Torsdag, arbetsdagens slut. Ola Nowak ska skriva till kunden Nord vad hon gjort med offerten, men minns mest mötet; statusändringen, anteckningen och chattsamtalet har redan glömts bort. Aktivitetshistoriken i Task Manager låter henne återgå till dessa spår, och hon kan be AI-assistenten sammanställa en rapport utifrån dem.
Smådetaljer försvinner ur minnet snabbare än stora uppgifter
Du minns mötet, men ett skickat meddelande, en rättning i en uppgift och en uppladdad fil flyter samman till en enda hög.
På onsdagen ändrade Ola status på ”Offert till kund Nord”, gick tillbaka till anteckningen om arbetets omfattning och tittade på chatten med överenskommelserna. På torsdagen kontrollerar hon dessa saker innan hon skriver till kunden. Anteckningsblocket hjälper bara om du kommer ihåg att fylla i det under arbetets gång.
Den här skillnaden är också användbar när du förbereder din egen statusrapport i slutet av veckan. Aktivitetshistoriken ersätter inte tidsredovisning och räknar inte ut timmar för fakturering. Den hjälper dig minnas vad du jobbade med, så att du kan kontrollera detaljerna och själv beskriva resultatet.
Aktivitetshistoriken sparar spår av arbete, inte innehållet i samtal
Aktivitetshistoriken i Task Manager sparar skapande och redigering av uppgifter, statusändringar, skickade meddelanden, uppladdade filer, skapade anteckningar och händelser samt nya arbetsytor, men sparar inte innehållet i meddelanden, anteckningar eller e-post. Den registrerar också visningssessioner av uppgifter, chattar och anteckningar, tillsammans med ungefärlig arbetstid - som en post per session, inte vid varje uppdatering.
En post innehåller en länk och en titel. Det gör att du kan återgå till ärendet, men loggen i sig är inte en kopia av dess innehåll. Under Profil → Aktivitetshistorik visar alternativet ”Visa senaste händelser” en förhandsgranskning av de 50 senaste posterna; poster äldre än 90 dagar försvinner automatiskt. Om du vill se inställningarna innan du använder loggen, läs guiden för aktivitetshistorik.
| Historiken sparar | Historiken sparar inte |
|---|---|
| Skapande och redigering av uppgift, statusändring | Innehållet i meddelanden och anteckningar |
| Att ett meddelande skickats eller en fil laddats upp | Innehållet i e-post och aktivitet i modulen E-post |
| Skapande av anteckning, händelse eller Arbetsyta | Sökningar |
| Visningssession av uppgift, chatt eller anteckning | Åtgärder från Automatiseringar och n8n-integration |
Om ett skript ändrar status på en uppgift, lägg inte till den åtgärden i beskrivningen av din egen dag baserat på loggen. Historiken besvarar frågan ”vad gjorde jag?”, inte ”vad gjorde skripten?”.
Den privata loggen blir inte en rapport för chefen
Din aktivitetshistorik ser bara du. Administratören och chefen har inte tillgång till din logg, så de kan inte hämta en rapport om ditt arbete från den.
Det finns dock en integritetsgräns som måste nämnas uttryckligen: en sammanfattning av historiken, inte den råa loggen, skickas till instruktionen som ges till AI-assistenten. Denna instruktion, kallad system prompt, tas emot av den AI-leverantör som är konfigurerad i appen på ditt företags nyckel. Det kan vara OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Om du vill granska detta flöde innan du aktiverar AI, läs vad som når AI-leverantören.
Själva loggen och förslagen från historiken fungerar utan konfigurerad AI. Du kan alltså använda förhandsgranskningen av händelser utan att fråga en extern modell om en rapport. Det är två olika val: att spara din egen aktivitet i appen och att använda dess sammanfattning i en konversation med AI-assistenten.
AI-assistenten hjälper till att återskapa gårdagen, men kontrollera resultatet
Ola öppnar AI-assistenten med vyikonen i det övre fältet, bredvid Kalender, Tavla och Anteckningar, och frågar: ”Vad gjorde jag i går?”. Assistenten kan använda en sammanfattning av historiken för att peka ut ärenden hon återkommit till; Ola kontrollerar svaret i uppgifter, chattar och anteckningar innan hon presenterar det för kunden som en beskrivning av utfört arbete.
Hon frågar i tråden ”Översikt över mina uppgifter”. Hon får spår om offerten till Nord, webbplatsens skisser, anteckningen och samtalet. Om hon vill förbereda en rapport enbart från ett projekt kan hon med knappen ”Källor” under konversationens titel peka ut en specifik Arbetsyta, uppgift eller chatt. Hon kan också lägga till en anteckning eller kalendern, men bör inte anta att loggen i sig innehåller dessa platsers innehåll.
Varje tråd i AI-assistenten har sin egen konversationshistorik och sin egen uppsättning källor. Under listan över källor visar en kapacitetsmätare hur mycket kunskap som fick plats i modellens kontext. Kontext är det material som skickas till modellen för att ta fram svaret. När du pekar ut för mycket säger AI-assistenten vad den inte kunde inkludera. Den ser samtidigt bara de källor du själv har tillgång till.
Av svaret skapar du Word eller PDF, inte en automatisk tidrapport
Be AI-assistenten om en rapport i Word- eller PDF-format. AI tar fram innehållet och Task Manager sätter ihop dokumentet och gör det tillgängligt för nedladdning - men betrakta inte den uppskattade sessionstiden från historiken som timmar att fakturera.
Ola skriver: ”Ta fram ett Word-dokument med en sammanfattning av mitt arbete med offerten till kunden Nord. Lista det som vi lyckats fastställa, och markera oklarheter som behöver kontrolleras.” På så sätt kan hon gå igenom dokumentet, öppna de aktuella uppgifterna och skriva in resultatet med egna ord. Om hon behöver en tabell kan hon be om det i svaret - AI-assistenten skapar även Excel-, CSV- och HTML-filer när formatet passar innehållet.
AI-assistenten kan också förbereda ett e-postmeddelande från din personliga inkorg, men skickar det först efter att du har bekräftat. För att skicka krävs inställningen Inställningar → Profil → ”Skicka från din e-postadress”; utan den meddelar assistenten att konfigurationen saknas och skickar ingenting. Ladda ner och granska filen själv, särskilt när rapporten ska gå till en kund. Mer om arbete med trådar och källor hittar du i instruktionerna för AI-assistenten.
Förslag påminner om sådant som fastnat
Förslag från historiken påminner om en uppgift som är ”pågående” och som ingen rört på 10 dagar, samt om en tråd som övergetts efter en period av ditt arbete. De pekar också ut en omnämning av dig som väntat på svar i mer än 2 dagar, eller en daglig rutin du ännu inte bockat av idag. Förslagen från historiken beräknas av appen själv, utan att skickas till AI-leverantören. Aviseringscentret kan visa högst tre åt gången, även om du inte har konfigurerat någon AI-assistent.
Du stänger av dem separat i Profil → Aktivitetshistorik → ”Visa förslag från min historik”. Att stänga av förslagen är inte samma sak som att stänga av loggningen.
Om du upprepar samma rutin i minst 3 veckor kan appen föreslå en Automatisering. När du klickar på förslaget ser du ett utkast i editorn som förblir osparat och inaktiverat tills du själv justerar och sparar det. Föreslagna Automatiseringar kräver Pro-varianten; appen aktiverar dem inte åt dig.
Du kan stänga av loggen eller utesluta en Arbetsyta
Hela loggen stänger du av med reglaget ”Spara historik över min aktivitet” i Profil → Aktivitetshistorik. Om det bara är loggningen på en viss plats som stör dig, uteslut Arbetsytan, uppgiften, chatten eller anteckningen istället för att avstå från hela historiken.
I menyn ”⋯” för en sådan plats väljer du ”Spara inte min aktivitet här”. Att utesluta en Arbetsyta omfattar dess uppgifter, chattar och anteckningar; ett nytt klick återställer uteslutningen. Inställningen gäller bara dig, inte övriga teammedlemmar. På så sätt skulle Ola kunna utesluta Arbetsytan ”Rekrytering” och ändå kunna gå tillbaka till sina egna spår i offerten till Nord.
När du inte vill behålla tidigare poster raderar ”Rensa historik” permanent hela loggen samt den sammanfattning som assistenten använder. Det är en annan åtgärd än att stänga av loggningen av nya händelser. Innan du klickar, bestäm om du bara vill stoppa insamlingen av historik eller även ta bort det som redan samlats in.
Loggen körs på din server, och AI på din nyckel
Task Manager installeras på kundens server; ett vanligt delat webbhotell med PHP 8.1+ och MySQL räcker för att det ska fungera. Applikationens data finns på din server, men när du använder AI-assistenten skickas en sammanfattning av historiken och den angivna frågekontexten till den valda AI-leverantören.
Om du efter att ha granskat loggen vill använda programmet i teamet, kolla också licensvillkoren. Licensen är permanent och betalas en gång för ett antal platser, utan abonnemang per användare. Den omfattar 12 månaders uppdateringar; därefter kan du förnya åtkomsten till uppdateringar eller behålla den version du har. Standard-varianten kostar: Starter upp till 8 personer - 690 zł, Classic upp till 20 personer - 1 490 zł, Max upp till 35 personer - 2 290 zł. Pro-varianten med Automatiseringar börjar på 1 990 zł. För AI-användning betalar du direkt till leverantören med din egen nyckel.
Imorgon bitti går du in i Profil → Aktivitetshistorik och öppnar ”Visa senaste händelser”. Kontrollera om du ser sådant som i går gick dig förbi när du formulerade svaret till kunden; vill du först titta på programmet, öppna Demo.
Vanliga frågor
Kan min chef se min aktivitetshistorik i Task Manager?
Nej. Din historik ser bara du; inte heller administratören har tillgång till den. Den används inte för att hämta en rapport från någon annans konto.
Sparar aktivitetshistoriken innehållet i meddelanden och anteckningar?
Nej. Loggen sparar länkar och titlar, inte innehållet i meddelanden, anteckningar eller e-post. Modulen E-post ingår inte i loggen.
Hur länge sparar Task Manager aktivitetshistoriken?
Poster äldre än 90 dagar raderas automatiskt. ”Visa senaste händelser” visar en förhandsgranskning av de 50 senaste posterna, och ”Rensa historik” tar bort hela loggen och assistentens sammanfattning permanent.
Kan jag låta bli att spara aktivitet i ett enskilt projekt?
Ja. I menyn ”⋯” för en Arbetsyta, uppgift, chatt eller anteckning väljer du ”Spara inte min aktivitet här”. Om du undantar en Arbetsyta omfattar det dess uppgifter, chattar och anteckningar, men det gäller bara för dig.
Behöver jag AI för att återskapa dagen från aktivitetshistoriken?
Du behöver ingen AI för att öppna förhandsgranskningen av händelser från loggen och se förslagen. AI-assistenten hjälper till att formulera svaret och förbereda en rapport i en fil; då skickas en sammanfattning av historiken till AI-leverantören på ditt företags nyckel.
Källor
- Task Manager, Aktivitetshistorik (åtkomst: 2026-10-06)
- Task Manager, Aktivitetshistorik - instruktioner (åtkomst: 2026-10-06)
- Task Manager, AI-assistent - instruktioner (åtkomst: 2026-10-06)
- Task Manager, Aviseringscenter (åtkomst: 2026-10-06)
- Task Manager, Automatiseringar (åtkomst: 2026-10-06)
- Task Manager, Installation på din server (åtkomst: 2026-10-06)
- Task Manager, Permanent licens (åtkomst: 2026-10-06)
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
