V pondělí Marta, majitelka šestičlenné agentury, napočítá 94 karet ve čtyřech tabulích Trello a samostatnou tabulku s termíny. Chce změnit program, ale při pomyšlení na přepisování všeho zavírá notebook. Teprve když vybere 23 aktuálních úkolů, vidí plán na jeden večer.
Jak přenést úkoly z Trello, když neexistuje import?
Úkoly z Trello nebo tabulky přenášíte do Task Manageru ručně. Nemusíte ale přepisovat celou tabuli: nejprve vyberete záležitosti, na kterých tým stále pracuje.
Marta odděluje 23 aktuálních úkolů od 31 starých karet, 20 krátkých poznámek a 20 duplicit a ukončených záležitostí. Jde o rozdělení karet Marty, ne o pravidlo pro každou firmu. Bez výběru by nový program začínal od stejných resty, které ztěžovaly práci v předchozím.
Při zakládání úkolu vyplňujete povinný předmět. Popis, prioritu, termín a přiřazené osoby doplňujete, pokud jsou potřeba. Přepisujete tedy rozhodnutí potřebná pro další práci, ne každý dávný komentář. Pokud stále zvažujete, zda měnit nástroj, podívejte se na srovnání Task Manageru a Trello.
AI asistent může na pokyn „Přidej úkol s názvem X s termínem do Y“ otevřít formulář s předvyplněnými poli. Nečte za vás tabuli ani tabulku a nepřenáší více karet najednou. Celý proces můžete projít i bez AI.
Nejprve vyberte to, co stále žije
K přenesení vyberte záležitosti s blížícím se termínem, osobou čekající na výsledek nebo stále přiřazeným řešitelem. Pokud položka nesplňuje žádnou z těchto podmínek, ponechte ji ve starém nástroji k náhledu.
V úterý Marta narazí na kartu „Zeptat se na logo“. Sama o sobě nepotřebuje samostatný úkol: otázka se stává bodem v práci na stránce klienta. Podobně uspořádá zbývajících 19 krátkých poznámek. Uzavřené záležitosti nepřepisuje - až se za měsíc někdo zeptá na dřívější rozhodnutí, podívá se do staré tabule.
S tabulkou postupujte stejně úsporně. Sloupec „co“ napovídá téma úkolu, „kdo“ ukazuje přiřazené osoby a „do kdy“ termín. Z ostatních sloupců vyberte jen informace, bez kterých by řešitel neposoupil dál, a vepište je do popisu. Samotná tabulka může zůstat jako záznam dřívější práce.
Nejprve vybudujte prostory, ne kopii staré tabule
Na začátek berte jednu starou tabuli jako kandidáta na jeden Pracovní prostor. Pracovní prostor je vyčleněný prostor, který sdružuje úkoly a chaty projektu, týmu nebo tématu; neslouží k napodobení každého sloupce s etapou práce.
Marta začíná se čtyřmi prostory: „Klienti ABC“, „Nové webové stránky“, „Marketing“ a „Záležitosti kanceláře“. Takový počet odpovídá jejímu aktuálnímu rozdělení práce, ale nemusí odpovídat tomu vašemu. Pokud stejné osoby obsluhují několik krátkých projektů, můžete nejprve rozhodnout, zda potřebují samostatné prostory.
Chcete-li založit Pracovní prostor, klikněte na „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“ v levém sloupci, zadejte název a vyberte „Uložit“. Tlačítko vidí globální administrátor nebo osoba s oprávněním „Může přidávat pracovní prostory“. Položka „Vše“ zobrazuje úkoly a chaty ze všech prostorů dohromady, takže rozdělení vás neodřízne od celkového přehledu práce. Podrobněji o tom píše průvodce pracovními prostory.
Smazání Pracovního prostoru je nevratné: vyžaduje přepsání jeho přesného názvu a maže úkoly, chaty, zprávy i soubory příloh. Nezakládejte proto zkušební prostor s myšlenkou, že ho později snadno smažete; před uložením zkontrolujte název a rozsah.
Teprve potom pozvěte lidi do správných prostorů
Nejprve pozvěte osobu do Task Manageru, poté ji přiřaďte k příslušnému Pracovnímu prostoru. Uživatele přidává administrátor v okně „Uživatelé“, otevíraném ikonou skupiny lidí vedle ozubeného kola; pozvaná osoba dostane e-mail a sama si nastaví heslo.
U karty prostoru otevřete menu ⋮, vyberte „Upravit pracovní prostor“ a v sekci „Přiřadit uživatele“ zaškrtněte osoby a jejich oprávnění: správu prostoru, přidávání úkolů nebo přidávání chatů. Globální administrátor vidí a spravuje všechny prostory, běžný uživatel vidí jen ty, ke kterým byl přiřazen.
Ve středu Marta kontroluje seznam šesti osob. Účetní dává přístup k „Záležitostem kanceláře“, nikoli k projektům klientů. Pokud si nejste jisti, jak rozdělit přístup, přečtěte si popis rolí a oprávnění v Task Manageru.
Když někdo odejde z týmu, administrátor může jeho účet deaktivovat místo smazání: data zůstanou a licenční místo se uvolní.
Přepište úkoly s termínem a odpovědnou osobou
Vyberte Pracovní prostor v levém sloupci a klikněte na „+ Přidat úkol“ ve středním sloupci. Zadejte název, poté případně popis, prioritu, termín a přiřazené osoby; nakonec klikněte na „Uložit“.
Ve čtvrtek Marta přepisuje kartu týkající se maket: její název se stává tématem, dohody se přenesou do popisu, termín do pole „Termín“ a Magda do přiřazených osob. Naléhavé záležitosti dává vysokou prioritu. Než přejde k další kartě, zkontroluje, zda Magda bude vědět, jaký výsledek má připravit.
Nepřenášejte staré sloupce s etapami jako samostatné Pracovní prostory. Task Manager má čtyři stavy úkolu: bez stavu, v průběhu, hotovo a zrušeno. Novému úkolu nechte bez stavu nebo nastavte „V průběhu“, pokud už práce probíhá; dokončené záležitosti nechte v archivu předchozího nástroje. Stav změníte později ikonou v seznamu, bez otevírání úkolu.
Čas termínu zadejte tehdy, když to opravdu má význam. Úkol s datem, ale bez času zůstává označen jako „na dnes“ po celý uvedený den a stává se opožděným až následující den.
Krátké poznámky změňte na body, ne na samostatné úkoly
Kontrolní seznamy a drobné kroky přepište jako seznam úkolů v popisu většího úkolu. V poli „Popis“ vyberte „Seznam úkolů“; můžete vložit několik řádků najednou, přičemž každý se stane samostatnou položkou. Znaky seznamu, jako „- [ ]“, „*“ nebo „1.“, budou z obsahu bodů odstraněny.
Marta nevytváří 20 úkolů s názvy „Zeptat se na logo“ nebo „Zkontrolovat doménu“. Rozděluje tyto poznámky mezi tři úkoly, u kterých bude odpověď potřeba. Díky tomu se termín a přiřazená osoba týkají záležitosti k vyřízení, zatímco seznam popisuje kroky po cestě. Více příkladů najdete v textu o kontrolním seznamu v úkolu.
Seznam uložený v popisu odškrtáváte přímo v kartě úkolu, bez otevírání úprav. Všichni účastníci vidí stejný stav; lišta ukazuje průběh, například „2 ze 3 hotovo“, a u odškrtnutého bodu mini avatar označuje osobu, která jej zaškrtla. Nový bod přidáte tlačítkem „+ Přidat položku“.
Snímek níže ukazuje seznam ve zprávě, ne v popisu úkolu. Když seznam uložíte do popisu, objeví se v kartě úkolu a bude fungovat podobně.
Chcete sloupce? Tabule ukazuje prostory, ne etapy
Tabule aplikace Task Manager zobrazuje Pracovní prostory jako sloupce se sekcemi Oblíbené, Úkoly a Chaty. Pokud hledáte zobrazení podobné dřívější tabuli, najdete zde karty vedle sebe, ale význam sloupců bude jiný: každý označuje prostor, ne etapu realizace.
Otevřete Tabuli z menu zobrazení v horní liště. Můžete přesouvat sloupce, abyste uspořádali pořadí prostorů, a karty, abyste seřadili pozice uvnitř nich. Upuštění karty v sekci Oblíbené ji přidá k oblíbeným. Kliknutím na kartu se vedle otevře její vlákno.
V pátek Marta nastavuje „Nové webové stránky“ před „Marketing“, protože u webu má tým bližší termín. Přitom nevytváří sloupce „Čeká“ a „Hotovo“: aktuální etapu čte ze stavu úkolu. Pokud přemýšlíte, které zobrazení ponechat týmu pro každodenní práci, porovnejte Tabuli a seznam úkolů.
Během prvního týdne slouží starý nástroj pouze k náhledu
Po přechodu mějte staré karty po ruce, ale nové záležitosti zakládejte už v Task Manageru. Díky tomu zůstává historie dostupná a tým nemusí hádat, na kterém ze dvou míst se objeví další úkol.
V pondělí se někdo Marty zeptá na dohodu, která není na nové listě. Marta nahlédne do staré tabule, zkontroluje kontext a pokud je záležitost stále otevřená, založí úkol v příslušném Pracovním prostoru. Nesnaží se obnovit celou dřívější konverzaci. Historie změn v novém vlákně začíná okamžikem vytvoření úkolu: od té chvíle systémové zprávy zaznamenávají mimo jiné změny stavu, osob a termínu.
Po týdnu si projděte to, co jste přepsali. Nad seznamem fungují dlaždice „Včas“, „Na dnes“ a „Po termínu“ zároveň jako počítadla a filtry. Vyhledávání v horní části středního sloupce zahrnuje téma a popis úkolu, názvy chatů i obsah zpráv. Pokud se nějaká položka ukáže jako zbytečná, můžete v menu ⋮ její karty vybrat „Archivovat“; zmizí z hlavního seznamu. Další rytmus práce popisuje plán prvního týdne s Task Managerem.
Kolik času vyhradit na takový večer?
V příkladu Marty plán jednoho večera zahrnuje 115 minut, tedy necelé dvě hodiny. Jde o odhad pro jejích šest osob a 23 vybraných úkolů, ne příslib času pro každou tabuli. Scény od pondělí do pátku ukazují jednotlivé příklady Martiných rozhodnutí, ne harmonogram tohoto večera.
| Etapa | Co Marta dělá | Odhadovaný čas |
|---|---|---|
| Výběr aktuálních záležitostí | Prohlíží 94 karet a tabulku | 30 minut |
| Pracovní prostory | Zakládá čtyři prostory | 10 minut |
| Lidé a oprávnění | Zve šest osob a kontroluje přístup | 20 minut |
| Úkoly | Přepisuje 23 aktuálních záležitostí | 40 minut |
| Seznamy úkolů | Vkládá drobné kroky do popisů | 15 minut |
| Celkem | 115 minut |
Vnímejte tabulku jako plán práce, ne jako stopky. Pokud popisy vyžadují uspořádání nebo je u každé karty třeba znovu určit odpovědnou osobu, večer potrvá déle. Pokud máte méně aktivních záležitostí, nevyhrazujte čas na kopírování uzavřené historie.
Zítra otevřete svou tabuli nebo tabulku a označte pouze položky s blížícím se termínem, osobou čekající na výsledek nebo stále přiřazeným řešitelem. To je váš první seznam k přenesení. Než jej začnete přepisovat na vlastním serveru, vyzkoušejte si založení Pracovního prostoru a úkolu v Demo.
Nejčastější dotazy
Jak přenést úkoly z Trello do Task Manageru bez importu?
Vyberte aktuální záležitosti a založte je ručně v příslušných Pracovních prostorech Task Manageru. Program nemá import z Trello ani z tabulky, proto uzavřené karty ponechte ve starém nástroji k náhledu.
Co udělat se starými, uzavřenými kartami?
Ponechte je v předchozím nástroji k náhledu. Do nového programu přeneste úkoly, u kterých stále probíhá práce, existuje termín nebo osoba čekající na výsledek.
Jak převést sloupce Trello do Task Manageru?
Nepřevádějte sloupce s etapami jako Pracovní prostory: na Tabuli Task Manageru sloupce označují prostory. Postup práce vyjadřujete stavem úkolu: bez stavu, probíhá, hotovo nebo zrušeno.
Co udělat s kontrolními seznamy z karet a body z Excelu?
Vložte drobné kroky jako seznam úkolů do popisu příslušného úkolu. Několik řádků můžete vložit najednou a hotové body tým odškrtne bez otevírání úpravy úkolu.
Přepíše AI asistent úkoly z Trello za mě?
Ne, AI asistent nepřenáší celou tabuli ani tabulku. Na Váš pokyn může otevřít formulář jednoho úkolu s předvyplněnými poli; Task Manager funguje i bez AI.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
