Quinta-feira, fim do dia de trabalho. Ola Nowak tem de escrever ao cliente Nord o que fez na proposta, mas só se lembra da reunião; a mudança de estado, a nota e a conversa no chat já lhe escaparam. O histórico de atividade no Task Manager permite voltar a esses vestígios, e pode pedir ao Assistente de IA para organizar um relatório a partir deles.
As pequenas ações desaparecem da memória mais depressa do que as tarefas grandes
Lembra-se da reunião, mas a mensagem enviada, a correção numa tarefa e o ficheiro carregado misturam-se numa só sequência.
Na quarta-feira, Ola mudou o estado de "Propostas para o cliente Nord", voltou à nota sobre o âmbito do trabalho e consultou o chat com os acordos estabelecidos. Na quinta-feira, revê esses assuntos antes de escrever a mensagem ao cliente. O caderno só ajuda se se lembrar de o preencher durante o trabalho.
Esta distinção também é útil quando prepara o seu próprio relatório de estado no final da semana. O histórico de atividade não substitui o registo do tempo de trabalho nem calcula horas para faturação. Ajuda a lembrar-se com o que trabalhou, para que possa verificar os detalhes e descrever o resultado por si próprio.
O histórico de atividade regista vestígios do trabalho, não o conteúdo das conversas
O histórico de atividade no Task Manager regista a criação e edição de tarefas, mudanças de estado, mensagens enviadas, ficheiros carregados, notas e eventos criados, bem como novos Workspaces, mas não guarda o conteúdo de mensagens, notas ou e-mails. Regista também sessões de visualização de tarefas, chats e notas, juntamente com o tempo de trabalho aproximado - como uma única entrada por sessão, não a cada atualização.
Um registo contém uma ligação e um título. Assim, pode voltar ao assunto, mas o próprio diário não é uma cópia do seu conteúdo. Em Perfil → Histórico de atividade, a opção "Mostrar eventos recentes" apresenta uma pré-visualização dos 50 registos mais recentes; os registos com mais de 90 dias desaparecem automaticamente. Se quiser ver as definições antes de usar o diário, consulte as instruções do histórico de atividade.
| O histórico regista | O histórico não regista |
|---|---|
| A criação e edição da tarefa, a mudança de estado | O conteúdo de mensagens e notas |
| O facto de ter enviado uma mensagem ou carregado um ficheiro | O conteúdo de e-mails e a atividade no módulo Correio |
| A criação de uma nota, evento ou Workspace | Pesquisas |
| A sessão de visualização de uma tarefa, chat ou nota | Ações da Automação e integrações n8n |
Se um script mudar o estado de uma tarefa, não acrescente essa ação à descrição do seu próprio dia com base no diário. O histórico responde à pergunta "o que eu fiz?", não "o que fizeram os scripts?".
O diário privado não se transforma num relatório para o chefe
O seu histórico de atividade só é visível para si. O administrador e o superior não têm acesso ao seu diário, logo não conseguem obter dele um relatório sobre o seu trabalho.
Há, no entanto, um limite de privacidade que é preciso referir claramente: é um resumo do histórico, não o diário em bruto, que entra na instrução transmitida ao Assistente de IA. Essa instrução, chamada system prompt, é recebida pelo fornecedor de IA configurado na aplicação com a chave da sua empresa. Pode ser a OpenAI, a Google Gemini, a Anthropic Claude ou a xAI Grok. Se quiser avaliar este fluxo antes de ativar a IA, leia o que chega ao fornecedor de IA.
O próprio diário e as sugestões do histórico funcionam sem IA configurada. Pode, portanto, usar a pré-visualização dos eventos sem pedir um relatório a um modelo externo. São duas escolhas diferentes: guardar a sua própria atividade na aplicação e usar o seu resumo numa conversa com o Assistente de IA.
O Assistente de IA ajuda a reconstituir o dia anterior, mas verifique o resultado
Ola abre o Assistente de IA através do ícone de vistas na barra superior, ao lado do Calendário, do Quadro e das Notas, e pergunta: "O que fiz ontem?". O assistente pode usar o resumo do histórico para indicar os assuntos a que voltou; Ola verifica a resposta nas tarefas, chats e notas antes de a apresentar ao cliente como descrição do trabalho realizado.
Pergunta no tópico "Revisão das minhas tarefas". Recebe pistas sobre a proposta Nord, as maquetas do site, a nota e a conversa. Se quiser preparar um relatório apenas de um projeto, pode usar o botão "Fontes" sob o título da conversa para indicar um Workspace, tarefa ou chat específico. Também pode adicionar uma nota ou um calendário, mas não deve presumir que o próprio diário contém o conteúdo desses locais.
Cada tópico do Assistente de IA tem o seu próprio histórico de conversa e o seu próprio conjunto de fontes. Sob a respetiva lista, uma barra de ocupação mostra quanto conhecimento coube no contexto do modelo. O contexto é o material fornecido ao modelo para preparar a resposta. Se indicar demasiado, o Assistente de IA dirá o que não conseguiu incluir. Ao mesmo tempo, só vê as fontes às quais tem acesso.
Da resposta faz um Word ou PDF, não um registo automático de horas
Peça ao Assistente de IA um relatório em ficheiro Word ou PDF. A IA prepara o conteúdo e o Task Manager monta o documento e disponibiliza-o para download; ainda assim, não trate o tempo aproximado da sessão vindo do histórico como horas a faturar.
A Ola escreve: "Prepara um Word com o resumo do meu trabalho na proposta para o cliente Nord. Enumera os assuntos que conseguiste esclarecer e assinala as dúvidas a verificar". Assim, ela pode rever o documento, abrir as tarefas indicadas e acrescentar o resultado do trabalho com as suas próprias palavras. Se precisar de uma tabela, pode pedi-la na resposta; o Assistente de IA também cria ficheiros Excel, CSV e HTML, quando o formato se adequa ao conteúdo.
O Assistente de IA também pode preparar um e-mail a partir da sua caixa de correio pessoal, mas só o envia depois da sua confirmação. Para o envio precisa de ter configurada a opção Definições → Perfil → "Envio a partir do seu endereço de e-mail"; sem isso, informá-lo-á da falta de configuração e não enviará nada. Descarregue e verifique o ficheiro você mesmo, sobretudo quando o relatório se destina a um cliente. Pode encontrar mais informações sobre o trabalho com tópicos e fontes nas instruções do Assistente de IA.
As sugestões lembram os assuntos que ficaram parados
As sugestões do histórico lembram-no de uma tarefa "em curso" que ninguém mexe há 10 dias, bem como de um tópico abandonado após uma série de intervenções suas. Apontam também uma menção a si à espera de resposta há mais de 2 dias, ou um ritual diário que ainda hoje não assinalou como feito. As sugestões do histórico são calculadas pela própria aplicação, sem serem enviadas ao fornecedor de IA. O Centro de notificações pode mostrar no máximo três de cada vez, mesmo sem ter o Assistente de IA configurado.
Pode desativá-las separadamente em Perfil → Histórico de atividade → "Mostrar sugestões do meu histórico". Desativar as sugestões não é o mesmo que desativar o registo do diário.
Se repetir o mesmo ritual durante pelo menos 3 semanas, a aplicação pode propor uma Automação. Depois de clicar na proposta, verá no editor um rascunho que permanece por guardar e desativado, até que você próprio o corrija e o guarde. As Automações sugeridas requerem a variante Pro; a aplicação não as ativa por si.
Pode desativar o diário ou excluir apenas um Workspace
Desativa o diário por completo através do interruptor "Registar o meu histórico de atividade" em Perfil → Histórico de atividade. Se apenas o incomodar o registo de ações num local específico, exclua o Workspace, a tarefa, o chat ou a nota, em vez de renunciar a todo o histórico.
No menu "⋯" desse local, selecione "Não registar a minha atividade aqui". A exclusão de um Workspace abrange as suas tarefas, chats e notas; clicar novamente anula a exclusão. A definição aplica-se apenas a si, não aos restantes membros da equipa. A Ola, por exemplo, poderia excluir assim o Workspace "Recrutamento" e continuar a voltar aos seus próprios registos na proposta da Nord.
Quando não quiser manter os registos existentes, "Limpar histórico" remove definitivamente todo o diário, bem como o resumo utilizado pelo assistente. Isto é diferente de desativar o registo de novos eventos. Antes de clicar, decida se quer apenas parar a recolha do histórico ou também eliminar o que já foi acumulado.
O diário funciona no seu servidor, e a IA com a sua chave
O Task Manager instala-se no servidor do cliente; basta um alojamento partilhado comum com PHP 8.1+ e MySQL para funcionar. Os dados da aplicação ficam no seu servidor, mas quando utiliza o Assistente de IA, o resumo do histórico e o contexto indicado da pergunta são enviados para o fornecedor do modelo escolhido.
Se, depois de verificar o diário, quiser utilizar o programa em equipa, consulte também as condições da licença. A licença é vitalícia e paga uma única vez por número de postos de trabalho, sem subscrição por utilizador. Inclui 12 meses de atualizações; depois pode renovar o acesso às atualizações ou manter a versão que já possui. A variante Standard custa: Starter até 8 pessoas - 690 PLN, Classic até 20 pessoas - 1 490 PLN, Max até 35 pessoas - 2 290 PLN. A variante Pro com Automações começa nos 1 990 PLN. Paga a utilização da IA diretamente ao fornecedor, com a sua própria chave.
Amanhã de manhã, entre em Perfil → Histórico de atividade e abra "Mostrar eventos recentes". Verifique se encontra assuntos que lhe escaparam ontem ao redigir a resposta para o cliente; se preferir primeiro ver o programa em funcionamento, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
O meu chefe vê o meu histórico de atividade no Task Manager?
Não. O histórico só é visível para si; nem o administrador tem acesso a ele. Não serve para obter um relatório a partir da conta de outra pessoa.
O histórico de atividade guarda o conteúdo de mensagens e notas?
Não. O diário guarda ligações e títulos, não o conteúdo de mensagens, notas ou e-mails. O módulo Correio permanece fora do diário.
Durante quanto tempo o Task Manager guarda o histórico de atividade?
Os registos com mais de 90 dias são eliminados automaticamente. "Mostrar eventos recentes" apresenta uma pré-visualização dos 50 registos mais recentes, e "Limpar histórico" elimina de forma irreversível todo o diário e o resumo do assistente.
Posso não guardar a atividade num determinado projeto?
Sim. No menu "⋯" do Workspace, da tarefa, do chat ou da nota, escolha "Não guardar a minha atividade aqui". A exclusão do Workspace abrange as suas tarefas, chats e notas, mas só se aplica a si.
Preciso de IA para reconstituir o dia a partir do histórico de atividade?
Não precisa de IA para abrir a pré-visualização dos eventos do diário e ver as sugestões. O Assistente de IA ajuda a organizar a resposta e a preparar o relatório num ficheiro; nesse caso, o resumo do histórico é enviado ao fornecedor de IA com a chave da sua empresa.
Fontes
- Task Manager, Histórico de atividade (acesso: 2026-10-06)
- Task Manager, Histórico de atividade - instruções (acesso: 2026-10-06)
- Task Manager, Assistente de IA - instruções (acesso: 2026-10-06)
- Task Manager, Centro de notificações (acesso: 2026-10-06)
- Task Manager, Automações (acesso: 2026-10-06)
- Task Manager, Instalação no seu alojamento (acesso: 2026-10-06)
- Task Manager, Licença vitalícia (acesso: 2026-10-06)
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
