Jueves, fin de la jornada. Ola Nowak tiene que escribirle al cliente Nord lo que ha hecho con la oferta, pero recuerda sobre todo la reunión; el cambio de estado, la nota y la conversación en el chat se le han pasado por alto. El historial de actividad en Task Manager le permite volver a esas huellas, y puede pedirle al Asistente de IA que elabore un informe a partir de ellas.
Las acciones pequeñas se olvidan antes que las tareas grandes
La reunión la recuerdas, pero el mensaje enviado, la corrección en una tarea y el archivo subido se mezclan en una misma secuencia.
El miércoles Ola cambió el estado de «Oferta para el cliente Nord», volvió a la nota sobre el alcance del trabajo y revisó el chat con los acuerdos. El jueves comprueba esos asuntos antes de escribirle al cliente. El cuaderno solo ayuda si recuerdas rellenarlo mientras trabajas.
Esta distinción también es útil cuando preparas tu propio resumen de fin de semana. El historial de actividad no sustituye el registro de horas trabajadas ni calcula horas para la factura. Ayuda a recordar en qué trabajaste, para que puedas revisar los detalles y describir tú mismo el resultado.
El historial de actividad registra huellas del trabajo, no el contenido de las conversaciones
El historial de actividad en Task Manager registra la creación y edición de tareas, los cambios de estado, los mensajes enviados, los archivos subidos, las notas y los eventos creados, así como los nuevos espacios de trabajo, pero no guarda el contenido de mensajes, notas ni correos. También registra las sesiones de consulta de tareas, chats y notas, junto con el tiempo de trabajo aproximado, como una sola entrada por sesión, no en cada actualización.
Una entrada contiene un enlace y un título. Esto te permite volver al asunto, pero el propio diario no es una copia de su contenido. En Perfil → Historial de actividad, la opción «Mostrar eventos recientes» muestra una vista previa de las 50 últimas entradas; las entradas de más de 90 días desaparecen automáticamente. Si quieres ver los ajustes antes de usar el diario, consulta las instrucciones del historial de actividad.
| El historial registra | El historial no registra |
|---|---|
| La creación y edición de la tarea, el cambio de estado | El contenido de mensajes y notas |
| El hecho de haber enviado un mensaje o subido un archivo | El contenido de los correos y la actividad en el módulo Correo |
| La creación de una nota, un evento o un Espacio de trabajo | Las búsquedas |
| La sesión de consulta de una tarea, un chat o una nota | Las acciones de las Automatizaciones y la integración con n8n |
Si un script cambia el estado de una tarea, no añadas esa acción a la descripción de tu propio día basándote en el diario. El historial responde a la pregunta «¿qué hice yo?», no «¿qué hicieron los scripts?».
El diario privado no se convierte en un informe para el jefe
Tu historial de actividad solo lo ves tú. El administrador y tu responsable no tienen acceso a tu diario, así que no podrán obtener de él un informe sobre tu trabajo.
Sin embargo, hay un límite de privacidad que conviene nombrar con claridad: un resumen del historial, no el diario en bruto, llega a la instrucción que se transmite al Asistente de IA. Esa instrucción, llamada system prompt, la recibe el proveedor de IA configurado en la aplicación con la clave de tu empresa. Puede ser OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Si quieres evaluar este flujo antes de activar la IA, lee qué llega al proveedor de IA.
El propio diario y las sugerencias basadas en el historial funcionan sin tener la IA configurada. Así que puedes usar la vista previa de eventos sin consultar a ningún modelo externo para el informe. Son dos decisiones distintas: registrar tu propia actividad en la aplicación y usar su resumen al conversar con el Asistente de IA.
El Asistente de IA ayuda a reconstruir el día anterior, pero revisa el resultado
Ola abre el Asistente de IA con el icono de vistas en la barra superior, junto a Calendario, Tablero y Notas, y pregunta: «¿Qué hice ayer?». El asistente puede usar el resumen del historial para señalar los asuntos a los que volvió; Ola revisa la respuesta en las tareas, los chats y las notas antes de presentarla al cliente como la descripción del trabajo realizado.
Pregunta en el hilo «Resumen de mis tareas». Recibe pistas sobre la oferta Nord, las maquetas de la web, una nota y una conversación. Si quiere preparar un informe exclusivamente de un proyecto, con el botón «Fuentes» bajo el título de la conversación puede indicar un Espacio de trabajo, una tarea o un chat concreto. También puede añadir una nota o el calendario, pero no debería dar por hecho que el propio diario contiene el contenido de esos lugares.
Cada hilo del Asistente de IA tiene su propio historial de conversación y su propio conjunto de fuentes. Debajo de su lista, una barra de ocupación muestra cuánto conocimiento cabe en el contexto del modelo. El contexto es el material que se le entrega al modelo para preparar la respuesta. Cuando indicas demasiado, el Asistente de IA te dirá qué no ha tenido en cuenta. Además, solo ve las fuentes a las que tienes acceso.
Con la respuesta harás un Word o PDF, no un cálculo automático de horas
Pide al Asistente de IA un informe en un archivo Word o PDF. La IA preparará el contenido y Task Manager montará el documento y lo pondrá a disposición para descargar; aun así, no trates el tiempo aproximado de la sesión del historial como horas a facturar.
Ola escribe: «Prepara un Word con el resumen de mi trabajo en la oferta para el cliente Nord. Enumera los temas que lograste cerrar y marca las dudas para revisar». Así puede revisar el documento, abrir las tareas indicadas y añadir el resultado de su trabajo con sus propias palabras. Si necesita una tabla, puede pedirla en la respuesta; el Asistente de IA también crea archivos Excel, CSV y HTML cuando el formato se ajusta al material.
El Asistente de IA también puede preparar un correo desde tu buzón personal, pero lo enviará solo tras tu confirmación. Para enviarlo necesita la opción configurada en Ajustes → Perfil → «Envío desde tu dirección de correo»; sin ella, te informará de que falta la configuración y no enviará nada. Descarga y revisa el archivo tú mismo, sobre todo cuando el informe vaya a llegar a un cliente. Más información sobre cómo trabajar con hilos y fuentes en la guía del Asistente de IA.
Las sugerencias recuerdan los asuntos que se han quedado atascados
Las sugerencias del historial recuerdan la tarea «en curso» que nadie toca desde hace 10 días, y el hilo abandonado tras una racha de trabajo tuyo. También señalan una mención a ti que lleva más de 2 días esperando respuesta, o un ritual diario que hoy todavía no has marcado. Las sugerencias del historial las calcula la propia aplicación, sin enviarlas al proveedor de IA. El Centro de notificaciones puede mostrar como máximo tres a la vez, incluso cuando no tienes configurado el Asistente de IA.
Puedes desactivarlas por separado en Perfil → Historial de actividad → «Mostrar sugerencias de mi historial». Desactivar las sugerencias no es lo mismo que desactivar el registro del historial.
Si repites el mismo ritual durante al menos 3 semanas, la aplicación puede proponerte una Automatización. Al hacer clic en la propuesta verás en el editor un borrador que permanece sin guardar y desactivado hasta que tú mismo lo corrijas y lo guardes. Las Automatizaciones sugeridas requieren el plan Pro; la aplicación no las activa por ti.
Puedes desactivar el historial u omitir un Espacio de trabajo
Todo el historial se desactiva con el interruptor «Guardar el historial de mi actividad» en Perfil → Historial de actividad. Si solo te molesta el registro de acciones en un lugar concreto, excluye el Espacio de trabajo, la tarea, el chat o la nota en lugar de renunciar a todo el historial.
En el menú «⋯» de ese lugar, elige «No guardar mi actividad aquí». Excluir un Espacio de trabajo afecta a sus tareas, chats y notas; al volver a hacer clic se deshace la exclusión. El ajuste te afecta solo a ti, no a otros miembros del equipo. Así, Ola podría omitir el Espacio de trabajo «Rekrutacja» y seguir recuperando sus propias huellas en la oferta de Nord.
Cuando no quieras conservar las entradas anteriores, «Borrar historial» elimina de forma irreversible todo el registro y el resumen que usa el asistente. Es una acción distinta de desactivar el guardado de eventos nuevos. Antes de hacer clic, decide si quieres detener la recopilación del historial o también eliminar lo que ya has acumulado.
El registro funciona en tu servidor, y la IA con tu clave
Task Manager se instala en el servidor del cliente; para funcionar basta con un hosting compartido normal con PHP 8.1+ y MySQL. Los datos de la aplicación están en tu servidor, pero cuando usas el Asistente de IA, el resumen del historial y el contexto indicado de la pregunta llegan al proveedor de modelo elegido.
Si tras revisar el registro quieres usar el programa en equipo, consulta también las condiciones de la licencia. La licencia es perpetua y se paga una sola vez por el número de puestos, sin suscripción por usuario. Incluye 12 meses de actualizaciones; después puedes renovar el acceso a las actualizaciones o quedarte con la versión que tienes. El plan Standard cuesta: Starter hasta 8 personas - 690 zł, Classic hasta 20 personas - 1490 zł, Max hasta 35 personas - 2290 zł. El plan Pro con Automatizaciones empieza en 1990 zł. Por el uso de la IA pagas directamente al proveedor con tu propia clave.
Mañana por la mañana entra en Perfil → Historial de actividad y abre «Mostrar eventos recientes». Comprueba si ves asuntos que ayer se te escaparon al redactar la respuesta para el cliente; si prefieres ver antes el programa, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Verá mi jefe mi historial de actividad en Task Manager?
No. Tu historial lo ves únicamente tú; ni siquiera el administrador tiene acceso a él. No sirve para obtener un informe de la cuenta de otra persona.
¿El historial de actividad guarda el contenido de mensajes y notas?
No. El diario almacena enlaces y títulos, no el contenido de mensajes, notas ni correos. El módulo Correo queda fuera del diario.
¿Cuánto tiempo conserva Task Manager el historial de actividad?
Las entradas de más de 90 días se eliminan automáticamente. «Mostrar eventos recientes» muestra una vista previa de las 50 últimas entradas, y «Borrar historial» elimina de forma permanente todo el diario y el resumen del asistente.
¿Puedo no registrar la actividad en un proyecto concreto?
Sí. En el menú «⋯» del Espacio de trabajo, la tarea, el chat o la nota, selecciona «No registrar mi actividad aquí». Excluir un Espacio de trabajo afectará a sus tareas, chats y notas, pero solo funcionará para ti.
¿Necesito IA para reconstruir el día a partir del historial de actividad?
No necesitas IA para abrir la vista previa de eventos del diario y ver las sugerencias. El Asistente de IA ayuda a redactar la respuesta y a preparar el informe en un archivo; en ese caso, el resumen del historial llega al proveedor de IA con la clave de tu empresa.
Fuentes
- Task Manager, Historial de actividad (acceso: 2026-10-06)
- Task Manager, Historial de actividad - guía (acceso: 2026-10-06)
- Task Manager, Asistente de IA - guía (acceso: 2026-10-06)
- Task Manager, Centro de notificaciones (acceso: 2026-10-06)
- Task Manager, Automatizaciones (acceso: 2026-10-06)
- Task Manager, Instalación en tu servidor (acceso: 2026-10-06)
- Task Manager, Licencia perpetua (acceso: 2026-10-06)
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
