El miércoles a las 16:00, un cliente llama a Ola para preguntarle por una oferta para Nord. Ola tiene 8 tareas en tres Espacios de trabajo, pero solo apuntó mentalmente que el plazo de esa oferta era el martes. Ahora introduce la fecha en la tarea para que, la próxima vez, pueda contar con los colores, los filtros y los recordatorios.
¿Cómo controlar los plazos de las tareas en equipo? Primero, introduce la fecha
Primero, introduce la fecha límite en el campo de la tarea. Después puedes organizar la revisión del trabajo en torno a cuatro niveles de Task Manager: el color de la fecha límite, las tarjetas de filtro, el recordatorio del Asistente de IA vinculado a la fecha límite y el resumen matutino. Anotar una fecha en una conversación no sustituye al campo de fecha límite, aunque todos la hayan oído.
En una tarea introduces el asunto, la descripción, las personas asignadas y la fecha límite, con hora o sin ella. El lunes, Marek acuerda con Ola tener las maquetas listas para el jueves. Si solo escriben «jueves» en un mensaje, tendrán que recordar dónde buscarlo; si lo establecen como fecha límite de la tarea, aparecerá junto a la tarjeta y en las vistas de tareas.
Aprovecha también para asignar a la persona que realizará la tarea. Una alerta no decidirá por el equipo quién se encarga de la oferta; si a menudo os falta una persona responsable, empieza por la regla para repartir las tareas en equipo.
¿Y si el cliente aplaza la entrega de las maquetas al lunes siguiente? Marek cambia la fecha límite y en el hilo queda un mensaje del sistema con el valor anterior. Ola ve el cambio sin tener que reconstruir lo acordado de memoria. En el hilo queda constancia de la fecha límite que se había introducido antes.
El color indica qué tarea requiere atención
El color de la fecha límite permite identificar la situación de una tarea sin abrir su hilo. La misma regla se aplica en la lista, el Tablero y el Calendario, así que cambiar de vista no cambia el significado de los indicadores.
| Color | Qué significa |
|---|---|
| Rojo | La tarea está vencida |
| Azul | La fecha límite es hoy |
| Verde | La tarea está dentro del plazo |
| Gris | La tarea no tiene fecha límite o está cerrada |
Junto a la tarjeta también verás un círculo con el número de días que faltan para la fecha límite. Así, el martes Ola puede distinguir entre la oferta que debe entregar hoy y las maquetas previstas para el lunes. No necesita abrir ambas tareas para tomar la primera decisión.
El color gris requiere un momento de atención: no indica únicamente que falte una fecha, ya que también aparece en las tareas cerradas. Si la tarea aún está pendiente y no tiene fecha límite, añádela. Sin una fecha, no podrás vincularle un recordatorio que se ajuste a ella.
Las tarjetas Hoy y Vencidas agilizan la revisión matutina
Las tarjetas situadas encima de la lista de tareas muestran recuentos y también filtran la lista. Haz clic en Vencidas para ver las tareas pendientes o en Hoy para separar los asuntos del día del resto del trabajo.
Ola puede empezar el miércoles con la tarjeta Vencidas y volver a Hoy antes de terminar la jornada. En el caso de la oferta para Nord, verá que se ha pasado el plazo en lugar de descubrirlo durante la llamada del cliente. Llama al cliente y acuerda una nueva fecha de entrega para la oferta.
Encima de la lista también están las tarjetas Con fecha límite y Chat. Si después de hacer clic sigues viendo demasiados elementos, acota la lista con un filtro de estado, prioridad o fecha límite, o bien ordénala por fecha límite. Estos filtros y la ordenación son comunes a la lista, el Tablero y el Calendario.
El Calendario de Task Manager ofrece otra perspectiva: muestra tareas, eventos, recordatorios y ausencias del equipo en una sola vista. Puedes elegir un intervalo de 1, 2, 3, 5 o 7 días, o el panel Lista. Si Marek cambia la fecha de las maquetas arrastrándolas, modifica la fecha límite; Esc cancela la acción sin guardar los cambios y Ctrl+Z permite deshacerlos. La franja de ausencias de la parte superior le ayuda a comprobar que la nueva fecha no coincide con las vacaciones de la persona con la que trabaja.
El Centro de notificaciones te lo recuerda aunque no abras la lista
Al usar la aplicación, el Centro de notificaciones puede recordarte una tarea aunque no abras la lista. Si la aplicación está completamente cerrada, el canal del recordatorio puede ser el correo electrónico; el envío en segundo plano requiere CRON.
El Centro de notificaciones muestra una tarjeta una hora antes de la fecha límite de una tarea y 15 minutos antes de un evento del calendario. La primera vez que entres en la aplicación después de las 6:00, también puede mostrarte un resumen matutino, es decir, una tarjeta con el plan del día.
La Isla del Centro de notificaciones, situada en el borde de la aplicación, reúne, entre otras cosas, notificaciones de tareas, conversaciones, menciones y eventos. Si, después de un martes con retrasos, Ola aplaza la fecha límite de la oferta para Nord al miércoles siguiente a las 15:00, la tarjeta se lo recordará una hora antes; al hacer clic, se abrirá la tarea. En los eventos también verás una cuenta atrás y, cuando empiecen, una tarjeta «Ahora: ...».
Que no haya una hora indicada no significa que no haya recordatorio. Una tarea con solo una fecha genera una tarjeta a las 16:00 con el texto «hoy · sin hora». Esta regla es distinta de los recordatorios del Asistente de IA, que toma las 9:00 como referencia para sus cálculos cuando la fecha límite no tiene hora.
El resumen matutino no es una alarma programada para una hora fija. Aparece una vez al día la primera vez que entras después de las 6:00, indica el número de fechas límite y eventos, y ordena los elementos por hora. Haz clic en la fila de una tarea para abrir su hilo o en la de un evento para ir al calendario. Si no hay nada previsto ese día, no se muestra el resumen.
Si estás escribiendo un mensaje, las tarjetas no aparecen sobre el editor: la Isla añade las notificaciones discretamente. También puedes encontrarlas en la lista del panel. El funcionamiento y la configuración de las categorías se describen en la guía del Centro de notificaciones.
El Asistente de IA puede vincular un recordatorio a la fecha límite de una tarea
El recordatorio vinculado a una fecha límite se desplaza junto con la fecha de la tarea. Para configurarlo, pídeselo al Asistente de IA con una frase normal y confirma la fecha y la hora propuestas con el botón «Sí, ejecutar». El recordatorio no se creará hasta que hagas clic.
El jueves, Ola abre la tarea Oferta para el cliente Nord, activa el modo privado de consulta con el botón «Asistente de IA» y escribe: «recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite». También puede pedir un recordatorio «2 horas antes de la fecha límite», «por la mañana el día de la fecha límite» o «en la fecha límite». Solo ella ve la pregunta y la respuesta en el hilo.
Si el cliente aplaza la recepción de la oferta, Ola cambiará la fecha de la tarea y el recordatorio vinculado se desplazará con ella. Después del cambio, el nuevo momento de «antes de la fecha límite» puede haber quedado atrás, aunque la fecha límite de la tarea aún no haya pasado. En ese caso, el recordatorio se activará en la próxima ocasión posible. Si la fecha límite ya ha pasado o se ha eliminado, el recordatorio se cancela.
Esta opción requiere que ya exista una fecha límite. Si no la hay, el Asistente de IA te lo dirá y propondrá un recordatorio normal para una fecha y hora concretas, por ejemplo, «recuérdame mañana a las 9 lo de la factura». Puedes consultar la lista de recordatorios guardados con el comando «muéstrame mis recordatorios»; el límite es de 50 recordatorios activos. Encontrarás más ejemplos en la página de recordatorios del Asistente de IA.
El administrador debe configurar previamente el proveedor, su propia clave de API y el modelo, y tú debes tener permiso para usar la IA en el contexto correspondiente. Sin eso, las tareas, los colores, los mosaicos, el Calendario y el Centro de notificaciones seguirán funcionando. El Asistente de IA añade una capa personal; no es un requisito para utilizar las demás funciones.
El resumen matutino y el resumen diario de tareas son dos cosas distintas
El resumen matutino muestra el plan del día la primera vez que entras después de las 6:00. El resumen diario de tareas se activa por separado en Ajustes → Perfil; llega una vez al día a la hora que elijas y solo incluye las tareas que tienes asignadas.
| Resumen matutino | Resumen diario de tareas | |
|---|---|---|
| Cuándo | La primera vez que entras después de las 6:00, si el día no está vacío | A la hora elegida, las 8:00 de forma predeterminada |
| Qué muestra | Las fechas límite y los eventos del día, ordenados por hora | El número y los títulos de las tareas de hoy y atrasadas |
| Alcance | El plan del día en el Centro de notificaciones | Tus tareas asignadas que no estén completadas ni archivadas |
Si Ola abre la aplicación a las 10:30, verá el resumen entonces, no a las 6:00 ni a las 8:00. En cambio, puede configurar el resumen diario para la hora que mejor encaje con su jornada. Si la aplicación está cerrada, el resumen puede llegar por correo electrónico, pero el envío en segundo plano requiere CRON. El resumen matutino, por su parte, es una tarjeta del Centro de notificaciones que aparece la primera vez que entras en la aplicación después de las 6:00.
Con la aplicación cerrada, la señal del navegador por sí sola no basta
Si Task Manager está abierto en otra pestaña, el recordatorio puede aparecer como una notificación del sistema si has dado permiso al navegador. Si la aplicación está completamente cerrada, el canal para el recordatorio es el correo electrónico, cuyo envío en segundo plano requiere CRON en el servidor.
Puedes dar permiso para las notificaciones del navegador en Ajustes → Perfil → Notificaciones del navegador. El botón «Enviar prueba» te permite comprobarlo en ese dispositivo. Si no das permiso, el recordatorio permanecerá en la lista del Centro de notificaciones hasta que vuelvas a la aplicación.
El correo electrónico no se incluye de forma predeterminada en los eventos creados por el Asistente de IA. Si lo necesitas, pide expresamente «y envíalo también por correo»; para los eventos creados en el calendario, puedes usar la opción «Enviar notificación también por correo electrónico». El administrador configura el envío SMTP del sistema, es decir, la conexión con el servidor de correo, y CRON. Sin CRON, los correos se envían cuando alguien utiliza la aplicación, y el programa te avisa de ello al configurar el recordatorio.
No confundas tampoco el correo sobre una fecha límite con el correo sobre un mensaje nuevo en un hilo. Este último se envía 5 minutos después del último mensaje; si abres el hilo antes, no se enviará. La configuración de los canales de notificación te permite elegir por separado las notificaciones en la aplicación, por correo electrónico y en el navegador para los tipos de eventos indicados.
Empieza con una revisión, no con todas las alarmas a la vez
Primero, añade fechas límite a las tareas abiertas y después acordad en el equipo un momento fijo para revisar los mosaicos Atrasadas y Para hoy. Solo entonces activa los resúmenes personales y los recordatorios para los asuntos que realmente requieran una señal adicional si se pasan por alto.
El lunes, Ola y otras cinco personas del equipo pueden revisar las tareas sin fecha, sin confundirlas con las tarjetas grises cerradas. Cada persona comprueba sus propios ajustes de notificaciones y el administrador configura CRON si el equipo quiere recibir correos con la aplicación cerrada. Ola vincula un recordatorio a la oferta para Nord mediante el Asistente de IA; para las tareas normales, le bastan el color, el filtro y el Centro de notificaciones.
Mañana por la mañana, abre la lista, comprueba las tareas grises que siguen abiertas y añade fechas límite donde falten. Después, haz clic en Atrasadas y comprueba qué requiere una decisión antes del mediodía. Puedes ver la distribución de colores y mosaicos en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo configurar un recordatorio para la fecha límite de una tarea en Task Manager?
En el hilo de la tarea, activa el modo privado de preguntas con el botón «Asistente de IA», pide, por ejemplo, «recuérdame esta tarea un día antes de la fecha límite» y haz clic en «Sí, ejecutar» después de comprobar la fecha. El administrador debe haber configurado la IA previamente y tú necesitas permiso para utilizarla.
¿El recordatorio se moverá si cambio la fecha límite de la tarea?
Sí, el recordatorio vinculado a la fecha límite se moverá con ella. Si la fecha límite vence o se elimina, el recordatorio se cancelará.
¿Recibiré una notificación sobre la fecha límite si no tengo la aplicación abierta?
Con la aplicación cerrada, el recordatorio puede llegar por correo electrónico si se ha activado su envío y el administrador ha configurado SMTP. El envío en segundo plano requiere CRON; sin él, el correo solo se enviará cuando alguien esté usando la aplicación. Si la aplicación está abierta en otra pestaña, puedes recibir una notificación del navegador si has dado tu consentimiento.
¿En qué se diferencia el resumen matutino del resumen diario de tareas?
El resumen matutino aparece en el Centro de notificaciones la primera vez que entras después de las 6:00 y muestra los plazos y eventos del día. El resumen diario de tareas se activa en Ajustes → Perfil; a la hora que elijas, muestra tus tareas para hoy y las vencidas.
¿Cómo controlar los plazos de las tareas en equipo sin IA?
Los colores de los plazos, las tarjetas de filtro, el Calendario y el recordatorio del Centro de notificaciones una hora antes de la fecha límite funcionan sin IA. El Asistente de IA solo es necesario si quieres configurar un recordatorio personal vinculado a la fecha límite de una tarea.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
