På onsdagen klockan 16:00 ringer kunden till Ola och frågar om en offert till Nord. Ola har 8 uppgifter i tre Arbetsytor, men hon hade bara tisdagens deadline för offerten i huvudet. Nu anger hon datumet i uppgiften, så att färger, filter och påminnelser kan hjälpa henne nästa gång en deadline närmar sig.
Så håller du koll på teamets deadlines? Börja med att ange ett datum
Ange först deadlinen i uppgiftens fält. Sedan kan du basera arbetets översikt på fyra lager i Task Manager: deadlinefärgen, filterrutorna, en påminnelse från AI-assistenten som är kopplad till deadlinen och morgonbriefingen. Ett datum som nämns i en konversation ersätter inte deadlinefältet, även om alla har hört det.
I en uppgift anger du ämne, beskrivning, ansvariga personer och deadline - med eller utan klockslag. På måndagen kommer Marek och Ola överens om att ha skisserna klara till torsdag. Om de bara skriver torsdag i ett meddelande måste de komma ihåg var de ska leta efter det; om de anger det som uppgiftens deadline visas det på kortet och i uppgiftsvyerna.
Tilldela också uppgiften till den som ska utföra den. Ett larm avgör inte vem i teamet som ansvarar för offerten; om det ofta saknas en ansvarig hos er kan ni börja med principerna för att fördela uppgifter i teamet.
Och vad händer när kunden flyttar granskningen av skisserna till nästa måndag? Marek ändrar deadlinen, och en systemavisering med det tidigare värdet blir kvar i tråden. Ola ser ändringen utan att behöva försöka minnas vad de kom överens om. I tråden finns en historik över vilken deadline som angavs tidigare.
Färgen visar vilken uppgift som behöver uppmärksamhet
Deadlinefärgen gör det möjligt att se hur det ligger till med en uppgift utan att öppna dess tråd. Samma princip gäller i listan, på Tavlan och i Kalender, så betydelsen av markeringarna ändras inte när du byter vy.
| Färg | Vad den betyder |
|---|---|
| Röd | Uppgiften är försenad |
| Blå | Deadlinen infaller i dag |
| Grön | Uppgiften är inom deadline |
| Grå | Uppgiften saknar deadline eller är avslutad |
Vid kortet ser du också en cirkel med antalet dagar kvar till deadlinen. På tisdagen kan Ola alltså skilja mellan offerten som ska lämnas in i dag och skisserna som ska vara klara på måndag. Hon behöver inte öppna båda uppgifterna för att fatta ett första beslut.
Den grå färgen kräver lite uppmärksamhet: den betyder inte bara att datum saknas, utan visas även för avslutade uppgifter. Om uppgiften fortfarande väntar på att bli utförd och saknar deadline ska du lägga till en. Utan ett datum kan du inte koppla en påminnelse till uppgiften som följer deadlinen.
Rutorna I dag och Försenade gör morgonöversikten snabbare
Rutorna ovanför uppgiftslistan visar antal och filtrerar samtidigt listan. Klicka på Försenade för att se det som halkat efter, eller på I dag för att skilja dagens ärenden från resten av arbetet.
Ola kan börja onsdagen med rutan Försenade och gå tillbaka till I dag innan hon går hem. För offerten till Nord ser hon att den är försenad i stället för att upptäcka det först när kunden ringer. Hon ringer kunden och kommer överens om ett nytt datum för offerten.
Ovanför listan finns också rutorna Deadlines och Chatt. Om du fortfarande ser för många poster efter att ha klickat kan du begränsa urvalet med ett filter för status, prioritet eller deadline, eller sortera efter deadline. Filtren och sorteringen är gemensamma för listan, Tavlan och Kalender.
Task Managers Kalender ger ett annat perspektiv: den visar teamets uppgifter, händelser, påminnelser och frånvaro i en och samma vy. Du kan välja 1, 2, 3, 5 eller 7 dagar, eller panelen Lista. Om Marek flyttar skisserna genom att dra dem ändras deadlinen; Esc avbryter dragningen utan att spara, och Ctrl+Z ångrar ändringen. Frånvarofältet högst upp hjälper honom att kontrollera att det nya datumet inte infaller under ledigheten för personen han arbetar med.
Aviseringscenter påminner även när du inte öppnar listan
När du använder appen kan Aviseringscenter påminna dig om en uppgift även om du inte öppnar listan. När appen är helt stängd kan påminnelsen skickas via e-post; utskick i bakgrunden kräver ett CRON-jobb.
Aviseringscenter visar ett kort en timme före uppgiftens förfallodatum och 15 minuter före en kalenderhändelse. När du öppnar appen för första gången efter 6:00 kan det också visa en morgonöversikt, alltså ett kort med dagens plan.
Ön Aviseringscenter vid appens kant samlar bland annat aviseringar om uppgifter, konversationer, omnämnanden och händelser. Om Ola efter en stressig tisdag flyttar förfallodatumet för offerten till Nord till nästa onsdag kl. 15:00 påminner kortet henne en timme i förväg; när hon klickar öppnas uppgiften. Vid en händelse visas dessutom en nedräkning, och när den börjar visas kortet ”Nu: ...”.
Att en uppgift saknar klockslag betyder inte att den saknar påminnelse. En uppgift med endast ett datum utlöser ett kort kl. 16:00 med texten ”i dag · utan klockslag”. Det är en separat regel från AI-assistentens påminnelser, där en uppgift utan klockslag räknas som kl. 9:00.
Morgonöversikten är inget alarm som är inställt på en fast tid. Den visas en gång om dagen när du öppnar appen för första gången efter 6:00, anger antalet förfallodatum och händelser och ordnar posterna efter klockslag. Klicka på en uppgiftsrad för att öppna dess tråd eller på en händelserad för att gå till kalendern. Om dagen är tom visas ingen översikt.
Om du håller på att skriva ett meddelande visas korten inte ovanför redigeraren - ön samlar aviseringarna i tysthet. Du hittar också påminnelserna i listan i dess panel. Läs mer om hur det fungerar och om kategoriernas inställningar i instruktionen för Aviseringscenter.
AI-assistenten kan koppla en påminnelse till en uppgifts förfallodatum
En påminnelse som är kopplad till ett förfallodatum flyttas tillsammans med uppgiftens förfallodatum. Be AI-assistenten att ställa in den med en vanlig mening och bekräfta sedan det föreslagna datumet och klockslaget med knappen ”Ja, utför”. Påminnelsen skapas inte förrän du klickar.
På torsdagen öppnar Ola uppgiften Offert till kunden Nord, aktiverar privat frågeläge med knappen ”AI-assistent” och skriver: ”påminn mig om den här uppgiften dagen före förfallodatumet”. Hon kan också be om en påminnelse ”2 timmar före förfallodatumet”, ”på morgonen på förfallodagen” eller ”vid förfallodatumet”. Det är bara hon som kan se frågan och svaret i tråden.
Om kunden flyttar fram leveransen av offerten ändrar Ola uppgiftens förfallodatum, och den kopplade påminnelsen följer med. Efter ändringen kan den nya tidpunkten ”före förfallodatumet” redan ha passerat, även om själva förfallodatumet inte har gjort det. Då visas påminnelsen vid nästa möjliga tillfälle. Om förfallodatumet har passerat eller tagits bort avbryts påminnelsen.
Den här lösningen kräver ett befintligt förfallodatum. Om det saknas berättar AI-assistenten det och föreslår en vanlig påminnelse med ett specifikt datum och klockslag, till exempel ”påminn mig om fakturan i morgon kl. 9”. Visa dina sparade påminnelser med kommandot ”visa mina påminnelser”; gränsen är 50 aktiva påminnelser. Fler exempel finns på sidan om AI-assistentens påminnelser.
Administratören måste först konfigurera en leverantör, en egen API-nyckel och en modell, och du måste ha behörighet att använda AI i det aktuella sammanhanget. Utan detta fungerar uppgifter, färger, paneler, Kalender och Aviseringscenter fortfarande. AI-assistenten ger dig ett personligt lager, men är inget krav för att använda de andra funktionerna.
Morgonöversikten och den dagliga uppgiftssammanfattningen är två olika saker
Morgonöversikten visar dagens plan när du öppnar appen för första gången efter 6:00. Du aktiverar den dagliga uppgiftssammanfattningen separat under Inställningar → Profil; den skickas en gång per dygn vid den tid du väljer och gäller bara uppgifter som tilldelats dig.
| Morgonöversikt | Daglig uppgiftssammanfattning | |
|---|---|---|
| När | När du öppnar appen för första gången efter 6:00, om dagen inte är tom | Vid den tid du väljer, som standard 8:00 |
| Vad den visar | Dagens förfallodatum och händelser, ordnade efter klockslag | Antalet uppgifter för i dag och förfallna uppgifter samt deras titlar |
| Omfattning | Dagens plan i Aviseringscenter | Dina ofärdiga, icke-arkiverade uppgifter som tilldelats dig |
Om Ola inte öppnar appen förrän kl. 10:30 ser hon översikten då - inte kl. 6:00 eller 8:00. Sammanfattningen kan hon däremot ställa in på en tid som passar hennes arbete. När appen är stängd kan sammanfattningen skickas via e-post, men utskick i bakgrunden kräver ett CRON-jobb. Översikten är däremot ett kort i Aviseringscenter som visas när du öppnar appen för första gången efter 6:00.
När appen är stängd räcker inte en avisering i webbläsaren
När Task Manager är öppet i en annan flik kan påminnelsen visas som en systemavisering om du har gett webbläsaren tillåtelse. När appen är helt stängd skickas påminnelsen via e-post, och utskick i bakgrunden kräver ett CRON-jobb på servern.
Du ställer in tillåtelse för webbläsaraviseringar under Inställningar → Profil → Webbläsaraviseringar. Med knappen ”Skicka test” kan du testa den på enheten. Utan tillåtelse väntar påminnelsen i listan i Aviseringscenter tills du öppnar appen igen.
E-post läggs inte till automatiskt för en händelse som skapats av AI-assistenten. Om du behöver det ber du uttryckligen om det: ”och skicka också via e-post”. När du skapar en händelse i kalendern använder du i stället alternativet ”Skicka även avisering via e-post”. Administratören konfigurerar systemets SMTP-utskick, det vill säga anslutningen till e-postservern, samt CRON. Utan CRON skickas e-post när någon använder appen, och programmet varnar om detta när du ställer in en påminnelse.
Blanda inte heller ihop e-post om ett förfallodatum med e-post om ett nytt meddelande i en tråd. Det senare skickas 5 minuter efter det senaste meddelandet; om du öppnar tråden innan dess skickas det inte. Med inställningarna för aviseringskanaler kan du separat välja aviseringar i appen, via e-post och i webbläsaren för olika typer av händelser.
Börja med en genomgång, inte med alla alarm på en gång
Fyll först i förfallodatum för öppna uppgifter och bestäm sedan en fast tid då teamet går igenom panelerna Förfallna och I dag. Aktivera personliga sammanfattningar och påminnelser först därefter, för sådant som verkligen behöver en extra signal för att inte missas.
På måndagen kan Ola och fem personer i teamet gå igenom uppgifter utan datum utan att förväxla dem med stängda, grå kort. Alla kontrollerar sina egna aviseringsinställningar, och administratören ställer in CRON om teamet vill få e-post när appen är stängd. Ola kopplar en påminnelse till offerten för Nord med AI-assistenten; för vanliga uppgifter räcker färg, filter och Aviseringscenter.
Öppna listan i morgon bitti, kontrollera de grå uppgifterna som fortfarande är öppna och ange förfallodatum där de saknas. Klicka sedan på Förfallna och se vad som behöver beslutas före lunchtid. Du kan se hur färger och paneler fungerar i Demo.
Vanliga frågor
Hur ställer jag in en påminnelse om en uppgifts deadline i Task Manager?
Aktivera det privata frågeläget i uppgiftens tråd med knappen ”AI-assistent”, be till exempel om ”påminn mig om den här uppgiften dagen före deadline” och klicka på ”Ja, utför” när du har kontrollerat datumet. En administratör måste först konfigurera AI, och du behöver behörighet att använda den.
Flyttas påminnelsen om jag ändrar uppgiftens deadline?
Ja, en påminnelse som är kopplad till deadlinen flyttas med den. Om deadlinen passerar eller tas bort avbryts påminnelsen.
Får jag en avisering om en deadline när appen inte är öppen?
När appen är stängd kan påminnelsen komma via e-post, om e-postutskick är aktiverade och administratören har konfigurerat SMTP. Utskick i bakgrunden kräver CRON - utan det skickas e-postmeddelandet först när någon använder appen. Om appen är öppen i en annan flik kan du få en systemavisering från webbläsaren, förutsatt att du har gett ditt samtycke.
Vad är skillnaden mellan morgonbriefingen och den dagliga uppgiftssammanfattningen?
Morgonbriefingen visas i Aviseringscenter när du loggar in första gången efter 6:00 och visar dagens deadlines och händelser. Du aktiverar den dagliga uppgiftssammanfattningen under Inställningar → Profil; vid en vald tid visar den dina uppgifter för i dag och försenade uppgifter.
Hur håller jag koll på teamets deadlines utan AI?
Deadlinefärger, filterrutor, Kalender och en påminnelse i Aviseringscenter en timme före deadlinen fungerar utan AI. AI-assistenten behövs först när du vill ställa in en personlig påminnelse som är kopplad till en uppgifts deadline.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
