Donnerstag, Feierabend. Ola Nowak soll dem Kunden Nord schreiben, was sie am Angebot gemacht hat, erinnert sich aber hauptsächlich an das Meeting; die Statusänderung, die Notiz und das Gespräch im Chat sind ihr bereits entfallen. Der Aktivitätsverlauf in Task Manager erlaubt ihr, zu diesen Spuren zurückzukehren, und den KI-Assistenten kann sie bitten, daraus einen Bericht zusammenzustellen.
Kleine Tätigkeiten verblassen schneller im Gedächtnis als große Aufgaben
An das Meeting erinnern Sie sich, aber die gesendete Nachricht, die Korrektur in der Aufgabe und die hochgeladene Datei verschwimmen zu einer einzigen Spur.
Am Mittwoch änderte Ola den Status von „Angebot für Kunde Nord“, kehrte zu der Notiz über den Arbeitsumfang zurück und schaute in den Chat mit den Absprachen. Am Donnerstag prüft sie diese Punkte, bevor sie die Nachricht an den Kunden schreibt. Ein Notizheft hilft nur, wenn Sie daran denken, es während der Arbeit zu führen.
Diese Unterscheidung ist auch hilfreich, wenn Sie Ihren eigenen Wochenbericht vorbereiten. Der Aktivitätsverlauf ersetzt weder die Arbeitszeiterfassung noch berechnet er Stunden für die Rechnung. Er hilft, sich zu erinnern, woran Sie gearbeitet haben, damit Sie die Details prüfen und das Ergebnis selbst beschreiben können.
Der Aktivitätsverlauf speichert Arbeitsspuren, nicht den Inhalt von Gesprächen
Der Aktivitätsverlauf in Task Manager speichert das Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben, Statusänderungen, gesendete Nachrichten, hochgeladene Dateien, erstellte Notizen und Termine sowie neue Arbeitsbereiche, speichert aber nicht den Inhalt von Nachrichten, Notizen oder E-Mails. Er erfasst auch Sitzungen des Durchsuchens von Aufgaben, Chats und Notizen samt ungefährer Arbeitszeit - als ein Eintrag pro Sitzung, nicht bei jeder Aktualisierung.
Ein Eintrag enthält einen Link und einen Titel. So können Sie zu einer Angelegenheit zurückkehren, doch das Protokoll selbst ist keine Kopie ihres Inhalts. Unter Profil → Aktivitätsverlauf zeigt die Option „Letzte Ereignisse anzeigen“ eine Vorschau der letzten 50 Einträge; Einträge, die älter als 90 Tage sind, verschwinden automatisch. Wenn Sie die Einstellungen sehen möchten, bevor Sie das Protokoll nutzen, schauen Sie in die Anleitung zum Aktivitätsverlauf.
| Der Verlauf speichert | Der Verlauf speichert nicht |
|---|---|
| Das Erstellen und Bearbeiten einer Aufgabe, eine Statusänderung | Den Inhalt von Nachrichten und Notizen |
| Die Tatsache, dass eine Nachricht gesendet oder eine Datei hochgeladen wurde | Den Inhalt von E-Mails und Aktivitäten im Modul E-Mail |
| Das Erstellen einer Notiz, eines Termins oder eines Arbeitsbereichs | Suchanfragen |
| Die Sitzung des Durchsuchens einer Aufgabe, eines Chats oder einer Notiz | Aktionen der Automatisierungen und der n8n-Integration |
Wenn ein Skript den Status einer Aufgabe ändert, schreiben Sie diese Tätigkeit nicht anhand des Protokolls in die Beschreibung Ihres eigenen Tages. Der Verlauf beantwortet die Frage „Was habe ich gemacht?“, nicht „Was haben die Skripte gemacht?“.
Das private Protokoll wird nicht zum Bericht für den Chef
Ihren Aktivitätsverlauf sehen nur Sie. Der Administrator und der Vorgesetzte haben keinen Zugriff auf Ihr Protokoll und können daraus also keinen Bericht über Ihre Arbeit abrufen.
Es gibt jedoch eine Grenze der Privatsphäre, die man klar benennen muss: Eine Zusammenfassung des Verlaufs, nicht das Rohprotokoll, gelangt in die Anweisung, die dem KI-Assistenten übergeben wird. Diese Anweisung, System-Prompt genannt, erhält der in der Anwendung konfigurierte KI-Anbieter über den API-Schlüssel Ihres Unternehmens. Das kann OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok sein. Wenn Sie diesen Ablauf beurteilen möchten, bevor Sie KI aktivieren, lesen Sie was an den KI-Anbieter gelangt.
Das Protokoll selbst und die Hinweise aus dem Verlauf funktionieren auch ohne konfigurierte KI. Sie können also die Vorschau der Ereignisse nutzen, ohne ein externes Modell nach einem Bericht zu fragen. Das sind zwei getrennte Entscheidungen: das Speichern der eigenen Aktivität in der Anwendung und die Nutzung ihrer Zusammenfassung im Gespräch mit dem KI-Assistenten.
Der KI-Assistent hilft, den gestrigen Tag zu rekonstruieren - prüfen Sie aber das Ergebnis
Ola öffnet den KI-Assistenten über das Icon der Ansichten in der oberen Leiste, neben Kalender, Board und Notizen, und fragt: „Was habe ich gestern gemacht?“. Der Assistent kann die Zusammenfassung des Verlaufs nutzen, um Angelegenheiten aufzuzeigen, zu denen sie zurückgekehrt ist; Ola prüft die Antwort in Aufgaben, Chats und Notizen, bevor sie sie dem Kunden als Beschreibung der geleisteten Arbeit präsentiert.
Sie fragt im Thread „Überblick über meine Aufgaben“. Sie erhält Hinweise zum Angebot Nord, zu den Website-Entwürfen, einer Notiz und einem Gespräch. Möchte sie einen Bericht ausschließlich zu einem Projekt erstellen, kann sie über die Schaltfläche „Quellen“ unter dem Titel des Gesprächs einen bestimmten Arbeitsbereich, eine Aufgabe oder einen Chat auswählen. Sie kann auch eine Notiz oder den Kalender hinzufügen, sollte aber nicht annehmen, dass das Protokoll selbst den Inhalt dieser Orte enthält.
Jeder Thread des KI-Assistenten hat einen eigenen Gesprächsverlauf und einen eigenen Satz von Quellen. Unter deren Liste zeigt eine Auslastungsanzeige, wie viel Wissen in den Kontext des Modells gepasst hat. Kontext ist das Material, das dem Modell zur Vorbereitung der Antwort übergeben wird. Wenn Sie zu viel angeben, teilt der KI-Assistent mit, was er nicht berücksichtigt hat. Dabei sieht er nur die Quellen, auf die Sie Zugriff haben.
Aus der Antwort machen Sie ein Word- oder PDF-Dokument, keine automatische Stundenabrechnung
Bitten Sie den KI-Assistenten um einen Bericht als Word- oder PDF-Datei. Die KI erstellt den Inhalt, Task Manager stellt das Dokument zusammen und bietet es zum Download an; betrachten Sie die geschätzte Sitzungsdauer aus dem Verlauf jedoch nicht als abrechenbare Stunden.
Ola schreibt: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung meiner Arbeit am Angebot für den Kunden Nord. Liste die Punkte auf, die geklärt werden konnten, und markiere Unklarheiten zur Überprüfung.“ So kann sie das Dokument durchsehen, die angegebenen Aufgaben öffnen und das Ergebnis ihrer Arbeit in eigenen Worten ergänzen. Braucht sie eine Tabelle, kann sie in der Antwort danach fragen - der KI-Assistent erstellt auch Excel-, CSV- und HTML-Dateien, wenn das Format zum Material passt.
Der KI-Assistent kann auch eine E-Mail aus Ihrem persönlichen Postfach vorbereiten, versendet sie aber erst nach Ihrer Bestätigung. Dafür benötigt er die konfigurierte Option Einstellungen → Profil → „Versand von Ihrer E-Mail-Adresse“; ohne diese informiert er Sie, dass die Konfiguration fehlt, und sendet nichts. Laden Sie die Datei herunter und prüfen Sie sie selbst, besonders wenn der Bericht an einen Kunden gehen soll. Mehr zur Arbeit mit Threads und Quellen finden Sie in der Anleitung zum KI-Assistenten.
Hinweise erinnern an Dinge, die ins Stocken geraten sind
Hinweise aus dem Verlauf erinnern an eine Aufgabe „in Bearbeitung“, die seit 10 Tagen niemand angerührt hat, sowie an einen Thread, der nach einer Reihe eigener Beiträge liegen geblieben ist. Sie weisen auch auf eine Erwähnung Ihrer Person hin, die seit mehr als 2 Tagen auf eine Antwort wartet, oder auf ein tägliches Ritual, das Sie heute noch nicht abgehakt haben. Die Hinweise aus dem Verlauf werden von der Anwendung selbst berechnet, ohne sie an den KI-Anbieter zu senden. Das Benachrichtigungscenter kann maximal drei gleichzeitig anzeigen, selbst wenn Sie keinen KI-Assistenten konfiguriert haben.
Sie schalten sie separat unter Profil → Aktivitätsverlauf → „Hinweise aus meinem Verlauf anzeigen“ aus. Das Ausschalten der Hinweise ist nicht dasselbe wie das Deaktivieren der Protokollierung.
Wenn Sie mindestens 3 Wochen lang dasselbe Ritual wiederholen, kann die Anwendung eine Automatisierung vorschlagen. Nach dem Klick auf den Vorschlag sehen Sie im Editor einen Entwurf, der ungespeichert und deaktiviert bleibt, bis Sie ihn selbst anpassen und speichern. Vorgeschlagene Automatisierungen erfordern die Pro-Variante; die Anwendung aktiviert sie nicht automatisch für Sie.
Sie können das Protokoll deaktivieren oder einen Arbeitsbereich ausschließen
Das gesamte Protokoll schalten Sie mit dem Schalter „Meinen Aktivitätsverlauf speichern“ unter Profil → Aktivitätsverlauf aus. Wenn Sie nur die Protokollierung an einem bestimmten Ort stört, schließen Sie den Arbeitsbereich, die Aufgabe, den Chat oder die Notiz aus, statt auf den gesamten Verlauf zu verzichten.
Wählen Sie im Menü „⋯“ des entsprechenden Orts „Meine Aktivität hier nicht speichern“. Der Ausschluss eines Arbeitsbereichs umfasst dessen Aufgaben, Chats und Notizen; ein erneuter Klick hebt den Ausschluss auf. Die Einstellung betrifft nur Sie, nicht die übrigen Teammitglieder. Ola könnte auf diese Weise den Arbeitsbereich „Rekrutierung“ ausschließen und trotzdem zu ihren eigenen Spuren beim Angebot für Nord zurückkehren.
Wenn Sie die bisherigen Einträge nicht behalten möchten, löscht „Verlauf leeren“ unwiderruflich das gesamte Protokoll sowie die vom Assistenten verwendete Kurzfassung. Das ist etwas anderes als das Deaktivieren der Aufzeichnung neuer Ereignisse. Entscheiden Sie vor dem Klick, ob Sie die Erfassung des Verlaufs stoppen oder auch das bereits Gesammelte löschen möchten.
Das Protokoll läuft auf Ihrem Server, die KI auf Ihrem API-Schlüssel
Task Manager wird auf dem Server des Kunden installiert; für den Betrieb genügt ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP 8.1+ und MySQL. Die Anwendungsdaten liegen auf Ihrem Server, aber wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, gelangen die Kurzfassung des Verlaufs und der angegebene Kontext der Anfrage an den gewählten Modellanbieter.
Wenn Sie nach der Prüfung des Protokolls das Programm im Team nutzen möchten, prüfen Sie auch die Lizenzbedingungen. Die Lizenz ist unbefristet und wird einmalig je nach Anzahl der Plätze bezahlt, ohne Abonnement pro Nutzer. Sie umfasst 12 Monate Updates; danach können Sie den Zugang zu Updates verlängern oder bei der vorhandenen Version bleiben. Die Standard-Variante kostet: Starter bis 8 Personen - 690 PLN, Classic bis 20 Personen - 1.490 PLN, Max bis 35 Personen - 2.290 PLN. Die Pro-Variante mit Automatisierungen beginnt bei 1.990 PLN. Für die Nutzung der KI zahlen Sie direkt an den Anbieter mit Ihrem eigenen API-Schlüssel.
Gehen Sie morgen früh zu Profil → Aktivitätsverlauf und öffnen Sie „Letzte Ereignisse anzeigen“. Prüfen Sie, ob Sie Dinge sehen, die Ihnen gestern beim Formulieren der Antwort für den Kunden entgangen sind; wenn Sie sich das Programm zuerst ansehen möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Sieht mein Chef meinen Aktivitätsverlauf in Task Manager?
Nein. Ihren Verlauf sehen ausschließlich Sie; auch der Administrator hat keinen Zugriff darauf. Er dient nicht dazu, einen Bericht aus einem fremden Konto abzurufen.
Speichert der Aktivitätsverlauf den Inhalt von Nachrichten und Notizen?
Nein. Das Protokoll speichert Links und Titel, nicht den Inhalt von Nachrichten, Notizen oder E-Mails. Das Modul E-Mail bleibt außerhalb des Protokolls.
Wie lange speichert Task Manager den Aktivitätsverlauf?
Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht. „Letzte Ereignisse anzeigen“ zeigt eine Vorschau der letzten 50 Einträge, und „Verlauf löschen“ entfernt das gesamte Protokoll und die Zusammenfassung des Assistenten unwiderruflich.
Kann ich die Aktivität in einem Projekt von der Speicherung ausschließen?
Ja. Wählen Sie im Menü „⋯“ eines Arbeitsbereichs, einer Aufgabe, eines Chats oder einer Notiz „Meine Aktivität hier nicht speichern“. Der Ausschluss eines Arbeitsbereichs umfasst dessen Aufgaben, Chats und Notizen, gilt aber nur für Sie.
Brauche ich KI, um den Tag anhand des Aktivitätsverlaufs zu rekonstruieren?
Sie brauchen keine KI, um die Vorschau der Ereignisse aus dem Protokoll zu öffnen und Hinweise zu sehen. Der KI-Assistent hilft, eine Antwort zu formulieren und einen Bericht als Datei zu erstellen; dabei gelangt die Zusammenfassung des Verlaufs zum KI-Anbieter über den API-Schlüssel Ihres Unternehmens.
Quellen
- Task Manager, Aktivitätsverlauf (Zugriff: 06.10.2026)
- Task Manager, Aktivitätsverlauf - Anleitung (Zugriff: 06.10.2026)
- Task Manager, KI-Assistent - Anleitung (Zugriff: 06.10.2026)
- Task Manager, Benachrichtigungscenter (Zugriff: 06.10.2026)
- Task Manager, Automatisierungen (Zugriff: 06.10.2026)
- Task Manager, Installation auf Ihrem Server (Zugriff: 06.10.2026)
- Task Manager, Dauerlizenz (Zugriff: 06.10.2026)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
