Szerdán 16:00-kor az ügyfél felhívja Olát, és a Nordnak készülő ajánlatról érdeklődik. Ola három Munkaterületen 8 feladatot kezel, de az ajánlat határidejét - keddet - csak fejben tartotta számon. Most megadja a dátumot a feladatnál, hogy a következő határidőnél már a színek, a szűrők és az emlékeztetők is segítsenek neki.
Hogyan tartsd kézben a csapat feladatainak határidejét? Először add meg a dátumot
Először add meg a feladat határidejét. Ezután a Task Manager négy rétegére támaszkodhatsz a munka áttekintésekor: a határidő színére, a csempeszűrőkre, a határidőhöz kapcsolt AI-asszisztens-emlékeztetőre és a reggeli összefoglalóra. A beszélgetésben elhangzott dátum nem helyettesíti a határidő mezőjét, még akkor sem, ha mindenki hallotta.
A feladatnál megadod a témát, a leírást, a felelősöket és a határidőt - időponttal vagy anélkül. Hétfőn Marek megbeszéli Olával a csütörtöki maketteket. Ha csak üzenetben írják le, hogy csütörtök, emlékezniük kell arra is, hol keressék; ha a feladat határidejeként állítják be, megjelenik a kártyán és a feladatnézetekben.
Egyúttal rendelj hozzá egy felelőst is a feladat elvégzéséhez. A riasztás nem dönti el a csapat helyett, ki felel az ajánlatért; ha nálatok gyakran nincs felelőse egy feladatnak, kezdd a csapaton belüli feladatmegosztás szabályaival.
Mi történik, ha az ügyfél a következő hétfőre teszi át a makettek átvételét? Marek módosítja a határidőt, a beszélgetésszálban pedig megmarad az előző értéket rögzítő rendszerüzenet. Ola anélkül látja a változást, hogy fejben kellene visszakeresnie a megbeszélteket. A beszélgetésszálban nyoma marad annak, hogy korábban milyen határidőt adtak meg.
A színből látszik, melyik feladat igényel figyelmet
A határidő színe alapján a feladat beszélgetésszálának megnyitása nélkül is felismerheted, mi a helyzet vele. Ugyanez az elv érvényes a listán, a Táblán és a Naptárban is, így a nézetváltás nem változtatja meg a jelölések jelentését.
| Szín | Jelentése |
|---|---|
| Piros | A feladat határideje lejárt |
| Kék | A feladat határideje ma van |
| Zöld | A feladat határidőn belül van |
| Szürke | A feladatnak nincs határideje, vagy le van zárva |
A kártyánál egy kört is látsz, benne a határidőig hátralévő napok számával. Így kedden Ola meg tudja különböztetni a ma leadandó ajánlatot a hétfőre ütemezett makettektől. Az első döntéshez nem kell megnyitnia egyik feladatot sem.
A szürke színre érdemes odafigyelni: nem csak a dátum hiányát jelenti, mert lezárt feladatnál is megjelenik. Ha a feladatot még el kell végezni, és nincs határideje, add meg. Dátum nélkül nem tudsz hozzá olyan emlékeztetőt kapcsolni, amely együtt mozog a határidővel.
Az A mai nap és Lejárt csempék lerövidítik a reggeli áttekintést
A feladatlista fölötti csempék számokat mutatnak, és egyúttal szűrik is a listát. Kattints a Lejárt elemre a hátralékos feladatok megtekintéséhez, vagy az A mai nap elemre, hogy elkülönítsd a mai teendőket a többi munkától.
Ola kezdheti a szerdát a Lejárt csempével, majd indulás előtt visszatérhet az A mai nap nézethez. A Nordnak készülő ajánlatnál így még azelőtt észreveszi a késést, hogy az ügyfél telefonon rákérdezne. Felhívja az ügyfelet, és egyeztetnek az ajánlat új leadási dátumáról.
A lista fölött a Határidős és a Csevegés csempe is megtalálható. Ha kattintás után még mindig túl sok elemet látsz, szűkítsd a találatokat állapot, prioritás vagy határidő szerint, vagy rendezd őket határidő alapján. Ezek a szűrők és a rendezés a listán, a Táblán és a Naptárban is közösek.
A Task Manager Naptára más nézőpontot kínál: egyetlen nézetben mutatja a feladatokat, eseményeket, emlékeztetőket és a csapat távolléteit. Választhatsz 1, 2, 3, 5 vagy 7 napos időtartamot, illetve Lista panelt. Ha Marek áthúzással teszi át a maketteket, azzal módosítja a határidőt; az Esc megszakítja a műveletet mentés nélkül, a Ctrl+Z pedig visszavonja a módosítást. A felül látható távolléti sáv segít ellenőrizni, hogy az új dátum nem esik-e egy vele dolgozó személy szabadságára.
Az Értesítési központ akkor is emlékeztet, ha nem nyitod meg a listát
Az alkalmazás használatakor az Értesítési központ akkor is emlékeztethet egy feladatra, ha nem nyitod meg a listát. Ha az alkalmazás teljesen be van zárva, az emlékeztető e-mailben érkezhet; a háttérben történő küldéshez CRON szükséges.
Az Értesítési központ egy kártyát jelenít meg a feladat határideje előtt egy órával, a naptáresemény előtt pedig 15 perccel. Az alkalmazásba való első belépéskor 6:00 után a napi tervet tartalmazó reggeli eligazítást is megjelenítheti.
Az alkalmazás szélén lévő Értesítési központ Sziget többek között a feladatokról, beszélgetésekről, említésekről és eseményekről szóló értesítéseket gyűjti össze. Ha a késedelmes kedd után Ola a következő szerdára, 15:00-ra teszi át a Nordnak szóló ajánlat határidejét, a kártya egy órával korábban emlékezteti rá; a kártyára kattintva megnyílik a feladat. Eseménynél visszaszámlálást is látsz, a kezdésekor pedig megjelenik az „Most: ...” kártya.
Ha nincs megadva időpont, attól még érkezik emlékeztető. A csak dátummal megadott feladat 16:00-kor jelenít meg egy „ma · időpont nélkül” feliratú kártyát. Ez külön szabály az AI-asszisztens emlékeztetőitől, amely a saját számításaihoz 9:00-t vesz alapul, ha a határidőhöz nincs időpont megadva.
A reggeli eligazítás nem egy előre beállított, fix időpontban megszólaló riasztás. Naponta egyszer, az első 6:00 utáni belépéskor jelenik meg, megadja a határidők és események számát, a tételeket pedig időpont szerint rendezi. A feladatsorra kattintva megnyithatod a beszélgetésszálát, az eseménysorra kattintva pedig a naptárhoz jutsz. Ha aznap nincs semmi, az eligazítás nem jelenik meg.
Ha éppen üzenetet írsz, a kártyák nem ugranak fel a szerkesztő fölött - a Sziget csendben összegyűjti az értesítéseket. Az emlékeztetőket a paneljén lévő listában is megtalálod. A működésről és a kategóriák beállításáról az Értesítési központról szóló útmutatóban olvashatsz.
Az AI-asszisztens emlékeztetőt kapcsolhat a feladat határidejéhez
A határidőhöz kapcsolt emlékeztető együtt változik a feladat határidejével. Beállításához írj egy egyszerű mondatot az AI-asszisztensnek, majd erősítsd meg a javasolt dátumot és időpontot az „Igen, hajtsd végre” gombbal. E kattintás nélkül nem jön létre az emlékeztető.
Csütörtökön Ola megnyitja a Nord ügyfélnek szóló ajánlat feladatát, bekapcsolja a privát kérdezési módot az „AI-asszisztens” gombbal, és ezt írja: „emlékeztess erre a feladatra a határidő előtti napon”. Kérhet emlékeztetőt „2 órával a határidő előtt”, „a határidő napján reggel” vagy „a határidő időpontjában” is. A beszélgetésszálban a kérdést és a választ csak ő látja.
Ha az ügyfél elhalasztja az ajánlat átvételét, Ola módosítja a feladat határidejét, a hozzá kapcsolt emlékeztető pedig követi. A módosítás után az új „határidő előtti” időpont már elmúlhatott, miközben maga a határidő még nem járt le. Ilyenkor az emlékeztető a következő alkalommal jelez. Ha a határidő lejárt vagy törölték, az emlékeztető érvényét veszti.
Ehhez a megoldáshoz már megadott határidő szükséges. Ha nincs ilyen, az AI-asszisztens jelzi ezt, és egy adott dátumra és időpontra szóló hagyományos emlékeztetőt javasol, például: „emlékeztess holnap 9-kor a számlára”. Az elmentett emlékeztetőket a „mutasd az emlékeztetőimet” paranccsal ellenőrizheted; egyszerre legfeljebb 50 aktív emlékeztetőd lehet. További példákat az AI-asszisztens emlékeztetőiről szóló oldalon találsz.
Az adminisztrátornak előbb be kell állítania a szolgáltatót, a saját API-kulcsot és a modellt, neked pedig rendelkezned kell az adott környezetben az AI használatához szükséges jogosultsággal. Ezek nélkül a feladatok, a színek, a csempék, a Naptár és az Értesítési központ továbbra is működnek. Az AI-asszisztens egy személyes réteget ad hozzá, nem feltétele a többi funkció használatának.
A reggeli eligazítás és a napi feladatösszefoglaló két külön dolog
A reggeli eligazítás az első 6:00 utáni belépéskor mutatja meg a napi tervet. A napi feladatösszefoglalót külön kapcsolhatod be a Beállítások → Profil menüpontban; naponta egyszer, az általad választott időpontban érkezik, és csak a hozzád rendelt feladatokat tartalmazza.
| Reggeli eligazítás | Napi feladatösszefoglaló | |
|---|---|---|
| Mikor | Az első 6:00 utáni belépéskor, ha aznapra van tennivaló | A választott időpontban, alapértelmezés szerint 8:00-kor |
| Mit mutat | A nap határidőit és eseményeit, időpont szerint rendezve | A ma esedékes és lejárt feladatok számát és címét |
| Terjedelem | A napi tervet az Értesítési központban | A még be nem fejezett, archiválatlan, hozzád rendelt feladataidat |
Ha Ola csak 10:30-kor nyitja meg az alkalmazást, akkor ekkor látja az eligazítást - nem 6:00-kor vagy 8:00-kor. Az összefoglalót viszont beállíthatja a munkájához illő időpontra. Ha az alkalmazás zárva van, az összefoglaló e-mailben is megérkezhet, de a háttérben történő küldéshez CRON szükséges. Az eligazítás ezzel szemben az Értesítési központ kártyája, amely az alkalmazásba való első, 6:00 utáni belépéskor jelenik meg.
Zárt alkalmazásnál önmagában a böngésző értesítése nem elég
Ha a Task Manager egy másik lapon nyitva van, az emlékeztető rendszerértesítésként is megjelenhet, ha engedélyt adtál a böngészőnek. Ha az alkalmazás teljesen be van zárva, az emlékeztető e-mailben érkezik; ennek háttérben történő küldéséhez szerveren futó CRON szükséges.
A böngésző értesítéseinek engedélyezését a Beállítások → Profil → Böngészőértesítések menüpontban állíthatod be. A „Teszt küldése” gombbal ellenőrizheted az adott eszközön. Engedély nélkül az emlékeztető az Értesítési központ listájában vár, amíg vissza nem térsz az alkalmazásba.
Az AI-asszisztens által létrehozott eseményhez alapértelmezés szerint nem tartozik e-mail. Ha szükséged van rá, külön kérd, például: „és küldd el e-mailben is”; a naptárban létrehozott eseménynél erre a „Küldj értesítést e-mailben is” lehetőség szolgál. Az adminisztrátor beállítja az SMTP-rendszerű küldést, vagyis a levelezőszerverhez való kapcsolódást, valamint a CRON-t. CRON nélkül az e-mailek akkor mennek ki, amikor valaki használja az alkalmazást; a program erre figyelmeztet az emlékeztető beállításakor.
Ne keverd össze a határidőről szóló e-mailt a beszélgetésszálban érkezett új üzenetről szóló e-maillel sem. Ez utóbbi az utolsó üzenet után 5 perccel megy ki; ha előtte megnyitod a beszélgetésszálat, nem küldi el a rendszer. Az értesítési csatornák beállításainál külön választhatod ki, hogy a megadott eseménytípusokról az alkalmazásban, e-mailben vagy böngészőben kapj-e értesítést.
Kezdj egyetlen áttekintéssel, ne kapcsold be egyszerre az összes riasztást
Először add meg a határidőket a nyitott feladatoknál, majd egyezzetek meg a csapatban egy rendszeres időpontban, amikor átnézitek a Lejárt és a Mára csempéket. Csak ezután kapcsold be a személyes összefoglalókat és emlékeztetőket azokhoz az ügyekhez, amelyekről valóban fontos külön jelzést kapnod.
Hétfőn Ola és a csapat öt tagja átnézheti a dátum nélküli feladatokat anélkül, hogy összetévesztenék őket a lezárt, szürke kártyákkal. Mindenki ellenőrzi a saját értesítési beállításait, az adminisztrátor pedig beállítja a CRON-t, ha a csapat zárt alkalmazás mellett is szeretne e-maileket kapni. Ola az AI-asszisztenssel emlékeztetőt kapcsol a Nordnak szóló ajánlathoz; a szokásos feladatokhoz elég neki a szín, a szűrő és az Értesítési központ.
Holnap reggel nyisd meg a listát, ellenőrizd a szürke, de még nyitott feladatokat, és add meg a határidőket, ahol hiányoznak. Ezután kattints a Lejárt elemre, és nézd meg, miről kell délelőttig dönteni. A színek és csempék elrendezését a Demóban nézheted meg.
Gyakori kérdések
Hogyan állíthatsz be emlékeztetőt egy feladat határidejére a Task Managerben?
A feladat beszélgetésszálában kapcsold be a privát kérdezési módot az „AI-asszisztens” gombbal, kérd például azt, hogy „emlékeztess erre a feladatra egy nappal a határidő előtt”, majd a dátum ellenőrzése után kattints az „Igen, hajtsd végre” gombra. Az adminisztrátornak előzetesen be kell állítania az AI-t, neked pedig jogosultságra van szükséged a használatához.
Az emlékeztető átkerül, ha módosítom a feladat határidejét?
Igen, a határidőhöz kapcsolt emlékeztető együtt mozog a határidővel. Ha a határidő lejár vagy törlik, az emlékeztető is törlődik.
Kapok értesítést a határidőről, ha nincs megnyitva az alkalmazás?
Zárt alkalmazás esetén az emlékeztető e-mailben is megérkezhet, ha be van kapcsolva a küldése, és az adminisztrátor beállította az SMTP-t. A háttérben történő küldéshez CRON szükséges - nélküle az e-mail csak akkor indul el, amikor valaki használja az alkalmazást. Ha az alkalmazás egy másik lapon nyitva van, engedélyezés után böngésző-értesítést is kaphatsz.
Miben különbözik a reggeli összefoglaló a napi feladatösszefoglalótól?
A reggeli összefoglaló az Értesítési központban jelenik meg az első, 6:00 utáni belépéskor, és az aznapi határidőket, valamint eseményeket mutatja. A napi feladatösszefoglalót a Beállítások → Profil menüpontban kapcsolhatod be; a kiválasztott időpontban megmutatja a mai és a lejárt feladataidat.
Hogyan tartsd kézben a csapat feladatainak határidejét AI nélkül?
A határidők színei, a csempeszűrők, a Naptár és az Értesítési központ határidő előtt egy órával küldött emlékeztetője AI nélkül is működik. Az AI-asszisztensre csak akkor van szükség, ha személyes, a feladat határidejéhez kapcsolt emlékeztetőt szeretnél beállítani.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
