Jeudi, fin de journée. Ola Nowak doit écrire au client Nord ce qu’elle a fait sur l’offre, mais elle ne se souvient surtout que de la réunion ; le changement de statut, la note et la discussion dans le chat lui ont échappé. L’historique d’activité dans Task Manager permet de retrouver ces traces, et vous pouvez demander à l’Assistant IA d’en tirer un rapport.
Les petites actions s’effacent de la mémoire plus vite que les grandes tâches
Vous vous souvenez de la réunion, mais le message envoyé, la correction apportée à une tâche et le fichier importé se confondent en un seul flot.
Mercredi, Ola a changé le statut « Offres pour le client Nord », est revenue sur la note concernant le périmètre des travaux et a consulté la discussion contenant les décisions prises. Jeudi, elle vérifie ces éléments avant d’écrire au client. Le carnet n’aide que si vous pensez à le compléter en cours de travail.
Cette distinction est également utile lorsque vous préparez votre propre point de fin de semaine. L’historique d’activité ne remplace pas le suivi du temps de travail et ne calcule pas les heures à facturer. Il aide à se rappeler sur quoi vous avez travaillé, afin que vous puissiez vérifier les détails et décrire vous-même le résultat.
L’historique d’activité enregistre les traces du travail, pas le contenu des conversations
L’historique d’activité dans Task Manager enregistre la création et la modification des tâches, les changements de statut, les messages envoyés, les fichiers importés, les notes et événements créés ainsi que les nouveaux espaces de travail, mais ne conserve pas le contenu des messages, des notes ni des e-mails. Il enregistre aussi les sessions de consultation des tâches, discussions et notes, avec une durée approximative - comme une seule entrée par session, pas à chaque actualisation.
Une entrée contient un lien et un titre. Vous pouvez ainsi retrouver un dossier, mais le journal lui-même n’est pas une copie de son contenu. Dans Profil → Historique d’activité, l’option « Afficher les derniers événements » affiche un aperçu des 50 dernières entrées ; les entrées de plus de 90 jours disparaissent automatiquement. Si vous voulez voir les paramètres avant d’utiliser le journal, consultez le guide de l’historique d’activité.
| L’historique enregistre | L’historique n’enregistre pas |
|---|---|
| La création et la modification d’une tâche, le changement de statut | Le contenu des messages et des notes |
| Le fait d’avoir envoyé un message ou importé un fichier | Le contenu des e-mails et l’activité dans le module Messagerie |
| La création d’une note, d’un événement ou d’un Espace de travail | Les recherches |
| Une session de consultation d’une tâche, d’une discussion ou d’une note | Les actions des Automatisations et de l’intégration n8n |
Si un script change le statut d’une tâche, n’ajoutez pas cette action à la description de votre propre journée en vous basant sur le journal. L’historique répond à la question « qu’est-ce que j’ai fait ? », pas « qu’ont fait les scripts ? ».
Le journal privé ne devient pas un rapport pour votre supérieur
Vous êtes seul à voir votre historique d’activité. L’administrateur et votre supérieur n’ont pas accès à votre journal, et ne pourront donc pas en tirer un rapport sur votre travail.
Il existe cependant une limite de confidentialité qu’il faut préciser clairement : un résumé de l’historique, et non le journal brut, est transmis dans l’instruction envoyée à l’Assistant IA. Cette instruction, appelée prompt système, est reçue par le fournisseur d’IA configuré dans l’application avec la clé de votre entreprise. Il peut s’agir d’OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Si vous voulez évaluer ce flux avant d’activer l’IA, lisez ce qui est transmis au fournisseur d’IA.
Le journal lui-même et les suggestions issues de l’historique fonctionnent sans IA configurée. Vous pouvez donc consulter l’aperçu des événements sans interroger un modèle externe pour un rapport. Ce sont deux choix distincts : enregistrer votre propre activité dans l’application et utiliser son résumé lors d’une conversation avec l’Assistant IA.
L’Assistant IA aide à reconstituer la veille, mais vérifiez le résultat
Ola ouvre l’Assistant IA avec l’icône des vues dans la barre supérieure, à côté du Calendrier, du Tableau et des Notes, et demande : « Qu’ai-je fait hier ? ». L’assistant peut utiliser le résumé de l’historique pour indiquer les dossiers auxquels elle est revenue ; Ola vérifie la réponse dans les tâches, les discussions et les notes avant de la présenter au client comme un compte-rendu du travail effectué.
Elle pose la question dans le fil de discussion « Aperçu de mes tâches ». Elle obtient des pistes concernant l’offre Nord, les maquettes du site, une note et une conversation. Si elle souhaite préparer un rapport sur un seul projet, elle peut, grâce au bouton « Sources » sous le titre de la conversation, indiquer un Espace de travail, une tâche ou une discussion précis. Elle peut aussi ajouter une note ou un calendrier, mais ne doit pas supposer que le journal lui-même contient le contenu de ces éléments.
Chaque fil de discussion de l’Assistant IA possède son propre historique de conversation et son propre ensemble de sources. Sous leur liste, une barre d’occupation indique quelle part de la connaissance tient dans le contexte du modèle. Le contexte est le matériau transmis au modèle pour préparer sa réponse. Si vous en indiquez trop, l’Assistant IA signale ce qu’il n’a pas pu prendre en compte. Il ne voit par ailleurs que les sources auxquelles vous avez accès.
Transformez la réponse en Word ou PDF, pas en décompte automatique d’heures
Demandez à l’Assistant IA un rapport au format Word ou PDF. L’IA préparera le contenu, et Task Manager composera le document et le mettra à disposition en téléchargement ; ne considérez toutefois pas le temps de session approximatif issu de l’historique comme des heures à facturer.
Ola écrit : « Prépare un Word avec le résumé de mon travail sur l’offre pour le client Nord. Liste les points que tu as réussi à établir, et signale les points flous à vérifier ». Elle peut ainsi parcourir le document, ouvrir les tâches indiquées et ajouter le résultat de son travail avec ses propres mots. Si elle a besoin d’un tableau, elle peut le demander dans la réponse ; l’Assistant IA crée aussi des fichiers Excel, CSV et HTML lorsque le format convient au contenu.
L’Assistant IA peut aussi préparer un e-mail depuis votre boîte mail personnelle, mais il ne l’enverra qu’après votre confirmation. Pour l’envoi, il a besoin de l’option configurée Paramètres → Profil → « Envoi depuis votre adresse e-mail » ; sans cela, il vous informera de l’absence de configuration et n’enverra rien. Téléchargez et vérifiez le fichier vous-même, surtout si le rapport doit être envoyé à un client. Pour en savoir plus sur le travail avec les fils de discussion et les sources, consultez le guide de l’Assistant IA.
Les suggestions rappellent les sujets restés en suspens
Les suggestions issues de l’historique rappellent la tâche « en cours » que personne ne touche depuis 10 jours, ainsi que le fil de discussion abandonné après une série de votre travail. Elles signalent aussi une mention vous concernant restée sans réponse depuis plus de 2 jours, ou un rituel quotidien que vous n’avez pas encore coché aujourd’hui. Les suggestions issues de l’historique sont calculées par l’application elle-même, sans être envoyées au fournisseur d’IA. Le Centre de notifications peut en afficher trois au maximum à la fois, même si vous n’avez pas configuré l’Assistant IA.
Vous pouvez les désactiver séparément dans Profil → Historique d’activité → « Afficher les suggestions issues de mon historique ». Désactiver les suggestions n’est pas la même chose que désactiver l’enregistrement du journal.
Si vous répétez le même rituel pendant au moins 3 semaines, l’application peut vous proposer une Automatisation. En cliquant sur la proposition, vous verrez dans l’éditeur une ébauche qui reste non enregistrée et désactivée tant que vous ne l’avez pas vous-même corrigée et enregistrée. Les Automatisations suggérées nécessitent la version Pro ; l’application ne les active pas à votre place.
Vous pouvez désactiver le journal ou exclure un seul Espace de travail
Vous désactivez tout le journal grâce à l’interrupteur « Enregistrer l’historique de mon activité » dans Profil → Historique d’activité. Si seul l’enregistrement des actions dans un endroit précis vous gêne, excluez l’Espace de travail, la tâche, la discussion ou la note concernée au lieu de renoncer à tout l’historique.
Dans le menu « ⋯ » de cet endroit, choisissez « Ne pas enregistrer mon activité ici ». L’exclusion d’un Espace de travail s’applique à ses tâches, discussions et notes ; cliquer à nouveau annule l’exclusion. Ce réglage ne concerne que vous, pas les autres membres de l’équipe. Ola pourrait ainsi exclure l’Espace de travail « Recrutement », tout en continuant à retrouver ses propres traces sur l’offre Nord.
Lorsque vous ne souhaitez pas conserver les entrées existantes, « Effacer l’historique » supprime définitivement tout le journal ainsi que le résumé utilisé par l’assistant. C’est une action différente de la désactivation de l’enregistrement des nouveaux événements. Avant de cliquer, décidez si vous voulez arrêter la collecte de l’historique, ou aussi supprimer ce que vous avez déjà accumulé.
Le journal fonctionne sur votre serveur, et l’IA avec votre clé
Task Manager s’installe sur le serveur du client ; un hébergement mutualisé classique avec PHP 8.1+ et MySQL suffit pour fonctionner. Les données de l’application sont sur votre serveur, mais lorsque vous utilisez l’Assistant IA, le résumé de l’historique et le contexte indiqué de la question sont transmis au fournisseur de modèle choisi.
Si, après avoir vérifié le journal, vous souhaitez utiliser le programme en équipe, consultez aussi les conditions de licence. La licence est perpétuelle et payée en une seule fois selon le nombre de postes, sans abonnement par utilisateur. Elle inclut 12 mois de mises à jour ; par la suite, vous pouvez renouveler l’accès aux mises à jour ou conserver la version possédée. La version Standard coûte : Starter jusqu’à 8 personnes - 690 zł, Classic jusqu’à 20 personnes - 1 490 zł, Max jusqu’à 35 personnes - 2 290 zł. La version Pro avec Automatisations commence à 1 990 zł. Pour l’utilisation de l’IA, vous payez directement le fournisseur avec votre propre clé.
Demain matin, rendez-vous dans Profil → Historique d’activité et ouvrez « Afficher les derniers événements ». Vérifiez si vous retrouvez des points qui vous ont échappé hier en rédigeant la réponse pour le client ; si vous voulez d’abord découvrir le programme, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Mon supérieur verra-t-il mon historique d’activité dans Task Manager ?
Non. Vous êtes seul à voir votre historique ; l’administrateur lui-même n’y a pas accès. Il ne sert pas à récupérer un rapport depuis le compte d’une autre personne.
L’historique d’activité enregistre-t-il le contenu des messages et des notes ?
Non. Le journal conserve des liens et des titres, pas le contenu des messages, des notes ou des e-mails. Le module Messagerie reste en dehors du journal.
Pendant combien de temps Task Manager conserve-t-il l’historique d’activité ?
Les entrées de plus de 90 jours sont supprimées automatiquement. « Afficher les derniers événements » affiche un aperçu des 50 dernières entrées, et « Effacer l’historique » supprime définitivement tout le journal ainsi que le résumé destiné à l’assistant.
Puis-je ne pas enregistrer mon activité dans un projet en particulier ?
Oui. Dans le menu « ⋯ » d’un Espace de travail, d’une tâche, d’une discussion ou d’une note, choisissez « Ne pas enregistrer mon activité ici ». L’exclusion d’un Espace de travail couvrira ses tâches, discussions et notes, mais ne s’appliquera qu’à vous.
Ai-je besoin de l’IA pour reconstituer une journée à partir de l’historique d’activité ?
Vous n’avez pas besoin de l’IA pour ouvrir l’aperçu des événements du journal et voir les suggestions. L’Assistant IA aide à structurer la réponse et à préparer un rapport dans un fichier ; dans ce cas, le résumé de l’historique est transmis au fournisseur d’IA avec la clé de votre entreprise.
Sources
- Task Manager, Historique d’activité (consulté le : 2026-10-06)
- Task Manager, Historique d’activité - guide (consulté le : 2026-10-06)
- Task Manager, Assistant IA - guide (consulté le : 2026-10-06)
- Task Manager, Centre de notifications (consulté le : 2026-10-06)
- Task Manager, Automatisations (consulté le : 2026-10-06)
- Task Manager, Installation sur votre hébergement (consulté le : 2026-10-06)
- Task Manager, Licence perpétuelle (consulté le : 2026-10-06)
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
