Torstai, työpäivän loppu. Ola Nowakin pitää kertoa asiakas Nordille, mitä hän teki tarjouksen parissa, mutta hän muistaa lähinnä palaverin; tilan muutos, muistiinpano ja keskustelu keskustelussa ovat jo unohtuneet. Toimintahistoria Task Managerissa auttaa palaamaan näihin jälkiin, ja AI-avustajaa voi pyytää laatimaan niistä raportin.
Pienet toimet katoavat muistista nopeammin kuin suuret tehtävät
Palaverin muistat, mutta lähetetty viesti, tehtävään tehty korjaus ja ladattu tiedosto sulautuvat yhdeksi ketjuksi.
Keskiviikkona Ola vaihtoi ”Tarjoukset asiakkaalle Nord” -tehtävän tilan, palasi työn laajuutta koskevaan muistiinpanoon ja kävi katsomassa sopimuksia sisältävää keskustelua. Torstaina hän tarkistaa nämä asiat ennen viestin kirjoittamista asiakkaalle. Muistivihko auttaa vain silloin, kun muistat täyttää sitä työn aikana.
Tämä erottelu on hyödyllinen myös silloin, kun valmistelet omaa viikon päätteeksi annettavaa tilannekatsausta. Toimintahistoria ei korvaa työajanseurantaa eikä laske tunteja laskutusta varten. Se auttaa muistamaan, minkä parissa työskentelit, jotta voit tarkistaa yksityiskohdat ja kuvata tuloksen itse.
Toimintahistoria tallentaa työn jälkiä, ei keskustelujen sisältöä
Toimintahistoria Task Managerissa tallentaa tehtävien luomisen ja muokkauksen, tilojen muutokset, lähetetyt viestit, ladatut tiedostot, luodut muistiinpanot ja tapahtumat sekä uudet työtilat, mutta ei tallenna viestien, muistiinpanojen tai sähköpostien sisältöä. Se kirjaa myös tehtävien, keskustelujen ja muistiinpanojen selaussessioita arvioidun työajan kanssa - yhtenä merkintänä sessiota kohden, ei jokaista päivitystä kohden.
Merkintä sisältää linkin ja otsikon. Näin pääset takaisin asiaan, mutta itse päiväkirja ei ole kopio sen sisällöstä. Kohdassa Profiili → Toimintahistoria asetus ”Näytä viimeisimmät tapahtumat” näyttää esikatselun 50 viimeisimmästä merkinnästä; yli 90 päivää vanhat merkinnät katoavat automaattisesti. Jos haluat nähdä asetukset ennen päiväkirjan käyttöä, tutustu toimintahistorian ohjeeseen.
| Historia tallentaa | Historia ei tallenna |
|---|---|
| Tehtävän luomisen ja muokkauksen, tilan muutoksen | Viestien ja muistiinpanojen sisältöä |
| Tiedon viestin lähettämisestä tai tiedoston lataamisesta | Sähköpostien sisältöä ja Sähköposti-moduulin toimintaa |
| Muistiinpanon, tapahtuman tai Työtilan luomisen | Hakuja |
| Tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon selaussession | Automaatioiden ja n8n-integraation toimintoja |
Jos skripti muuttaa tehtävän tilan, älä lisää tätä toimintoa oman päiväsi kuvaukseen päiväkirjan perusteella. Historia vastaa kysymykseen ”mitä minä tein?”, ei ”mitä skriptit tekivät?”.
Yksityinen päiväkirja ei muutu esimiehen raportiksi
Toimintahistoriasi näet vain sinä. Pääkäyttäjällä ja esimiehellä ei ole pääsyä päiväkirjaasi, joten he eivät voi hakea siitä raporttia työstäsi.
On kuitenkin yksityisyyden raja, joka pitää sanoa ääneen: historian yhteenveto, ei raaka päiväkirja, päätyy AI-avustajalle annettavaan ohjeeseen. Tämän ohjeen, jota kutsutaan järjestelmäkehotteeksi, saa sovellukseen määritetty AI-palveluntarjoaja yrityksesi omalla avaimella. Se voi olla OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Jos haluat arvioida tätä tiedonkulkua ennen AI:n käyttöönottoa, lue mitä päätyy AI-palveluntarjoajalle.
Itse päiväkirja ja historian vihjeet toimivat ilman määritettyä AI:ta. Voit siis käyttää tapahtumien esikatselua kysymättä raporttia ulkoiselta mallilta. Nämä ovat kaksi eri valintaa: oman toiminnan tallentaminen sovellukseen ja sen yhteenvedon käyttäminen AI-avustajan kanssa keskustellessa.
AI-avustaja auttaa palauttamaan eilisen, mutta tarkista tulos
Ola avaa AI-avustajan ylärivin näkymäkuvakkeesta, Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen vierestä, ja kysyy: ”Mitä tein eilen?”. Avustaja voi käyttää historian yhteenvetoa osoittaakseen asiat, joihin hän palasi; Ola tarkistaa vastauksen tehtävistä, keskusteluista ja muistiinpanoista ennen kuin esittää sen asiakkaalle tehdyn työn kuvauksena.
Hän kysyy ”Katsaus tehtäviini” -viestiketjussa. Hän saa vihjeitä Nordin tarjouksesta, sivuston rautalankamalleista, muistiinpanosta ja keskustelusta. Jos hän haluaa valmistella raportin vain yhdestä projektista, hän voi ”Lähteet”-painikkeella keskustelun otsikon alla valita tietyn Työtilan, tehtävän tai keskustelun. Hän voi myös lisätä muistiinpanon tai kalenterin, mutta hänen ei pidä olettaa, että itse päiväkirja sisältää näiden paikkojen sisällön.
Jokaisella AI-avustajan viestiketjulla on oma keskusteluhistoriansa ja oma lähdevalikoimansa. Niiden listan alla täyttöastepalkki näyttää, kuinka paljon tietoa mahtui mallin kontekstiin. Konteksti on materiaali, joka annetaan mallille vastauksen laatimista varten. Kun valitset liikaa, AI-avustaja kertoo, mitä se ei ottanut huomioon. Se näkee tällöin vain lähteet, joihin sinulla on pääsy.
Vastauksesta teet Word- tai PDF-tiedoston, ei automaattista tuntilaskelmaa
Pyydä AI-avustajaa laatimaan raportti Word- tai PDF-tiedostona. AI valmistelee sisällön, ja Task Manager kokoaa tiedoston ja tarjoaa sen ladattavaksi; älä kuitenkaan pidä historiasta saatavaa arvioitua istunnon kestoa laskutettavina tunteina.
Ola kirjoittaa: ”Tee Word-tiedosto, jossa on yhteenveto työstäni Nord-asiakkaan tarjouksen parissa. Listaa asiat, jotka saatiin selvitettyä, ja merkitse epäselvyydet tarkistettaviksi.” Näin hän voi käydä dokumentin läpi, avata osoitetut tehtävät ja täydentää ne omin sanoin. Jos hän tarvitsee taulukon, hän voi pyytää sitä vastauksessa; AI-avustaja osaa luoda myös Excel-, CSV- ja HTML-tiedostoja, kun muoto sopii materiaaliin.
AI-avustaja osaa myös laatia sähköpostin henkilökohtaisesta postilaatikostasi, mutta lähettää sen vasta vahvistettuasi sen. Lähettämiseen tarvitaan asetus Asetukset → Profiili → ”Lähetys omasta sähköpostiosoitteestasi”; ilman sitä avustaja ilmoittaa puuttuvasta asetuksesta eikä lähetä mitään. Lataa ja tarkista tiedosto itse, varsinkin jos raportti on menossa asiakkaalle. Lisää viestiketjujen ja tietolähteiden käytöstä löydät AI-avustajan ohjeesta.
Vihjeet muistuttavat asioista, jotka ovat jämähtäneet paikalleen
Historiaan perustuvat vihjeet muistuttavat ”käynnissä” olevasta tehtävästä, johon kukaan ei ole koskenut 10 päivään, sekä viestiketjusta, joka hylättiin kesken oman työskentelysi. Ne nostavat esiin myös yli 2 päivää vastausta odottaneen maininnan sinusta tai päivittäisen rutiinin, jota et ole vielä tänään merkinnyt tehdyksi. Sovellus laskee historiaan perustuvat vihjeet itse, lähettämättä niitä AI-palveluntarjoajalle. Ilmoituskeskus voi näyttää enintään kolme kerrallaan, vaikka AI-avustajaa ei olisi määritetty.
Voit poistaa ne käytöstä erikseen kohdassa Profiili → Toimintahistoria → ”Näytä vihjeet omasta historiastani”. Vihjeiden poistaminen käytöstä ei tarkoita samaa kuin lokin tallentamisen poistaminen käytöstä.
Jos toistat samaa rutiinia vähintään 3 viikon ajan, sovellus voi ehdottaa Automaatiota. Kun klikkaat ehdotusta, näet editorissa luonnoksen, joka pysyy tallentamattomana ja pois päältä, kunnes muokkaat ja tallennat sen itse. Ehdotetut Automaatiot edellyttävät Pro-versiota; sovellus ei ota niitä käyttöön puolestasi.
Voit poistaa lokin käytöstä tai jättää yhden Työtilan ulkopuolelle
Koko lokin poistat käytöstä kytkimellä ”Tallenna toimintahistoriani” kohdassa Profiili → Toimintahistoria. Jos sinua häiritsee vain tietyn paikan toiminnan tallentaminen, sulje pois Työtila, Tehtävä, keskustelu tai muistiinpano koko historian poistamisen sijaan.
Valitse kyseisen kohteen ”⋯”-valikosta ”Älä tallenna toimintaani täällä”. Työtilan poissulkeminen kattaa sen Tehtävät, Keskustelut ja Muistiinpanot; uusi klikkaus peruu poissulkemisen. Asetus koskee vain sinua, ei muita tiimin jäseniä. Näin Ola voisi jättää Työtilan ”Rekrytointi” ulkopuolelle ja silti palata omiin jälkiinsä Nord-tarjouksen parissa.
Kun et halua säilyttää aiempia merkintöjä, ”Tyhjennä historia” poistaa pysyvästi koko lokin sekä avustajan käyttämän yhteenvedon. Tämä on eri toimenpide kuin uusien tapahtumien tallentamisen poistaminen käytöstä. Päätä ennen klikkaamista, haluatko vain pysäyttää historian keräämisen vai poistaa myös sen, mitä on jo kertynyt.
Loki toimii omalla palvelimellasi, ja AI omalla avaimellasi
Task Manager asennetaan asiakkaan palvelimelle; toimiakseen se tarvitsee vain tavallisen jaetun hostingin, jossa on PHP 8.1+ ja MySQL. Sovelluksen tiedot ovat omalla palvelimellasi, mutta kun käytät AI-avustajaa, historian yhteenveto ja kyselyn osoittama konteksti kulkevat valitsemallesi mallin tarjoajalle.
Jos olet tutustunut lokiin ja haluat ottaa ohjelman käyttöön tiimissäsi, tutustu myös lisenssiehtoihin. Lisenssi on pysyvä ja maksetaan kertaluonteisesti käyttäjäpaikkojen määrän mukaan, ilman käyttäjäkohtaista tilausmaksua. Siihen sisältyy 12 kuukautta päivityksiä; sen jälkeen voit uusia päivitysoikeuden tai jatkaa nykyisellä versiolla. Standard-versio maksaa: Starter enintään 8 henkilölle - 690 zł, Classic enintään 20 henkilölle - 1 490 zł, Max enintään 35 henkilölle - 2 290 zł. Pro-versio Automaatioilla alkaa 1 990 zł:sta. AI:n käytöstä maksat suoraan palveluntarjoajalle omalla avaimellasi.
Huomenna aamulla siirry kohtaan Profiili → Toimintahistoria ja avaa ”Näytä viimeisimmät tapahtumat”. Tarkista, näetkö asiat, jotka jäivät eilen huomaamatta asiakkaalle vastausta laatiessasi; jos haluat ensin tutustua ohjelmaan, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö esimieheni toimintahistoriani Task Managerissa?
Ei. Toimintahistoriasi näet vain sinä; siihen ei ole pääsyä myöskään pääkäyttäjällä. Sitä ei voi käyttää raportin hakemiseen toisen käyttäjän tililtä.
Tallentaako toimintahistoria viestien ja muistiinpanojen sisällön?
Ei. Päiväkirja tallentaa linkit ja otsikot, ei viestien, muistiinpanojen tai sähköpostien sisältöä. Sähköposti-moduuli jää päiväkirjan ulkopuolelle.
Kuinka kauan Task Manager säilyttää toimintahistorian?
Yli 90 päivää vanhat merkinnät poistetaan automaattisesti. ”Näytä viimeisimmät tapahtumat” näyttää esikatselun 50 viimeisimmästä merkinnästä, ja ”Tyhjennä historia” poistaa pysyvästi koko päiväkirjan ja avustajan yhteenvedon.
Voinko jättää aktiviteetin tallentamatta yhdessä projektissa?
Kyllä. Valitse Työtilan, tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon ”⋯”-valikosta ”Älä tallenna toimintaani tähän”. Työtilan poissulkeminen kattaa sen tehtävät, keskustelut ja muistiinpanot, mutta vaikuttaa vain sinuun.
Tarvitsenko AI:ta päivän palauttamiseen toimintahistoriasta?
Et tarvitse AI:ta avataksesi päiväkirjan tapahtumien esikatselun ja nähdäksesi vihjeet. AI-avustaja auttaa laatimaan vastauksen ja valmistelemaan raportin tiedostoon; silloin historian yhteenveto lähetetään AI-palveluntarjoajalle yrityksesi omalla avaimella.
Lähteet
- Task Manager, Toimintahistoria (käytetty: 2026-10-06)
- Task Manager, Toimintahistoria - ohje (käytetty: 2026-10-06)
- Task Manager, AI-avustaja - ohje (käytetty: 2026-10-06)
- Task Manager, Ilmoituskeskus (käytetty: 2026-10-06)
- Task Manager, Automaatiot (käytetty: 2026-10-06)
- Task Manager, Asennus omalle palvelimellesi (käytetty: 2026-10-06)
- Task Manager, Pysyvä lisenssi (käytetty: 2026-10-06)
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
