Ve středu v 16:00 volá klient Ole a ptá se na nabídku pro Nord. Ola spravuje 8 úkolů ve třech Pracovních prostorech, ale termín této nabídky - úterý - si zapsala jen do hlavy. Teď zadává datum do úkolu, aby jí při příštích termínech mohly pomoci barvy, filtry a připomenutí.
Jak hlídat termíny úkolů v týmu? Nejdřív zadejte datum
Nejdřív zadejte termín do pole úkolu. Potom můžete plánovat kontrolu práce pomocí čtyř vrstev aplikace Task Manager: barvy termínu, dlaždic-filtrů, připomenutí od AI asistenta navázaného na termín a ranního briefingu. Datum zmíněné v konverzaci nenahradí pole termínu, i když ho všichni slyšeli.
Do úkolu zadáte téma, popis, přiřazené osoby a termín - s časem nebo bez něj. V pondělí se Marek s Olou domluví na maketách na čtvrtek. Pokud čtvrtek zapíšou jen do zprávy, budou si muset pamatovat, kde ho hledat; pokud ho nastaví jako termín úkolu, zobrazí se u karty a v zobrazeních úkolů.
Zároveň přiřaďte osobu, která úkol splní. Upozornění za tým nerozhodne, kdo odpovídá za nabídku; pokud vám často chybí vlastník úkolu, začněte u pravidel rozdělování úkolů v týmu.
A co když klient přesune předání maket na další pondělí? Marek změní termín a ve vlákně zůstane systémová zpráva s předchozí hodnotou. Ola změnu uvidí, aniž by si musela vybavovat předchozí domluvu. Ve vlákně zůstane záznam dříve zadaného termínu.
Barva vám napoví, kterému úkolu věnovat pozornost
Podle barvy termínu poznáte stav úkolu, aniž byste museli otevřít jeho vlákno. Stejné pravidlo platí v seznamu, na Tabuli i v Kalendáři, takže změna zobrazení nemění význam barev.
| Barva | Co znamená |
|---|---|
| Červená | Úkol je po termínu |
| Modrá | Termín připadá na dnešek |
| Zelená | Úkol je v termínu |
| Šedá | Úkol nemá termín nebo je uzavřený |
U karty uvidíte také kroužek s počtem dní do termínu. Ola tak v úterý snadno rozliší nabídku, kterou je potřeba odevzdat dnes, od maket naplánovaných na pondělí. Nemusí otevírat oba úkoly, aby se mohla rozhodnout, čemu se věnovat nejdřív.
Šedá barva si zaslouží chvíli pozornosti: neznamená jen chybějící datum, zobrazuje se také u uzavřeného úkolu. Pokud úkol ještě čeká na splnění a nemá termín, doplňte ho. Bez data k němu nepřipojíte připomenutí, které se má posouvat spolu s termínem.
Dlaždice Na dnes a Po termínu zkrátí ranní kontrolu
Dlaždice nad seznamem úkolů zobrazují počty a zároveň seznam filtrují. Kliknutím na Po termínu zobrazíte zpožděné úkoly, kliknutím na Na dnes zase oddělíte úkoly na dnešek od ostatní práce.
Ola může ve středu začít dlaždicí Po termínu a před odchodem se vrátit k Na dnes. U nabídky pro Nord uvidí zpožděný úkol, místo aby na něj přišla až během telefonátu od klienta. Zavolá klientovi a domluví nový termín odevzdání nabídky.
Nad seznamem jsou také dlaždice Termínové a Chat. Pokud i po kliknutí vidíte příliš mnoho položek, zúžte výběr filtrem stavu, priority nebo termínu, případně seřaďte úkoly podle termínu. Tyto filtry a řazení jsou společné pro seznam, Tabuli i Kalendář.
Kalendář aplikace Task Manager nabízí jiný pohled: zobrazuje úkoly, události, připomenutí a nepřítomnosti týmu v jednom zobrazení. Můžete si vybrat rozsah 1, 2, 3, 5 nebo 7 dní, případně panel Seznam. Když Marek přesune makety přetažením, změní tím termín; Esc přeruší akci bez uložení a pomocí Ctrl+Z můžete změnu vrátit zpět. Pruh nepřítomností nahoře mu pomůže ověřit, zda nový termín nepřipadá na dovolenou osoby, se kterou pracuje.
Centrum oznámení připomíná, i když neotevřete seznam
Když aplikaci používáte, Centrum oznámení vám může připomenout úkol, i když nemáte otevřený seznam. Když je aplikace úplně zavřená, může připomenutí přijít e-mailem; odesílání na pozadí vyžaduje CRON.
Centrum oznámení zobrazí kartu hodinu před termínem úkolu a 15 minut před událostí v kalendáři. Při prvním přihlášení do aplikace po 6:00 může také zobrazit ranní přehled, tedy kartu s plánem dne.
Ostrov Centra oznámení u okraje aplikace shromažďuje mimo jiné oznámení o úkolech, konverzacích, zmínkách a událostech. Pokud Ola po úterý, kdy se něco nestihlo, přesune termín nabídky pro Nord na další středu v 15:00, karta jí ji připomene hodinu předem; kliknutím otevře úkol. U události navíc uvidíte odpočítávání a po jejím začátku kartu „Právě teď: ...“.
Chybějící čas neznamená, že nepřijde připomenutí. Úkol se samotným datem vyvolá kartu v 16:00 s popiskem „dnes · bez času“. Jde o jiné pravidlo než u připomenutí AI asistenta, který pro své výpočty počítá u termínu bez času s 9:00.
Ranní přehled není budík nastavený na pevný čas. Zobrazí se jednou denně při prvním přihlášení po 6:00, uvede počet termínů a událostí a seřadí položky podle času. Kliknutím na řádek úkolu otevřete jeho vlákno, kliknutím na řádek události přejdete do kalendáře. Pokud je den prázdný, přehled se nezobrazí.
Pokud právě píšete zprávu, karty se nezobrazují nad editorem - ostrov oznámení je tiše přičítá. Připomenutí najdete také v seznamu na jeho panelu. Fungování a nastavení kategorií popisuje návod k Centru oznámení.
AI asistent může připnout připomenutí k termínu úkolu
Připomenutí připnuté k termínu se přesouvá spolu s termínem úkolu. Chcete-li ho nastavit, požádejte AI asistenta běžnou větou a poté potvrďte navržené datum a čas tlačítkem „Ano, provést“. Bez tohoto kliknutí připomenutí nevznikne.
Ve čtvrtek Ola otevře úkol Nabídka pro klienta Nord, zapne soukromý režim dotazu tlačítkem „AI asistent“ a napíše: „připomeň mi tento úkol den před termínem“. Může také požádat o připomenutí „2 hodiny před termínem“, „ráno v den termínu“ nebo „v termínu“. Dotaz a odpověď ve vlákně vidí pouze ona.
Pokud klient přesune převzetí nabídky, Ola změní termín úkolu a připnuté připomenutí se přesune spolu s ním. Po změně může nový okamžik „před termínem“ už být minulostí, i když samotný termín ještě nenastal. V takovém případě se připomenutí ozve při nejbližší příležitosti. Když termín uplynul nebo byl odstraněn, připomenutí se zruší.
Toto řešení vyžaduje existující termín. Pokud žádný není, AI asistent na to upozorní a navrhne běžné připomenutí na konkrétní datum a čas, například „připomeň mi zítra v 9 fakturu“. Seznam uložených připomenutí zobrazíte příkazem „ukaž moje připomenutí“; limit je 50 aktivních připomenutí. Další příklady najdete na stránce připomenutí AI asistenta.
Správce musí nejprve nakonfigurovat poskytovatele, vlastní API klíč a model a vy musíte mít v daném kontextu oprávnění k AI. Bez toho úkoly, barvy, dlaždice, Kalendář a Centrum oznámení nadále fungují. AI asistent přidává osobní vrstvu, není podmínkou používání ostatních funkcí.
Ranní přehled a denní souhrn úkolů jsou dvě různé věci
Ranní přehled zobrazí plán dne při prvním přihlášení po 6:00. Denní souhrn úkolů zapnete zvlášť v Nastavení → Profil; přijde jednou denně ve zvolený čas a týká se pouze úkolů přiřazených vám.
| Ranní přehled | Denní souhrn úkolů | |
|---|---|---|
| Kdy | Při prvním přihlášení po 6:00, pokud den není prázdný | Ve zvolený čas, výchozí nastavení je 8:00 |
| Co zobrazuje | Termíny a události dne seřazené podle času | Počet a názvy úkolů na dnešek a po termínu |
| Rozsah | Plán dne v Centru oznámení | Vaše nedokončené a nearchivované přiřazené úkoly |
Pokud Ola otevře aplikaci až v 10:30, uvidí přehled právě tehdy - ne v 6:00 ani v 8:00. Souhrn si naproti tomu může nastavit na čas, který jí vyhovuje. Když je aplikace zavřená, souhrn může přijít e-mailem, ale odesílání na pozadí vyžaduje CRON. Přehled je karta Centra oznámení, která se zobrazí při prvním přihlášení do aplikace po 6:00.
Když je aplikace zavřená, samotné oznámení v prohlížeči nestačí
Když je Task Manager otevřený na jiné kartě, připomenutí se může po udělení souhlasu prohlížeči zobrazit jako systémové oznámení. Když je aplikace úplně zavřená, připomenutí může přijít e-mailem; jeho odesílání na pozadí vyžaduje CRON na serveru.
Souhlas s oznámeními prohlížeče nastavíte v Nastavení → Profil → Oznámení prohlížeče. Pomocí tlačítka „Odeslat test“ je můžete na daném zařízení vyzkoušet. Bez souhlasu připomenutí počká v seznamu Centra oznámení, dokud se do aplikace nevrátíte.
E-mail se k události vytvořené AI asistentem nepřidává automaticky. Pokud ho potřebujete, výslovně požádejte „a pošli to také e-mailem“; u události vytvářené v kalendáři k tomu slouží volba „Odeslat oznámení také e-mailem“. Správce nastaví systémové odesílání SMTP, tedy připojení k poštovnímu serveru, a CRON. Bez CRONu se e-maily odesílají, když někdo používá aplikaci, a program na to upozorní při nastavování připomenutí.
Nezaměňujte také e-mail o termínu s e-mailem o nové zprávě ve vlákně. Ten druhý se odešle 5 minut po posledním příspěvku; pokud vlákno otevřete dříve, e-mail se neodešle. Nastavení kanálů oznámení vám umožní samostatně vybrat oznámení v aplikaci, e-mailem a v prohlížeči pro vybrané typy událostí.
Začněte jednou kontrolou, ne všemi upozorněními najednou
Nejprve doplňte termíny u otevřených úkolů a potom se v týmu dohodněte na pravidelném čase pro kontrolu dlaždic Po termínu a Na dnes. Teprve poté zapínejte osobní souhrny a připomenutí u věcí, jejichž přehlédnutí opravdu vyžaduje další upozornění.
V pondělí si Ola a pět lidí z týmu mohou projít úkoly bez data, aniž by si je spletli s uzavřenými šedými kartami. Každý si zkontroluje vlastní nastavení oznámení a správce nastaví CRON, pokud chce tým dostávat e-maily, když je aplikace zavřená. Ola připne nabídce pro Nord připomenutí prostřednictvím AI asistenta; u běžných úkolů jí stačí barva, filtr a Centrum oznámení.
Zítra ráno otevřete seznam, zkontrolujte šedé, stále otevřené úkoly a doplňte termíny tam, kde chybí. Pak klikněte na Po termínu a podívejte se, co vyžaduje rozhodnutí ještě před polednem. Rozložení barev a dlaždic si můžete prohlédnout v Demo.
Nejčastější dotazy
Jak nastavit připomenutí termínu úkolu v aplikaci Task Manager?
Ve vlákně úkolu zapněte soukromý režim dotazu tlačítkem „AI asistent“, požádejte například „připomeň mi tento úkol den před termínem“ a po kontrole data klikněte na „Ano, provést“. Administrátor musí nejdřív nakonfigurovat AI a vy potřebujete oprávnění k jejímu používání.
Posune se připomenutí, když změním termín úkolu?
Ano, připomenutí navázané na termín se posune spolu s ním. Pokud termín uplyne nebo bude odstraněn, připomenutí se zruší.
Dostanu oznámení o termínu, když nemám otevřenou aplikaci?
Když je aplikace zavřená, může připomenutí dorazit e-mailem, pokud je odesílání zapnuté a administrátor nakonfiguroval SMTP. Odesílání na pozadí vyžaduje CRON - bez něj se e-mail odešle až ve chvíli, kdy někdo aplikaci používá. Pokud máte aplikaci otevřenou v jiné kartě, můžete po udělení souhlasu dostat systémové oznámení prohlížeče.
Jaký je rozdíl mezi ranním briefingem a denním přehledem úkolů?
Ranní briefing se zobrazí v Centru oznámení při první návštěvě po 6:00 a ukáže termíny a události daného dne. Denní přehled úkolů zapnete v Nastavení → Profil; ve zvolenou dobu zobrazí vaše úkoly na dnešek a po termínu.
Jak hlídat termíny úkolů v týmu bez AI?
Barvy termínů, dlaždice-filtry, Kalendář a připomenutí v Centru oznámení hodinu před termínem fungují bez AI. AI asistenta potřebujete až tehdy, když chcete nastavit osobní připomenutí navázané na termín úkolu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
