Keskiviikkona klo 16:00 asiakas soittaa Olalle ja kysyy Nordille tehtävästä tarjouksesta. Olalla on 8 tehtävää kolmessa Työtilassa, mutta hän on painanut tarjouksen määräajan - tiistain - mieleensä. Nyt hän lisää päivämäärän tehtävään, jotta värit, suodattimet ja muistutukset voivat auttaa seuraavan määräajan kohdalla.
Näin pidät tiimin tehtävien määräajat hallinnassa. Aloita syöttämällä päivämäärä
Lisää ensin määräaika tehtävän kenttään. Sen jälkeen voit perustaa työn katsauksen Task Managerin neljään tasoon: määräajan väriin, suodatinruutuihin, määräaikaan liitettyyn AI-avustajan muistutukseen ja aamukatsaukseen. Keskustelussa mainittu päivämäärä ei korvaa määräaikakenttää, vaikka kaikki olisivat kuulleet sen.
Lisää tehtävään aihe, kuvaus, vastuuhenkilöt ja määräaika - kellonajan kanssa tai ilman. Maanantaina Marek sopii Olan kanssa, että luonnokset valmistuvat torstaina. Jos he kirjoittavat torstain vain viestiin, heidän on muistettava, mistä se löytyy; jos he asettavat sen tehtävän määräajaksi, se näkyy tehtäväkortissa ja tehtävänäkymissä.
Määritä samalla tehtävälle vastuuhenkilö. Hälytys ei päätä tiimin puolesta, kuka vastaa tarjouksesta; jos vastuuhenkilö jää teillä usein nimeämättä, aloita tiimin tehtävien jakamisen periaatteista.
Entä jos asiakas siirtää luonnosten katselmoinnin seuraavaan maanantaihin? Marek muuttaa määräaikaa, ja viestiketjuun jää järjestelmäviesti, jossa näkyy aiempi arvo. Ola näkee muutoksen ilman, että hänen tarvitsee palauttaa sovittua mieleensä. Viestiketjuun jää tieto aiemmin asetetusta määräajasta.
Väri kertoo, mikä tehtävä vaatii huomiota
Määräajan väristä näet tehtävän tilanteen avaamatta sen viestiketjua. Sama periaate pätee listassa, Taulussa ja Kalenterissa, joten näkymän vaihtaminen ei muuta värien merkitystä.
| Väri | Merkitys |
|---|---|
| Punainen | Tehtävän määräaika on mennyt |
| Sininen | Määräaika on tänään |
| Vihreä | Tehtävä on aikataulussa |
| Harmaa | Tehtävällä ei ole määräaikaa tai se on suljettu |
Kortissa näkyy myös ympyrä, jossa on määräaikaan jäljellä olevien päivien määrä. Tiistaina Ola voi siis erottaa tänään palautettavan tarjouksen maanantaiksi suunnitelluista luonnoksista. Hänen ei tarvitse avata kumpaakaan tehtävää tehdäkseen ensimmäisen päätöksen.
Harmaa väri vaatii hetken huomiota: se ei tarkoita vain päivämäärän puuttumista, sillä väri näkyy myös suljetuissa tehtävissä. Jos tehtävä on vielä tekemättä eikä sillä ole määräaikaa, lisää se. Ilman päivämäärää et voi liittää siihen määräaikaa seuraavaa muistutusta.
Tänään- ja Myöhässä-ruudut nopeuttavat aamukatsausta
Tehtävälistan yläpuolella olevat ruudut näyttävät lukumäärät ja suodattavat samalla listaa. Napsauta Myöhässä nähdäksesi rästit tai Tänään erottaaksesi tämän päivän asiat muista tehtävistä.
Ola voi aloittaa keskiviikon Myöhässä-ruudusta ja palata ennen päivän päättymistä Tänään-ruutuun. Nordin tarjouksen kohdalla hän näkee rästin sen sijaan, että saisi tietää siitä vasta asiakkaan soittaessa. Hän soittaa asiakkaalle ja sopii tarjoukselle uuden palautuspäivän.
Listan yläpuolella on myös Määräaikaiset- ja Keskustelu-ruudut. Jos näet napsautuksen jälkeen yhä liikaa tehtäviä, rajaa näkymää tilan, prioriteetin tai määräajan suodattimella tai lajittele määräajan mukaan. Nämä suodattimet ja lajittelu ovat yhteisiä listalle, Taululle ja Kalenterille.
Task Managerin Kalenteri tarjoaa toisenlaisen näkymän: se näyttää tehtävät, tapahtumat, muistutukset ja tiimin poissaolot yhdessä näkymässä. Voit valita 1, 2, 3, 5 tai 7 päivän aikavälin tai Lista-paneelin. Jos Marek siirtää luonnoksia vetämällä, määräaika muuttuu; Esc keskeyttää toiminnon tallentamatta ja Ctrl+Z kumoaa muutoksen. Yläreunan poissaolopalkki auttaa häntä tarkistamaan, osuuko uusi päivämäärä hänen työtoverinsa loman ajalle.
Ilmoituskeskus muistuttaa, vaikka et avaisi tehtävälistaa
Kun käytät sovellusta, Ilmoituskeskus voi muistuttaa tehtävästä, vaikka et avaisi listaa. Jos sovellus on kokonaan suljettu, muistutus voidaan lähettää sähköpostitse; lähetys taustalla edellyttää CRONia.
Ilmoituskeskus näyttää kortin tuntia ennen tehtävän määräaikaa ja 15 minuuttia ennen kalenteritapahtumaa. Kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran kello 6.00 jälkeen, se voi näyttää myös aamukoosteen eli päivän suunnitelman sisältävän kortin.
Sovelluksen reunassa oleva Ilmoituskeskus-saareke kokoaa yhteen muun muassa tehtäviä, keskusteluja, mainintoja ja tapahtumia koskevat ilmoitukset. Jos tiistai venyy pitkäksi, Ola voi siirtää Nordille tehtävän tarjouksen määräajan seuraavaan keskiviikkoon kello 15.00. Kortti muistuttaa tarjouksesta tuntia aiemmin, ja sitä napsauttamalla tehtävä avautuu. Tapahtuman yhteydessä näet myös lähtölaskennan, ja tapahtuman alkaessa kortin ”Nyt: ...”.
Jos tehtävästä puuttuu kellonaika, se ei tarkoita, ettei siitä muistuteta. Pelkän päivämäärän sisältävästä tehtävästä näytetään kortti kello 16.00, ja siinä lukee ”tänään · ei kellonaikaa”. Tämä on eri sääntö kuin AI-avustajan muistutuksissa: jos määräajalla ei ole kellonaikaa, AI-avustaja käyttää laskennassaan kello 9.00.
Aamukooste ei ole tiettyyn kellonaikaan asetettu hälytys. Se näytetään kerran päivässä, kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran kello 6.00 jälkeen. Se kertoo määräaikojen ja tapahtumien määrän ja järjestää kohteet kellonajan mukaan. Avaa tehtävän viestiketju napsauttamalla tehtävän riviä tai siirry kalenteriin napsauttamalla tapahtuman riviä. Jos päivä on tyhjä, koostetta ei näytetä.
Jos kirjoitat parhaillaan viestiä, kortit eivät ilmesty editorin päälle - saareke laskee ilmoitukset hiljaa. Löydät muistutukset myös sen paneelin listasta. Toiminnasta ja luokkien asetuksista kerrotaan Ilmoituskeskuksen ohjeessa.
AI-avustaja voi liittää muistutuksen tehtävän määräaikaan
Määräaikaan liitetty muistutus siirtyy tehtävän määräajan mukana. Aseta se pyytämällä AI-avustajalta tavallisella lauseella, ja vahvista sitten ehdotettu päivämäärä ja kellonaika painikkeella ”Kyllä, suorita”. Ilman tätä napsautusta muistutusta ei luoda.
Torstaina Ola avaa tehtävän Tarjous Nord-asiakkaalle, ottaa kysymyksen yksityisen tilan käyttöön ”AI-avustaja”-painikkeella ja kirjoittaa: ”muistuta minua tästä tehtävästä päivää ennen määräaikaa”. Hän voi pyytää muistutusta myös esimerkiksi ”2 tuntia ennen määräaikaa”, ”määräpäivän aamuna” tai ”määräaikana”. Vain hän näkee kysymyksen ja vastauksen viestiketjussa.
Jos asiakas siirtää tarjouksen vastaanottoa, Ola muuttaa tehtävän määräaikaa, ja siihen liitetty muistutus siirtyy mukana. Muutoksen jälkeen uusi ”ennen määräaikaa” -ajankohta voi olla jo menneisyydessä, vaikka määräaika ei vielä olisi umpeutunut. Silloin muistutus näytetään seuraavalla sopivalla hetkellä. Jos määräaika on mennyt tai se on poistettu, muistutus peruutetaan.
Tämä ratkaisu edellyttää, että tehtävällä on määräaika. Jos sitä ei ole, AI-avustaja kertoo siitä ja ehdottaa tavallista muistutusta tietylle päivämäärälle ja kellonajalle, esimerkiksi ”muistuta minua huomenna klo 9 laskusta”. Tarkista tallennetut muistutukset komennolla ”näytä muistutukseni”; aktiivisia muistutuksia voi olla enintään 50. Lisää esimerkkejä löydät AI-avustajan muistutukset-sivulta.
Ylläpitäjän on ensin määritettävä palveluntarjoaja, oma API-avain ja malli, ja sinulla on oltava oikeus käyttää AI:ta kyseisessä kontekstissa. Ilman niitä tehtävät, värit, ruudut, Kalenteri ja Ilmoituskeskus toimivat silti. AI-avustaja tuo niihin henkilökohtaisen lisän, mutta sen käyttö ei ole muiden toimintojen edellytys.
Aamukooste ja päivittäinen tehtäväyhteenveto ovat kaksi eri asiaa
Aamukooste näyttää päivän suunnitelman, kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran kello 6.00 jälkeen. Päivittäinen tehtäväyhteenveto otetaan käyttöön erikseen kohdassa Asetukset → Profiili. Se lähetetään kerran päivässä valitsemaasi aikaan, ja se koskee vain sinulle määritettyjä tehtäviä.
| Aamukooste | Päivittäinen tehtäväyhteenveto | |
|---|---|---|
| Milloin | Kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran kello 6.00 jälkeen, jos päivä ei ole tyhjä | Valitsemaasi aikaan, oletuksena kello 8.00 |
| Mitä näyttää | Päivän määräajat ja tapahtumat kellonajan mukaan | Tämän päivän ja myöhässä olevien tehtävien määrä ja nimet |
| Laajuus | Päivän suunnitelma Ilmoituskeskuksessa | Sinulle määritetyt, keskeneräiset ja arkistoimattomat tehtävät |
Jos Ola avaa sovelluksen vasta kello 10.30, hän näkee silloin aamukoosteen - ei kello 6.00 eikä 8.00. Yhteenvedon hän voi puolestaan asettaa itselleen sopivaan aikaan. Jos sovellus on suljettu, yhteenveto voidaan lähettää sähköpostitse, mutta lähetys taustalla edellyttää CRONia. Aamukooste taas on Ilmoituskeskuksen kortti, joka näytetään, kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran kello 6.00 jälkeen.
Sovelluksen ollessa suljettuna selaimen ilmoitus ei yksin riitä
Kun Task Manager on auki toisella välilehdellä, muistutus voidaan näyttää järjestelmäilmoituksena, jos olet antanut selaimelle luvan. Jos sovellus on kokonaan suljettu, muistutus lähetetään sähköpostitse, ja lähetys taustalla edellyttää palvelimella toimivaa CRONia.
Ota selaimen ilmoitukset käyttöön kohdassa Asetukset → Profiili → Selaimen ilmoitukset. ”Lähetä testi” -painikkeella voit testata ilmoituksia kyseisellä laitteella. Jos et ole antanut lupaa, muistutus odottaa Ilmoituskeskuksen listassa, kunnes palaat sovellukseen.
AI-avustajan luomaan tapahtumaan ei oletusarvoisesti lisätä sähköposti-ilmoitusta. Jos tarvitset sellaisen, pyydä suoraan ”ja lähetä myös sähköpostitse”. Kalenterissa luotavaan tapahtumaan voit lisätä sen valitsemalla ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse”. Ylläpitäjä määrittää järjestelmän sähköpostilähetyksen SMTP:n eli yhteyden sähköpostipalvelimeen sekä CRONin. Ilman CRONia sähköpostit lähtevät, kun joku käyttää sovellusta, ja ohjelma varoittaa tästä muistutusta asetettaessa.
Älä myöskään sekoita määräaikaa koskevaa sähköpostia viestiketjun uudesta viestistä lähetettävään sähköpostiin. Jälkimmäinen lähetetään 5 minuuttia viimeisen viestin jälkeen; jos avaat viestiketjun sitä ennen, sähköpostia ei lähetetä. Ilmoituskanavien asetuksissa voit valita erikseen sovelluksen sisäiset ilmoitukset, sähköpostin ja selaimen tietyille tapahtumatyypeille.
Aloita yhdestä tarkistuksesta, älä kaikista hälytyksistä kerralla
Lisää ensin määräajat avoimiin tehtäviin ja sopikaa sitten tiimissä säännöllinen hetki myöhässä olevien ja tämän päivän tehtävien ruutujen tarkistamiseen. Ota henkilökohtaiset yhteenvedot ja muistutukset käyttöön vasta sen jälkeen niille asioille, joiden unohtaminen todella vaatii lisäilmoituksen.
Maanantaina Ola ja viisi muuta tiimiläistä voivat käydä läpi tehtävät, joilta puuttuu päivämäärä, sekoittamatta niitä suljettuihin harmaisiin kortteihin. Jokainen tarkistaa omat ilmoitusasetuksensa, ja ylläpitäjä määrittää CRONin, jos tiimi haluaa sähköposteja sovelluksen ollessa suljettu. Ola liittää AI-avustajalla muistutuksen Nordille tehtävään tarjoukseen; tavallisiin tehtäviin riittävät hänelle väri, suodatin ja Ilmoituskeskus.
Avaa lista huomenna aamulla, tarkista harmaat, yhä avoimet tehtävät ja lisää määräajat niihin, joilta ne puuttuvat. Napsauta sitten Myöhässä ja katso, mikä vaatii päätöksen ennen puoltapäivää. Värien ja ruutujen asettelun voit tarkistaa Demosta.
Usein kysytyt kysymykset
Miten määritän tehtävälle määräaikamuistutuksen Task Managerissa?
Ota tehtävän viestiketjussa käyttöön yksityinen kysymystila painamalla ”AI-avustaja”, pyydä esimerkiksi ”muistuta minua tästä tehtävästä päivää ennen määräaikaa” ja napsauta ”Kyllä, suorita”, kun olet tarkistanut päivämäärän. Ylläpitäjän on ensin määritettävä AI, ja sinulla on oltava oikeus käyttää sitä.
Siirtyykö muistutus, jos muutan tehtävän määräaikaa?
Kyllä, määräaikaan liitetty muistutus siirtyy sen mukana. Jos määräaika menee umpeen tai poistetaan, muistutus peruutetaan.
Saanko määräaikailmoituksen, kun sovellus ei ole auki?
Sovelluksen ollessa suljettuna muistutus voidaan lähettää sähköpostitse, jos sähköpostilähetys on käytössä ja ylläpitäjä on määrittänyt SMTP:n. Taustalähetys edellyttää CRON-ajastusta - ilman sitä sähköposti lähetetään vasta, kun joku käyttää sovellusta. Jos sovellus on auki toisella välilehdellä, voit saada selaimen järjestelmäilmoituksen annettuasi siihen luvan.
Miten aamukatsaus eroaa päivittäisestä tehtäväyhteenvedosta?
Aamukatsaus näkyy Ilmoituskeskuksessa, kun avaat sovelluksen ensimmäisen kerran klo 6:00 jälkeen, ja näyttää päivän määräajat ja tapahtumat. Päivittäisen tehtäväyhteenvedon otat käyttöön kohdassa Asetukset → Profiili; valitsemanasi ajankohtana se näyttää tämän päivän tehtäväsi ja myöhässä olevat tehtävät.
Miten voin hallita tiimin tehtävien määräaikoja ilman AI:ta?
Määräaikojen värit, suodatinruudut, Kalenteri ja Ilmoituskeskuksen muistutus tuntia ennen määräaikaa toimivat ilman AI:ta. AI-avustajaa tarvitaan vasta silloin, kun haluat asettaa tehtävän määräaikaan liitetyn henkilökohtaisen muistutuksen.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
