Mercoledì alle 16:00 un cliente chiama Ola per chiedere un’offerta per Nord. Ola gestisce 8 attività in tre Spazi di lavoro, ma aveva tenuto a mente solo la scadenza dell’offerta - martedì. Ora inserisce la data nell’attività, così la prossima volta potrà contare su colori, filtri e promemoria.
Come tenere sotto controllo le scadenze delle attività nel team? Prima inserisci una data
Per prima cosa, inserisci la scadenza nel campo dell’attività. Poi puoi organizzare la revisione del lavoro in base a quattro livelli di Task Manager: il colore della scadenza, i riquadri-filtro, il promemoria dell’Assistente AI associato alla scadenza e il briefing mattutino. Una data menzionata in una conversazione non sostituisce il campo della scadenza, anche se tutti l’hanno sentita.
Nell’attività inserisci l’argomento, la descrizione, le persone assegnate e la scadenza - con o senza orario. Lunedì Marek concorda con Ola le bozze grafiche per giovedì. Se scrivono «giovedì» solo in un messaggio, dovranno ricordarsi dove cercarlo; se lo impostano come scadenza dell’attività, comparirà sulla scheda e nelle viste delle attività.
Assegna anche la persona che svolgerà l’attività. Un avviso non può decidere per il team chi è responsabile dell’offerta; se da voi spesso manca una persona responsabile, inizia dalle regole per distribuire le attività nel team.
E se il cliente sposta la consegna delle bozze grafiche a lunedì prossimo? Marek cambia la scadenza e nella discussione resta un messaggio di sistema con il valore precedente. Ola vede la modifica senza dover ricostruire gli accordi a memoria. Nella discussione rimane traccia della scadenza inserita in precedenza.
Il colore indica quale attività richiede attenzione
Il colore della scadenza ti permette di capire la situazione di un’attività senza aprire la relativa discussione. La stessa regola vale nell’elenco, nella Bacheca e nel Calendario, quindi cambiare vista non cambia il significato dei colori.
| Colore | Significato |
|---|---|
| Rosso | L’attività è in ritardo |
| Blu | La scadenza è oggi |
| Verde | L’attività è nei tempi |
| Grigio | L’attività non ha una scadenza o è chiusa |
Accanto alla scheda vedrai anche un cerchio con il numero di giorni che mancano alla scadenza. Martedì, quindi, Ola può distinguere l’offerta da consegnare oggi dalle bozze grafiche previste per lunedì. Non deve aprire entrambe le attività per decidere da dove iniziare.
Il grigio richiede un momento di attenzione: non indica solo l’assenza di una data, perché compare anche per le attività chiuse. Se l’attività è ancora da svolgere e non ha una scadenza, aggiungila. Senza una data non puoi associarle un promemoria che segua la scadenza.
I riquadri Oggi e In ritardo velocizzano la revisione mattutina
I riquadri sopra l’elenco delle attività mostrano dei numeri e filtrano l’elenco. Clicca su In ritardo per vedere le attività arretrate oppure su Oggi per separare le attività della giornata dal resto del lavoro.
Ola può iniziare mercoledì dal riquadro In ritardo e tornare a Oggi prima di uscire. Per l’offerta per Nord vedrà subito l’attività arretrata, invece di scoprirlo solo durante la telefonata del cliente. Chiama il cliente e concorda una nuova data per la consegna dell’offerta.
Sopra l’elenco ci sono anche i riquadri Con scadenza e Chat. Se dopo averne selezionato uno vedi ancora troppe voci, restringi i risultati con un filtro per stato, priorità o scadenza, oppure ordina per scadenza. Questi filtri e l’ordinamento sono condivisi da elenco, Bacheca e Calendario.
Il Calendario di Task Manager offre un’altra prospettiva: mostra in un’unica vista le attività, gli eventi, i promemoria e le assenze del team. Puoi scegliere un intervallo di 1, 2, 3, 5 o 7 giorni oppure il pannello Lista. Se Marek sposta le bozze grafiche trascinandole, ne cambia la scadenza; Esc interrompe l’azione senza salvare, mentre Ctrl+Z annulla la modifica. La barra delle assenze in alto lo aiuta a verificare che la nuova data non cada durante le ferie della persona con cui lavora.
Il Centro notifiche ti ricorda le scadenze anche se non apri l’elenco
Quando utilizzi l’applicazione, il Centro notifiche può ricordarti un’attività anche se non apri la lista. Se l’applicazione è completamente chiusa, il canale di promemoria può essere l’e-mail; l’invio in background richiede un CRON.
Il Centro notifiche mostra una scheda un’ora prima della scadenza di un’attività e 15 minuti prima di un evento in calendario. Al primo accesso all’applicazione dopo le 6:00, può mostrare anche un briefing mattutino, ovvero una scheda con il programma della giornata.
L’Isola del Centro notifiche, sul bordo dell’applicazione, raccoglie tra le altre cose notifiche relative ad attività, conversazioni, menzioni ed eventi. Se, dopo un martedì in ritardo, Ola sposta la scadenza dell’offerta per Nord al mercoledì successivo alle 15:00, la scheda glielo ricorderà un’ora prima; facendo clic si aprirà l’attività. Per gli eventi vedrai anche un conto alla rovescia e, quando iniziano, una scheda «Ora: ...».
L’assenza di un orario non significa che non ci sia un promemoria. Un’attività con la sola data genera una scheda alle 16:00, con la dicitura «oggi · senza orario». È una regola distinta dai promemoria dell’Assistente AI, che nei suoi calcoli considera le 9:00 per una scadenza senza orario.
Il briefing mattutino non è una sveglia impostata a un orario fisso. Compare una volta al giorno al primo accesso dopo le 6:00, indica il numero di scadenze ed eventi e dispone gli elementi in base all’orario. Fai clic sulla riga di un’attività per aprirne la discussione oppure sulla riga di un evento per passare al calendario. Se la giornata è vuota, il briefing non viene mostrato.
Se in quel momento stai scrivendo un messaggio, le schede non compaiono sopra l’editor: l’isola conteggia le notifiche in silenzio. Puoi trovare i promemoria anche nell’elenco del suo pannello. Il funzionamento e le impostazioni delle categorie sono descritti nelle istruzioni del Centro notifiche.
L’Assistente AI può collegare un promemoria alla scadenza di un’attività
Il promemoria collegato alla scadenza si sposta insieme alla scadenza dell’attività. Per impostarlo, chiedilo all’Assistente AI con una frase normale, poi conferma la data e l’ora proposte con il pulsante «Sì, esegui». Senza fare clic, il promemoria non verrà creato.
Giovedì Ola apre l’attività Offerta per il cliente Nord, attiva la modalità privata per le domande con il pulsante «Assistente AI» e scrive: «ricordami questa attività un giorno prima della scadenza». Può anche chiedere un promemoria «2 ore prima della scadenza», «la mattina del giorno della scadenza» oppure «alla scadenza». Solo lei può vedere la domanda e la risposta nella discussione.
Se il cliente posticipa la consegna dell’offerta, Ola modificherà la scadenza dell’attività e il promemoria collegato la seguirà. Dopo la modifica, il nuovo momento «prima della scadenza» potrebbe essere già passato, anche se la scadenza stessa non è ancora trascorsa. In tal caso il promemoria si attiverà alla prima occasione utile. Se la scadenza è passata o è stata eliminata, il promemoria viene annullato.
Questa soluzione richiede una scadenza già impostata. Se non c’è, l’Assistente AI te lo dirà e proporrà un normale promemoria per una data e un’ora specifiche, per esempio «ricordami domani alle 9 la fattura». Puoi controllare l’elenco dei promemoria salvati con il comando «mostra i miei promemoria»; il limite è di 50 promemoria attivi. Trovi altri esempi nella pagina dei promemoria dell’Assistente AI.
L’amministratore deve prima configurare un fornitore, la propria chiave API e un modello, e tu devi avere l’autorizzazione a usare l’AI nel contesto in questione. Senza tutto questo, attività, colori, riquadri, Calendario e Centro notifiche continuano a funzionare. L’Assistente AI aggiunge un livello personale, non è un requisito per usare le altre funzionalità.
Il briefing mattutino e il riepilogo quotidiano delle attività sono due cose diverse
Il briefing mattutino mostra il programma della giornata al primo accesso dopo le 6:00. Il riepilogo quotidiano delle attività si attiva separatamente in Impostazioni → Profilo; arriva una volta al giorno all’ora scelta e riguarda solo le attività assegnate a te.
| Briefing mattutino | Riepilogo quotidiano delle attività | |
|---|---|---|
| Quando | Al primo accesso dopo le 6:00, se la giornata non è vuota | All’ora scelta, 8:00 per impostazione predefinita |
| Cosa mostra | Scadenze ed eventi della giornata, in ordine di orario | Il numero e i titoli delle attività in scadenza oggi e già scadute |
| Ambito | Il programma della giornata nel Centro notifiche | Le tue attività assegnate, non completate e non archiviate |
Se Ola apre l’applicazione solo alle 10:30, vedrà il briefing in quel momento, non alle 6:00 né alle 8:00. Può invece impostare il riepilogo a un orario adatto al suo lavoro. Se l’applicazione è chiusa, il riepilogo può arrivare via e-mail, ma l’invio in background richiede un CRON. Il briefing, invece, è una scheda del Centro notifiche che compare al primo accesso all’applicazione dopo le 6:00.
Se l’applicazione è chiusa, una notifica del browser da sola non basta
Quando Task Manager è aperto in un’altra scheda, il promemoria può comparire come notifica di sistema dopo che hai dato il consenso al browser. Se l’applicazione è completamente chiusa, il canale per il promemoria è l’e-mail e il suo invio in background richiede un CRON sul server.
Puoi attivare le notifiche del browser in Impostazioni → Profilo → Notifiche del browser. Il pulsante «Invia test» ti permette di verificarle sul dispositivo in uso. Senza consenso, il promemoria resta nell’elenco del Centro notifiche fino al tuo ritorno nell’applicazione.
Per impostazione predefinita, l’e-mail non viene aggiunta agli eventi creati dall’Assistente AI. Se ti serve, chiedi esplicitamente «e invia anche un’e-mail»; per gli eventi creati nel calendario, usa l’opzione «Invia una notifica anche via e-mail». L’amministratore configura l’invio di sistema SMTP, ovvero la connessione a un server di posta, e il CRON. Senza CRON, le e-mail vengono inviate quando qualcuno usa l’applicazione e il programma ti avvisa di questo quando imposti un promemoria.
Non confondere neanche l’e-mail relativa a una scadenza con quella che segnala un nuovo messaggio nella discussione. Quest’ultima viene inviata 5 minuti dopo l’ultimo messaggio aggiunto; se apri la discussione prima, non verrà inviata. Le impostazioni dei canali di notifica ti permettono di scegliere separatamente le notifiche nell’applicazione, via e-mail e nel browser per i tipi di evento indicati.
Inizia con un’unica revisione, non con tutti gli avvisi in una volta
Per prima cosa, aggiungi le scadenze alle attività aperte, poi concorda con il team un momento fisso per controllare i riquadri Scadute e Per oggi. Solo dopo attiva i riepiloghi personali e i promemoria per le attività per cui perderne la scadenza richiede davvero un avviso aggiuntivo.
Lunedì Ola e cinque persone del team possono controllare le attività senza data, senza confonderle con le schede grigie chiuse. Ognuno controlla le proprie impostazioni di notifica e l’amministratore configura il CRON se il team vuole ricevere e-mail quando l’applicazione è chiusa. Ola collega tramite l’Assistente AI un promemoria all’offerta per Nord; per le attività normali le bastano il colore, il filtro e il Centro notifiche.
Domani mattina apri la lista, controlla le attività grigie ancora aperte e inserisci le scadenze dove mancano. Poi fai clic su Scadute e verifica cosa richiede una decisione prima di mezzogiorno. Puoi vedere la disposizione di colori e riquadri nella Demo.
Domande frequenti
Come impostare un promemoria per la scadenza di un’attività in Task Manager?
Nella discussione dell’attività, attiva la modalità privata per le domande con il pulsante «Assistente AI», chiedi per esempio «ricordami questa attività il giorno prima della scadenza» e, dopo aver controllato la data, clicca su «Sì, esegui». L’amministratore deve aver configurato l’AI e tu devi avere l’autorizzazione per usarla.
Il promemoria si sposta se cambio la scadenza dell’attività?
Sì, il promemoria associato alla scadenza si sposta insieme a essa. Se la scadenza passa o viene eliminata, il promemoria viene annullato.
Riceverò una notifica della scadenza se non ho l’app aperta?
Con l’app chiusa, il promemoria può arrivare via e-mail se ne è stato attivato l’invio e l’amministratore ha configurato SMTP. L’invio in background richiede CRON: senza, l’e-mail viene inviata solo quando qualcuno usa l’app. Se l’app è aperta in un’altra scheda, dopo aver dato il consenso puoi ricevere una notifica di sistema del browser.
Che differenza c’è tra il briefing mattutino e il riepilogo giornaliero delle attività?
Il briefing mattutino compare nel Centro notifiche al primo accesso dopo le 6:00 e mostra le scadenze e gli eventi della giornata. Puoi attivare il riepilogo giornaliero delle attività in Impostazioni → Profilo; all’ora scelta ti mostra le attività in scadenza oggi e quelle in ritardo.
Come tenere sotto controllo le scadenze delle attività del team senza AI?
I colori delle scadenze, i riquadri-filtro, il Calendario e il promemoria del Centro notifiche un’ora prima della scadenza funzionano senza AI. L’Assistente AI serve solo se vuoi impostare un promemoria personale associato alla scadenza di un’attività.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
