Mercredi à 16:00, un client appelle Ola pour lui demander où en est l’offre pour Nord. Ola gère 8 tâches dans trois Espaces de travail, mais elle n’avait noté l’échéance de cette offre - mardi - que dans sa tête. Elle saisit maintenant une date dans la tâche pour que les couleurs, les filtres et les rappels puissent l’aider à respecter les prochaines échéances.
Comment suivre les échéances des tâches en équipe ? Commencez par saisir la date
Commencez par saisir l’échéance dans le champ de la tâche. Vous pourrez ensuite organiser le suivi du travail en vous appuyant sur quatre niveaux de Task Manager : la couleur de l’échéance, les tuiles de filtre, le rappel de l’Assistant IA associé à l’échéance et le briefing matinal. Une date mentionnée dans une conversation ne remplace pas le champ d’échéance, même si tout le monde l’a entendue.
Dans une tâche, vous saisissez le sujet, la description, les personnes assignées et l’échéance - avec ou sans heure. Le lundi, Marek et Ola se mettent d’accord pour terminer les maquettes le jeudi. S’ils indiquent jeudi uniquement dans un message, il faudra se rappeler où le retrouver ; s’ils définissent une échéance pour la tâche, elle apparaîtra sur la carte et dans les vues des tâches.
Profitez-en pour assigner la tâche à la personne qui la réalisera. Une alerte ne décidera pas à la place de l’équipe qui est responsable de l’offre ; si vous avez souvent du mal à désigner un responsable, commencez par définir une règle de répartition des tâches en équipe.
Et si le client repousse la validation des maquettes au lundi suivant ? Marek modifie l’échéance et un message système indiquant l’ancienne valeur reste dans le fil de discussion. Ola voit le changement sans avoir à reconstituer les accords de mémoire. Le fil de discussion conserve une trace de l’échéance saisie précédemment.
La couleur indique quelle tâche nécessite votre attention
La couleur de l’échéance permet de repérer la situation d’une tâche sans ouvrir son fil de discussion. La même règle s’applique à la liste, au Tableau et au Calendrier : changer de vue ne modifie pas la signification des couleurs.
| Couleur | Signification |
|---|---|
| Rouge | La tâche est en retard |
| Bleu | L’échéance est aujourd’hui |
| Vert | La tâche est dans les délais |
| Gris | La tâche n’a pas d’échéance ou est terminée |
Un cercle indiquant le nombre de jours avant l’échéance apparaît également à côté de la carte. Le mardi, Ola peut ainsi distinguer l’offre à rendre aujourd’hui des maquettes prévues pour le lundi. Elle n’a pas besoin d’ouvrir les deux tâches pour décider par laquelle commencer.
La couleur grise mérite un instant d’attention : elle ne signifie pas uniquement qu’il n’y a pas de date, car elle s’affiche aussi pour une tâche terminée. Si la tâche doit encore être réalisée et qu’elle n’a pas d’échéance, ajoutez-en une. Sans date, vous ne pouvez pas lui associer un rappel qui suivra l’échéance.
Les tuiles « Pour aujourd’hui » et « En retard » raccourcissent la revue matinale
Les tuiles situées au-dessus de la liste affichent des nombres et filtrent également la liste. Cliquez sur « En retard » pour voir les tâches en souffrance, ou sur « Pour aujourd’hui » pour séparer les tâches du jour du reste du travail.
Ola peut commencer son mercredi par la tuile « En retard », puis revenir à « Pour aujourd’hui » avant de partir. Pour l’offre destinée à Nord, elle verra la tâche en souffrance au lieu de ne la découvrir que lorsque le client l’appellera. Elle appelle le client et convient d’une nouvelle date de remise de l’offre.
La liste comporte aussi les tuiles « Avec échéance » et « Discussion ». Si vous voyez encore trop de tâches après avoir cliqué, affinez la sélection avec un filtre de statut, de priorité ou d’échéance, ou triez les tâches par échéance. Ces filtres et ce tri sont communs à la liste, au Tableau et au Calendrier.
Le Calendrier de Task Manager offre une autre perspective : il affiche les tâches, les événements, les rappels et les absences de l’équipe dans une seule vue. Vous pouvez choisir une plage de 1, 2, 3, 5 ou 7 jours, ou le panneau Liste. Si Marek décale les maquettes par glisser-déposer, leur échéance est modifiée ; Esc annule le geste sans enregistrer, et Ctrl+Z permet d’annuler la modification. La bande des absences en haut l’aide à vérifier que la nouvelle date ne tombe pas pendant les congés de la personne avec qui il travaille.
Le Centre de notifications vous rappelle les échéances, même si vous n’ouvrez pas la liste
Lorsque vous utilisez l’application, le Centre de notifications peut vous rappeler une tâche, même si vous n’ouvrez pas la liste. Si l’application est complètement fermée, le rappel peut être envoyé par e-mail ; l’envoi en arrière-plan nécessite un CRON.
Le Centre de notifications affiche une carte une heure avant l’échéance d’une tâche et 15 minutes avant un événement du calendrier. Lors de votre première connexion à l’application après 6:00, il peut également afficher un briefing matinal, c’est-à-dire une carte présentant le programme de la journée.
L’Îlot du Centre de notifications, situé au bord de l’application, rassemble notamment les notifications concernant les tâches, les conversations, les mentions et les événements. Après un mardi chargé, si Ola repousse l’échéance de l’offre pour Nord au mercredi suivant à 15:00, une carte lui rappellera une heure à l’avance ; un clic ouvrira la tâche. Pour un événement, vous verrez également un compte à rebours et, lorsqu’il commence, une carte « Maintenant : ... ».
L’absence d’heure ne signifie pas l’absence de rappel. Une tâche avec une date uniquement déclenche une carte à 16:00, intitulée « aujourd’hui · sans heure ». Il s’agit d’une règle distincte des rappels de l’Assistant IA, qui prend 9:00 comme heure de référence pour ses calculs lorsqu’une échéance n’a pas d’heure précisée.
Le briefing matinal n’est pas une alarme réglée à une heure fixe. Il apparaît une fois par jour lors de votre première connexion après 6:00, indique le nombre d’échéances et d’événements, puis les classe par heure. Cliquez sur une ligne de tâche pour ouvrir son fil de discussion, ou sur une ligne d’événement pour accéder au calendrier. Si la journée est vide, le briefing ne s’affiche pas.
Si vous êtes en train d’écrire un message, les cartes ne s’affichent pas au-dessus de l’éditeur - l’îlot comptabilise les notifications discrètement. Vous trouverez également les rappels dans la liste de son panneau. Le guide du Centre de notifications décrit son fonctionnement et les paramètres des catégories.
L’Assistant IA peut associer un rappel à l’échéance d’une tâche
Un rappel associé à une échéance est décalé en même temps que celle-ci. Pour le configurer, adressez une demande à l’Assistant IA en langage naturel, puis confirmez la date et l’heure proposées en cliquant sur « Oui, exécuter ». Sans ce clic, le rappel ne sera pas créé.
Jeudi, Ola ouvre la tâche Offre pour le client Nord, active le mode de question privé à l’aide du bouton « Assistant IA » et écrit : « rappelle-moi cette tâche la veille de l’échéance ». Elle peut aussi demander un rappel « 2 heures avant l’échéance », « le matin de l’échéance » ou « à l’échéance ». Elle seule voit la question et la réponse dans le fil de discussion.
Si le client reporte la réception de l’offre, Ola modifiera l’échéance de la tâche et le rappel associé suivra. Après cette modification, le nouveau moment « avant l’échéance » peut déjà être passé, même si l’échéance elle-même n’est pas encore passée. Dans ce cas, le rappel se déclenchera à la prochaine occasion. Si l’échéance est passée ou a été supprimée, le rappel est annulé.
Cette solution nécessite une échéance existante. S’il n’y en a pas, l’Assistant IA vous le signalera et proposera un rappel classique à une date et une heure précises, par exemple « rappelle-moi la facture demain à 9 h ». Pour consulter la liste des rappels enregistrés, dites « affiche mes rappels » ; la limite est de 50 rappels actifs. Vous trouverez d’autres exemples sur la page des rappels de l’Assistant IA.
L’administrateur doit d’abord configurer un fournisseur, sa propre clé API et un modèle, et vous devez disposer de l’autorisation d’utiliser l’IA dans le contexte concerné. Sans cela, les tâches, les couleurs, les tuiles, le Calendrier et le Centre de notifications continuent de fonctionner. L’Assistant IA ajoute une couche personnelle ; il n’est pas nécessaire pour utiliser les autres fonctionnalités.
Le briefing matinal et le récapitulatif quotidien des tâches sont deux choses différentes
Le briefing matinal présente le programme de la journée lors de votre première connexion après 6:00. Vous activez séparément le récapitulatif quotidien des tâches dans Paramètres → Profil ; il est envoyé une fois par jour à l’heure choisie et ne concerne que les tâches qui vous sont attribuées.
| Briefing matinal | Récapitulatif quotidien des tâches | |
|---|---|---|
| Quand | Lors de la première connexion après 6:00, si la journée n’est pas vide | À l’heure choisie, 8:00 par défaut |
| Ce qu’il affiche | Les échéances et événements de la journée, classés par heure | Le nombre et les titres des tâches prévues pour aujourd’hui ou en retard |
| Périmètre | Le programme de la journée dans le Centre de notifications | Vos tâches attribuées, non terminées et non archivées |
Si Ola n’ouvre l’application qu’à 10:30, c’est à ce moment-là qu’elle verra le briefing - pas à 6:00 ni à 8:00. Elle peut en revanche régler le récapitulatif à une heure qui convient à son travail. Si l’application est fermée, le récapitulatif peut être envoyé par e-mail, mais l’envoi en arrière-plan nécessite un CRON. Le briefing, lui, est une carte du Centre de notifications qui s’affiche lors de la première connexion à l’application après 6:00.
Lorsque l’application est fermée, les notifications du navigateur ne suffisent pas à elles seules
Lorsque Task Manager est ouvert dans un autre onglet, le rappel peut apparaître sous forme de notification système si vous avez autorisé les notifications du navigateur. Si l’application est complètement fermée, le rappel est envoyé par e-mail, ce qui nécessite un CRON sur le serveur pour l’envoi en arrière-plan.
Vous gérez l’autorisation des notifications du navigateur dans Paramètres → Profil → Notifications du navigateur. Le bouton « Envoyer un test » vous permet de la vérifier sur l’appareil concerné. Sans autorisation, le rappel reste dans la liste du Centre de notifications jusqu’à votre retour dans l’application.
Par défaut, l’e-mail n’est pas ajouté à un événement créé par l’Assistant IA. Si vous en avez besoin, demandez explicitement « et envoie-le aussi par e-mail » ; pour un événement créé dans le calendrier, utilisez l’option « Envoyer aussi une notification par e-mail ». L’administrateur configure le serveur SMTP pour l’envoi des e-mails système et met en place un CRON. Sans CRON, les e-mails sont envoyés lorsqu’une personne utilise l’application, et le programme vous en avertit lorsque vous configurez un rappel.
Ne confondez pas non plus l’e-mail concernant une échéance avec celui signalant un nouveau message dans un fil de discussion. Ce dernier est envoyé 5 minutes après le dernier message ajouté ; si vous ouvrez le fil avant, il ne sera pas envoyé. Les paramètres des canaux de notification vous permettent de choisir séparément les notifications dans l’application, par e-mail et dans le navigateur pour les types d’événements indiqués.
Commencez par une seule vérification, pas par toutes les alertes à la fois
Commencez par renseigner les échéances des tâches ouvertes, puis convenez avec l’équipe d’un moment régulier pour vérifier les tuiles En retard et Pour aujourd’hui. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez activer les récapitulatifs personnels et les rappels pour les éléments dont l’oubli nécessite réellement une alerte supplémentaire.
Lundi, Ola et cinq membres de son équipe peuvent passer en revue les tâches sans date, sans les confondre avec les cartes grises correspondant aux tâches clôturées. Chaque personne vérifie ses propres paramètres de notification, et l’administrateur configure un CRON si l’équipe souhaite recevoir des e-mails lorsque l’application est fermée. Ola associe un rappel à l’offre Nord à l’aide de l’Assistant IA ; pour les tâches courantes, une couleur, un filtre et le Centre de notifications lui suffisent.
Demain matin, ouvrez la liste, vérifiez les tâches grises qui sont toujours ouvertes et ajoutez une échéance là où il en manque. Cliquez ensuite sur En retard pour voir ce qui nécessite une décision avant midi. Vous pouvez découvrir la disposition des couleurs et des tuiles dans la Demo.
Questions fréquentes
Comment définir un rappel d’échéance pour une tâche dans Task Manager ?
Dans le fil de discussion de la tâche, activez le mode de question privé avec le bouton « Assistant IA », demandez par exemple « rappelle-moi cette tâche la veille de son échéance », puis cliquez sur « Oui, exécuter » après avoir vérifié la date. L’administrateur doit avoir configuré l’IA au préalable et vous devez disposer des droits nécessaires pour l’utiliser.
Le rappel sera-t-il décalé si je modifie l’échéance de la tâche ?
Oui, un rappel associé à une échéance est décalé en même temps qu’elle. Si l’échéance est dépassée ou supprimée, le rappel est annulé.
Recevrai-je une notification d’échéance si l’application n’est pas ouverte ?
Lorsque l’application est fermée, le rappel peut être envoyé par e-mail si l’envoi est activé et si l’administrateur a configuré SMTP. L’envoi en arrière-plan nécessite une tâche CRON : sans elle, l’e-mail ne sera envoyé que lorsque quelqu’un utilise l’application. Si l’application est ouverte dans un autre onglet, vous pouvez recevoir une notification système du navigateur après avoir donné votre accord.
Quelle est la différence entre le briefing matinal et le récapitulatif quotidien des tâches ?
Le briefing matinal s’affiche dans le Centre de notifications lors de votre première connexion après 6:00 et présente les échéances et les événements du jour. Vous activez le récapitulatif quotidien des tâches dans Paramètres → Profil ; à l’heure choisie, il récapitule vos tâches du jour et en retard.
Comment suivre les échéances des tâches en équipe sans IA ?
Les couleurs des échéances, les tuiles de filtre, le Calendrier et le rappel du Centre de notifications envoyé une heure avant l’échéance fonctionnent sans IA. L’Assistant IA n’est nécessaire que si vous souhaitez définir un rappel personnel associé à l’échéance d’une tâche.
Sources
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