V stredu o 16:00 volá klient Ole a pýta sa na ponuku pre Nord. Ola spravuje 8 úloh v troch pracovných priestoroch, no termín tejto ponuky - utorok - si zapamätala len v hlave. Teraz zadáva dátum do úlohy, aby jej pri ďalších termínoch pomohli farby, filtre a pripomenutia.
Ako strážiť termíny úloh v tíme? Najprv zadajte dátum
Najprv zadajte termín do poľa úlohy. Potom môžete kontrolu práce založiť na štyroch vrstvách Task Managera: farbe termínu, dlaždiciach s filtrami, pripomenutí Asistenta AI naviazanom na termín a rannom prehľade. Dátum spomenutý v rozhovore nenahradí pole termínu, aj keď ho všetci počuli.
V úlohe zadáte tému, opis, priradené osoby a termín - s časom alebo bez neho. V pondelok sa Marek s Olou dohodnú, že návrhy pripravia do štvrtka. Ak napíšu štvrtok iba do správy, budú si musieť pamätať, kde ho hľadať; ak ho nastavia ako termín úlohy, zobrazí sa pri karte a v zobrazeniach úloh.
Zároveň priraďte osobu, ktorá úlohu vykoná. Upozornenie nerozhodne za tím, kto zodpovedá za ponuku; ak vám často chýba zodpovedná osoba, začnite pravidlami rozdeľovania úloh v tíme.
A čo ak klient posunie prevzatie návrhov na nasledujúci pondelok? Marek zmení termín a vo vlákne zostane systémová správa s predchádzajúcou hodnotou. Ola uvidí zmenu bez toho, aby si musela spomínať na predchádzajúce dohody. Vo vlákne zostane záznam o pôvodne zadanom termíne.
Farba ukáže, ktorá úloha si vyžaduje pozornosť
Farba termínu vám umožní rozpoznať stav úlohy bez otvorenia jej vlákna. Rovnaké pravidlo platí v zozname, na Nástenke aj v Kalendári, takže zmena zobrazenia nemení význam označení.
| Farba | Čo znamená |
|---|---|
| Červená | Úloha je po termíne |
| Modrá | Termín pripadá na dnes |
| Zelená | Úloha je v termíne |
| Sivá | Úloha nemá termín alebo je uzavretá |
Pri karte uvidíte aj krúžok s počtom dní do termínu. V utorok tak Ola rozlíši ponuku, ktorú treba odovzdať dnes, od návrhov naplánovaných na pondelok. Nemusí otvárať obe úlohy, aby sa mohla rozhodnúť, čomu sa venovať ako prvému.
Sivá farba si vyžaduje chvíľu pozornosti: neznamená len chýbajúci dátum, zobrazuje sa aj pri uzavretej úlohe. Ak úloha ešte čaká na dokončenie a nemá termín, doplňte ho. Bez dátumu k nej nemôžete naviazať pripomenutie, ktoré sa bude posúvať spolu s termínom.
Dlaždice Na dnes a Po termíne skrátia rannú kontrolu
Dlaždice nad zoznamom úloh zobrazujú počty a zároveň filtrujú zoznam. Kliknutím na Po termíne zobrazíte omeškané úlohy alebo na Na dnes, aby ste oddelili úlohy na dnešný deň od zvyšku práce.
Ola môže začať stredu kliknutím na dlaždicu Po termíne a pred odchodom sa vrátiť k Na dnes. Pri ponuke pre Nord uvidí omeškanú úlohu namiesto toho, aby na ňu prišla až počas telefonátu od klienta. Zavolá klientovi a dohodne nový termín odovzdania ponuky.
Nad zoznamom sú aj dlaždice Termínové a Chat. Ak aj po kliknutí vidíte príliš veľa položiek, zúžte výber filtrom stavu, priority alebo termínu, prípadne úlohy zoraďte podľa termínu. Tieto filtre a zoradenie sú spoločné pre zoznam, Nástenku aj Kalendár.
Kalendár Task Managera ponúka iný pohľad: zobrazuje úlohy, udalosti, pripomenutia a neprítomnosti tímu v jednom zobrazení. Môžete si vybrať rozsah 1, 2, 3, 5 alebo 7 dní, prípadne panel Zoznam. Keď Marek presunie návrhy potiahnutím, zmení tým termín; Esc preruší akciu bez uloženia a pomocou Ctrl+Z môžete zmenu vrátiť späť. Pás neprítomností v hornej časti mu pomáha skontrolovať, či nový dátum nepripadá na dovolenku osoby, s ktorou spolupracuje.
Centrum oznámení pripomína, aj keď neotvoríte zoznam
Keď používate aplikáciu, Centrum oznámení vám môže pripomenúť úlohu, aj keď nemáte otvorený zoznam. Keď je aplikácia úplne zatvorená, kanálom pripomenutia môže byť e-mail; odosielanie na pozadí vyžaduje CRON.
Centrum oznámení zobrazí kartu hodinu pred termínom úlohy a 15 minút pred udalosťou v kalendári. Pri prvom otvorení aplikácie po 6:00 môže zobraziť aj ranný prehľad, teda kartu s plánom dňa.
Ostrov Centra oznámení pri okraji aplikácie zhromažďuje okrem iného oznámenia o úlohách, konverzáciách, zmienkach a udalostiach. Ak Ola po utorku, keď niečo nestihla, presunie termín ponuky pre Nord na nasledujúcu stredu o 15:00, karta jej ju pripomenie hodinu vopred; kliknutím sa otvorí úloha. Pri udalosti uvidíte aj odpočítavanie a po jej začatí kartu „Teraz: ...“.
To, že úloha nemá nastavený čas, neznamená, že sa nezobrazí pripomenutie. Pri úlohe s uvedeným iba dátumom sa karta zobrazí o 16:00 s označením „dnes · bez času“. Ide o samostatné pravidlo, ktoré sa líši od pripomienok Asistenta AI. Ten pri termíne bez času počíta s 9:00.
Ranný prehľad nie je budík nastavený na presný čas. Zobrazí sa raz denne pri prvom otvorení aplikácie po 6:00, uvedie počet termínov a udalostí a zoradí položky podľa času. Kliknutím na riadok úlohy otvoríte jej vlákno, kliknutím na riadok udalosti prejdete do kalendára. Ak je deň bez položiek, prehľad sa nezobrazí.
Ak práve píšete správu, karty sa nezobrazia nad editorom - ostrov bude oznámenia potichu zhromažďovať. Pripomenutia nájdete aj v zozname na jeho paneli. Fungovanie a nastavenia kategórií opisuje návod k Centru oznámení.
Asistent AI môže pripnúť pripomenutie k termínu úlohy
Pripomenutie pripnuté k termínu sa posúva spolu s termínom úlohy. Ak ho chcete nastaviť, požiadajte Asistenta AI bežnou vetou a potom potvrďte navrhovaný dátum a čas tlačidlom „Áno, vykonať“. Bez tohto kliknutia sa pripomenutie nevytvorí.
Vo štvrtok Ola otvorí úlohu Ponuka pre klienta Nord, zapne súkromný režim otázok tlačidlom „Asistent AI“ a napíše: „pripomeň mi túto úlohu deň pred termínom“. Môže požiadať aj o pripomenutie „2 hodiny pred termínom“, „ráno v deň termínu“ alebo „v termíne“. Otázku a odpoveď vo vlákne vidí iba ona.
Ak klient presunie prevzatie ponuky, Ola zmení termín úlohy a pripnuté pripomenutie sa posunie spolu s ním. Po zmene môže byť nový okamih „pred termínom“ už v minulosti, hoci samotný termín ešte nenastal. Vtedy sa pripomenutie ozve pri najbližšej príležitosti. Keď termín uplynul alebo bol odstránený, pripomenutie sa zruší.
Toto riešenie vyžaduje existujúci termín. Ak nie je nastavený, Asistent AI vás na to upozorní a navrhne bežné pripomenutie na konkrétny dátum a čas, napríklad „pripomeň mi zajtra o 9 faktúru“. Zoznam uložených pripomenutí si môžete pozrieť príkazom „ukáž moje pripomenutia“; limit je 50 aktívnych pripomenutí. Ďalšie príklady nájdete na stránke pripomienok Asistenta AI.
Správca musí najprv nakonfigurovať poskytovateľa, vlastný kľúč API a model a vy musíte mať v danom kontexte oprávnenie používať AI. Bez toho úlohy, farby, dlaždice, Kalendár a Centrum oznámení naďalej fungujú. Asistent AI predstavuje osobnú nadstavbu, nie podmienku používania ostatných funkcií.
Ranný prehľad a denný súhrn úloh sú dve rozdielne veci
Ranný prehľad zobrazí plán dňa pri prvom otvorení aplikácie po 6:00. Denný súhrn úloh si zapnete samostatne v Nastaveniach → Profil; prichádza raz denne vo vybranom čase a týka sa iba úloh priradených vám.
| Ranný prehľad | Denný súhrn úloh | |
|---|---|---|
| Kedy | Pri prvom otvorení po 6:00, ak deň nie je prázdny | Vo vybranom čase, predvolene o 8:00 |
| Čo zobrazuje | Termíny a udalosti dňa zoradené podľa času | Počet a názvy úloh na dnes a po termíne |
| Rozsah | Plán dňa v Centre oznámení | Vaše nedokončené a nezaarchivované priradené úlohy |
Ak Ola otvorí aplikáciu až o 10:30, vtedy uvidí ranný prehľad - nie o 6:00 ani o 8:00. Súhrn si naopak môže nastaviť na čas, ktorý jej vyhovuje. Keď je aplikácia zatvorená, súhrn môže prísť e-mailom, ale odosielanie na pozadí vyžaduje CRON. Ranný prehľad je karta Centra oznámení, ktorá sa zobrazí pri prvom otvorení aplikácie po 6:00.
Keď je aplikácia zatvorená, samotné upozornenie v prehliadači nestačí
Keď máte Task Manager otvorený na inej karte, pripomenutie sa môže po udelení súhlasu prehliadaču zobraziť ako systémové oznámenie. Keď je aplikácia úplne zatvorená, kanálom pripomenutia je e-mail a jeho odosielanie na pozadí vyžaduje CRON na serveri.
Súhlas s oznámeniami prehliadača nastavíte v Nastaveniach → Profil → Oznámenia prehliadača. Tlačidlom „Odoslať test“ si ich môžete vyskúšať na danom zariadení. Bez súhlasu pripomenutie počká v zozname Centra oznámení, kým sa vrátite do aplikácie.
E-mail sa predvolene nepridáva k udalosti vytvorenej Asistentom AI. Ak ho potrebujete, výslovne požiadajte „a pošli to aj e-mailom“; pri udalosti vytváranej v kalendári na to slúži možnosť „Poslať oznámenie aj e-mailom“. Správca nakonfiguruje systémové odosielanie SMTP, teda pripojenie k poštovému serveru, a CRON. Bez CRON-u sa e-maily odosielajú, keď niekto používa aplikáciu, a program vás na to upozorní pri nastavovaní pripomenutia.
Nezamieňajte si ani e-mail o termíne s e-mailom o novej správe vo vlákne. Ten druhý sa odošle 5 minút po poslednej správe; ak vlákno otvoríte skôr, neodošle sa. Nastavenia kanálov oznámení vám umožňujú samostatne vybrať oznámenia v aplikácii, e-mailom a v prehliadači pre vybrané typy udalostí.
Začnite jednou kontrolou, nie všetkými upozorneniami naraz
Najprv doplňte termíny v otvorených úlohách a potom sa v tíme dohodnite na pravidelnom čase kontroly dlaždíc Po termíne a Na dnes. Až potom zapnite osobné súhrny a pripomenutia pre veci, pri ktorých skutočne potrebujete ďalšie upozornenie, aby ste ich nezmeškali.
V pondelok si Ola a päť ľudí z tímu môžu skontrolovať úlohy bez dátumu a nepomýliť si ich so zatvorenými sivými kartami. Každý si skontroluje vlastné nastavenia oznámení a správca nastaví CRON, ak chce tím dostávať e-maily, keď je aplikácia zatvorená. Ola pripne pomocou Asistenta AI pripomenutie k ponuke pre Nord; pri bežných úlohách jej stačí farba, filter a Centrum oznámení.
Zajtra ráno otvorte zoznam, skontrolujte sivé, stále otvorené úlohy a doplňte termíny tam, kde chýbajú. Potom kliknite na Po termíne a pozrite sa, čo si vyžaduje rozhodnutie predpoludním. Rozloženie farieb a dlaždíc si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Ako nastaviť pripomenutie termínu úlohy v Task Manageri?
Vo vlákne úlohy zapnite súkromný režim otázky tlačidlom „Asistent AI“, požiadajte napríklad „pripomeň mi túto úlohu deň pred termínom“ a po skontrolovaní dátumu kliknite na „Áno, vykonať“. Správca musí najprv nakonfigurovať AI a vy musíte mať povolenie na jej používanie.
Posunie sa pripomenutie, keď zmením termín úlohy?
Áno, pripomenutie naviazané na termín sa posunie spolu s ním. Ak termín uplynie alebo ho odstránite, pripomenutie sa zruší.
Dostanem oznámenie o termíne, keď nemám otvorenú aplikáciu?
Keď je aplikácia zatvorená, pripomenutie môže prísť e-mailom, ak je zapnuté jeho odosielanie a správca nakonfiguroval SMTP. Odosielanie na pozadí vyžaduje CRON - bez neho sa e-mail odošle až vtedy, keď niekto používa aplikáciu. Ak je aplikácia otvorená na inej karte, po udelení súhlasu môžete dostať systémové oznámenie prehliadača.
Aký je rozdiel medzi ranným prehľadom a denným súhrnom úloh?
Ranný prehľad sa zobrazí v Centre oznámení pri prvom prihlásení po 6:00 a ukáže termíny a udalosti daného dňa. Denný súhrn úloh si zapnete v Nastaveniach → Profil; vo zvolenom čase zobrazí vaše úlohy na dnes a po termíne.
Ako strážiť termíny úloh v tíme bez AI?
Farby termínov, dlaždice s filtrami, Kalendár a pripomenutie v Centre oznámení hodinu pred termínom fungujú aj bez AI. Asistenta AI potrebujete až vtedy, keď chcete nastaviť osobné pripomenutie naviazané na termín úlohy.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
