Giovedì, fine giornata lavorativa. Ola Nowak deve scrivere al cliente Nord cosa ha fatto per l'offerta, ma ricorda soprattutto la riunione; il cambio di stato, la nota e la conversazione in chat le sono già sfuggiti. La cronologia attività in Task Manager permette di ritrovare queste tracce, e puoi chiedere all'Assistente AI di comporre un report partendo da esse.
Le piccole azioni svaniscono dalla memoria più in fretta delle grandi attività
Ricordi la riunione, ma il messaggio inviato, la correzione in un'attività e il file caricato si confondono in un'unica sequenza.
Mercoledì Ola ha cambiato lo stato di "Offerte per il cliente Nord", è tornata sulla nota riguardante l'ambito del lavoro e ha controllato la chat con gli accordi presi. Giovedì verifica queste questioni prima di scrivere il messaggio al cliente. Il quaderno aiuta solo se ricordi di aggiornarlo mentre lavori.
Questa distinzione è utile anche quando prepari il tuo stato di avanzamento di fine settimana. La cronologia attività non sostituisce la rilevazione delle ore lavorate né calcola le ore da fatturare. Aiuta a ricordare a cosa hai lavorato, così puoi verificare i dettagli e descrivere tu stesso il risultato.
La cronologia attività registra le tracce del lavoro, non il contenuto delle conversazioni
La cronologia attività in Task Manager registra la creazione e la modifica delle attività, i cambi di stato, i messaggi inviati, i file caricati, le note e gli eventi creati, oltre ai nuovi spazi di lavoro, ma non conserva il contenuto di messaggi, note o email. Registra anche le sessioni di consultazione di attività, chat e note, con il tempo di lavoro approssimativo - come una voce per sessione, non a ogni aggiornamento.
Una voce contiene un collegamento e un titolo. Grazie a questo puoi tornare sulla questione, ma il diario in sé non è una copia del suo contenuto. In Profilo → Cronologia attività, l'opzione "Mostra eventi recenti" mostra un'anteprima delle ultime 50 voci; le voci più vecchie di 90 giorni scompaiono automaticamente. Se vuoi vedere le impostazioni prima di usare il diario, consulta le istruzioni sulla cronologia attività.
| La cronologia registra | La cronologia non registra |
|---|---|
| La creazione e la modifica di un'attività, il cambio di stato | Il contenuto di messaggi e note |
| Il fatto di aver inviato un messaggio o caricato un file | Il contenuto delle email e l'attività nel modulo Posta |
| La creazione di una nota, di un evento o di uno Spazio di lavoro | Le ricerche |
| La sessione di consultazione di un'attività, di una chat o di una nota | Le azioni delle Automazioni e dell'integrazione n8n |
Se uno script cambia lo stato di un'attività, non aggiungere questa azione alla descrizione della tua giornata basandoti sul diario. La cronologia risponde alla domanda "cosa ho fatto io?", non "cosa hanno fatto gli script?".
Il diario privato non diventa un report per il capo
La tua cronologia attività la vedi solo tu. L'amministratore e il superiore non hanno accesso al tuo diario, quindi non potranno ricavarne un report sul tuo lavoro.
C'è tuttavia un limite alla privacy che va detto chiaramente: un riepilogo della cronologia, non il diario grezzo, finisce nell'istruzione inviata all'Assistente AI. Questa istruzione, chiamata system prompt, viene ricevuta dal fornitore AI configurato nell'applicazione con la chiave della tua azienda. Può trattarsi di OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Se vuoi valutare questo flusso prima di attivare l'AI, leggi cosa arriva al fornitore AI.
Il diario stesso e i suggerimenti dalla cronologia funzionano senza un'AI configurata. Puoi quindi usare l'anteprima degli eventi senza interrogare un modello esterno per un report. Sono due scelte diverse: registrare la propria attività nell'applicazione e usarne il riepilogo durante una conversazione con l'Assistente AI.
L'Assistente AI aiuta a ricostruire ieri, ma verifica il risultato
Ola apre l'Assistente AI dall'icona delle viste nella barra superiore, accanto a Calendario, Bacheca e Note, e chiede: "Cosa ho fatto ieri?". L'assistente può usare il riepilogo della cronologia per indicare le questioni su cui è tornata; Ola verifica la risposta nelle attività, nelle chat e nelle note, prima di presentarla al cliente come descrizione del lavoro svolto.
Chiede nella discussione "Riepilogo delle mie attività". Ottiene indizi sull'offerta Nord, sui mockup del sito, su una nota e su una conversazione. Se vuole preparare un report riguardante un solo progetto, con il pulsante "Fonti" sotto il titolo della conversazione può indicare uno Spazio di lavoro, un'attività o una chat specifici. Può anche aggiungere una nota o il calendario, ma non dovrebbe presumere che il diario stesso contenga il contenuto di quei luoghi.
Ogni discussione dell'Assistente AI ha una propria cronologia di conversazione e un proprio insieme di fonti. Sotto il loro elenco, una barra di occupazione mostra quanta conoscenza è entrata nel contesto del modello. Il contesto è il materiale fornito al modello per preparare la risposta. Se ne indichi troppo, l'Assistente AI ti dirà cosa non ha incluso. Vede comunque solo le fonti a cui hai accesso.
Dalla risposta ottieni un Word o un PDF, non un conteggio automatico delle ore
Chiedi all'Assistente AI un report in formato Word o PDF. L'AI prepara il contenuto e Task Manager compone il documento rendendolo disponibile per il download; non considerare però il tempo approssimativo della sessione indicato nella cronologia come ore da fatturare.
Ola scrive: «Prepara un Word con il riepilogo del mio lavoro sull'offerta per il cliente Nord. Elenca le questioni che sei riuscito a definire e segnala i punti poco chiari da verificare». In questo modo può scorrere il documento, aprire le attività indicate e aggiungere il risultato del proprio lavoro con parole sue. Se le serve una tabella, può chiederla nella risposta; l'Assistente AI crea anche file Excel, CSV e HTML, quando il formato è adatto al materiale.
L'Assistente AI può anche preparare un'e-mail dalla tua casella personale, ma la invierà solo dopo la tua conferma. Per l'invio è necessario aver configurato l'opzione Impostazioni → Profilo → «Invio dal tuo indirizzo e-mail»; senza di essa, ti avviserà della mancata configurazione e non invierà nulla. Scarica e controlla il file personalmente, soprattutto quando il report deve arrivare al cliente. Maggiori informazioni sul lavoro con discussioni e fonti nella guida dell'Assistente AI.
I suggerimenti ricordano le questioni rimaste bloccate
I suggerimenti della cronologia ricordano l'attività «in corso» che nessuno tocca da 10 giorni, e la discussione abbandonata dopo una serie di tuoi interventi. Segnalano anche una menzione che ti riguarda in attesa di risposta da oltre 2 giorni, oppure un rituale quotidiano che oggi non hai ancora spuntato. I suggerimenti della cronologia vengono calcolati dall'applicazione stessa, senza inviarli al fornitore AI. Il Centro notifiche può mostrarne al massimo tre alla volta, anche se non hai configurato l'Assistente AI.
Puoi disattivarli separatamente in Profilo → Cronologia attività → «Mostra suggerimenti dalla mia cronologia». Disattivare i suggerimenti non equivale a disattivare la registrazione del diario.
Se per almeno 3 settimane ripeti lo stesso rituale, l'applicazione può proporti un'Automazione. Dopo aver cliccato sulla proposta, vedrai nell'editor una bozza che resta non salvata e disattivata finché non la correggi e la salvi tu stesso. Le Automazioni suggerite richiedono la variante Pro; l'applicazione non le attiva al posto tuo.
Puoi disattivare il diario oppure escludere uno Spazio di lavoro
L'intero diario si disattiva con l'interruttore «Registra la mia cronologia attività» in Profilo → Cronologia attività. Se a darti fastidio è solo la registrazione delle azioni in un punto specifico, escludi quello Spazio di lavoro, quell'attività, chat o nota invece di rinunciare a tutta la cronologia.
Nel menu «⋯» di quel punto seleziona «Non registrare la mia attività qui». L'esclusione di uno Spazio di lavoro riguarda le sue attività, chat e note; cliccando di nuovo si annulla l'esclusione. L'impostazione vale solo per te, non per gli altri membri del team. Ola potrebbe così escludere lo Spazio di lavoro «Reclutamento», continuando comunque a ritrovare le proprie tracce sull'offerta Nord.
Quando non vuoi conservare le voci esistenti, «Cancella cronologia» elimina definitivamente l'intero diario e il riepilogo usato dall'assistente. È un'azione diversa dalla disattivazione della registrazione di nuovi eventi. Prima di cliccare, decidi se vuoi fermare la raccolta della cronologia oppure eliminare anche quanto già accumulato.
Il diario funziona sul tuo server, e l'AI con la tua chiave
Task Manager si installa sul server del cliente; per funzionare basta un normale hosting condiviso con PHP 8.1+ e MySQL. I dati dell'applicazione restano sul tuo server, ma quando usi l'Assistente AI, il riepilogo della cronologia e il contesto indicato della domanda arrivano al fornitore del modello scelto.
Se dopo aver verificato il diario vuoi usare il programma in team, controlla anche le condizioni della licenza. La licenza è perpetua e si paga una sola volta per il numero di postazioni, senza abbonamento per utente. Include 12 mesi di aggiornamenti; in seguito puoi rinnovare l'accesso agli aggiornamenti oppure restare sulla versione posseduta. La variante Standard costa: Starter fino a 8 persone - 690 zł, Classic fino a 20 persone - 1 490 zł, Max fino a 35 persone - 2 290 zł. La variante Pro con Automazioni parte da 1 990 zł. Per l'uso dell'AI paghi direttamente il fornitore con la tua chiave personale.
Domani mattina vai su Profilo → Cronologia attività e apri «Mostra eventi recenti». Controlla se vedi questioni che ieri ti sono sfuggite mentre preparavi la risposta per il cliente; se vuoi prima vedere il programma in azione, apri la Demo.
Domande frequenti
Il mio capo vedrà la mia cronologia attività in Task Manager?
No. La cronologia la vedi solo tu; non vi ha accesso nemmeno l'amministratore. Non serve a scaricare un report dall'account di qualcun altro.
La cronologia attività registra il contenuto di messaggi e note?
No. Il diario conserva collegamenti e titoli, non il contenuto di messaggi, note o email. Il modulo Posta resta fuori dal diario.
Per quanto tempo Task Manager conserva la cronologia attività?
Le voci più vecchie di 90 giorni vengono eliminate automaticamente. "Mostra eventi recenti" mostra un'anteprima delle ultime 50 voci, mentre "Cancella cronologia" elimina in modo definitivo l'intero diario e il riepilogo dell'assistente.
Posso evitare di registrare l'attività in un singolo progetto?
Sì. Nel menu "⋯" di uno Spazio di lavoro, di un'attività, di una chat o di una nota seleziona "Non registrare qui la mia attività". L'esclusione di uno Spazio di lavoro riguarda le sue attività, chat e note, ma vale solo per te.
Per ricostruire la giornata dalla cronologia attività ho bisogno dell'AI?
Non hai bisogno dell'AI per aprire l'anteprima degli eventi del diario e vedere i suggerimenti. L'Assistente AI aiuta a costruire la risposta e a preparare un report in un file; in tal caso il riepilogo della cronologia viene inviato al fornitore AI con la chiave della tua azienda.
Fonti
- Task Manager, Cronologia attività (accesso: 06-10-2026)
- Task Manager, Cronologia attività - guida (accesso: 06-10-2026)
- Task Manager, Assistente AI - guida (accesso: 06-10-2026)
- Task Manager, Centro notifiche (accesso: 06-10-2026)
- Task Manager, Automazioni (accesso: 06-10-2026)
- Task Manager, Installazione sul tuo hosting (accesso: 06-10-2026)
- Task Manager, Licenza perpetua (accesso: 06-10-2026)
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
