Am Mittwoch um 16:00 Uhr ruft ein Kunde Ola an und fragt nach dem Angebot für Nord. Ola verwaltet 8 Aufgaben in drei Arbeitsbereichen, aber die Frist für dieses Angebot - Dienstag - hatte sie nur im Kopf. Jetzt trägt sie das Datum in die Aufgabe ein, damit ihr beim nächsten Termin Farben, Filter und Erinnerungen helfen können.
Wie behält man Aufgabenfristen im Team im Blick? Zuerst das Datum eintragen
Tragen Sie zuerst die Frist in das Aufgabenfeld ein. Anschließend können Sie Ihre Arbeitsübersicht auf vier Ebenen des Task Managers stützen: Fristenfarbe, Filterkacheln, eine an die Frist gekoppelte Erinnerung des KI-Assistenten und das morgendliche Briefing. Ein in einem Gespräch genanntes Datum ersetzt das Fristenfeld nicht, selbst wenn alle davon gehört haben.
In einer Aufgabe tragen Sie das Thema, die Beschreibung, die zuständigen Personen und die Frist ein - mit oder ohne Uhrzeit. Am Montag vereinbart Marek mit Ola, die Entwürfe bis Donnerstag fertigzustellen. Wenn sie den Donnerstag nur in einer Nachricht festhalten, müssen sie sich merken, wo sie danach suchen müssen; wenn sie ihn als Aufgabenfrist festlegen, erscheint er auf der Aufgabenkarte und in den Aufgabenansichten.
Weisen Sie außerdem eine Person zu, die die Aufgabe erledigt. Ein Alarm entscheidet nicht für das Team, wer für das Angebot verantwortlich ist. Fehlt bei Ihnen oft eine zuständige Person, beginnen Sie mit einer Regel für die Aufgabenverteilung im Team.
Und was, wenn der Kunde die Abnahme der Entwürfe auf den nächsten Montag verschiebt? Marek ändert die Frist, und im Thread bleibt eine Systemnachricht mit dem vorherigen Wert stehen. Ola sieht die Änderung, ohne sich an die Absprachen erinnern zu müssen. Im Thread bleibt nachvollziehbar, welche Frist zuvor eingetragen war.
Die Farbe zeigt, welche Aufgabe Aufmerksamkeit braucht
An der Fristenfarbe erkennen Sie den Status einer Aufgabe, ohne ihren Thread zu öffnen. Dasselbe Prinzip gilt in der Liste, auf dem Board und im Kalender - ein Ansichtswechsel ändert also nicht die Bedeutung der Markierungen.
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Rot | Die Aufgabe ist überfällig |
| Blau | Die Frist ist heute |
| Grün | Die Aufgabe liegt innerhalb der Frist |
| Grau | Die Aufgabe hat keine Frist oder ist geschlossen |
Auf der Aufgabenkarte sehen Sie außerdem einen Kreis mit der Anzahl der Tage bis zur Frist. So kann Ola am Dienstag das Angebot, das heute fertig werden muss, von den für Montag geplanten Entwürfen unterscheiden. Für ihre erste Entscheidung muss sie nicht beide Aufgaben öffnen.
Bei Grau ist ein genauer Blick nötig: Die Farbe bedeutet nicht nur, dass kein Datum festgelegt ist, sondern erscheint auch bei geschlossenen Aufgaben. Steht eine Aufgabe noch aus und hat keine Frist, tragen Sie eine ein. Ohne Datum können Sie keine Erinnerung daran koppeln, die der Frist folgt.
Die Kacheln „Heute“ und „Überfällig“ verkürzen die morgendliche Übersicht
Die Kacheln über der Aufgabenliste zeigen Zahlen an und filtern zugleich die Liste. Klicken Sie auf „Überfällig“, um offene Rückstände zu sehen, oder auf „Heute“, um die Aufgaben des aktuellen Tages von der übrigen Arbeit zu trennen.
Ola kann den Mittwoch mit der Kachel „Überfällig“ beginnen und vor Feierabend wieder zu „Heute“ wechseln. Beim Angebot für Nord sieht sie den Rückstand, statt erst beim Anruf des Kunden davon zu erfahren. Sie ruft den Kunden an und vereinbart ein neues Abgabedatum für das Angebot.
Über der Liste gibt es außerdem die Kacheln „Mit Frist“ und „Chat“. Sehen Sie nach einem Klick immer noch zu viele Einträge, grenzen Sie sie über den Status, die Priorität oder die Frist ein oder sortieren Sie nach Frist. Diese Filter und die Sortierung gelten für die Liste, das Board und den Kalender.
Der Kalender des Task Managers bietet eine andere Perspektive: Er zeigt Aufgaben, Ereignisse, Erinnerungen und Abwesenheiten des Teams in einer Ansicht. Sie können einen Zeitraum von 1, 2, 3, 5 oder 7 Tagen oder das Listenfeld auswählen. Wenn Marek die Entwürfe per Ziehen verschiebt, ändert er die Frist; Esc bricht die Aktion ab, ohne zu speichern, und mit Ctrl+Z können Sie die Änderung rückgängig machen. Der Abwesenheitsbalken oben hilft ihm zu prüfen, ob das neue Datum in den Urlaub der Person fällt, mit der er zusammenarbeitet.
Das Benachrichtigungscenter erinnert Sie auch, wenn Sie die Liste nicht öffnen
Wenn Sie die Anwendung nutzen, kann das Benachrichtigungscenter Sie an eine Aufgabe erinnern, auch wenn Sie die Liste nicht geöffnet haben. Bei vollständig geschlossener Anwendung kann die Erinnerung per E-Mail erfolgen; der Versand im Hintergrund erfordert einen CRON-Job.
Das Benachrichtigungscenter zeigt eine Karte eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe und 15 Minuten vor einem Kalendereintrag an. Beim ersten Öffnen der Anwendung nach 6:00 Uhr kann es außerdem ein morgendliches Briefing anzeigen, also eine Karte mit dem Tagesplan.
Die Insel des Benachrichtigungscenters am Rand der Anwendung sammelt unter anderem Benachrichtigungen zu Aufgaben, Unterhaltungen, Erwähnungen und Ereignissen. Wenn Ola nach einem stressigen Dienstag das Fälligkeitsdatum des Angebots für Nord auf den nächsten Mittwoch um 15:00 Uhr verschiebt, erinnert die Karte eine Stunde vorher daran; ein Klick öffnet die Aufgabe. Bei einem Ereignis sehen Sie außerdem einen Countdown, und sobald es beginnt, die Karte „Jetzt: ...“.
Wenn keine Uhrzeit angegeben ist, bedeutet das nicht, dass es keine Erinnerung gibt. Bei einer Aufgabe mit nur einem Datum erscheint um 16:00 Uhr eine Karte mit dem Hinweis „heute · ohne Uhrzeit“. Das ist eine andere Regel als bei den Erinnerungen des KI-Assistenten, der für seine Berechnungen bei einem Fälligkeitsdatum ohne Uhrzeit 9:00 Uhr annimmt.
Das morgendliche Briefing ist kein Alarm, der auf eine feste Uhrzeit eingestellt ist. Es erscheint einmal täglich beim ersten Öffnen nach 6:00 Uhr, nennt die Anzahl der Fälligkeiten und Ereignisse und sortiert die Einträge nach Uhrzeit. Klicken Sie auf die Zeile einer Aufgabe, um ihren Thread zu öffnen, oder auf die Zeile eines Ereignisses, um zum Kalender zu wechseln. Ist der Tag leer, wird das Briefing nicht angezeigt.
Wenn Sie gerade eine Nachricht schreiben, erscheinen die Karten nicht über dem Editor - die Insel zählt Benachrichtigungen still im Hintergrund. Erinnerungen finden Sie auch in der Liste in ihrem Panel. Wie die Funktion und die Kategorieeinstellungen funktionieren, erfahren Sie in der Anleitung zum Benachrichtigungscenter.
Der KI-Assistent kann eine Erinnerung an das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe knüpfen
Eine an das Fälligkeitsdatum geknüpfte Erinnerung verschiebt sich zusammen mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe. Um sie einzurichten, bitten Sie den KI-Assistenten in einem normalen Satz darum und bestätigen Sie anschließend das vorgeschlagene Datum und die Uhrzeit mit der Schaltfläche „Ja, ausführen“. Ohne diesen Klick wird keine Erinnerung erstellt.
Am Donnerstag öffnet Ola die Aufgabe Angebot für den Kunden Nord, aktiviert über die Schaltfläche „KI-Assistent“ den privaten Fragemodus und schreibt: „Erinnere mich einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum an diese Aufgabe“. Sie kann auch um eine Erinnerung „2 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum“, „am Morgen des Fälligkeitstags“ oder „zum Fälligkeitsdatum“ bitten. Nur sie kann die Frage und die Antwort im Thread sehen.
Wenn der Kunde die Abnahme des Angebots verschiebt, ändert Ola das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, und die daran geknüpfte Erinnerung folgt ihm. Nach der Änderung kann der neue Zeitpunkt „vor dem Fälligkeitsdatum“ bereits in der Vergangenheit liegen, obwohl das Fälligkeitsdatum selbst noch nicht verstrichen ist. In diesem Fall wird die Erinnerung bei der nächsten Gelegenheit ausgelöst. Ist das Fälligkeitsdatum verstrichen oder wurde es entfernt, wird die Erinnerung gelöscht.
Diese Lösung setzt ein vorhandenes Fälligkeitsdatum voraus. Gibt es keines, weist der KI-Assistent darauf hin und schlägt eine normale Erinnerung für ein konkretes Datum und eine konkrete Uhrzeit vor, zum Beispiel „Erinnere mich morgen um 9 an die Rechnung“. Die Liste gespeicherter Erinnerungen können Sie mit dem Befehl „Zeig mir meine Erinnerungen“ aufrufen; das Limit liegt bei 50 aktiven Erinnerungen. Weitere Beispiele finden Sie auf der Seite zu den Erinnerungen des KI-Assistenten.
Ein Administrator muss zuvor einen Anbieter, einen eigenen API-Schlüssel und ein Modell konfigurieren, und Sie benötigen die Berechtigung, KI im jeweiligen Kontext zu verwenden. Auch ohne diese Voraussetzungen funktionieren Aufgaben, Farben, Kacheln, der Kalender und das Benachrichtigungscenter weiterhin. Der KI-Assistent ergänzt eine persönliche Ebene, ist aber keine Voraussetzung für die Nutzung der übrigen Funktionen.
Das morgendliche Briefing und die tägliche Aufgabenübersicht sind zwei verschiedene Dinge
Das morgendliche Briefing zeigt beim ersten Öffnen nach 6:00 Uhr den Tagesplan. Die tägliche Aufgabenübersicht aktivieren Sie separat unter Einstellungen → Profil; sie wird einmal täglich zur ausgewählten Uhrzeit gesendet und umfasst nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben.
| Morgendliches Briefing | Tägliche Aufgabenübersicht | |
|---|---|---|
| Wann | Beim ersten Öffnen nach 6:00 Uhr, sofern der Tag nicht leer ist | Zur ausgewählten Uhrzeit, standardmäßig 8:00 Uhr |
| Was angezeigt wird | Fälligkeiten und Ereignisse des Tages, nach Uhrzeit sortiert | Anzahl und Titel der heute fälligen und überfälligen Aufgaben |
| Umfang | Tagesplan im Benachrichtigungscenter | Ihre nicht abgeschlossenen und nicht archivierten zugewiesenen Aufgaben |
Wenn Ola die Anwendung erst um 10:30 Uhr öffnet, sieht sie dann das Briefing - nicht um 6:00 Uhr und auch nicht um 8:00 Uhr. Die Übersicht kann sie dagegen auf eine Uhrzeit einstellen, die zu ihrer Arbeit passt. Bei geschlossener Anwendung kann die Übersicht per E-Mail zugestellt werden, der Versand im Hintergrund erfordert jedoch einen CRON-Job. Das Briefing ist dagegen eine Karte des Benachrichtigungscenters, die beim ersten Öffnen der Anwendung nach 6:00 Uhr erscheint.
Bei geschlossener Anwendung reicht ein Signal im Browser allein nicht aus
Wenn Task Manager in einem anderen Tab geöffnet ist, kann die Erinnerung nach erteilter Browserberechtigung als Systembenachrichtigung erscheinen. Bei vollständig geschlossener Anwendung erfolgt die Erinnerung per E-Mail; der Versand im Hintergrund erfordert einen CRON-Job auf dem Server.
Die Browserbenachrichtigungen aktivieren Sie unter Einstellungen → Profil → Browserbenachrichtigungen. Mit der Schaltfläche „Test senden“ können Sie die Funktion auf dem jeweiligen Gerät überprüfen. Ohne Zustimmung wartet die Erinnerung in der Liste des Benachrichtigungscenters, bis Sie zur Anwendung zurückkehren.
Eine E-Mail wird bei einem vom KI-Assistenten angelegten Ereignis nicht standardmäßig mitgesendet. Wenn Sie sie benötigen, bitten Sie ausdrücklich darum: „und sende es auch per E-Mail“; bei einem im Kalender erstellten Ereignis verwenden Sie dazu „Auch per E-Mail benachrichtigen“. Der Administrator konfiguriert den SMTP-Systemversand, also die Verbindung zum Mailserver, sowie den CRON-Job. Ohne CRON werden E-Mails versendet, wenn jemand die Anwendung nutzt; das Programm weist beim Einrichten einer Erinnerung darauf hin.
Verwechseln Sie außerdem nicht die E-Mail zu einem Fälligkeitsdatum mit der E-Mail zu einer neuen Nachricht im Thread. Letztere wird 5 Minuten nach dem letzten Beitrag versendet; wenn Sie den Thread vorher öffnen, wird sie nicht versendet. Unter Einstellungen für Benachrichtigungskanäle können Sie für ausgewählte Ereignistypen separat Benachrichtigungen in der Anwendung, per E-Mail und im Browser auswählen.
Beginnen Sie mit einer einzigen Überprüfung, nicht gleich mit allen Alarmen
Ergänzen Sie zuerst die Fälligkeitsdaten in offenen Aufgaben und legen Sie anschließend im Team einen festen Zeitpunkt fest, an dem die Kacheln Überfällig und Heute geprüft werden. Erst danach sollten Sie persönliche Übersichten und Erinnerungen für Angelegenheiten aktivieren, bei denen ein Versäumnis tatsächlich ein zusätzliches Signal erfordert.
Am Montag können Ola und fünf Personen aus dem Team Aufgaben ohne Datum durchsehen, ohne sie mit geschlossenen grauen Karten zu verwechseln. Jede Person prüft ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen, und der Administrator richtet einen CRON-Job ein, wenn das Team auch bei geschlossener Anwendung E-Mails erhalten möchte. Ola knüpft über den KI-Assistenten eine Erinnerung an das Angebot für Nord; für gewöhnliche Aufgaben reichen ihr Farbe, Filter und das Benachrichtigungscenter.
Öffnen Sie morgen früh die Liste, prüfen Sie die grauen, noch offenen Aufgaben und tragen Sie Fälligkeitsdaten ein, wo sie fehlen. Klicken Sie anschließend auf Überfällig und sehen Sie nach, was vor dem Mittag entschieden werden muss. Das Layout der Farben und Kacheln können Sie in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Wie richte ich im Task Manager eine Erinnerung an eine Aufgabenfrist ein?
Aktivieren Sie im Aufgabenthread den privaten Fragemodus über die Schaltfläche „KI-Assistent“, bitten Sie zum Beispiel um „Erinnere mich einen Tag vor der Frist an diese Aufgabe“ und klicken Sie nach Prüfung des Datums auf „Ja, ausführen“. Der Administrator muss zuvor die KI konfigurieren, und Sie benötigen die Berechtigung, sie zu verwenden.
Wird die Erinnerung verschoben, wenn ich die Aufgabenfrist ändere?
Ja, eine an die Frist gekoppelte Erinnerung wird zusammen mit ihr verschoben. Ist die Frist abgelaufen oder wurde sie gelöscht, wird die Erinnerung abgebrochen.
Erhalte ich eine Benachrichtigung zur Frist, wenn die Anwendung nicht geöffnet ist?
Bei geschlossener Anwendung kann die Erinnerung per E-Mail ankommen, wenn der E-Mail-Versand aktiviert ist und der Administrator SMTP konfiguriert hat. Für den Versand im Hintergrund ist ein CRON erforderlich - ohne ihn wird die E-Mail erst versendet, wenn jemand die Anwendung nutzt. Ist die Anwendung in einem anderen Tab geöffnet, können Sie nach erteilter Zustimmung eine Systembenachrichtigung des Browsers erhalten.
Worin unterscheidet sich das morgendliche Briefing von der täglichen Aufgabenübersicht?
Das morgendliche Briefing erscheint im Benachrichtigungscenter, wenn Sie die Anwendung nach 6:00 Uhr zum ersten Mal öffnen, und zeigt die Fristen und Ereignisse des Tages. Die tägliche Aufgabenübersicht aktivieren Sie unter Einstellungen → Profil; zur ausgewählten Uhrzeit zeigt sie Ihre heutigen und überfälligen Aufgaben.
Wie behalte ich Aufgabenfristen ohne KI im Blick?
Fristenfarben, Filterkacheln, der Kalender und die Erinnerung des Benachrichtigungscenters eine Stunde vor der Frist funktionieren ohne KI. Den KI-Assistenten benötigen Sie erst, wenn Sie eine persönliche Erinnerung einrichten möchten, die an die Aufgabenfrist gekoppelt ist.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
