Maanantaina Marta, kuuden hengen toimiston omistaja, laskee 94 korttia neljässä Trello-taulussa ja erillisen taulukon määräajoista. Hän haluaisi vaihtaa ohjelmaa, mutta ajatus kaiken uudelleenkirjoittamisesta saa hänet sulkemaan kannettavan. Vasta kun hän valitsee 23 ajankohtaista tehtävää, hän näkee suunnitelman yhdelle illalle.
Kuinka siirtää tehtävät Trellosta, kun tuontia ei ole?
Siirrät tehtävät Trellosta tai taulukosta Task Manageriin käsin. Sinun ei kuitenkaan tarvitse kirjoittaa auki koko taulua: valitset ensin asiat, joiden parissa tiimi yhä työskentelee.
Marta erottelee 23 ajankohtaista tehtävää 31 vanhasta kortista, 20 lyhyestä muistiinpanosta sekä 20 kaksoiskappaleesta ja päättyneestä asiasta. Tämä on Martan korttien jaottelu, ei sääntö jokaiselle yritykselle. Ilman valintaa uusi ohjelma alkaisi samoilla rästeillä, jotka hankaloittivat työtä edellisessä.
Kun luot tehtävän, kirjoitat pakollisen aiheen. Kuvauksen, prioriteetin, määräajan ja vastuuhenkilöt lisäät, jos niitä tarvitaan. Kirjoitat siis auki päätökset, joita jatkotyö vaatii, et jokaista vanhaa kommenttia. Jos vielä pohdit, kannattaako työkalua vaihtaa, tutustu Task Managerin ja Trellon vertailuun.
AI-avustaja voi pyynnöstä ”Lisää tehtävä nimeltä X, määräaika Y” avata lomakkeen valmiiksi täytetyillä kentillä. Se ei lue puolestasi taulua eikä taulukkoa eikä siirrä useita kortteja kerralla. Voit myös käydä koko prosessin läpi ilman AI:ta.
Valitse ensin se, mikä on yhä ajankohtaista
Valitse siirrettäväksi asiat, joilla on lähestyvä määräaika, tulosta odottava henkilö tai yhä nimetty vastuuhenkilö. Jos kohta ei täytä näistä mitään, jätä se vanhaan työkaluun katseltavaksi.
Tiistaina Marta törmää korttiin ”Kysy logosta”. Se ei itsessään tarvitse omaa tehtävää: kysymyksestä tulee kohta asiakkaan sivuston työssä. Samalla tavalla hän järjestää loput 19 lyhyttä muistiinpanoa. Päättyneitä asioita hän ei kirjoita auki uudelleen - kun joku kuukauden kuluttua kysyy vanhasta päätöksestä, hän katsoo vanhasta taulusta.
Toimi taulukon kanssa yhtä säästeliäästi. Sarake ”mitä” vihjaa tehtävän aiheen, ”kuka” osoittaa vastuuhenkilöt ja ”mihin mennessä” - määräajan. Muista sarakkeista valitse vain tiedot, ilman joita vastuuhenkilö ei pääse eteenpäin, ja kirjoita ne kuvaukseen. Itse taulukko voi jäädä aiemman työn tallenteeksi.
Rakenna ensin tilat, älä kopioi vanhaa taulua
Käsittele aluksi yhtä vanhaa taulua yhden Työtilan ehdokkaana. Työtila on erillinen tila, joka ryhmittelee projektin, tiimin tai aiheen tehtävät ja keskustelut; sitä ei käytetä jokaisen työvaiheen sarakkeen kuvaamiseen.
Marta aloittaa neljästä tilasta: ”Asiakkaat ABC”, ”Uusi verkkosivu”, ”Markkinointi” ja ”Toimiston asiat”. Tämä määrä vastaa hänen nykyistä työnjakoaan, mutta se ei välttämättä vastaa sinun tilannettasi. Jos samat henkilöt hoitavat useita lyhyitä projekteja, voit ensin päättää, tarvitsevatko ne erilliset tilat.
Luodaksesi Työtilan, napsauta ”+” vasemmassa sarakkeessa olevan tekstin ”Työtilat” vieressä, kirjoita nimi ja valitse ”Tallenna”. Painikkeen näkee globaali pääkäyttäjä tai henkilö, jolla on oikeus ”Voi lisätä työtiloja”. Kohta ”Kaikki” näyttää tehtävät ja keskustelut kaikista tiloista yhdessä, joten jaottelu ei katkaise yleiskuvaa työstä. Aiheesta kertoo laajemmin työtiloja käsittelevä opas.
Työtilan poistaminen on peruuttamatonta: se vaatii tarkan nimen uudelleenkirjoittamisen ja poistaa tehtävät, keskustelut, viestit sekä liitetiedostot. Älä siis luo kokeilutilaa siinä ajatuksessa, että sen voi myöhemmin helposti poistaa; tarkista nimi ja laajuus ennen tallennusta.
Vasta sitten kutsu ihmiset oikeisiin tiloihin
Kutsu ensin henkilö Task Manageriin, ja liitä hänet sitten oikeaan Työtilaan. Käyttäjät lisää pääkäyttäjä ”Käyttäjät”-ikkunassa, joka avautuu ihmisryhmää esittävästä kuvakkeesta hammasrattaan vieressä; kutsuttu henkilö saa sähköpostin ja asettaa itse salasanansa.
Avaa tilan kortissa ⋮-valikko, valitse ”Muokkaa työtilaa” ja merkitse osiossa ”Määritä käyttäjät” henkilöt sekä heidän oikeutensa: tilan hallinta, tehtävien lisääminen tai keskustelujen lisääminen. Globaali pääkäyttäjä näkee ja hallinnoi kaikkia tiloja, tavallinen käyttäjä näkee vain ne, joihin hänet on liitetty.
Keskiviikkona Marta tarkistaa kuuden hengen listan. Kirjanpitäjälle hän antaa pääsyn ”Toimiston asioihin”, ei asiakasprojekteihin. Jos et ole varma, miten pääsyoikeudet kannattaa jakaa, lue kuvaus Task Managerin rooleista ja oikeuksista.
Kun joku lähtee tiimistä, pääkäyttäjä voi poistaa käytöstä hänen tilinsä sen poistamisen sijaan: tiedot säilyvät ja lisenssipaikka vapautuu.
Kirjoita auki tehtävät, joilla on määräaika ja vastuuhenkilö
Valitse Työtila vasemmasta sarakkeesta ja napsauta "+ Lisää tehtävä" keskimmäisessä sarakkeessa. Kirjoita aihe ja tarvittaessa kuvaus, prioriteetti, määräaika sekä vastuuhenkilöt; lopuksi napsauta "Tallenna".
Torstaina Marta kirjoittaa uudelleen rautalankamalleja koskevan kortin: sen otsikosta tulee aihe, sovitut asiat siirtyvät kuvaukseen, määräaika "Määräaika"-kenttään ja Magda vastuuhenkilöksi. Kiireelliselle asialle hän antaa korkean prioriteetin. Ennen kuin hän siirtyy seuraavaan korttiin, hän varmistaa, että Magda tietää, millaisen tuloksen hänen pitää valmistella.
Älä siirrä entisiä vaihekohtaisia sarakkeita erillisinä Työtiloina. Task Managerissa tehtävällä on neljä tilaa: ei tilaa, käynnissä, valmis ja peruttu. Jätä uudelle tehtävälle tila "ei tilaa" tai aseta "Käynnissä", jos työ on jo alkanut; valmiiksi saadut asiat voi jättää edellisen työkalun arkistoon. Voit vaihtaa tilan myöhemmin listassa olevasta kuvakkeesta ilman, että tehtävää tarvitsee avata.
Kirjoita määräajan kellonaika vain silloin, kun sillä on todella merkitystä. Tehtävä, jolla on päivämäärä mutta ei kellonaikaa, pysyy merkittynä "tänään"-tehtäväksi koko kyseisen päivän ajan ja muuttuu myöhässä olevaksi vasta seuraavana päivänä.
Muuta lyhyet muistiinpanot kohdiksi listassa, älä erillisiksi tehtäviksi
Kirjoita tarkistuslistat ja pienet vaiheet uudelleen tehtävälistaksi suuremman tehtävän kuvaukseen. Valitse "Kuvaus"-kentässä "Tehtävälista"; voit liittää useita rivejä kerralla, ja jokaisesta tulee oma kohtansa. Listamerkit, kuten "- [ ]", "*" tai "1.", poistetaan kohtien tekstistä.
Marta ei luo 20 tehtävää otsikoilla "Kysy logosta" tai "Tarkista verkkotunnus". Hän jakaa nämä muistiinpanot kolmen tehtävän kesken, joissa vastausta tarvitaan. Näin määräaika ja vastuuhenkilö koskevat tehtävää, joka on tehtävä, ja lista kuvaa välivaiheita. Lisää esimerkkejä löydät artikkelista tarkistuslistasta tehtävässä.
Kuvauksessa olevan listan merkitset suoraan tehtäväkortista, ilman muokkausnäkymän avaamista. Kaikki osallistujat näkevät saman tilan; palkki näyttää edistymisen, esimerkiksi "2/3 tehty", ja merkityn kohdan vieressä pienoisavatar osoittaa, kuka sen merkitsi. Uuden kohdan lisäät painikkeella "+ Lisää kohta".
Alla oleva kuvakaappaus näyttää listan viestissä, ei tehtävän kuvauksessa. Kun tallennat listan kuvaukseen, se näkyy tehtäväkortissa ja toimii samalla tavalla.
Haluatko sarakkeita? Taulu näyttää työtilat, ei vaiheita
Task Managerin Taulu näyttää Työtilat sarakkeina, joissa on osiot Suosikit, Tehtävät ja Keskustelut. Jos etsit näkymää, joka muistuttaa vanhaa taulua, löydät täältä kortteja vierekkäin, mutta sarakkeiden merkitys on erilainen: jokainen edustaa työtilaa, ei toteutusvaihetta.
Avaa Taulu yläpalkin näkymävalikosta. Voit siirtää sarakkeita järjestääksesi työtilojen järjestystä sekä kortteja järjestääksesi kohteita niiden sisällä. Kortin pudottaminen Suosikit-osioon lisää sen suosikkeihin. Kortin napsauttaminen avaa sen viestiketjun viereen.
Perjantaina Marta asettaa "Uuden verkkosivuston" ennen "Markkinointia", koska sivustolla tiimillä on lähempi määräaika. Hän ei luo tähän "Odottaa"- ja "Valmis"-sarakkeita: nykyisen vaiheen hän lukee tehtävän tilasta. Jos mietit, kumman näkymän jättäisit tiimin päivittäiseen käyttöön, vertaa Taulua ja tehtävälistaa.
Ensimmäisen viikon ajan vanha työkalu toimii vain katselua varten
Muuton jälkeen pidä vanhat kortit tallessa, mutta uudet asiat luo jo Task Managerissa. Näin historia pysyy saatavilla, eikä tiimin tarvitse arvailla, kumpaan paikkaan seuraava tehtävä ilmestyy.
Maanantaina joku kysyy Martalta sopimuksesta, jota ei löydy uudesta listasta. Marta katsoo vanhaa taulua, tarkistaa asiayhteyden ja, jos asia on yhä avoinna, perustaa tehtävän oikeaan Työtilaan. Hän ei yritä toistaa koko vanhaa keskustelua. Uuden viestiketjun muutoshistoria alkaa tehtävän luomishetkestä: siitä lähtien järjestelmäviestit tallentavat muun muassa tilan, vastuuhenkilöiden ja määräajan muutokset.
Viikon kuluttua tarkista, mitä olet kirjoittanut uudelleen. Listan yläpuolella olevat laatat "Ajallaan", "Tänään" ja "Myöhässä" toimivat samalla sekä laskureina että suodattimina. Keskimmäisen sarakkeen yläosassa oleva haku kattaa tehtävän aiheen ja kuvauksen, keskustelujen nimet sekä viestien sisällön. Jos jokin kohta osoittautuu tarpeettomaksi, voit valita kortin ⋮-valikosta "Arkistoi"; se katoaa pääluettelosta. Jatkoa työskentelyn rytmiin kuvaa ensimmäisen viikon suunnitelma Task Managerin kanssa.
Kuinka paljon aikaa kannattaa varata tällaiselle illalle?
Martan esimerkissä yhden illan suunnitelma kestää 115 minuuttia eli vajaat kaksi tuntia. Tämä on arvio hänen kuudelle henkilölleen ja 23 valitulle tehtävälle, ei lupaus ajasta jokaiselle taululle. Maanantain ja perjantain väliset kohtaukset esittävät Martan erillisiä päätöksiä, eivät tämän illan aikataulua.
| Vaihe | Mitä Marta tekee | Arvioitu aika |
|---|---|---|
| Nykyisten asioiden valinta | Käy läpi 94 korttia ja taulukon | 30 minuuttia |
| Työtilat | Perustaa neljä työtilaa | 10 minuuttia |
| Ihmiset ja käyttöoikeudet | Kutsuu kuusi henkilöä ja tarkistaa käyttöoikeudet | 20 minuuttia |
| Tehtävät | Kirjoittaa uudelleen 23 ajankohtaista asiaa | 40 minuuttia |
| Tehtävälistat | Liittää pienet vaiheet kuvauksiin | 15 minuuttia |
| Yhteensä | 115 minuuttia |
Käsittele taulukkoa työsuunnitelmana, ei sekuntikellona. Jos kuvauksia pitää jäsennellä tai jokaisen kortin kohdalla pitää sopia vastuuhenkilö uudelleen, ilta kestää pidempään. Jos aktiivisia asioita on vähemmän, älä varaa aikaa suljetun historian kopiointiin.
Avaa huomenna oma taulusi tai taulukkosi ja merkitse vain kohteet, joilla on lähestyvä määräaika, vastausta odottava henkilö tai yhä nimetty tekijä. Tämä on ensimmäinen listasi siirrettäväksi. Ennen kuin alat kirjoittaa sitä uudelleen omalle palvelimellesi, harjoittele Työtilan ja tehtävän perustamista Demo-ympäristössä.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka siirtää tehtävät Trellosta Task Manageriin ilman tuontitoimintoa?
Valitse ajankohtaiset asiat ja luo ne käsin oikeisiin Task Managerin Työtiloihin. Ohjelmassa ei ole tuontia Trellosta eikä taulukosta, joten jätä suljetut kortit vanhaan työkaluun katseltaviksi.
Mitä tehdä vanhoille, suljetuille korteille?
Jätä ne edelliseen työkaluun katseltaviksi. Siirrä uuteen ohjelmaan tehtävät, joissa työ vielä jatkuu, on määräaika tai joku odottaa tulosta.
Kuinka kuvata Trellon sarakkeet Task Managerissa?
Älä kuvaa vaiheita kuvaavia sarakkeita Työtiloina: Task Managerin Taulussa sarakkeet merkitsevät työtiloja. Työn edistymistä kuvaat tehtävän tilalla: ei tilaa, kesken, valmis tai peruttu.
Mitä tehdä korttien tarkistuslistoille ja Excelin kohdille?
Liitä pienet vaiheet tehtävälistana kyseisen tehtävän kuvaukseen. Voit liittää useita rivejä kerralla, ja tiimi voi merkitä valmiit kohdat tehdyiksi avaamatta tehtävän muokkausta.
Kirjoittaako AI-avustaja tehtävät Trellosta puolestani?
Ei, AI-avustaja ei siirrä koko taulua eikä taulukkoa. Se voi pyynnöstäsi avata yksittäisen tehtävän lomakkeen valmiiksi täytetyillä kentillä; Task Manager toimii myös ilman AI:ta.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
