Na segunda-feira, Marta, proprietária de uma agência de seis pessoas, conta 94 cartões em quatro quadros do Trello e uma folha de cálculo separada com prazos. Quer mudar de programa, mas só de pensar em transcrever tudo fecha o portátil. Só quando seleciona 23 tarefas atuais, vê um plano para uma única noite.
Como transferir tarefas do Trello, se não há importação?
As tarefas do Trello ou da folha de cálculo são transferidas manualmente para o Task Manager. No entanto, não precisa de transcrever todo o quadro: primeiro escolhe os assuntos em que a equipa ainda está a trabalhar.
Marta separa 23 tarefas atuais de 31 cartões antigos, 20 notas curtas e 20 duplicados e assuntos concluídos. Esta é a divisão dos cartões da Marta, não uma regra para todas as empresas. Sem esta seleção, o novo programa começaria com as mesmas pendências que dificultavam o trabalho na ferramenta anterior.
Ao criar uma tarefa, indica o título obrigatório. A descrição, a prioridade, o prazo e as pessoas atribuídas acrescenta-os se forem necessários. Assim, transcreve as decisões necessárias para o trabalho seguinte, e não cada comentário antigo. Se ainda estiver a decidir se muda de ferramenta, veja a comparação entre o Task Manager e o Trello.
O Assistente de IA pode, após o comando “Adiciona uma tarefa chamada X com prazo até Y”, abrir o formulário com os campos previamente preenchidos. Não lê o quadro nem a folha de cálculo por si, e não transfere vários cartões de uma vez. Também pode fazer todo o processo sem IA.
Primeiro escolha o que ainda está ativo
Para transferir, escolha os assuntos com prazo próximo, alguém à espera do resultado ou um responsável ainda atribuído. Se um item não cumprir nenhuma destas condições, deixe-o na ferramenta antiga para consulta.
Na terça-feira, Marta encontra o cartão “Perguntar sobre o logótipo”. Por si só, não precisa de uma tarefa separada: a pergunta passa a ser um ponto no trabalho sobre o site do cliente. Da mesma forma, organiza as restantes 19 notas curtas. Os assuntos fechados não os transcreve - quando daqui a um mês alguém perguntar sobre uma decisão antiga, consulta o quadro antigo.
Com a folha de cálculo, proceda com a mesma parcimónia. A coluna “o quê” sugere o título da tarefa, “quem” indica as pessoas atribuídas, e “até quando” - o prazo. Das restantes colunas, escolha apenas as informações sem as quais o responsável não consegue avançar, e insira-as na descrição. A própria folha de cálculo pode ficar como registo do trabalho anterior.
Primeiro construa espaços, não uma cópia do antigo quadro
Para começar, trate um antigo quadro como candidato a um único Workspace. O Workspace é um espaço dedicado que agrupa tarefas e conversas de um projeto, equipa ou tema; não serve para reproduzir cada coluna com uma etapa de trabalho.
Marta começa com quatro espaços: “Clientes ABC”, “Novo site”, “Marketing” e “Assuntos do escritório”. Este número corresponde à sua divisão de trabalho atual, mas não precisa de corresponder à sua. Se vários projetos curtos forem geridos pelas mesmas pessoas, pode primeiro decidir se precisam de espaços separados.
Para criar um Workspace, clique no “+” junto à indicação “Workspaces” na coluna esquerda, escreva o nome e selecione “Guardar”. O botão é visível para o administrador global ou para uma pessoa com a permissão “Pode adicionar Workspaces”. A opção “Tudo” mostra as tarefas e conversas de todos os espaços em conjunto, por isso a divisão não o afasta da visão geral do trabalho. O guia dos workspaces descreve-o com mais detalhe.
A eliminação de um Workspace é irreversível: exige escrever novamente o seu nome exato e elimina tarefas, conversas, mensagens e ficheiros anexados. Por isso, não crie um espaço de teste pensando que depois é fácil apagá-lo; antes de guardar, verifique o nome e o âmbito.
Só depois convide as pessoas para os espaços certos
Primeiro convide a pessoa para o Task Manager, depois atribua-a ao Workspace correto. Os utilizadores são adicionados pelo administrador na janela “Utilizadores”, aberta através do ícone do grupo de pessoas junto à roda dentada; a pessoa convidada recebe um e-mail e define a própria palavra-passe.
No cartão do espaço, abra o menu ⋮, selecione “Editar workspace” e, na secção “Atribuir utilizadores”, marque as pessoas e as suas permissões: administração do espaço, adição de tarefas ou adição de conversas. O administrador global vê e gere todos os espaços; um utilizador comum vê apenas aqueles a que foi atribuído.
Na quarta-feira, Marta verifica a lista das seis pessoas. À contabilista dá acesso aos “Assuntos do escritório”, e não aos projetos dos clientes. Se não tiver a certeza de como distribuir o acesso, leia a descrição de papéis e permissões no Task Manager.
Quando alguém sai da equipa, o administrador pode desativar a sua conta em vez de a eliminar: os dados permanecem, e o lugar na licença fica livre.
Transcreva as tarefas com prazo e pessoa responsável
Selecione o Workspace na coluna da esquerda e clique em "+ Adicionar tarefa" na coluna do meio. Introduza o assunto e, se necessário, a descrição, a prioridade, o prazo e os responsáveis; no fim, clique em "Guardar".
Na quinta-feira, a Marta transcreve o cartão relativo aos mockups: o título passa a ser o assunto, as decisões tomadas vão para a descrição, o prazo para o campo "Prazo" e a Magda para os responsáveis. Por se tratar de um assunto urgente, atribui-lhe prioridade alta. Antes de passar ao cartão seguinte, verifica se a Magda vai perceber que resultado deve preparar.
Não transponha as antigas colunas com as fases como Workspaces separados. O Task Manager tem quatro estados de tarefa: sem estado, em curso, concluída e cancelada. Deixe uma tarefa nova sem estado ou defina "Em curso" se o trabalho já tiver começado; os assuntos já terminados ficam no arquivo da ferramenta anterior. Pode alterar o estado mais tarde através do ícone na lista, sem abrir a tarefa.
Introduza a hora do prazo apenas quando ela realmente for relevante. Uma tarefa com data mas sem hora fica marcada como "para hoje" durante todo o dia indicado e só passa a atrasada no dia seguinte.
Transforme notas curtas em pontos, não em tarefas separadas
Transcreva checklists e pequenos passos como uma lista to-do na descrição de uma tarefa maior. No campo "Descrição", escolha "Lista to-do"; pode colar várias linhas de uma vez e cada uma delas torna-se um item separado. Os sinais de lista, como "- [ ]", "*" ou "1.", são removidos do texto dos itens.
A Marta não cria 20 tarefas com títulos como "Perguntar sobre o logótipo" ou "Verificar o domínio". Distribui essas notas por três tarefas em que a resposta vai ser necessária. Assim, o prazo e o responsável dizem respeito ao assunto a tratar, e a lista descreve os passos pelo caminho. Encontra mais exemplos no texto sobre a checklist numa tarefa.
A lista guardada na descrição é assinalada diretamente no cartão da tarefa, sem abrir a edição. Todos os participantes veem o mesmo estado; a barra mostra o progresso, por exemplo "2 de 3 concluídos", e junto ao item assinalado um mini avatar indica a pessoa que o marcou. Acrescenta um novo item através do botão "+ Adicionar item".
A imagem abaixo mostra a lista numa mensagem, não na descrição da tarefa. Quando guardar a lista na descrição, esta aparece no cartão da tarefa e funciona de forma semelhante.
Quer colunas? A Tabela mostra espaços, não fases
A Tabela do Task Manager mostra os Workspaces como colunas com as secções Favoritos, Tarefas e Conversas. Se procura uma vista semelhante à antiga tabela, vai encontrar aqui cartões lado a lado, mas o significado das colunas é diferente: cada uma representa um espaço, não uma fase de execução.
Abra a Tabela no menu de vistas na barra superior. Pode mover as colunas para definir a ordem dos espaços, e os cartões para organizar as posições dentro deles. Largar um cartão na secção Favoritos adiciona-o aos favoritos. Clicar num cartão abre a respetiva conversa ao lado.
Na sexta-feira, a Marta coloca "Novo site" antes de "Marketing", porque o site tem um prazo mais próximo para a equipa. Não cria, para isso, colunas "À espera" e "Concluído": lê a fase atual a partir do estado da tarefa. Se estiver a pensar qual vista deixar à equipa no dia a dia, compare a Tabela e a lista de tarefas.
Durante a primeira semana, a ferramenta antiga serve apenas para consulta
Depois da mudança, mantenha os cartões antigos à mão, mas crie já os novos assuntos no Task Manager. Assim o histórico continua acessível e a equipa não precisa de adivinhar em qual dos dois sítios vai aparecer a próxima tarefa.
Na segunda-feira, alguém pergunta à Marta sobre uma decisão que não consta da nova lista. A Marta consulta a tabela antiga, verifica o contexto e, se o assunto ainda estiver em aberto, cria uma tarefa no Workspace correspondente. Não tenta reconstituir toda a conversa antiga. O histórico de alterações na nova conversa começa a partir do momento em que a tarefa é criada: a partir daí, as mensagens de sistema registam, entre outras coisas, alterações de estado, de responsáveis e de prazo.
Ao fim de uma semana, reveja aquilo que transcreveu. Por cima da lista, os blocos "No prazo", "Para hoje" e "Atrasadas" funcionam ao mesmo tempo como contadores e como filtros. A pesquisa na parte superior da coluna do meio abrange o assunto e a descrição da tarefa, os nomes das conversas e o conteúdo das mensagens. Se algum item se revelar desnecessário, pode escolher "Arquivar" no menu ⋮ do respetivo cartão; ele desaparece da lista principal. O ritmo de trabalho seguinte é descrito no plano da primeira semana com o Task Manager.
Quanto tempo reservar para uma noite destas?
No exemplo da Marta, o plano de uma noite ocupa 115 minutos, ou seja, menos de duas horas. É uma estimativa para as suas seis pessoas e 23 tarefas selecionadas, não uma promessa de tempo válida para qualquer tabela. As cenas de segunda a sexta-feira mostram exemplos separados de decisões da Marta, e não o cronograma dessa mesma noite.
| Fase | O que faz a Marta | Tempo estimado |
|---|---|---|
| Seleção dos assuntos atuais | Revê 94 cartões e uma folha de cálculo | 30 minutos |
| Workspaces | Cria quatro espaços | 10 minutos |
| Pessoas e permissões | Convida seis pessoas e verifica o acesso | 20 minutos |
| Tarefas | Transcreve 23 assuntos atuais | 40 minutos |
| Listas to-do | Cola os pequenos passos nas descrições | 15 minutos |
| Total | 115 minutos |
Encare a tabela como um plano de trabalho, não como um cronómetro. Se as descrições precisarem de ser organizadas ou se, a cada cartão, for preciso voltar a definir o responsável, a noite vai demorar mais. Se tiver menos assuntos ativos, não reserve tempo para copiar um histórico já encerrado.
Amanhã, abra a sua tabela ou folha de cálculo e assinale apenas os itens com um prazo próximo, uma pessoa à espera de resultado ou ainda com um responsável atribuído. Essa é a sua primeira lista a transferir. Antes de começar a transcrevê-la para o seu próprio servidor, experimente criar um Workspace e uma tarefa na Demo.
Perguntas mais frequentes
Como transferir tarefas do Trello para o Task Manager sem importação?
Escolha os assuntos atuais e crie-os manualmente nos Workspaces adequados do Task Manager. O programa não tem importação do Trello nem de folhas de cálculo, por isso deixe os cartões fechados na ferramenta antiga para consulta.
O que fazer com os cartões antigos e fechados?
Deixe-os na ferramenta anterior para consulta. Para o novo programa, transfira as tarefas em que ainda há trabalho, prazo ou alguém à espera do resultado.
Como reproduzir as colunas do Trello no Task Manager?
Não reproduza as colunas com etapas como Workspaces: no Quadro do Task Manager, as colunas representam espaços. O progresso do trabalho indica-se através do estado da tarefa: sem estado, em curso, concluída ou cancelada.
O que fazer com as checklists dos cartões e os pontos da folha de Excel?
Cole os pequenos passos como uma lista de tarefas na descrição da tarefa correspondente. Pode colar várias linhas de uma vez, e a equipa marca os pontos concluídos sem abrir a edição da tarefa.
O Assistente de IA transfere as tarefas do Trello por mim?
Não, o Assistente de IA não transfere todo o quadro nem a folha de cálculo. A seu pedido, pode abrir o formulário de uma única tarefa com campos previamente preenchidos; o Task Manager também funciona sem IA.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
