Am Montag zählt Marta, Inhaberin einer sechsköpfigen Agentur, 94 Karten in vier Trello-Boards und eine separate Tabelle mit Terminen. Sie möchte das Programm wechseln, doch beim Gedanken daran, alles abzuschreiben, klappt sie den Laptop zu. Erst als sie 23 aktuelle Aufgaben auswählt, sieht sie einen Plan für einen Abend.
Wie übertragen Sie Aufgaben von Trello, wenn es keinen Import gibt?
Aufgaben von Trello oder aus einer Tabelle übertragen Sie manuell in Task Manager. Sie müssen jedoch nicht das gesamte Board abschreiben: Zuerst wählen Sie die Vorgänge aus, an denen das Team noch arbeitet.
Marta trennt 23 aktuelle Aufgaben von 31 alten Karten, 20 kurzen Notizen sowie 20 Duplikaten und abgeschlossenen Vorgängen. Das ist Martas Einteilung ihrer Karten, keine Regel für jedes Unternehmen. Ohne Auswahl würde das neue Programm mit denselben Rückständen beginnen, die die Arbeit im vorherigen Tool erschwert haben.
Beim Anlegen einer Aufgabe geben Sie den erforderlichen Titel ein. Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Personen fügen Sie hinzu, wenn sie benötigt werden. Sie übertragen also Entscheidungen, die für die weitere Arbeit notwendig sind, nicht jeden alten Kommentar. Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Sie das Tool wechseln sollen, sehen Sie sich den Vergleich von Task Manager und Trello an.
Der KI-Assistent kann auf die Anweisung „Füge eine Aufgabe mit dem Namen X und Fälligkeitsdatum bis Y hinzu“ ein Formular mit vorausgefüllten Feldern öffnen. Er liest weder Ihr Board noch Ihre Tabelle für Sie und überträgt nicht mehrere Karten auf einmal. Sie können den gesamten Prozess auch ohne KI durchlaufen.
Wählen Sie zuerst aus, was noch lebt
Wählen Sie für die Übertragung Vorgänge mit einem bevorstehenden Termin, einer wartenden Person oder einem noch zugewiesenen Bearbeiter aus. Wenn ein Punkt keine dieser Bedingungen erfüllt, lassen Sie ihn im alten Tool zum Nachschlagen.
Am Dienstag stößt Marta auf die Karte „Nach dem Logo fragen”. An sich braucht diese keine eigene Aufgabe: Die Frage wird zu einem Punkt in der Arbeit an der Website des Kunden. Ähnlich ordnet sie die übrigen 19 kurzen Notizen. Abgeschlossene Vorgänge schreibt sie nicht ab - wenn jemand in einem Monat nach einer alten Entscheidung fragt, schaut sie im alten Board nach.
Gehen Sie mit der Tabelle ebenso sparsam um. Die Spalte „was” liefert das Thema der Aufgabe, „wer” zeigt die zugewiesenen Personen, und „bis wann” - das Fälligkeitsdatum. Aus den übrigen Spalten wählen Sie nur die Informationen aus, ohne die der Bearbeiter nicht weiterkommt, und tragen Sie diese in die Beschreibung ein. Die Tabelle selbst kann als Aufzeichnung der bisherigen Arbeit erhalten bleiben.
Bauen Sie zuerst Bereiche auf, nicht eine Kopie des alten Boards
Betrachten Sie zu Beginn ein altes Board als Kandidaten für einen Arbeitsbereich. Ein Arbeitsbereich ist ein abgegrenzter Raum, der Aufgaben und Chats eines Projekts, Teams oder Themas bündelt; er dient nicht dazu, jede Spalte mit einer Arbeitsphase abzubilden.
Marta beginnt mit vier Bereichen: „Kunden ABC”, „Neue Website”, „Marketing” und „Büroangelegenheiten”. Diese Anzahl entspricht ihrer aktuellen Arbeitsaufteilung, muss aber nicht Ihrer entsprechen. Wenn mehrere kurze Projekte von denselben Personen betreut werden, können Sie zunächst entscheiden, ob diese separate Bereiche benötigen.
Um einen Arbeitsbereich anzulegen, klicken Sie auf „+” neben der Beschriftung „Arbeitsbereiche” in der linken Spalte, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie „Speichern”. Die Schaltfläche sieht der globale Administrator oder eine Person mit der Berechtigung „Kann Arbeitsbereiche hinzufügen”. Der Eintrag „Alle” zeigt Aufgaben und Chats aus allen Bereichen zusammen, sodass die Aufteilung Sie nicht vom Gesamtüberblick über die Arbeit abschneidet. Ausführlicher beschreibt dies der Leitfaden zu Arbeitsbereichen.
Das Löschen eines Arbeitsbereichs ist unwiderruflich: Es erfordert die Eingabe seines genauen Namens und löscht Aufgaben, Chats, Nachrichten sowie angehängte Dateien. Legen Sie also keinen Test-Bereich mit dem Gedanken an, ihn später einfach zu löschen; prüfen Sie Name und Umfang vor dem Speichern.
Laden Sie erst danach Personen in die richtigen Bereiche ein
Laden Sie zuerst eine Person zu Task Manager ein und weisen Sie sie danach dem richtigen Arbeitsbereich zu. Benutzer fügt der Administrator im Fenster „Benutzer” hinzu, das über das Gruppen-Icon neben dem Zahnrad-Symbol geöffnet wird; die eingeladene Person erhält eine E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest.
Öffnen Sie bei der Bereichskarte das Menü ⋮, wählen Sie „Arbeitsbereich bearbeiten”, und markieren Sie im Abschnitt „Benutzer zuweisen” die Personen und ihre Berechtigungen: Verwaltung des Bereichs, Hinzufügen von Aufgaben oder Hinzufügen von Chats. Der globale Administrator sieht und verwaltet alle Bereiche, ein normaler Benutzer sieht nur die, denen er zugewiesen wurde.
Am Mittwoch prüft Marta die Liste der sechs Personen. Der Buchhalterin gibt sie Zugriff auf „Büroangelegenheiten”, nicht auf die Kundenprojekte. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Zugriffe aufteilen sollen, lesen Sie die Beschreibung der Rollen und Berechtigungen in Task Manager.
Wenn jemand das Team verlässt, kann der Administrator dessen Konto deaktivieren, statt es zu löschen: Die Daten bleiben erhalten, und der Lizenzplatz wird frei.
Übertragen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person
Wählen Sie den Arbeitsbereich in der linken Spalte und klicken Sie in der mittleren Spalte auf „+ Aufgabe hinzufügen“. Geben Sie das Thema ein und bei Bedarf Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum sowie die zugewiesenen Personen; klicken Sie zum Schluss auf „Speichern“.
Am Donnerstag überträgt Marta die Karte zu den Mockups: Ihr Titel wird zum Thema, die Absprachen landen in der Beschreibung, der Termin im Feld „Fälligkeitsdatum“ und Magda bei den zugewiesenen Personen. Der dringenden Angelegenheit gibt sie eine hohe Priorität. Bevor sie zur nächsten Karte übergeht, prüft sie, ob Magda weiß, welches Ergebnis sie liefern soll.
Übertragen Sie frühere Spalten mit Phasen nicht als separate Arbeitsbereiche. Task Manager kennt vier Aufgabenstatus: kein Status, in Bearbeitung, erledigt und storniert. Lassen Sie eine neue Aufgabe ohne Status, oder setzen Sie „In Bearbeitung“, wenn die Arbeit bereits begonnen hat; abgeschlossene Vorgänge bleiben im Archiv des bisherigen Tools. Den Status ändern Sie später über das Symbol in der Liste, ohne die Aufgabe zu öffnen.
Tragen Sie die Uhrzeit des Termins ein, wenn sie wirklich eine Rolle spielt. Eine Aufgabe mit Datum, aber ohne Uhrzeit bleibt den ganzen genannten Tag über als „heute fällig“ markiert und wird erst am Folgetag überfällig.
Kurze Notizen in Stichpunkte verwandeln, nicht in eigene Aufgaben
Checklisten und kleine Schritte als To-do-Liste in der Beschreibung der größeren Aufgabe übertragen. Wählen Sie im Feld „Beschreibung“ „To-do-Liste“; Sie können mehrere Zeilen auf einmal einfügen, jede wird zu einem eigenen Punkt. Listenzeichen wie „- [ ]“, „*“ oder „1.“ werden aus dem Text der Punkte entfernt.
Marta legt keine 20 Aufgaben mit Titeln wie „Nach dem Logo fragen“ oder „Domain prüfen“ an. Sie verteilt diese Notizen auf drei Aufgaben, bei denen die Antwort tatsächlich benötigt wird. So betreffen Termin und zugewiesene Person die zu erledigende Sache, während die Liste die Zwischenschritte beschreibt. Weitere Beispiele finden Sie im Beitrag über die Checkliste in der Aufgabe.
Eine in der Beschreibung gespeicherte Liste hakt man direkt in der Aufgabenkarte ab, ohne die Bearbeitung zu öffnen. Alle Beteiligten sehen denselben Stand; eine Leiste zeigt den Fortschritt, zum Beispiel „2 von 3 erledigt“, und bei einem abgehakten Punkt zeigt ein Mini-Avatar die Person an, die ihn markiert hat. Einen neuen Punkt fügen Sie über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen“ hinzu.
Der folgende Screenshot zeigt die Liste in einer Nachricht, nicht in der Aufgabenbeschreibung. Wenn Sie die Liste in der Beschreibung speichern, erscheint sie in der Aufgabenkarte und funktioniert ähnlich.
Sie wollen Spalten? Das Board zeigt Arbeitsbereiche, keine Phasen
Das Board von Task Manager zeigt Arbeitsbereiche als Spalten mit den Bereichen Favoriten, Aufgaben und Chats. Wenn Sie eine Ansicht ähnlich dem bisherigen Board suchen, finden Sie hier Karten nebeneinander, doch die Bedeutung der Spalten ist eine andere: Jede steht für einen Arbeitsbereich, nicht für eine Projektphase.
Öffnen Sie das Board über das Ansichtsmenü in der oberen Leiste. Sie können Spalten verschieben, um die Reihenfolge der Arbeitsbereiche festzulegen, sowie Karten, um die Positionen innerhalb eines Bereichs zu ordnen. Lässt man eine Karte im Bereich Favoriten fallen, wird sie zu den Favoriten hinzugefügt. Ein Klick auf die Karte öffnet daneben ihren Thread.
Am Freitag ordnet Marta „Neue Website“ vor „Marketing“ ein, weil beim Thema Website die Frist näher liegt. Dabei legt sie keine Spalten „Wartet“ und „Fertig“ an: Die aktuelle Phase liest sie aus dem Status der Aufgabe ab. Wenn Sie überlegen, welche Ansicht Sie Ihrem Team für den Alltag belassen sollten, vergleichen Sie Board und Aufgabenliste.
In der ersten Woche dient das alte Tool nur zum Nachschlagen
Behalten Sie nach dem Umzug die alten Karten griffbereit, legen Sie neue Vorgänge aber bereits in Task Manager an. So bleibt die Historie zugänglich, und das Team muss nicht raten, an welchem der beiden Orte die nächste Aufgabe auftaucht.
Am Montag fragt jemand Marta nach einer Absprache, die nicht auf der neuen Liste steht. Marta schaut im alten Board nach, prüft den Kontext und legt, falls die Sache noch offen ist, eine Aufgabe im passenden Arbeitsbereich an. Sie versucht nicht, das gesamte frühere Gespräch zu rekonstruieren. Der Änderungsverlauf im neuen Thread beginnt mit dem Zeitpunkt der Aufgabenerstellung: Von da an halten Systemnachrichten unter anderem Änderungen an Status, Personen und Termin fest.
Überprüfen Sie nach einer Woche, was Sie übertragen haben. Über der Liste funktionieren die Kacheln „Fristgerecht“, „Heute fällig“ und „Überfällig“ zugleich als Zähler und Filter. Die Suche oben in der mittleren Spalte durchsucht Thema und Beschreibung der Aufgabe, Chat-Namen sowie Nachrichteninhalte. Stellt sich eine Position als überflüssig heraus, wählen Sie im ⋮-Menü ihrer Karte „Archivieren“; sie verschwindet dann aus der Hauptliste. Den weiteren Arbeitsrhythmus beschreibt der Plan für die erste Woche mit Task Manager.
Wie viel Zeit sollte man für einen solchen Abend einplanen?
In Martas Beispiel umfasst der Plan für einen Abend 115 Minuten, also knapp zwei Stunden. Das ist eine Schätzung für ihre sechs Mitarbeiter und 23 ausgewählte Aufgaben, kein Versprechen für jedes Board. Die Szenen von Montag bis Freitag zeigen einzelne Beispiele von Martas Entscheidungen, nicht den Zeitplan dieses einen Abends.
| Phase | Was Marta tut | Geschätzte Zeit |
|---|---|---|
| Auswahl aktueller Vorgänge | Sichtet 94 Karten und eine Tabelle | 30 Minuten |
| Arbeitsbereiche | Legt vier Arbeitsbereiche an | 10 Minuten |
| Personen und Berechtigungen | Lädt sechs Personen ein und prüft den Zugriff | 20 Minuten |
| Aufgaben | Überträgt 23 laufende Vorgänge | 40 Minuten |
| To-do-Listen | Fügt kleine Schritte in die Beschreibungen ein | 15 Minuten |
| Gesamt | 115 Minuten |
Behandeln Sie die Tabelle als Arbeitsplan, nicht als Stoppuhr. Müssen Beschreibungen erst geordnet werden oder muss bei jeder Karte die verantwortliche Person neu festgelegt werden, dauert der Abend länger. Haben Sie weniger aktive Vorgänge, reservieren Sie keine Zeit für das Kopieren abgeschlossener Historie.
Öffnen Sie morgen Ihr Board oder Ihre Tabelle und markieren Sie nur die Positionen mit einem bevorstehenden Termin, einer auf das Ergebnis wartenden Person oder einem weiterhin zugewiesenen Bearbeiter. Das ist Ihre erste zu übertragende Liste. Bevor Sie sie auf Ihrem eigenen Server übertragen, üben Sie das Anlegen eines Arbeitsbereichs und einer Aufgabe in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wie Sie Aufgaben von Trello in den Task Manager übertragen - ohne Import?
Wählen Sie die aktuellen Vorgänge aus und legen Sie sie manuell in den entsprechenden Arbeitsbereichen von Task Manager an. Das Programm hat keinen Import aus Trello oder einer Tabelle, lassen Sie also geschlossene Karten im alten Tool zum Nachschlagen.
Was tun mit alten, geschlossenen Karten?
Lassen Sie sie im bisherigen Tool zum Nachschlagen. Übertragen Sie in das neue Programm nur Aufgaben, bei denen noch gearbeitet wird, ein Termin ansteht oder jemand auf das Ergebnis wartet.
Wie bilden Sie Trello-Spalten im Task Manager ab?
Bilden Sie Spalten mit Arbeitsphasen nicht als Arbeitsbereiche ab: Auf dem Board von Task Manager kennzeichnen Spalten Bereiche. Den Arbeitsfortschritt kennzeichnen Sie über den Status der Aufgabe: kein Status, in Bearbeitung, erledigt oder abgebrochen.
Was tun mit Checklisten aus Karten und Punkten aus Excel?
Fügen Sie kleine Schritte als To-do-Liste in der Beschreibung der entsprechenden Aufgabe ein. Mehrere Zeilen können Sie auf einmal einfügen, und fertige Punkte hakt das Team ab, ohne die Aufgabenbearbeitung öffnen zu müssen.
Schreibt der KI-Assistent Aufgaben von Trello für mich ab?
Nein, der KI-Assistent überträgt nicht das gesamte Board oder die Tabelle. Er kann auf Ihre Anweisung hin ein Formular für eine einzelne Aufgabe mit vorausgefüllten Feldern öffnen; Task Manager funktioniert auch ohne KI.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
