokud nechcete zachovat dosavadní záznamy, „Vymazat historii” nenávratně odstraní celý deník i zkratku používanou asistentem. Jde o jinou akci než vypnutí ukládání nových událostí. Před kliknutím se rozhodněte, zda chcete pouze zastavit sběr historie, nebo i smazat to, co už jste nashromáždili.
Deník běží na vašem serveru, AI na vašem klíči
Task Manager se instaluje na server klienta; k provozu stačí běžný sdílený hosting s PHP 8.1+ a MySQL. Data aplikace jsou na vašem serveru, ale pokud používáte AI asistenta, zkratka historie a uvedený kontext dotazu se odesílají zvolenému poskytovateli modelu.
Pokud po prohlédnutí deníku chcete program využívat v týmu, podívejte se také na licenční podmínky. Licence je trvalá a platí se jednorázově za počet stanovišť, bez předplatného na uživatele. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací; později můžete prodloužit přístup k aktualizacím, nebo zůstat u vlastněné verze. Varianta Standard stojí: Starter do 8 osob - 690 zł, Classic do 20 osob - 1 490 zł, Max do 35 osob - 2 290 zł. Varianta Pro s Automatizacemi začíná na 1 990 zł. Za používání AI platíte přímo poskytovateli na vlastním klíči.
Zítra ráno otevřete Profil → Historie aktivit a klikněte na „Zobrazit poslední události”. Zkontrolujte, zda vidíte věci, které vám včera unikly při sestavování odpovědi pro klienta; pokud si chcete program nejdřív prohlédnout, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Uvidí šéf moji historii aktivit v Task Manageru?
Ne. Vaši historii vidíte pouze vy; přístup k ní nemá ani administrátor. Neslouží k stažení zprávy z cizího účtu.
Zaznamenává historie aktivit obsah zpráv a poznámek?
Ne. Deník uchovává odkazy a názvy, nikoli obsah zpráv, poznámek ani e-mailů. Modul Pošta zůstává mimo deník.
Jak dlouho Task Manager uchovává historii aktivit?
Záznamy starší než 90 dní se automaticky mažou. „Zobrazit poslední události” zobrazuje náhled 50 posledních záznamů a „Vymazat historii” nevratně smaže celý deník i souhrn asistenta.
Mohu nezaznamenávat aktivitu v jednom projektu?
Ano. V nabídce „⋯” Pracovního prostoru, úkolu, chatu nebo poznámky vyberte „Nezaznamenávat zde moji aktivitu”. Vyloučení Pracovního prostoru se bude týkat jeho úkolů, chatů a poznámek, ale bude platit jen pro vás.
Potřebuji AI k rekonstrukci dne z historie aktivit?
Nepotřebujete AI, abyste otevřeli náhled událostí z deníku a viděli podněty. AI asistent pomáhá sestavit odpověď a připravit zprávu v souboru; v tu chvíli se souhrn historie odesílá poskytovateli AI na klíč vaší firmy.
Zdroje
- Task Manager, Historie aktivit (přístup: 2026-10-06)
- Task Manager, Historie aktivit - návod (přístup: 2026-10-06)
- Task Manager, AI asistent - návod (přístup: 2026-10-06)
- Task Manager, Centrum oznámení (přístup: 2026-10-06)
- Task Manager, Automatizace (přístup: 2026-10-06)
- Task Manager, Instalace na vašem hostingu (přístup: 2026-10-06)
- Task Manager, Trvalá licence (přístup: 2026-10-06)
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
