Na quarta-feira, às 16:00, um cliente liga à Ola para perguntar pela proposta para a Nord. A Ola tem 8 tarefas em três Workspaces, mas guardou apenas na memória o prazo desta proposta - terça-feira. Agora, insere a data na tarefa para que, da próxima vez, as cores, os filtros e os lembretes possam ajudá-la.
Como acompanhar os prazos das tarefas da equipa? Comece por inserir a data
Comece por inserir o prazo no campo da tarefa. Depois, pode organizar a revisão do trabalho em torno de quatro camadas do Task Manager: a cor do prazo, os cartões de filtro, o lembrete do Assistente de IA associado ao prazo e o briefing matinal. Uma data mencionada numa conversa não substitui o campo do prazo, mesmo que toda a gente a tenha ouvido.
Na tarefa, insere o assunto, a descrição, as pessoas responsáveis e o prazo - com ou sem hora. Na segunda-feira, o Marek combina com a Ola a entrega dos mockups para quinta-feira. Se escreverem quinta-feira apenas numa mensagem, terão de se lembrar de onde procurar essa informação; se definirem a data como prazo da tarefa, esta aparecerá no cartão e nas vistas de tarefas.
Aproveite também para atribuir a tarefa a quem a vai executar. Um alerta não decide pela equipa quem é responsável pela proposta; se muitas vezes não houver uma pessoa responsável, comece por definir uma regra para distribuir tarefas na equipa.
E se o cliente adiar a aprovação dos mockups para a segunda-feira seguinte? O Marek altera o prazo e fica uma mensagem do sistema na conversa com o valor anterior. A Ola vê a alteração sem ter de reconstruir os acordos de memória. A conversa mantém o registo do prazo que tinha sido definido anteriormente.
A cor indica quais as tarefas que precisam de atenção
A cor do prazo permite identificar a situação de uma tarefa sem abrir a respetiva conversa. A mesma regra aplica-se à lista, ao Quadro e ao Calendário, por isso, mudar de vista não altera o significado das cores.
| Cor | Significado |
|---|---|
| Vermelho | A tarefa está atrasada |
| Azul | O prazo é hoje |
| Verde | A tarefa está dentro do prazo |
| Cinzento | A tarefa não tem prazo ou está concluída |
Junto ao cartão, também verá um círculo com o número de dias que faltam para o prazo. Assim, na terça-feira, a Ola consegue distinguir a proposta que tem de entregar hoje dos mockups planeados para segunda-feira. Não precisa de abrir as duas tarefas para decidir o que fazer primeiro.
A cor cinzenta requer alguma atenção: não indica apenas que não existe uma data, pois também aparece nas tarefas concluídas. Se a tarefa ainda estiver por fazer e não tiver prazo, adicione-o. Sem uma data, não poderá associar-lhe um lembrete que acompanhe o prazo.
Os cartões Hoje e Atrasadas tornam a revisão matinal mais rápida
Os cartões acima da lista de tarefas mostram números e também filtram a lista. Clique em Atrasadas para ver o que está pendente ou em Hoje para separar as tarefas do dia do restante trabalho.
A Ola pode começar a quarta-feira pelo cartão Atrasadas e, antes de sair, consultar Hoje. Na proposta para a Nord, verá o atraso em vez de só o descobrir durante uma chamada do cliente. Liga ao cliente e combina uma nova data para entregar a proposta.
Acima da lista, também há os cartões Com prazo e Chat. Se, depois de clicar, continuar a ver demasiados itens, restrinja a lista com um filtro de estado, prioridade ou prazo, ou ordene-a por prazo. Estes filtros e a ordenação são comuns à lista, ao Quadro e ao Calendário.
O Calendário do Task Manager oferece outra perspetiva: mostra tarefas, eventos, lembretes e ausências da equipa numa única vista. Pode escolher um intervalo de 1, 2, 3, 5 ou 7 dias ou o painel Lista. Se o Marek arrastar os mockups para os mover, altera o prazo; Esc interrompe a ação sem guardar e Ctrl+Z permite anular a alteração. A faixa de ausências na parte superior ajuda-o a verificar se a nova data coincide com as férias da pessoa com quem está a trabalhar.
O Centro de notificações envia lembretes, mesmo sem abrir a lista
Ao utilizar a aplicação, o Centro de notificações pode lembrar-lhe uma tarefa, mesmo que não abra a lista. Se a aplicação estiver totalmente fechada, o e-mail pode servir como canal de lembrete; o envio em segundo plano requer um CRON.
O Centro de notificações apresenta um cartão uma hora antes do prazo de uma tarefa e 15 minutos antes de um evento do calendário. Na primeira vez que entrar na aplicação depois das 6:00, também pode apresentar um briefing matinal, ou seja, um cartão com o plano do dia.
A ilha do Centro de notificações, junto à margem da aplicação, reúne, entre outras coisas, notificações de tarefas, conversas, menções e eventos. Se, depois de uma terça-feira atribulada, a Ola adiar o prazo da proposta para a Nord para a quarta-feira seguinte às 15:00, o cartão irá lembrá-la uma hora antes; ao clicar, abre a tarefa. Num evento, verá também uma contagem decrescente e, quando começar, um cartão «Agora: ...».
A falta de uma hora não significa que não haja lembrete. Uma tarefa com apenas uma data gera um cartão às 16:00, com a indicação «hoje · sem hora». Esta é uma regra diferente dos lembretes do Assistente de IA, que considera as 9:00 nos seus cálculos quando o prazo não tem hora definida.
O briefing matinal não é um alarme definido para uma hora fixa. Aparece uma vez por dia na primeira entrada após as 6:00, indica o número de prazos e eventos e organiza os itens por hora. Clique numa linha de tarefa para abrir a respetiva conversa ou numa linha de evento para aceder ao calendário. Se o dia estiver vazio, o briefing não aparece.
Se estiver a escrever uma mensagem, os cartões não aparecem sobre o editor - a ilha contabiliza as notificações em silêncio. Também pode encontrar os lembretes na lista do respetivo painel. O funcionamento e as definições das categorias são descritos nas instruções do Centro de notificações.
O Assistente de IA pode associar um lembrete ao prazo de uma tarefa
O lembrete associado ao prazo acompanha as alterações ao prazo da tarefa. Para o definir, peça-o ao Assistente de IA numa frase normal e, em seguida, confirme a data e a hora propostas com o botão «Sim, executar». Sem clicar nesse botão, o lembrete não será criado.
Na quinta-feira, a Ola abre a tarefa Proposta para o cliente Nord, ativa o modo privado de perguntas com o botão «Assistente de IA» e escreve: «lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo». Também pode pedir um lembrete «2 horas antes do prazo», «de manhã no dia do prazo» ou «no prazo». Só ela consegue ver a pergunta e a resposta na conversa.
Se o cliente adiar a receção da proposta, a Ola altera o prazo da tarefa e o lembrete associado acompanha-o. Após a alteração, o novo momento «antes do prazo» pode já ter passado, embora o próprio prazo ainda não tenha terminado. Nesse caso, o lembrete será apresentado na próxima ocasião disponível. Se o prazo tiver passado ou tiver sido eliminado, o lembrete é cancelado.
Esta solução requer que já exista um prazo. Se não existir, o Assistente de IA informá-la-á e proporá um lembrete normal para uma data e hora específicas, por exemplo, «lembra-me amanhã às 9 da fatura». Pode consultar a lista de lembretes guardados com o comando «mostra os meus lembretes»; o limite é de 50 lembretes ativos. Encontre mais exemplos na página de lembretes do Assistente de IA.
O administrador tem de configurar previamente o fornecedor, a própria chave API e o modelo, e você tem de ter permissão para utilizar a IA no contexto em questão. Sem isso, as tarefas, as cores, os cartões, o Calendário e o Centro de notificações continuam a funcionar. O Assistente de IA acrescenta uma camada pessoal, mas não é necessário para utilizar os restantes recursos.
O briefing matinal e o resumo diário de tarefas são duas coisas diferentes
O briefing matinal mostra o plano do dia na primeira entrada após as 6:00. O resumo diário de tarefas é ativado separadamente em Definições → Perfil; chega uma vez por dia à hora escolhida e diz respeito apenas às tarefas que lhe estão atribuídas.
| Briefing matinal | Resumo diário de tarefas | |
|---|---|---|
| Quando | Na primeira entrada após as 6:00, se o dia não estiver vazio | À hora escolhida, por predefinição às 8:00 |
| O que mostra | Prazos e eventos do dia, por ordem de hora | O número e os títulos das tarefas para hoje e em atraso |
| Âmbito | Plano do dia no Centro de notificações | As suas tarefas atribuídas, não concluídas e não arquivadas |
Se a Ola só abrir a aplicação às 10:30, verá o briefing nessa altura - não às 6:00 nem às 8:00. Já o resumo pode ser definido para uma hora que se ajuste ao seu trabalho. Se a aplicação estiver fechada, o resumo pode chegar por e-mail, mas o envio em segundo plano requer um CRON. O briefing, por sua vez, é um cartão do Centro de notificações que aparece na primeira entrada na aplicação após as 6:00.
Com a aplicação fechada, o sinal no navegador, por si só, não é suficiente
Quando o Task Manager está aberto noutro separador, o lembrete pode aparecer como notificação do sistema, desde que tenha dado autorização ao navegador. Se a aplicação estiver totalmente fechada, o e-mail é o canal usado para o lembrete e o envio em segundo plano requer um CRON no servidor.
Pode autorizar as notificações do navegador em Definições → Perfil → Notificações do navegador. O botão «Enviar teste» permite verificá-las nesse dispositivo. Sem autorização, o lembrete fica na lista do Centro de notificações até voltar à aplicação.
O e-mail não é incluído por predefinição num evento criado pelo Assistente de IA. Se precisar dele, peça explicitamente «e envia também por e-mail»; num evento criado no calendário, utilize a opção «Enviar notificação também por e-mail». O administrador configura o envio SMTP do sistema, ou seja, a ligação ao servidor de e-mail, e o CRON. Sem CRON, os e-mails são enviados quando alguém utiliza a aplicação, e o programa avisa-o disso ao definir um lembrete.
Não confunda também o e-mail sobre um prazo com o e-mail sobre uma nova mensagem numa conversa. Este último é enviado 5 minutos após a última mensagem; se abrir a conversa antes disso, não será enviado. As Definições dos canais de notificação permitem escolher separadamente as notificações na aplicação, por e-mail e no navegador para os tipos de eventos indicados.
Comece por uma revisão, não por todos os alarmes ao mesmo tempo
Comece por preencher os prazos das tarefas abertas e, em seguida, defina com a equipa um momento fixo para verificar os cartões Em atraso e Para hoje. Só depois ative resumos pessoais e lembretes para os assuntos que realmente precisem de um alerta adicional para não serem esquecidos.
Na segunda-feira, a Ola e cinco pessoas da equipa podem rever as tarefas sem datas, sem as confundir com os cartões cinzentos fechados. Cada pessoa verifica as próprias definições de notificações, e o administrador configura o CRON se a equipa quiser receber e-mails com a aplicação fechada. A Ola associa um lembrete à proposta para a Nord através do Assistente de IA; para as tarefas normais, bastam-lhe a cor, o filtro e o Centro de notificações.
Amanhã de manhã, abra a lista, verifique as tarefas cinzentas que continuam abertas e indique os prazos em falta. Depois, clique em Em atraso e veja o que requer uma decisão antes do meio-dia. Pode consultar a disposição das cores e dos cartões na Demo.
Perguntas mais frequentes
Como configurar um lembrete para o prazo de uma tarefa no Task Manager?
Na conversa da tarefa, ative o modo de pergunta privada através do botão «Assistente de IA», peça, por exemplo, «lembra-me desta tarefa um dia antes do prazo» e clique em «Sim, executar» depois de verificar a data. O administrador tem de configurar a IA previamente e precisa de ter autorização para a utilizar.
O lembrete é atualizado quando altero o prazo da tarefa?
Sim, o lembrete associado ao prazo é atualizado juntamente com ele. Se o prazo passar ou for removido, o lembrete é cancelado.
Recebo uma notificação sobre o prazo se não tiver a aplicação aberta?
Com a aplicação fechada, o lembrete pode ser enviado por e-mail, se o envio estiver ativado e o administrador tiver configurado o SMTP. O envio em segundo plano requer um CRON - sem ele, o e-mail só é enviado quando alguém está a utilizar a aplicação. Se a aplicação estiver aberta noutro separador, poderá receber uma notificação do sistema do navegador depois de dar autorização.
Qual é a diferença entre o briefing matinal e o resumo diário de tarefas?
O briefing matinal aparece no Centro de notificações quando acede pela primeira vez depois das 6:00 e mostra os prazos e os eventos do dia. O resumo diário de tarefas é ativado em Definições → Perfil; à hora escolhida, apresenta as suas tarefas para hoje e as atrasadas.
Como acompanhar os prazos das tarefas da equipa sem IA?
As cores dos prazos, os cartões de filtro, o Calendário e o lembrete do Centro de notificações uma hora antes do prazo funcionam sem IA. Só precisa do Assistente de IA se quiser configurar um lembrete pessoal associado ao prazo da tarefa.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
